2　文書は、行政情報の公開に伴い、市民の利用に役立つように適切に管理しておかなければならない。

3　文書は、個人情報の保護に留意して適切に管理しておかなければならない。

2　文書の作成に当たっては、分かりやすい用字用語で、的確かつ簡潔に記載するものとする。

2　文書取扱主任は、原則として各課の庶務を担当する主幹又は主査の職にある者をもって充てる。

2　ファイル担当者は、担当内の事務に精通している者のうちから課長が選任し、総務課長に報告する。

3　ファイル担当者は、文書取扱主任を補佐する。

2　課において受信した電磁的記録については、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。

3　前項の規定により電磁的記録の内容が記録された紙は、直接課に到達した文書とみなし、第11条から前条までの規定による処理を行うものとする。

4　受信した電磁的記録のうち、その所管に属する課長が認めたものは、紙に出力することを省略することができる。

2　軽易な事案に係る起案は、起案用紙を用いず、文書の余白を用いて行うことができる。

3　定例的に取り扱う事案に係る起案は、起案用紙を用いず、総務課長と協議して定める一定の帳票を用いて行うことができる。

2　令達文書(訓令を除く。)にあっては、前項の文書記号の前に「通達」又は「指令」の記号を付するものとする。

2　前項に規定する場合において、庁内文書の発信者は、その事案の軽重により部長名又は課長名を用いるものとする。

3　前2項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、市名、部名、総合支所名又は課名を用いることができる。

4　第1項及び第2項に規定する場合において、庁内文書の発信者は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。

2　文書取扱主任は、起案文書の審査に当たっては、第20条から第22条までの規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

2　合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、その所管に属する部長又は課長と協議して調整するものとする。この場合において、調整が整わないときは意見を付しておかなければならない。

3　次に掲げるものの起案文書は、総務課長を経て、総務部長に合議し、審査を受けなければならない。

2　起案文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要で異例に属するものは、その所管に属する課長その他の責任者が持ち回りし、回議し、又は合議しなければならない。

3　起案文書の内容について修正をしたときは、修正者は、修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

4　起案文書の所管に属する課長は、起案文書の内容について回議又は合議の結果重大な修正が行われたとき、又は廃棄になったときは、回議又は合議済みの関係部課長にその旨通知するものとする。

2　加須市事務決裁規程(平成22年加須市訓令第5号)の規定により代決した文書には、代決者は押印し、「代決」と記載しなければならない。

3　起案者は、起案文書について決裁がされたときは、直ちに当該起案文書に決裁年月日を記録しなければならない。

2　浄書した文書は、決裁文書と照合しなければならない。

2　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、総務課長が別に定める。

2　発送する文書は、必要に応じ封筒に入れ、宛先を明記し、文書主管課に送付しなければならない。この場合において、所要事項を記入した郵送依頼票(様式第11号)を添付するものとする。

3　文書主管課においては、郵送依頼票により書留郵便物等の発送を明らかにしておかなければならない。

4　使送する文書は、必要に応じ封筒に入れ、宛先を明記し、所要事項を記入した使送文書依頼票(様式第12号)を文書主管課に送付し、文書は、文書棚へ置くものとする。

2　前項の分類の基準は、第1ガイド、第2ガイド及び個別フォルダーから成る3段階の階層構造によるものとする。

3　前2項に規定する分類の基準は、毎年1回見直しを行い、必要と認める場合には改定を行うものとする。

2　キャビネットに収納することが不適当な文書については、その他の保管庫又は書棚等それぞれに適した用具により保管することができる。

3　前項の場合において、電磁的記録(ビデオテープ、録音テープ、映画フィルム等を除く。以下同じ。)については、情報ネットワーク上で総合政策部長が定める場所(以下「情報ネットワーク上の保管場所」という。以下同じ。)に保管するものとする。ただし、情報ネットワークが整備されていない出先機関については、この限りでない。

