○神栖市文書管理規程

平成2年8月1日

訓令第9号

神栖町文書取扱規程(昭和55年神栖町訓令第6号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第12条)

第2章 文書の収受及び配布(第13条―第18条)

第3章 文書の処理(第19条―第26条)

第4章 文書の浄書及び施行(第27条―第28条の2)

第5章 文書の整理,保管,保存及び廃棄(第29条―第38条)

第6章 補則(第39条)

付則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は,事務処理の適正かつ能率的な運営を図るため,文書事務の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 市の職員が職務上作成し,又は取得した文書,図画及び電磁的記録(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(3) 総合支所 組織規則第4条第1項に規定する総合支所をいう。

(4) 出張所 組織規則第4条第2項に規定する出張所をいう。

(5) 部長 組織規則第15条に規定する部長,総合支所長及び会計管理者をいう。

(6) 次長 組織規則第15条に規定する部の次長,総合支所の次長及び福祉事務所の所長をいう。

(7) 課長 組織規則第15条に規定する課長をいう。

(9) 課長補佐 組織規則第15条に規定する課長補佐及び室長をいう。

(10) 係長 組織規則第15条に規定する係長をいう。

(11) 決裁 神栖市職務権限規程(平成17年神栖町訓令第27号)の規定により,事案の処理について最終的に決定する権限を有する者(以下「決裁権者」という。)が,当該事案の処理内容について,最終的に意思決定を行うことをいう。

(12) 回議 当該事案の処理内容について,直属の上司の承認を受けるため,決裁を経るべき当該事案を記載した文書(以下「起案文書」という。)をその上司に回付することをいう。

(13) 合議 決裁に先立ち,当該事案に関連する事務を所掌する同一の部課又は他の部課(以下この条において「機関」という。)の意見又は同意を求める必要がある場合において,起案文書又はその写しを当該機関に回付することをいう。

(14) 供閲 当該事案の内容について,関係機関の了知を得ておくことが,事案の処理上便宜であると認められる場合において,当該事案に係る決裁が終わった起案文書(以下「原議書」という。)又はその写しを当該関係機関に回付することをいう。

(15) ファイリングシステム 必要な文書を必要に応じ即時に利用できるよう系統的に分類,整理,保管及び保存を行い,不要文書として廃棄するまでの一連の文書管理の仕組みをいう。

(16) 文書管理システム 電子計算機を用いて文書の収受,回覧,起案,回議,決裁等の処理及び保管,引継ぎ,保存,廃棄等の事務を総合的に管理するシステムをいう。

(17) 電子決裁 文書管理システムを用いて電磁的記録による文書を回議し,及び決裁を受け,又は文書を回覧することをいう。

(18) 保管 文書を活用するため,文書管理システム又は当該文書に係る事案を担当する課等(以下「主管課」という。)の事務室内において,文書を管理することをいう。

(19) 保存 文書管理システム又は文書保存庫において,文書を管理することをいう。

(事務処理の原則)

第3条 事務の処理は,文書によって行うことを原則とする。

2 文書の収受,回覧,起案,回議,決裁等の処理及び保管,引継ぎ,保存,廃棄等の管理は,文書管理システムを用いて行うものとする。

3 前項の場合において,電子決裁による方法と用紙を出力して紙による決裁又は回覧(以下「紙決裁」という。)による方法のいずれかを選択することできる。

4 事務の処理に当たっては,当該事案に係る決裁権者等は,当該処理すべき事案に関する処理方針,注意事項等について指示することを原則とする。

5 課長及び施設長は,適正かつ能率的な事務の処理を図るため,立案事由が生じたときは,遅滞なく立案させるとともに,回議又は合議に必要かつ十分な期間をあらかじめ確保することとし,処理期限を経過することのないよう文書の進行管理に十分留意しなければならない。

(文書記述の原則)

第4条 文書は,左横書きとする。ただし,法令に特別の定めがある場合又は総務課長がやむを得ないと認めた場合は,この限りでない。

2 文書の作成に当たって用いる漢字,仮名遣い等は,次に掲げるところによるものとし,その表現は,正確かつ簡明に行い,用字は,読みやすく,かつ,ペン書き,タイプ印字その他容易に消失しない方法を用いて記載しなければならない。

(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

(文書取扱いの原則)

