○加須市公文例規程
平成22年3月23日
訓令第6号
(趣旨)
第1条 この規程は、公文書に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において「公文書」とは、次に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図画をいう。
(1) 法規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条及び第16条の規定により、市議会の議決を経て制定し、市長が公布するもの
イ 規則 法第15条及び第16条の規定により、市長が制定し、公布するもの
(2) 議案書及び専決処分書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 議案書 市長が、市議会の議決を経なければならない事件について、市議会の審議を求めるために提出するもの
イ 専決処分書 法第179条第1項又は第180条第1項の規定により、市長が市議会に代わってその議決すべき事件を処分するもの
(3) 告示文書 法令、条例等の規定又は職権に基づいて処分し、又は決定した事項その他一定の事項を広く一般の住民に公示するために作成する文書
(4) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 訓令 市長が、その指揮監督権に基づき、所管の機関又は職員に対し、権限の行使について指揮するために発する命令で基本的事項を内容とするもの
イ 通達 特定の職にある者が、その職務権限に基づき、又は市長の命により、所管の機関又は職員に対し、職務執行上の細目的事項、法令の解釈、行政運営の方針等を指示し、又は命令するもの
ウ 指令 個人、団体、所管の機関等からの申請、出願その他の要求に基づいて許可、認可、不許可等の処分をし、又は指示するもの及び職権で、これらの者に対し、特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示し、又は既に与えた許可、認可等の処分を取り消すもの
(5) 争訟文書 行政不服審査法(平成26年法律第68号)又はこれを準用する他の法令の規定に基づき作成する文書及び訴状、準備書面等の訴訟に関する文書
(6) 契約文書 売買、交換、使用貸借、賃貸借、請負、委任その他契約に係る契約書、協定書、覚書、請書、委任状その他これらに類する文書
(7) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 職務を執行するため、行政機関、個人又は団体に対して問い合わせるもの
イ 回答 照会、依頼又は協議に対し、答えるもの
ウ 諮問 所管の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの
エ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対して意見を述べるもの
オ 申請又は願 所管の機関に対し、許可、認可、補助等の処分その他一定の行為を求めるもの
カ 進達 経由すべきものとされている申請書、願書、報告書その他の書類を国、県等に取り次ぐもの
キ 通知又は通報 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
ク 報告 国、県、委任者等に対し、一定の事実、経過等を知らせるもの
ケ 依頼 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を頼むもの
コ 協議 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項について相談するもの
サ 届出 一定の事項を行政機関に届け出るもの
シ 勧告 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を申し出てある処置を勧め、又は促すもの
ス その他 請求し、督促し、又は建議するもの
(8) 賞状、表彰状、感謝状、証明書その他前各号に掲げる文書以外のもの
(平成28訓令2・一部改正)
(公文書の原則)
第3条 公文書は、次に掲げる基準に基づいて作成しなければならない。
(1) 施策の内容に対して、表現が適確であること。
(2) 法令及び条理に適合していること。
(3) 文書としての形式が整っていること。
(4) 分かりやすく、品位があること。
(用字、用語及び文体)
第4条 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によるものとする。
2 公文書の用語については、おおむね次の基準による。
(1) 専門用語はなるべく用いないで、易しい言葉を用いること。
(2) 外来語は、日常使われているものを用いること。日常使われていない外来語を用いるときは、注釈を付けること。
(3) 名あて人に付ける敬称は、原則として「様」を用いること。
(4) 古い言葉及び硬い表現を避け、日常使い慣れている言葉及び表現を用いること。
(5) あいまいな言葉を避け、具体的な言葉を用いること。
(6) 回りくどい表現を避け、簡潔な表現を用いること。
(7) 高圧的な言葉及び表現を避け、相手の気持ちを考えて、分かりやすく親しみのある言葉及び表現を用いること。
3 公文書の文体については、おおむね次の基準による。
(1) 文体は、原則として「ます」体を用いること。ただし、法規文書、議案書(提案理由の部分を除く。)、専決処分書、告示文書、令達文書(訓令に限る。)、契約文書等は、様式の部分を除き、「である」体を用いること。