4　キャビネットは、原則として課ごとに1箇所に集中配列し、順序は左から第1号とし、段数は上から数える。

2　キャビネットの引き出しに係る使用区分及びラベルの色は、原則として次の表のとおりとする。

3　文書は、執務中を除いては、自己の手元においてはならない。

4　当日中に処理の済まない文書は、担当者ごとに懸案フォルダーに収納し、常に文書の所在を明らかにしておかなければならない。

2　文書取扱主任は、キャビネットに収納することが不適当と認められる文書についても基準表に記入し、保管場所等を明記しなければならない。

3　前2項の基準表は、情報ネットワーク上の保管場所に保存することにより、その管理を的確に行うものとする。

4　文書取扱主任は、基準表に記載する文書ファイルについて、文書の名称等をそのまま記載すると非公開情報又は不開示情報が含まれるときは、当該情報を明示しないよう記載を工夫するものとする。

5　文書取扱主任は、基準表の提出後記載事項に変更があった場合は、その旨を文書主管課長に報告するものとする。

6　文書取扱主任は、毎年引継ぎ完了後速やかに、確定した基準表の写しを3部作成し、1部を保管し、2部を文書主管課に提出するものとする。

7　前項の基準表の写しは、情報公開・個人情報保護相談窓口において、一般の閲覧に供するものとする。

2　文書取扱主任は、前項の規定による申出があり、事務に支障がないと認めたときは、貸出しするものとする。

2　文書の保存期間は、別表第2に定める基準に基づき、その所管に属する課長が定めるものとする。

2　第47条第2項に規定する文書の保存期間は、移換え(完結文書をキャビネットの上2段から下1段に移すことをいう。以下同じ。)をした日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

2　前項の規定にかかわらず、年度にかかわりなく使用する文書及び一定の期間継続する事業等に係る文書で、単年度で区分することが不適当なものについては、移換えを行わず、現年度扱いとする。

2　文書主管課長は、前項に規定する整理番号を保存箱引継番号票により、その所管に属する課へ通知し、当該課の文書取扱主任は、基準表に整理番号を転記する。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。

3　文書主管課長は、保存期間の満了した文書について、第1項の規定による協議の結果、なお保存する必要があると認められるものについては、更に一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。

4　文書主管課長は、第43条に規定する永年保存の文書について、当該文書の保存期間の起算日から10年ごとにその所管に属する課長と協議の上、保存の適否を決定するものとする。

2　課長は、保存期間満了前に保存文書を廃棄するときは、廃棄する文書の名称、当該特別の理由及び廃棄する年月日を基準表に記載し、文書主管課長の承認を得なければならない。

2　当該文書に公開条例第7条第1項又は個人情報の保護に関する法律第78条第1項各号に掲げる情報が記録されているときは、当該情報が漏えいしないようにしなければならない。

(施行期日)

1　この規則は、平成22年3月23日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の日の前日までに、合併前の加須市文書管理規則(平成12年加須市規則第40号)、騎西町文書規程(平成14年騎西町訓令第3号)、北川辺町文書管理規程(平成15年北川辺町規程第66号)又は大利根町文書規程(平成13年大利根町訓令第10号)(以下「合併前の規則等」という。)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの規則の相当規定によりなされたものとみなす。

(施行期日)

1　この規則は、平成23年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成24年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成25年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成26年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の第30条第1号の規定は、この規則の施行の日以後に収受した文書に基づいて作成する文書について適用し、同日前に収受した文書に基づいて作成する文書については、なお従前の例による。

(施行期日)

1　この規則は、平成27年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成28年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成28年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成29年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、平成30年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和2年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和3年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和4年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の際現にあるこの規則による改正前の様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、この規則による改正後の様式によるものとみなす。

3　この規則の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

(施行期日)

1　この規則は、令和5年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規則は、令和5年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の際現にある第1条の規定による改正前の様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、第1条の規定による改正後の様式によるものとみなす。

3　この規則の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

(施行期日)

1　この規則は、令和5年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この規則の施行の際現にあるこの規則による改正前の様式(次項において「旧様式」という。)により使用されている書類は、この規則による改正後の様式によるものとみなす。

3　この規則の施行の際現にある旧様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

(施行期日)

1　この規則は、令和6年4月1日から施行する。