○葛城市文書取扱規程

平成16年10月1日

訓令甲第8号

(趣旨)

第1条 文書の取扱いについては、別に定めがあるものを除くほか、この訓令の定めるところによる。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。

(2) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワーク(LGWAN)の電子文書交換システムにより、電子署名が付与され、交換される文書をいう。

(3) 電子メール文書 インターネット、総合行政ネットワーク(LGWAN)及び庁内LANを利用して送受信される文書(総合行政ネットワーク文書を除く。)をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、全て適正かつ迅速に取り扱い、行政の効率的な運営を確保するとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めなければならない。

(総務財政課長の職務)

第4条 総務部総務財政課長(以下「総務財政課長」という。)は、文書事務が適正かつ迅速に行われるよう指導調整するとともに、文書(文書及びこれらに類する物品等を含む。以下同じ。)の収受、配布、発送、保存等文書の管理に関する事務を掌理する。

2 総務財政課長は、文書の処理状況について必要と認めるときは調査を行い、その結果に基づいて文書主任に対し、必要な措置を求めることができる。

(文書主任)

第5条 葛城市事務分掌規則(平成16年葛城市規則第2号)第2条に規定する課(以下「課」という。)に文書主任を置く。

2 文書主任は、庶務を担当する課長補佐の職にある者をもって充てる者とする。

3 文書主任は、上司の命を受けて、当該課における文書の収発、審査、保存等文書の取扱いに関する事務を統括する。

(収受)

第6条 本市に到達した文書は、総務部総務財政課(以下「総務財政課」という。)で収受する。ただし、主管課に直接到達した文書は、当該主管課において収受することができる。

2 前項の文書のうち、本市で収受すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。

3 第1項の文書のうち、郵送料の料金の未払又は不足のあるものは、総務財政課長が必要と認めるものに限り、その未払又は不足の料金を支払って、これを収受することができる。

(配布)

第7条 総務財政課で収受した文書は、次に定めるところにより、速やかに主管課に配布しなければならない。

(1) 特殊取扱いの郵便物及び「親展」表示のあるもの以外の郵便物は、全て開封し、市長あての文書等にあっては総務財政課において受付印(様式第1号)を押印し、文書件名簿(様式第2号)に必要事項を記載した後主管課又はあて名人の所属する課に配布するものとする。その他の文書等にあっては、受付印を押さずに主管課又はあて名人の所属する課に配布する。ただし、市長あての文書等のうち刊行物、ポスターその他受付印を必要としない文書等は、この限りでない。

(2) 親展、電報のうち、市長又は副市長あての文書は人事課に、その他のものは、それぞれのあて名人の属する課に配布する。

(3) 書留、配達証明、内容証明、特別送達及び特定記録の取扱いによる郵便物(以下これらを「特殊郵便物」という。)は、特殊郵便物受理簿(様式第3号)に必要事項を記載し、開封しないで主管課又はあて名人の所属する課に配布する。

(4) 2以上の課に関連する文書は、最も関係の重い課に配布し、その軽重の分かち難いときは、総務財政課長が決する。

(5) 審査請求その他権利得喪に関する文書で、特に収受の時刻を明らかにする必要のあるものは、受け取った職員においてその封筒又は文書の余白に収受の年月日と時刻を記載し、押印しなければならない。

(課における文書等の取扱い)

第8条 前条の規定により配布を受けた文書のうち部長若しくは課長あての文書等は当該文書等の余白に受付印(様式第4号)を押印し、文書件名簿に必要事項を記載し、当該課長の決裁を受けなければならない。ただし、軽易なもの又は常例のあるものは当該手続を省略することができる。

2 総務財政課以外の課が直接収受した文書は、市長あての文書等にあっては総務財政課へ回付し、前条の規定の例により処理し、その他の文書等にあっては前項の規定の例により処理しなければならない。

3 前2項による文書のうち、主管課に属さないものがあるときは、直ちに総務財政課へ回付しなければならない。

(総合行政ネットワーク文書の受領等)

第9条 総合行政ネットワーク文書は、課等で直接受信したものを除き、総務財政課において処理をする。

2 総務財政課は、総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理する。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書発信者に対して形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合否認通知をそれぞれ発信すること。

(3) 前項の規定により受領通知を行った文書のうち、総務財政課以外の課等に送信されたものである場合は、速やかに当該文書に係る事務を所掌する課等に配信すること。

3 総務財政課は、前項第2号の規定により受領通知を行った文書のうち、総務財政課に送信された文書を速やかに紙に出力し第6条第1項の規定により処理し、文書件名簿の件名欄に、「LGWAN文書」と付記するものとする。