第5条 文書は,法令に特別の定めがある場合を除き,当該文書に係る事案の関係職員以外の者に示し,内容を告げ,若しくは写しを与え,又は庁外に持ち出してはならない。ただし,職務の執行等に関し,上司の許可を受けた場合は,この限りでない。

(総務課長及び市民生活課長の職務)

第6条 文書事務の管理は,本庁においては総務課長が,総合支所においては市民生活課長が,適正かつ能率的に遂行されるように常に留意し,適切な指導,調整及び改善を行わなければならない。この場合において,市民生活課長は,文書事務における疑義が生じたときは,総務課長に合議するものとし,当該事務の処理後速やかにその結果の報告を行うものとする。

(課長及び施設長の職務)

第7条 課長及び施設長は,当該課又は当該施設の文書事務の管理が適正かつ能率的に遂行されるように常に留意しなければならない。

(文書取扱主任)

第8条 各課及び各施設に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は,組織規則第17条第1項に規定する主任企画員及び主任主計員並びに課長補佐(課長補佐を置いていないところにあっては,庶務事務を担当する係長)並びに施設長の職にある者を充てる。

(文書取扱主任の職務)

第9条 文書取扱主任は,文書事務の管理を適正かつ能率的に遂行しなければならない。

2 文書取扱主任は,この訓令に別に定めるもののほか,次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 起案文書の決裁区分,合議先及び供閲先の審査に関すること。

(2) 起案文書についての違法性,不当性及び違式の有無その他の内容の審査及び調整に関すること。

(3) 起案文書の文章及び用字用語の調整に関すること。

(4) 文書の引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5) 文書の分類及び保存期間に関すること。

(6) ファイリングシステムの維持管理に関すること。

(7) 文書管理システムの利用促進に関すること。

(8) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(9) その他文書事務の管理に関すること。

3 文書取扱主任が不在のときは,課長又は施設長があらかじめ指定する者がこの訓令に定める文書取扱主任の事務を行うものとする。

(文書整理担当者)

第10条 各課及び各施設に文書整理担当者1人以上を置く。

2 文書整理担当者は,文書取扱主任の指示を受けて,次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書,郵便物及び運送小荷物(以下「文書等」という。)の収受及び配布に関すること。

(2) 原議書の登録に関すること。

(3) 文書の整理及び保管に関すること。

(4) その他文書等の取扱いに関すること。

(登録番号)

第11条 この訓令により文書を登録する場合の登録番号は,毎年4月1日に起こすものとする。ただし,特に必要のあるものについては,この限りでない。

(発送文書)

第12条 発送文書は,市長名により発し,別表第1に定める文書記号及び一連の番号並びに日付を付するものとする。

2 前項の規定により,発送文書に文書記号及び番号を付するときは,文書発送簿に所要の事項を記載しなければならない。

第2章 文書の収受及び配布

(文書等の受領)

第13条 到達した文書等は,本庁にあっては総務課長,総合支所にあっては市民生活課長,出張所にあっては所長,施設にあっては施設長が受領するものとする。ただし,次の各号に掲げる場合は,当該各号に掲げる職員がその文書等を受領するものとする。

(1) 申請書,報告書その他これらに類する文書等を当該申請人等から主管課の職員が受け取るとき。

(2) 会議,出張等の際に依頼されて,文書等を当該依頼者から主管課の職員が受け取るとき。

(3) 陳情書及び要望書その他これらに類する文書等を当該陳情人等から,その陳情等の相手方である職員又はその関係職員が受け取るとき。

(4) 前3号に準ずる事由により,文書等をその事務の関係職員が受け取るとき。

2 郵便料金の未払又は不足の文書等が到達したときは,公務に関するものと認められるものに限り,その未払又は不足の料金を負担して受領することができる。

(受領文書等の配布)

第14条 総務課長及び市民生活課長は,受領した文書等を直ちに主管課に配布するものとする。この場合において,配布する課が明らかでない文書等については,開封し,又は包装を解くことができる。

2 前項の場合において,書留郵便物及び現金書留郵便物並びに電報は,親展書留文書配布簿(様式第1号)に登録し,主管課職員の署名又は押印を確認の上,配布するものとする。

3 訴訟関係文書,審査請求書等到着日時が権利の得喪に関係のある文書は,前項に準じて取り扱うほか,到着時刻を併記するものとする。

4 前条第1項各号に掲げる職員は,その受領した文書等を直ちに主管課に配布するものとする。

(配布を受けた文書等の処理)