(2) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(3) 文の飾り、あいまいな言葉、まわりくどい表現等はなるべく用いないで、簡潔かつ論理的な文章とすること。
(4) 内容に応じて箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
(平成23訓令3・一部改正)
(左横書きの原則)
第5条 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについて作成する公文書は、この限りでない。
(1) 法令の規定により縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署が縦書きと定めたもの
(3) 賞状、祝辞その他これらに類するもののうち縦書きが適当と認められるもの
(4) その他特に縦書きが適当と認められるもの
(形式)
第6条 公文書の形式については、おおむね別記の基準による。
附則
この訓令は、平成22年3月23日から施行する。
附則(平成23年訓令第3号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成26年訓令第5号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成28年訓令第2号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に存する改正前の各訓令による様式は、これを取り繕って使用することができる。
別記(第6条関係)
(平成26訓令5・平成28訓令2・一部改正)
目次
第1 法規文書の形式
1 条例
(1) 新たに制定する場合
ア 本則が項のみからなる場合(例1)
イ 本則が2つ以上の条からなる場合(例2)
(2) 全部を改正する場合(例4)
(3) 一部を改正する場合
ア 1つの条例の一部を改正する場合(例5)
イ 2つ以上の条例の一部を1つの条例で改正する場合(例6)
ウ 題名、目次及び条文を改正し、追加し、又は削除する場合
(ア) 題名を改正する場合(例7・例8)
(イ) 目次を改正する場合(例9・例10)
(ウ) 条文を改正する場合(例11―例15)
(エ) 条文を追加する場合(例16―例23)
(オ) 条文を削除する場合(例24―例27)
(4) 廃止する場合(例28・例29)
(5) 附則を規定する場合
ア 施行期日を規定する場合(例30―例35)
イ 既存の条例の改廃を規定する場合(例36)
ウ 経過措置を規定する場合(例37・例38)
(6) 条例の公布文及び条例番号(例39)
(7) 条例の提案理由(例40)
2 規則
第2 議案書及び専決処分書の形式(例41―例50の4)
第3 告示文書の形式
1 規程形式による場合
(1) 新たに制定する場合(例51)
(2) 一部を改正する場合(例52)
(3) 廃止する場合(例53)
2 規程形式によらない場合
(1) 新たに制定する場合(例54)
(2) 一部を改正する場合(例55)
(3) 廃止する場合(例56)
第4 令達文書の形式
1 訓令
(1) 規程形式による場合(例57―例59)
(2) 規程形式によらない場合(例60)
2 通達(例61)
3 指令
(1) 職権に基づく場合(例62)
(2) 申請、出願等に基づく場合(例63・例64)
第5 争訟文書の形式
1 補正命令書(例65)
2 審査請求書副本送付及び弁明書提出通知書(例66)
3 弁明書(例67)
4 裁決書(例68)
第6 契約文書の形式(例69)
第7 普通文書の形式(例70)
第8 証明書の形式
1 一般の証明書(例71)
2 奥書証明書(例72)
第9 賞状、表彰状及び感謝状の形式
1 賞状(例73・例74)
2 表彰状(例75・例76)
3 感謝状(例77・例78)
第1 法規文書の形式
1 条例
(1) 新たに制定する場合
ア 本則が項のみからなる場合
備考
1 題名は、内容を適確に表現するものであって、なるべく簡単なものにすること。
2 題名が2行以上にわたる場合における2行目以下の初字は、1行目と同じく4字目とすること。
3 本則は、内容の短いもののほかは、例2、例3のように条を分けること。
イ 本則が2つ以上の条からなる場合
備考
1 本則は、おおむね次の順により規定すること。
(1) 総則的規定
(2) 実体的規定
(3) 雑則的規定
(4) 罰則規定
2 条文の数が多い場合は、各条にその内容を簡単に表す見出しを付けること。ただし、連続する2つ以上の条文が同じ範囲の事項を規定している場合は、前の条にまとめて見出しを付けること。
3 条又は項に号を設け、及び号を細別する場合は、次の例によること。
備考
1 条文の数の多いもので、章、節、款等に分けた場合は、目次を付けること。
2 目次中括弧書きの条文が3条以上の場合は「―」で、2条の場合は「・」でつなぐこと。
3 附則が1項のみの場合は、見出し及び項番号を付けないこと。
(2) 全部を改正する場合
備考 条例を全部改正する場合の形式は、「当該条例の全部を改正する」旨の制定文を置くことを除き、すべて条例を新たに制定する場合の形式によること。
(3) 一部を改正する場合
ア 1つの条例の一部を改正する場合
イ 2つ以上の条例の一部を1つの条例で改正する場合
備考
1 共通の動機に基づいて2つの条例を1つの条例で改正する場合は、原則として例6によること。
2 共通の動機に基づいて3つ以上の条例を1つの条例で改正する場合の題名は、原則として「○○○条例等の一部を改正する条例」とすること。
3 2つ以上の条例を1つの条例で改正する場合は、原則として条例の公布年月日の順に規定すること。