4 (文書主管課を除く)等で直接受信した総合行政ネットワーク文書は、課等の文書主任が次の掲げるところにより処理する。

(1) 課等の文書主任は、前項の規定により受信した文書を第2項第1号及び第2号に規定するところにより処理をすること。

(2) 課等の文書主任は、第1項の規定により受信した文書(第2項の規定により総務財政課から配信されたものを含む。)を速やかに紙に出力し、第2項第3号の規定の例により処理をすること。

(電子メール文書の受領等)

第10条 電子メール文書を受信した場合は、当該文書の内容を速やかに用紙に出力しなければならない。

2 用紙に出力された電子メール文書の取扱いについては、第8条の規定の例により処理するものとする。この場合において、文書件名簿の件名欄に、「電子メール文書」と付記するものとする。

(文書の処理)

第11条 受領した文書は、主管課長が遅滞なくこれを査閲し、自ら処理するものを除くほか、処理方針を示してこれを課員に配布しなければならない。

2 文書の処理は、速やかにこれを行わなければならない。期限のあるものでその期限内にこれを処理することができないときは、あらかじめ、期限を予定して上司の承認を受けなければならない。

(起案)

第12条 文書の起案は、別に定めがある場合を除き、回議用紙(様式第5号)を用いて行わなければならない。ただし、定例的な事案であらかじめ主管課長が総務財政課長に協議して定める簿冊若しくは書式で処理し、又は軽易な事案で文書の余白を用いて処理することが適当であると認められるものは、この限りでない。

2 文書を起案するときは、起案理由を明記するとともに関係書類を添えなければならない。この場合において、定例的又は軽易なものについては、起案理由の記載を省略することができる。

3 回議用紙には、葛城市事務決裁規程(平成16年葛城市訓令甲第7号)に定める決裁区分を表示するとともに、保存年限、起案年月日等所定事項を記載しなければならない。

(回議)

第13条 起案した文書(以下「起案文書」という。)は、葛城市事務決裁規程第3条に定める決裁順序により回議しなければならない。

(合議)

第14条 起案文書のうち、その内容が他の部(葛城市行政組織条例(平成16年条例第5号)第1条に規定する部をいう。以下同じ。)又は課に関係のあるものは、その関係のある部又は課に合義しなければならない。

2 前項の規定により合議を受けた者は、速やかにその内容について検討し、異議があるときは主管課と協議しなければならない。この場合において、当該協議が整わないときは、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。

(文書の持ち回り)

第15条 秘密又は特に重要若しくは特に急を要する回議事項については、内容を説明できる職員が携帯して回議し、又は合議しなければならない。

(未決文書)

第16条 処理未済の文書のうち重要なものについては、起案者が不在の場合においても、処理経過が他の者にわかるようにしておかなければならない。

(法令審査)

第17条 条例、規則、訓令及び告示(例規の形式をとるもの)の制定又は改廃を行う場合は、関係のある部又は課の合議を経て、葛城市法令審査会の審査を受けなければならない。

(廃案文書)

第18条 廃案文書は、欄外「廃案」と朱書しなければならない。

(決裁文書)

第19条 決裁文書には、その主管課において原議に決裁の年月日を記入しなければならない。

(浄書)

第20条 決裁を終わった起案文書の浄書及び校合については、当該主管課でこれを行う。ただし、印刷等総務財政課長が特に総務財政課においてすることが適当と認めたものについては、この限りでない。

2 浄書を終わったときは、原議と校合し、浄書者及び校合者は原議に押印しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第21条 次の各号に掲げる文書には、当該各号に定めるところにより記号及び番号を付さなければならない。

(1) 市自体の発議に基づいて施行する文書 市長名による文書には、「葛」を冠し、総務財政課において文書件名簿により会計年度による一連の番号を付し、その他の文書には、別表に定める記号を冠し、主管課において文書件名簿により会計年度による一連の番号を付す。

(2) 条例、規則、訓令、告示、達及び指令については、葛城市公文例規程(平成16年葛城市訓令甲第9号)に定める記号を冠し、その種類ごとに公文台帳(様式第6号)により総務財政課において暦年による一連の番号を付す。

(3) 同一事件で、往復数次にわたるときは処理完結に至るまで当初の記号及び番号の右に、順次枝番号を付す。

(4) 対内文書については「事務連絡」とし、対外文書のうち軽易なものは「号外」とすることができる。

2 前項の規定にかかわらず、契約書、表彰状その他記号及び番号を付けることが適当でない文書並びに内容が軽易な文書については、記号及び番号を省略することができる。

(文書の種類等)