第15条 文書取扱主任は,前条の規定により配布を受けた文書等について,直ちにこれを開封し,又は包装を解くものとする。この場合において,当該文書が分掌事務に属さないものであったときは,次に定める処理を行わなければならない。

(1) 主管課が明らかな文書は,直ちに当該主管課長に転送しなければならない。ただし,前条第2項の規定により配布された文書は,本庁にあっては総務課長に,総合支所にあっては市民生活課長に返付しなければならない。

(2) 主管課が明らかでない文書は,本庁にあっては総務課長に,総合支所にあっては市民生活課長に返付しなければならない。

(文書への受付印の押印)

第16条 文書取扱主任は,配布又は回付を受けた文書等のうち文書については,前条各号に該当する文書を除き,その余白に第13条第1項の規定による受領の日付をもって主管課受付印(別表第2ひな形第1号)を押印するものとする。ただし,次に掲げる文書については,この限りでない。

(1) 刊行物,ポスターその他これらに類するもの

(2) あいさつ状,招待状その他これらに類するもの

(3) 郵便はがき(権利の得喪又は変更に関係があると認められるものを除く。)

(4) 受付印を押印することが不適当であると認められるもの

(5) その他内容が軽易であると認められるもの

2 前項の規定は,前条第1号に該当して配布を受けた文書等のうち,文書について準用する。

3 文書取扱主任は,電磁的記録として文書を登録し,電子決裁で回覧するときは,文書管理システムへの登録をもって,第1項の主管課受付印を押印したものとみなす。

(処理簿への登録等)

第17条 文書取扱主任は,前条の規定により主管課受付印を押印した文書について,その受付印に表示された日付をもって文書収受簿(様式第2号。以下「収受簿」という。)に登録するものとする。

2 文書取扱主任は,他の課に関係のある重要な文書については,その写しを作成し,当該関係のある課に配布するものとする。

3 文書取扱主任は,配布又は回付を受けた文書について,前条及び前2項の規定による所定の処理をした後,課長の閲覧に供するものとする。この場合において,開封した文書にその封筒を添えることが事案の処理上必要と認められるときは,当該封筒を添えるものとする。

(収受文書の配布)

第18条 課長は,前条第3項の規定により閲覧に供された文書について,処理方針を指示して課長補佐に配布するものとする。この場合において,特に重要な文書については,配布する前に市長,主管部長等の閲覧に供し,処理方法について指示を受け,他の課に関係のある重要な文書の処理については,当該関係課長と協議するものとする。

第3章 文書の処理

(文書の起案)

第19条 すべての事案の処理は,文書によるものとし,文書の起案に際しては,次に定めるところにより作成しなければならない。

(1) 処理案は,起案用紙(様式第3号)を用い,神栖市公文例規程(昭和53年神栖町訓令第2号)により,文章は簡明平易に,字画は明確にし,鉛筆書きはしないこととする。また,必要に応じて箇条書きとする。

(2) 用字は,常用漢字を用い,字句の訂正又は添削には証印して経過を明らかにしておかなければならない。

(3) 起案文にはすべて題名を付し,各部課の記号及び番号を付すものとする。その他立案の理由及び立案までの経過並びに関係法令の条項及び関係書類を付記し,又は添付すること。ただし,軽易なものは,その一部を省略することができる。

(4) 施行上特殊な取扱いを要するものは,その旨を表示する。

(5) 経由文書であって,副申若しくは通知の必要のないもの又は定例的事項については,収受簿により処理することができる。

(6) 電話又は口頭による照会,回答,通知等の事案に関し,報告,連絡等を要するものについては,報告・連絡書(様式第4号)により速やかに処理するものとする。

(回議)

第20条 起案文書は,下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

(合議)

第21条 起案の内容が,他の部課等の事務に関係がある場合は,当該起案文書を関係する他の部課等に合議しなければならない。

2 合議は,同一部内の他の課の事務に関係するものにあっては主管課長,他の部の事務に関係するものにあっては主管部長(決裁権者が主管課長であるものにあっては当該主管課長)を経て行うものとする。

(再回)

第22条 回議又は合議の過程で起案の内容に重要な変更があったとき,又は廃案となったときは,必要と認められる範囲内において既に回議若しくは合議をした者に速やかにその旨を通知し,又は再び回議若しくは合議をしなければならない。

