○神栖市マイクロフィルム文書取扱規程

平成2年8月1日

訓令第10号

(趣旨)

第1条 この訓令は,文書事務の効率化を図るため,マイクロフィルム文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(2) 施設 神栖市保育所の設置及び管理に関する条例(平成27年神栖市条例第5号)第2条に規定する施設,神栖市児童厚生施設の設置及び管理に関する条例(平成9年神栖町条例第5号)第3条に規定する施設,神栖市女性・子どもセンターの設置及び管理に関する条例(平成17年神栖町条例第43号)第2条に規定する施設及び神栖市廃棄物処理施設の設置及び管理に関する条例(平成元年神栖町条例第17号)第3条に規定する施設(神栖市衛生プラントを除く。)をいう。

(3) マイクロフィルム文書 文書を撮影したマイクロフィルムで,次号及び第5号に規定するマスターフィルム文書及び活用フィルム文書をいう。

(4) マスターフィルム文書 法的証拠能力の保有及び活用フィルム文書の複製のため,総務課長が保存するマイクロフィルム文書をいう。

(5) 活用フィルム文書 日常利用するためのマイクロフィルム文書をいう。

(6) 原文書 マイクロフィルムに撮影された文書をいう。

(取扱責任者)

第3条 各課及び各施設にマイクロフィルム文書取扱責任者を置き,神栖市文書管理規程(平成2年神栖町訓令第9号。以下「管理規程」という。)第8条第2項に規定する文書取扱主任をもってこれに充てる。

(撮影する文書の範囲)

第4条 マイクロフィルム文書に撮影する文書の範囲は,管理規程第37条に規定する文書とする。

(撮影の実施)

第5条 総務課長は,文書をマイクロフィルムに撮影しようとするときは,当該文書にマスターフィルム文書撮影依頼書(様式第1号。以下「撮影依頼書」という。)を添付して,撮影者に依頼するものとする。

2 マイクロフィルムの撮影,現像,検査その他必要な基準については,別に定める。

3 撮影者は,第1項に規定する撮影依頼書及び前項の基準に基づき,文書をマイクロフィルムに撮影し,撮影終了後マスターフィルム文書撮影証明書(様式第2号。以下「撮影証明書」という。)を作成しなければならない。

4 撮影者は,原文書ごとにマスターフィルム文書1部及び活用フィルム文書1部(総務課長が認めた場合は,その数)を作成するものとする。

(引渡し)

第6条 撮影者は,撮影を終了したときは,直ちに次に掲げる文書とともにマイクロフィルム文書を総務課長に引き渡さなければならない。

(1) 原文書

(2) 撮影依頼書

(3) 撮影証明書

(4) マスターフィルム文書検査表(様式第3号)

(検査等)

第7条 総務課長は,前条の規定によりマイクロフィルム文書の引渡しを受けたときは,第5条第2項の基準及び撮影依頼書に基づき検査し,収納しなければならない。

2 総務課長は,前項の検査の結果,マイクロフィルム文書に不良の箇所を発見したときは,新たに撮影を依頼しなければならない。この場合における手続は,第5条の規定を準用する。

(管理)

第8条 マスターフィルム文書は,総務課長がマスターフィルム文書台帳(様式第4号。以下「文書台帳」という。)にマイクロフィルムの検査結果その他必要な事項を記載しておかなければならない。

2 活用フィルム文書は,総務課長又は総務課長が必要と認める課若しくは施設の長が管理する。

3 マイクロフィルム文書は,常に良好な状態で保管しなければならない。

(証明)

第9条 マスターフィルム文書の証明は,総務課長が原文書の存在すること及び文書を撮影したマスターフィルム文書の内容と原文書を対照し,符合することを確認するとともに,マスターフィルム文書証明書(様式第5号)に必要事項を記入の上,署名押印したものを当該マスターフィルム文書の末尾に撮影することにより行うものとする。

2 総務課長は,前項の規定によりマスターフィルム文書を証明したときは,マスターフィルム文書証明記録簿(様式第6号)に必要事項を記入しなければならない。

(種別及び保存期間)

第10条 マスターフィルム文書の種別及び保存期間は,管理規程第30条に規定する原文書の種別及び保存期間とする。

(定期検査)

第11条 総務課長は,マスターフィルム文書の保存状況について,次の定期検査を行い,その結果を文書台帳に記入しなければならない。

(1) 精密検査 撮影後3か月を経過したとき,及び撮影後2年目ごとに行う検査

(2) 抽出検査 前号の精密検査のほかに,毎年10月に無作為に行う検査

2 総務課長は,前項の規定による検査の結果,マスターフィルム文書の保存に悪影響を及ぼす原因を発見したときは,これらの原因を除去し,マスターフィルム文書の破損等を発見したときは,次条の規定により処理しなければならない。