ウ 題名、目次及び条文を改正し、追加し、又は削除する場合
(ア) 題名を改正する場合
a 題名の全部を改正する場合
b 題名の一部を改正する場合
(イ) 目次を改正する場合
備考 目次中括弧内の条名だけを改める場合は、例10によること。
(ウ) 条文を改正する場合
a 条の全部を改正する場合
b 項の全部を改正する場合
c 号の全部を改正する場合
d ただし書の全部を改正する場合
e 字句を改正する場合
(エ) 条文を追加する場合
a 条を追加する場合
(a) 条と条の間に条を追加する場合
備考 例17は、他の条の名称の変更を避ける必要がある場合に用いること。
(b) 末尾に条を追加する場合
(c) 既存の章、節等の最初又は最後に条を追加する場合
b 項を追加する場合
(a) 冒頭に項を追加する場合
(b) 末尾に項を追加する場合
(c) その他
例16に準ずる。
c 号を追加する場合
例16、例17、例20及び例20―2に準ずる。
e 字句を追加する場合
(オ) 条文を削除する場合
a 条の全部を削除する場合
備考 例25は、他の条の名称の変更を避ける必要がある場合に用いること。
b 項の全部を削除する場合
例24に準ずる。
c 号の全部を削除する場合
例24及び例25に準ずる。
e 字句を削除する場合
(4) 廃止する場合
備考
1 共通の動機に基づいて2つの条例を1つの条例で廃止する場合は、原則として例29によること。
2 共通の動機に基づいて3つ以上の条例を1つの条例で廃止する場合の題名は、原則として「○○条例等を廃止する条例」とすること。
3 2つ以上の条例を1つの条例で廃止する場合は、原則として条例の公布年月日の順に規定すること。
(5) 附則を規定する場合
附則は、おおむね次の順序により規定すること。
1 施行期日
2 他の条例の廃止
3 経過措置
4 他の条例の改正
ア 施行期日を規定する場合
備考 例30は、当該条例の内容をあらかじめ住民に周知させておく必要がある場合は、用いないこと。
備考 例34及び例35は、当該条例を遡及して適用する場合に用いるものであるが、当該条例の内容が住民の既得の権利等を侵害し、又は住民に新たな義務を課するものである場合は、用いることができないこと。
イ 既存の条例の改廃を規定する場合
備考 例36は、当該条例の制定に伴って既存の条例を廃止し、又は改正する必要が生じた場合に用いること。
ウ 経過措置を規定する場合
(6) 条例の公布文及び条例番号
備考 条例番号は、暦年による一連番号とすること。
(7) 条例の提案理由
備考 条例案(専決処分するものを除く。)には、その末尾に、例40のように簡潔な提案理由を記載すること。
2 規則
条例に準ずる(例40を除く。)。
第2 議案書及び専決処分書の形式
第3 告示文書の形式
次の例51から例56までに定めるもののほかは、条例に準ずる。
告示番号は、暦年による一連番号とする。
1 規程形式による場合
(1) 新たに制定する場合
(2) 一部を改正する場合
(3) 廃止する場合
2 規程形式によらない場合
(1) 新たに制定する場合
(2) 一部を改正する場合
(3) 廃止する場合
第4 令達文書の形式
1 訓令
次の例57から例60までに定めるもののほかは、条例に準ずる。
訓令番号は、暦年による一連番号とする。
(1) 規程形式による場合
(2) 規程形式によらない場合
2 通達
備考
1 当該文書が親展文書の場合は、通達文書記号の前に「親」と記載すること。
2 標題は、一見して文書の趣旨が分かるように簡潔なものを付けること。
3 文書を見やすくするために、標題を行の中央に配字し、又は標題と本文との間を1行空けて差し支えないこと。
4 依命通達の場合は、標題の末尾に「(依命通達)」と記載すること。
3 指令
(1) 職権に基づく場合
備考 行政不服審査法、行政事件訴訟法等に基づく教示事項は、加須市行政不服審査法又は行政事件訴訟法の規定による教示に関する規則(平成22年加須市規則第11号)に定める教示の文を標準として記載すること。
(2) 申請、出願等に基づく場合
備考 行政不服審査法、行政事件訴訟法等に基づく教示事項は、加須市行政不服審査法又は行政事件訴訟法の規定による教示に関する規則に定める教示の文を標準として記載すること。
第5 争訟文書の形式
1 補正命令書
備考 文書を見やすくするために、標題を行の中央に配字し、又は標題と本文との間を1行空けて差し支えないこと。
2 審査請求書副本送付及び弁明書提出通知書
備考 文書を見やすくするために、標題を行の中央に配字し、又は標題と本文との間を1行空けて差し支えないこと。
3 弁明書
備考 文書を見やすくするために、標題を行の中央に配字し、又は標題と本文との間を1行空けて差し支えないこと。
4 裁決書
備考 行政不服審査法、行政事件訴訟法等に基づく教示事項は、加須市行政不服審査法又は行政事件訴訟法の規定による教示に関する規則に定める教示の文を標準として記載すること。
第6 契約文書の形式
備考 題名は、一見して契約の趣旨が分かるように簡潔なものを付けること。
第7 普通文書の形式
備考
1 当該文書が親展文書である場合は、文書記号の前に「親」と記載すること。
2 標題は、一見して文書の趣旨が分かるように簡潔なものを付けること。
3 文書を見やすくするために、標題を行の中央に配字し、又は標題と本文との間を1行空けて差し支えないこと。
4 項目を細別する場合は、次の例によること。ただし、項目が少ないときは、「第」を省いて「1」から始めること。
第8 証明書の形式
1 一般の証明書
2 奥書証明書
第9 賞状、表彰状及び感謝状の形式
1 賞状
2 表彰状
3 感謝状