(文書の持ち回り)

第23条 起案文書の内容が重要若しくは秘密の取扱いを要するもの又は緊急を要するものは,電子決裁によるものを除き,主管課長が持ち回って決裁を受けなければならない。

(文書の審査)

第24条 次に掲げる事案に係る起案文書は,決裁権者(市長及び副市長を除く。)の押印後又は第21条の規定による合議を経た後,総務課長の審査に付さなければならない。

(1) 条例,規則,告示,公告及び訓令

(2) 議案及び専決処分書

(3) 法令及び市法規の解釈に関する事案

(4) 行政上及び民事上の争訴に関する事案

(5) その他往復文案で重要又は異例に属するもの

2 総務課長は,審査に付された起案文書について,違法性,不当性及び違式の有無その他の内容について審査し,調整するものとする。

(決裁年月日の記載)

第25条 起案者は,起案文書が決裁されたときは,直ちに当該起案用紙に決裁年月日を記載するものとする。

(原議書の登録)

第26条 原議書のうち次の各号に掲げるものは,当該各号に定めるところにより登録しなければならない。

(1) 条例,規則,告示,公告及び訓令 総務課において令達番号簿(様式第5号)に登録する。

(2) 指令,訓及び諮問 主管課において令達番号簿に登録する。

2 前項第1号に規定する条例及び規則の登録に当たっては,条例にあっては総務課,規則にあっては主管課において,神栖市公告式条例(昭和30年神栖村条例第1号)に定めるところにより,市長の署名を受けなければならない。

第4章 文書の浄書及び施行

(文書の浄書)

第27条 施行する文書は,原則として主管課において原議書に基づいて浄書し,及び照合しなければならない。

2 照合は,必ず2人で行い,起案者又は上席者が浄書文書を確認するものとする。

(公印及び契印の押印)

第28条 発送文書には,公印及び契印を押印しなければならない。ただし,次に掲げる文書は,公印又は契印の押印を省略することができる。

(1) 職員のみを構成員とする会議の通知,各部課等に対する事務連絡等の軽易な文書

(2) 案内状,礼状,あいさつ状等の書簡

(3) 通知,照会等で印刷した同文の文書

(5) 公印規程第11条に規定する電子印を使用した証票等

2 公印は,公印規程第2条に規定する公印保管者(以下「保管者」という。)の承認を受けた後押印するものとする。この場合において,保管者は,浄書した文書が原議書と相違ないことを確認しなければならない。

3 許可書,認可書,契約書等の権利の得喪変更に関係がある文書が2枚以上にわたるときは割印,訂正したときは訂正印を,それぞれ押印しなければならない。ただし,割印として公印を押印する場合は,当該公印の押印に代えて契印機による穿せん孔文字を打ち抜く方法を用いることができる。

4 発送文書以外の文書についても,必要に応じ公印を押印するものとする。この場合においては,前2項の規定を準用する。

(電子メールの利用に関する特例)

第28条の2 文書管理に関する事項のうち,施行及び収受に係るものについては,情報システム主管部長が指定するシステムにより運用される電子メールを利用することができる。

2 前項の規定により電子メールを利用することができる文書は,前条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略できる文書とする。

3 前項の文書の相手方は,総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

4 電子メールを利用する文書は,送信することにより当該文書が施行されたものとする。

5 主管課長又は文書取扱主任は,電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち,主管課長又は文書取扱主任が公文書と特定したものを速やかに用紙に出力するものとする。ただし,電子決裁による文書にあっては,この限りでない。

6 文書取扱主任は,前項の規定により出力した文書を第16条の規定の例により処理するものとする。

第5章 文書の整理,保管,保存及び廃棄

(文書整理の基本)

第29条 文書は,常に整然と分類整理し,必要なときに取り出せるように保管し,又は保存しておかなければならない。

2 文書の保管及び保存に当たっては,常に紛失,火災,盗難等の予防の措置をとるとともに,重要なものは,非常災害に際し,いつでも持ち出せるようにしておかなければならない。

3 事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)は,紙決裁による文書にあっては主管課,電子決裁による文書にあっては文書管理システムにおいて保存期間の種別及び保存区分ごとに当該完結文書の生じた会計年度が終了するまでに整理し,保管するものとする。

4 前項に規定する完結文書の整理は,原則として会計年度ごとに整理し,区分しなければならない。ただし,暦年ごとに区分することが適当と思われる文書又は完結文書に係る事務が数年次にわたる文書は,この限りでない。

