2　総務財政課長は、文書の処理状況について必要と認めるときは調査を行い、その結果に基づいて文書主任に対し、必要な措置を求めることができる。

2　文書主任は、庶務を担当する課長補佐の職にある者をもって充てる者とする。

3　文書主任は、上司の命を受けて、当該課における文書の収発、審査、保存等文書の取扱いに関する事務を統括する。

2　前項の文書のうち、本市で収受すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。

3　第1項の文書のうち、郵送料の料金の未払又は不足のあるものは、総務財政課長が必要と認めるものに限り、その未払又は不足の料金を支払って、これを収受することができる。

2　総務財政課以外の課が直接収受した文書は、市長あての文書等にあっては総務財政課へ回付し、前条の規定の例により処理し、その他の文書等にあっては前項の規定の例により処理しなければならない。

3　前2項による文書のうち、主管課に属さないものがあるときは、直ちに総務財政課へ回付しなければならない。

2　総務財政課は、総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理する。

3　総務財政課は、前項第2号の規定により受領通知を行った文書のうち、総務財政課に送信された文書を速やかに紙に出力し第6条第1項の規定により処理し、文書件名簿の件名欄に、「LGWAN文書」と付記するものとする。

4　課(文書主管課を除く)等で直接受信した総合行政ネットワーク文書は、課等の文書主任が次の掲げるところにより処理する。

2　用紙に出力された電子メール文書の取扱いについては、第8条の規定の例により処理するものとする。この場合において、文書件名簿の件名欄に、「電子メール文書」と付記するものとする。

2　文書の処理は、速やかにこれを行わなければならない。期限のあるものでその期限内にこれを処理することができないときは、あらかじめ、期限を予定して上司の承認を受けなければならない。

2　文書を起案するときは、起案理由を明記するとともに関係書類を添えなければならない。この場合において、定例的又は軽易なものについては、起案理由の記載を省略することができる。

3　回議用紙には、葛城市事務決裁規程(平成16年葛城市訓令甲第7号)に定める決裁区分を表示するとともに、保存年限、起案年月日等所定事項を記載しなければならない。

2　前項の規定により合議を受けた者は、速やかにその内容について検討し、異議があるときは主管課と協議しなければならない。この場合において、当該協議が整わないときは、双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。

2　浄書を終わったときは、原議と校合し、浄書者及び校合者は原議に押印しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、契約書、表彰状その他記号及び番号を付けることが適当でない文書並びに内容が軽易な文書については、記号及び番号を省略することができる。

2　軽易な報告、照会、回答その他特に法的効果を有しない文書については、公印及び契印を省略することができる。

3　前項の規定により公印を省略したときは、「(公印省略)」の表示をしなければならない。

4　前3項に定めるもののほか、公印の使用については、葛城市公印規則(平成16年葛城市規則第9号)に定めるところによる。

2　施行する文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を行う文書に係る決裁文書を添えて総務財政課に提出し、電子署名を行うことを請求するものとする。

3　総務財政課は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を行うべき文書を当該文書に係る決裁文書と照合して相違ないかを確認し電子署名を行うものとする。

2　前項の規定にかかわらず、法令その他別に保存年限を定めるものについては、当該保存年限とする。

3　文書の保存年限の計算は、暦年によるものは翌年1月1日から、会計年度によるものは翌年度4月1日からこれを起算する。

2　第2種に属するものは、次のとおりとする。

3　第3種に属するものは、次のとおりとする。

4　第4種に属するものは、第1種から第3種までに属さない文書とする。

5　前各項に属する保存文書の詳細については、文書分類・保存年限基準表を別に定める。

2　第1種から第3種までの文書は、編さんの都度保存文書処理票(様式第7号)を作成し、保存する簿冊の表紙に年度、簿冊名、保存年限、廃棄可能年月日、簿冊番号及び所属名を記載し、かつ、文書件名表を貼付しなければならない。

3　簿冊の厚さは、適宜とし、分厚いものは適宜分割して編さんすることができる。

4　文書に添付した図画、写真等で同一簿冊に綴り込むことが困難なものについては、別に袋等に入れ、又は結束して編さんすることができる。ただし、この場合は、その文書相互の関係を明らかにしておかなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、保存を要する文書で常時使用する文書は、引き続き事務室等に保管することができる。

2　区分整理は、当該文書の属する年度終了後速やかにしなければならない。

3　区分整理した文書は、次により処理しなければならない。

2　文書の廃棄は、裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法により完全に行わなければならない。

2　前項の規定による保存文書に関する関係書類を整理したときは、速やかにその異動内容がわかる書類を作成し、総務財政課長に提出しなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、平成16年10月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日の前日までに、合併前の新庄町文書規程(平成12年新庄町訓令甲第3号)若しくは文書編さん保存規程(平成12年當麻町規程第1号)又は解散前の西葛城消防組合文書取扱規程(昭和57年西葛城消防組合消防長訓令甲第20号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

この訓令は、平成18年2月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(収入役に関する経過措置)

2　この訓令の施行の際現に地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条の規定により在職する収入役の任期中に限り、次の各号に掲げる改正規定については適用せず、なお従前の例による。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、奈良県広域消防組合の設立に係る奈良県知事の許可のあった日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。