(再撮影等)

第12条 総務課長は,前条第2項の規定により,マスターフィルム文書の破損等を発見した場合において,原文書が存在するときは原文書を再撮影し,原文書が存在しないときはマスターフィルム文書再製の措置を講じなければならない。

2 第5条から第7条まで及び第9条の規定は,再撮影の場合に準用する。この場合において,第5条及び第9条中「文書」とあるのは「原文書」と,第5条中「当該文書」とあるのは「当該原文書」と読み替えるものとする。

3 第5条から第7条まで及び第9条の規定は,再製の場合に準用する。この場合において,第5条及び第9条中「文書」とあり,第6条第1号中「原文書」とあるのは「原文書を正写し,証明したマスターフィルム文書」と,第5条中「当該文書」とあるのは「当該原文書を正写し,証明したマスターフィルム文書」と読み替えるものとする。

(複製)

第13条 総務課長は,マスターフィルム文書を複製しようとするときは,マスターフィルム文書に撮影依頼書を添付して,撮影者に依頼するものとする。

2 第5条(第4項を除く。)第6条(第4号を除く。)及び第7条の規定は,複製の場合に準用する。この場合において,第5条中「文書」とあり,第6条中「原文書」とあるのは「マスターフィルム文書」と,第5条中「当該文書」とあるのは「当該マスターフィルム文書」と読み替えるものとする。

(閲覧及び複写)

第14条 マスターフィルム文書の閲覧又は印画紙等による複写(以下「複写」という。)は,認めない。ただし,総務課長が特に認めたときは,この限りでない。

2 前項ただし書の規定により,マスターフィルム文書の閲覧又は複写を依頼しようとする者は,マスターフィルム文書閲覧・複写依頼書(様式第7号)に所要の事項を記入し,総務課長の承認を得なければならない。

3 活用フィルム文書を閲覧し,又は複写しようとするときは,マイクロフィルム文書取扱責任者の許可を得なければならない。

(貸出し)

第15条 マスターフィルム文書は,貸し出さないものとする。ただし,総務課長が特に必要と認めたときは,この限りでない。

(原文書の廃棄)

第16条 原文書は,原則として第11条第1項第1号に規定する撮影後3か月を経過したときに行う精密検査に合格したときは,管理規程第30条の規定にかかわらず廃棄するものとする。ただし,次の各号のいずれかに該当する原文書で,総務課長が特に保存の必要があると認めるものについては,この限りでない。

(1) 行政不服審査法(平成26年法律第68号)その他争訟に関係し,又は関係することが予想される原文書

(2) そのまま保存することが適当と認められる原文書

2 総務課長は,原文書を廃棄しようとするときは,原文書廃棄台帳(様式第8号)に必要事項を記載しなければならない。

(秘密の保持)

第17条 撮影者は,撮影に関し知り得た事項は,他に漏らし,又は利用に供してはならない。

(補則)

第18条 この訓令に定めるもののほか,必要な事項は,市長が別に定める。

付 則

この訓令は,公布の日から施行する。

付 則(平成4年訓令第12号)

この訓令は,平成4年7月1日から施行する。

付 則(平成6年訓令第14号)

この訓令は,平成6年4月1日から施行する。

付 則(平成9年訓令第1号)

この訓令は,平成9年1月6日から施行する。

付 則(平成9年訓令第8号)

この訓令は,平成9年4月1日から施行する。

付 則(平成12年訓令第13号)

この訓令は,平成12年10月1日から施行する。

付 則(平成19年訓令第45号)

この訓令は,平成19年4月1日から施行する。

付 則(平成21年訓令第20号)

この訓令は,平成21年4月1日から施行する。

付 則(平成22年訓令第13号)

この訓令は,平成22年4月1日から施行する。

付 則(平成27年訓令第23号)

この訓令は,公布の日から施行する。

付 則(平成28年訓令第12号)

(施行期日)

1 この訓令は,行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

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神栖市マイクロフィルム文書取扱規程

平成2年8月1日 訓令第10号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成2年8月1日 訓令第10号
平成4年7月1日 訓令第12号
平成6年3月31日 訓令第14号
平成9年1月6日 訓令第1号
平成9年3月27日 訓令第8号
平成12年9月27日 訓令第13号
平成19年3月30日 訓令第45号
平成21年3月31日 訓令第20号
平成22年3月31日 訓令第13号
平成27年12月21日 訓令第23号
平成28年3月31日 訓令第12号