5 文書の整理,保管及び保存は,電子決裁による文書を除き,ボックスファイリングシステムによることを原則とする。

(文書の種別及び保存期間)

第30条 完結文書の種別及び保存期間は,別表第3のとおりとする。ただし,軽易な文書で保存する必要のない文書については,随時廃棄することができる。

2 前項本文の規定にかかわらず,法令等により保存期間が定められている文書及び時効が完成するまで証拠として保存する必要のある文書については,それぞれ法令等の定める期間又は時効期間を保存期間とする。

3 文書取扱主任は,種別の決定が困難な完結文書は,総務課長と協議して定めるものとする。

(文書の保存区分)

第31条 完結文書のうち,主管課において常時使用する必要がある文書(以下「常用文書」という。)については,それ以外の文書と区分して整理しなければならない。

2 前項の規定により常用文書として区分した場合は,完結文書に「常用」と記載するものとする。

(ファイル管理表)

第32条 文書取扱主任は,前条の規定による整理が完了した文書について,保存区分及び保存期間(種別が1年のものを除く。)ごとにファイル管理表(様式第6号)を作成しなければならない。

2 文書取扱主任は,当該年度のファイル管理表を2部作成し,1部を翌年度の4月30日までに主管課長を経て総務課長に提出しなければならない。

(保管)

第33条 完結文書で保存期間が満了しないものは,原則として当該事案の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の終了の日まで,紙決裁による文書にあっては主管課,電子決裁による文書にあっては文書管理システムにおいて保管するものとする。

2 前項の規定にかかわらず,常用文書,保存期間が5年未満の完結文書及び総務課長が認めた文書は,電子決裁による文書を除き,引き続き主管課において保管することができる。

(保存)

第34条 前条第1項に定める期間を経過した完結文書は,当該完結文書の保存期間が満了する日まで,紙決裁による文書にあっては総務課,電子決裁による文書にあっては文書管理システムにおいて保管管理するものとする。

2 前項の紙決裁による完結文書は,文書保存庫において適切に整理し,保存管理しなければならない。

(総務課長及び市民生活課長への引継ぎ)

第35条 主管課長は,完結文書が第33条第1項に定める期間を経過した場合は,同条第2項に定めるときを除き,速やかに保存文書引継書(様式第7号)を作成し,当該完結文書に添付して本庁にあっては総務課長に,総合支所にあっては市民生活課長に引き継がなければならない。ただし,電子決裁による文書にあっては,この限りでない。

2 前項の場合において,市民生活課長は,引き継いだ完結文書を総務課長が求める方式により総務課長に報告しなければならない。

(総務課長及び市民生活課長が保存する文書の閲覧又は貸出し)

第36条 前条第1項の手続により引き継がれた完結文書(以下「引継保存文書」という。)を閲覧し,又は借覧しようとする者は,保存文書閲覧(借覧)申請書(様式第8号)に所要事項を記載し,保存管理を行っている課長の承認を受けなければならない。

2 前項の規定による借覧の期間は,1週間以内とする。ただし,必要があるときは,総務課長の承認を得て,借覧の期間を延長することができる。

3 引継保存文書を閲覧し,又は借覧しようとする者は,当該文書の損傷,紛失等に注意するとともに,転貸し,又は抜取り,取替え,訂正等をしてはならない。

(マイクロフィルムへの収録等)

第37条 マイクロフィルムに収録して保存することができる文書は,別表第3に規定する第1種及び第2種に属する文書並びにマイクロフィルム文書にすることが,当該文書の保存,保管又は活用の上で適当であると総務課長が認めた文書とする。

2 マイクロフィルム文書の取扱いについて必要な事項は,別に定める。

(文書の廃棄)

第38条 完結文書の保存期間が経過したときは,引継保存文書にあっては保存管理を行っている課長において,その他のものにあっては主管課長において廃棄するものとする。

2 保存期間が経過しない完結文書であっても,主管課長が保存の必要がないと認めたものは,主管課長において廃棄することができる。ただし,当該完結文書が引継保存文書であるときは,総務課長に合議の上,所定の手続をとることにより廃棄することができる。

3 前2項の規定により文書を廃棄する場合において,秘密に属する文書又は悪用されるおそれのある文書を廃棄するときは,裁断,溶融,焼却,消去その他適当な方法により処分し,文書情報の漏えいを防止しなければならない。