第22条 公文の種類、文例及び書式については、葛城市公文例規程に定めるところによる。

(文書の発信者名義)

第23条 文書の発信者名義は、市長その他法令等の規定により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)としなければならない。ただし、文書の性質上又は内容に応じて市長、副市長、部長、課長等の名義を用いることができる。

(公印)

第24条 外部に発する文書(総合行政ネットワーク文書を除く。)には、その発信者名義に応じた公印を押印し、原議との間に契印を押印しなければならない。

2 軽易な報告、照会、回答その他特に法的効果を有しない文書については、公印及び契印を省略することができる。

3 前項の規定により公印を省略したときは、「(公印省略)」の表示をしなければならない。

4 前3項に定めるもののほか、公印の使用については、葛城市公印規則(平成16年葛城市規則第9号)に定めるところによる。

(電子署名)

第25条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより施行する文書については、公印の押印に代えて電子署名を付与しなければならない。

2 施行する文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を行う文書に係る決裁文書を添えて総務財政課に提出し、電子署名を行うことを請求するものとする。

3 総務財政課は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を行うべき文書を当該文書に係る決裁文書と照合して相違ないかを確認し電子署名を行うものとする。

(発送)

第26条 文書の発送は、主管課において直接発送する場合を除き、総務財政課を経由して行う。

(文書保存の原則)

第27条 完結した文書は、整理して保存し、紛失、火災、盗難等を防止するとともに、常に活用し得るようにしなければならない。

(保存年限)

第28条 文書の保存年限は、次の4種とする。

第1種 永年保存

第2種 10年保存

第3種 5年保存

第4種 1年保存

2 前項の規定にかかわらず、法令その他別に保存年限を定めるものについては、当該保存年限とする。

3 文書の保存年限の計算は、暦年によるものは翌年1月1日から、会計年度によるものは翌年度4月1日からこれを起算する。

(保存年限の基準)

第29条 第1種に属するものは、次のとおりとする。

(1) 条例及び規則の制定又は改廃に関する文書

(2) 市史の資料となる重要文書

(3) 市議会に関する重要文書

(4) 訴訟及び審査請求等に関する文書のうち永年保存の必要がある文書

(5) 重要な事業の計画及びその実施に関する文書

(6) 重要な契約書

(7) 任免、賞罰その他人事に関する重要文書

(8) 財産、公の施設及び市債に関する重要文書

(9) 近隣市町村との分合及び境界変更に関する文書

(10) 原簿、台帳、図面及び統計書等で特に重要な文書

(11) 事務の引継ぎに関する重要文書

(12) 前各号に定めるもののほか、11年以上保存の必要があると認められる文書

2 第2種に属するものは、次のとおりとする。

(1) 第1種に掲げる文書であって、永久に保存する必要はないが、6年以上保存することを必要とする文書

(2) 金銭の支払に関する重要文書

(3) 市税等各種公課に関する重要文書

(4) 前3号に定めるもののほか、10年間保存の必要があると認められる文書

3 第3種に属するものは、次のとおりとする。

(1) 主な行政事務の施策に関する文書

(2) 金銭の支払に関する文書

(3) 往復文書、願、届書、諸証明その他の文書で、5年間保存の必要があると認められる文書

4 第4種に属するものは、第1種から第3種までに属さない文書とする。

5 前各項に属する保存文書の詳細については、文書分類・保存年限基準表を別に定める。

(編さん方法)

第30条 文書が完結したときは、会計年度により区分し、編さんしなければならない。ただし、会計年度によることが不適当と認められる文書は暦年により、また事件が2年以上にわたるものはその事件が完結した年又は年度に属する文書として編さんすることができる。

2 第1種から第3種までの文書は、編さんの都度保存文書処理票(様式第7号)を作成し、保存する簿冊の表紙に年度、簿冊名、保存年限、廃棄可能年月日、簿冊番号及び所属名を記載し、かつ、文書件名表を貼付しなければならない。

3 簿冊の厚さは、適宜とし、分厚いものは適宜分割して編さんすることができる。

4 文書に添付した図画、写真等で同一簿冊に綴り込むことが困難なものについては、別に袋等に入れ、又は結束して編さんすることができる。ただし、この場合は、その文書相互の関係を明らかにしておかなければならない。

(文書の保管)

第31条 現年度の文書は、当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の事務室等に保管するものとし、前年度以前の文書は、次条の手続に従い保存しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、保存を要する文書で常時使用する文書は、引き続き事務室等に保管することができる。

(文書の保存)