第6章 補則

(補則)

第39条 この訓令に定めるもののほか,文書の取扱いに関し必要な事項は,市長が別に定める。

付 則

(施行期日)

1 この訓令は,公布の日から施行する。

(波崎町の編入に伴う経過措置)

2 波崎町の編入の日前に,波崎町文書取扱規程(平成14年波崎町訓令第4号)の規定によりなされた文書取扱いは,この訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

(文書管理システムに係る様式の特例)

3 この訓令の規定にかかわらず,文書管理システムを用いて出力する様式については,所要の補正をした上,なお使用することができる。

付 則(平成3年訓令第18号)

この訓令は,公布の日から施行する。

付 則(平成4年訓令第6号)

この訓令は,平成4年4月1日から施行する。

付 則(平成5年訓令第1号)

この訓令は,平成5年4月1日から施行する。

付 則(平成5年訓令第8号)

この訓令は,平成6年1月4日から施行する。

付 則(平成6年訓令第8号)

この訓令は,平成6年4月1日から施行する。

付 則(平成6年訓令第18号)

この訓令は,平成6年4月1日から施行する。

付 則(平成8年訓令第12号)

この訓令は,平成8年11月26日から施行する。

付 則(平成9年訓令第7号)

この訓令は,平成9年4月1日から施行する。

付 則(平成10年訓令第8号)

この訓令は,平成10年4月1日から施行する。

付 則(平成11年訓令第8号)

この訓令は,平成11年4月1日から施行する。

付 則(平成12年訓令第10号)

この訓令は,平成12年7月1日から施行し,改正後の神栖町文書管理規程の規定は,平成12年4月1日から適用する。

付 則(平成12年訓令第12号)

この訓令は,平成12年10月1日から施行する。

付 則(平成14年訓令第10号)

この訓令は,平成14年4月1日から施行する。

付 則(平成17年訓令第54号)

この訓令は,平成17年8月1日から施行する。

付 則(平成17年訓令第57号)

この訓令は,平成17年11月1日から施行する。

付 則(平成18年訓令第25号)

この訓令は,平成18年4月1日から施行する。

付 則(平成19年訓令第21号)

この訓令は,平成19年4月1日から施行する。

付 則(平成19年訓令第53号)

この訓令は,平成19年10月1日から施行する。

付 則(平成20年訓令第21号)

この訓令は,平成20年4月1日から施行する。

付 則(平成21年訓令第21号)

この訓令は,平成21年4月1日から施行する。

付 則(平成22年訓令第11号)

この訓令は,平成22年4月1日から施行する。

付 則(平成22年訓令第33号)

この訓令は,平成23年1月1日から施行する。

付 則(平成24年訓令第15号)

この訓令は,平成24年4月1日から施行する。

付 則(平成25年訓令第13号)

この訓令は,平成25年4月1日から施行する。

付 則(平成26年訓令第15号)

この訓令は,平成26年4月1日から施行する。

付 則(平成26年訓令第19号)

この訓令は,平成26年4月17日から施行する。

付 則(平成27年訓令第11号)

この訓令は,平成27年4月1日から施行する。

付 則(平成27年訓令第23号)

この訓令は,公布の日から施行する。

付 則(平成28年訓令第4号)

この訓令は,平成28年4月1日から施行する。

付 則(平成28年訓令第12号)

(施行期日)

1 この訓令は,行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

付 則(平成30年訓令第8号)

この訓令は,平成30年4月1日から施行する。

付 則(平成30年訓令第47号)

この訓令は,公布の日から施行する。

付 則(平成31年訓令第4号)

この訓令は,公布の日から施行する。ただし,別表第1の改正規定は,平成31年4月1日から施行する。

別表第1(第12条関係)

部課等名

文書記号

総務部

総務課

秘書課

行政改革推進課

職員課

課税課

納税課

企画部

政策企画課

政企

市民協働課

財政課

契約管財課

健康福祉部

社会福祉課

障がい福祉課

こども福祉課

子育て支援課

子支

長寿介護課

国保年金課

健康増進課

地域医療推進課

医推

生活環境部

防災安全課

市民課

環境課

廃棄物対策課

都市整備部

都市計画課

開発審査課

道路整備課

施設管理課

下水道課

産業経済部

農林課

観光振興課

地籍調査課

企業港湾商工課

企商

会計課

波崎総合支所

市民生活課

波生

水産・地域整備課

波水

出張所

矢田部出張所

矢出

若松出張所

若出

神栖市はさき福祉センター

福セ

神栖市立大野原保育所

大保

神栖市立波崎こども園

波こ

神栖市立土合こども園

土こ

神栖市第一リサイクルプラザ

一リサ

神栖市第二リサイクルプラザ

二リサ

神栖市消費生活センター

消セ

画像

別表第3(第30条,第37条関係)

完結文書の種別及び保存期間

種別

保存期間

設定基準

第1種

永年

1 市議会の議決書及び議事録

2 条例,規則,告示,訓令,訓,達及び指令の原議及び関係書類

3 市広報

4 進退,賞罰,身分等の人事に関する書類

5 退職年金及び遺族年金に関する文書

6 褒賞に関する文書

7 不服申立て,審査の請求,訴訟,調停及び和解に関する重要な文書

8 調査及び統計で特に重要な文書

9 事務引継ぎに関する重要な文書

10 財産及び市債に関する文書

11 市税徴収に関する文書

12 保存文書引継書

13 工事関係書類で特に重要なもの

14 廃置分合,境界変更及び名称の変更に関する文書

15 歳入歳出決算書

16 法令等により,又は時効の関係で10年を超えて保存する必要のあるもの

17 その他永久保存の必要を認められるもの

第2種

10年

1 国又は県の訓令,指令,例規,重要な通知及び往復文書

2 認可,許可又は契約に関するもの

3 原簿及び台帳

4 寄附受納に関する重要なもの

5 予算,決算及び出納に関する帳票及び証拠書類

6 重要物品の出納簿

7 租税その他各種公課に関するもの

8 法令等により,又は時効の関係で5年を超え10年までの期間保存する必要のあるもの

9 その他10年保存の必要を認められるもの

第3種

5年

1 補助金に関する書類

2 調査,統計,報告,証明等に関するもの

3 工事又は物品に関する書類

4 法令等により,又は時効の関係で3年を超え5年までの期間保存する必要のある文書

5 その他5年保存の必要を認められるもの

第4種

3年

1 消耗品及び材料に関する受払簿

2 出勤簿(市長が認めた電磁的記録媒体等に記録されたものを含む。),旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの

3 照会,回答その他往復文書に関するもの

4 軽易な任免及び賞罰に関する文書

5 給与の支払に関する文書

6 常例的事務の執行に必要な文書

7 法令等により,又は時効の関係で1年を超え3年までの期間保存する必要のある文書

8 その他3年保存の必要を認められるもの

第5種

1年

1 文書の収受及び発送に関する文書

2 軽易な諸願届及び往復文書

3 法令等により,又は時効の関係で1年間保存する必要のある文書

4 その他1年保存の必要を認められるもの

画像

画像

画像画像

画像画像

画像

画像

画像

画像

神栖市文書管理規程

平成2年8月1日 訓令第9号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成2年8月1日 訓令第9号
平成3年4月1日 訓令第18号
平成4年3月31日 訓令第6号
平成5年4月1日 訓令第1号
平成5年12月6日 訓令第8号
平成6年3月30日 訓令第8号
平成6年4月1日 訓令第18号
平成8年11月26日 訓令第12号
平成9年3月27日 訓令第7号
平成10年3月30日 訓令第8号
平成11年4月1日 訓令第8号
平成12年7月1日 訓令第10号
平成12年9月27日 訓令第12号
平成14年3月29日 訓令第10号
平成17年7月29日 訓令第54号
平成17年11月1日 訓令第57号
平成18年3月31日 訓令第25号
平成19年3月29日 訓令第21号
平成19年9月28日 訓令第53号
平成20年3月31日 訓令第21号
平成21年3月31日 訓令第21号
平成22年3月31日 訓令第11号
平成22年12月28日 訓令第33号
平成24年3月30日 訓令第15号
平成25年4月1日 訓令第13号
平成26年3月26日 訓令第15号
平成26年4月17日 訓令第19号
平成27年3月31日 訓令第11号
平成27年12月21日 訓令第23号
平成28年3月25日 訓令第4号
平成28年3月31日 訓令第12号
平成30年3月29日 訓令第8号
平成30年10月4日 訓令第47号
平成31年2月25日 訓令第4号