第32条 保存する文書は、主管課において適宜の項目別に綴り、保存年限ごとに区分整理しなければならない。

2 区分整理は、当該文書の属する年度終了後速やかにしなければならない。

3 区分整理した文書は、次により処理しなければならない。

(1) 第1種から第3種までの文書については、保存文書処理票を作成し、その写しを総務財政課長に提出しなければならない。

(2) 第4種の文書については、文書目録(様式第8号)を作成し、その写しを総務財政課長に提出しなければならない。

(文書の廃棄)

第33条 文書の廃棄は、次により処理するものとする。

(1) 第1種に属する文書で、保存期間の定めのないものについては、10年ごとに精査し、保存する必要がないと認められるに至ったときは、総務部長の決裁を受けて廃棄するものとする。

(2) 第2種及び第3種に属する文書で保存年限を経過した文書は、速やかに保存文書処理票に廃棄年月日を記入の上、総務財政課長の決裁を受けて廃棄するものとする。ただし、保存年限を経過した文書で更に保存の必要があると認められるものは、総務財政課長と協議の上期間を定めて保存することができる。

(3) 第4種に属する文書で保存年限を経過した文書は、主管課の長の決裁を受けて速やかに廃棄するものとする。

(4) 第2号ただし書の規定は、前号の場合にこれを準用する。

2 文書の廃棄は、裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法により完全に行わなければならない。

(保存文書処理票等の整理)

第34条 主管課の長は、次の各号のいずれかに該当するときは、保存文書処理票その他の保存文書に関する関係書類を整理しなければならない。

(1) 保存文書を廃棄し、紛失し、又はき損したとき。

(2) 保存文書の保存場所を変更したとき。

(3) 前条第1項第2号ただし書及び第4号の規定により保存期間を変更したとき。

(4) 前3号に規定するもののほか、保存文書の保存に異動が生じたとき。

2 前項の規定による保存文書に関する関係書類を整理したときは、速やかにその異動内容がわかる書類を作成し、総務財政課長に提出しなければならない。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成16年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の新庄町文書規程(平成12年新庄町訓令甲第3号)若しくは文書編さん保存規程(平成12年當麻町規程第1号)又は解散前の西葛城消防組合文書取扱規程(昭和57年西葛城消防組合消防長訓令甲第20号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成18年訓令甲第1号)

この訓令は、平成18年2月1日から施行する。

附 則(平成18年訓令甲第12号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令甲第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(収入役に関する経過措置)

2 この訓令の施行の際現に地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条の規定により在職する収入役の任期中に限り、次の各号に掲げる改正規定については適用せず、なお従前の例による。

(1)から(8)まで 

(9) 第9条葛城市文書取扱規程の改正規定中「

収入役

教育長

部長

 

 

 

」を「

教育長

部長

 

 

」に改める部分

附 則(平成19年訓令甲第16号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年訓令甲第2号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年訓令甲第21号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年訓令甲第10号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成26年訓令甲第7号)

この訓令は、奈良県広域消防組合の設立に係る奈良県知事の許可のあった日から施行する。

附 則(平成28年訓令甲第7号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年訓令甲第11号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年訓令甲第4号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年訓令甲第4号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成31年訓令甲第8号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

別表(第21条関係)

記号

記号

人事課

葛人

社会福祉課

葛社

企画政策課

葛企

長寿福祉課

葛長

情報推進課

葛情

いきいきセンター

葛い

総務財政課

葛総

健康増進課

葛健

管財課

葛管

新庄健康福祉センター

葛新健

生活安全課

葛生

當麻保健センター

葛當保

税務課

葛税

子育て福祉課

葛子

収納促進課

葛収

こども・若者サポートセンター

葛こ若

市民窓口課

葛市

農林課

葛農

保険課

葛保

商工観光課

葛商

人権政策課

葛人権

都市計画課

葛都

環境課

葛環

建設課

葛建

クリーンセンター

葛ク

下水道課

葛下


会計課

葛会

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葛城市文書取扱規程

平成16年10月1日 訓令甲第8号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成16年10月1日 訓令甲第8号
平成18年2月1日 訓令甲第1号
平成18年3月31日 訓令甲第12号
平成19年3月1日 訓令甲第2号
平成19年9月28日 訓令甲第16号
平成20年3月31日 訓令甲第2号
平成21年10月7日 訓令甲第21号
平成23年10月11日 訓令甲第10号
平成26年3月31日 訓令甲第7号
平成28年3月25日 訓令甲第7号
平成28年3月31日 訓令甲第11号
平成29年3月31日 訓令甲第4号
平成30年4月1日 訓令甲第4号
平成31年4月1日 訓令甲第8号