○菊池市文書規程

平成17年3月22日

訓令第7号

(趣旨)

第1条 この規程は、法令又は別に定めるものを除き、本市における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 部 菊池市部設置条例(平成17年条例第7号)第2条に規定する部をいう。

(3) 部長 第1号に規定する部の長をいう。

(4) 課長 第2号に規定する課の長をいう。

(5) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。

(6) 文書管理システム 文書の収受、起案、施行、保存、廃棄その他の文書管理に関する事務の処理を行う電子情報処理システムをいう。

(公文書の種類)

第3条 公文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものをいう。

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものをいう。

(2) 公示文

 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づき、処分し、又は決定した事項を一般に公示するものをいう。

 公告 告示以外で一定の事項を一般に公示するものをいう。

(3) 令達文

 訓令 市長が所属の機関又は職員に対して例規となるべきことを指揮命令するものをいう。

 達 市長が特定の個人、法人又は団体に対してその権限に基づいて命令、禁止、停止、取消し、変更等の処分をするものをいう。

 指令 市長が特定の個人、法人又は団体の申請又は願出等に対して許可、認可、承認等をするものをいう。

(4) 通達文

 通達 所属の機関又は職員に対して事務処理の方針、細目等を指示するものをいう。

 依命通達 市長が自己の名をもって所属の機関又は職員に対して通達すべき事項をその補助機関が市長の命を受けて当該補助機関名をもって行うものをいう。

(5) 往復文 照会、回答、請求、督促、諮問、答申、報告、協議、申請、進達、建議、副申、具申、内申、勧告、通知、送付、依頼等をいう。

(6) 内部文 伺、復命書、供覧等をいう。

(7) その他の公文 議案文、証明書、契約書、表彰状、儀式文等前各号に掲げる公文書以外の公文書をいう。

(公文書の左横書き及び書式)

第4条 公文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公署で様式を縦書きと定めたもの

(3) 表彰文、儀式文その他市長が縦書きを適当と認めたもの

2 公文書の書式は、別に定める。

(公文書の記号及び番号)

第5条 公文書には、次により記号及び番号を付けなければならない。

(1) 条例、規則、告示、公告、訓令及び達 市名を冠し、文書収受簿(様式第1号)により番号を付ける。

(2) 指令 市名を冠し、文書収受簿により番号を付ける。

(3) 通達文及び往復文 別表に定めるとおり記号を付し、文書収受簿により番号を付ける。

(4) 第1号に掲げる番号は、毎年1月1日に始まり12月31日に終わるものとし、前2号に掲げる番号は、毎年4月1日に始まり翌年3月31日に終わるものとする。

(公文書の記名)

第6条 公文書の記名は、庁内及び関係機関等への軽易な事務連絡を除くほか、市長名(法令の規定により市名を用いるものとされているものについては市名)を用いるものとし、部課長名又は課名をもって文書を発することはできない。

(文書の収受及び配布)

第7条 市役所に到達した文書は、総務部総務課(以下「総務課」という。)で収受するものとする。ただし、職員が出張先で直接受領した文書については当該事務事業を主管する課(以下「主管課」という。)で直接収受することができる。

2 前項の場合において、市において収受すべきでない文書があるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。

3 郵便料金が未納又は不足の文書は、公務に関係があると認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受するものとする。

4 総務課において収受した文書は、次に掲げるところにより主管課に配布するものとする。

(1) 宛先の課が明記されている文書 宛先の課の文書箱に封のまま入れること。宛先が不明の場合は開封し、宛先を把握した後、宛先の課の文書箱に入れること。

(2) 親展及び秘等の表示がある文書 市長又は副市長宛ての文書は市長公室秘書係に送付し、その他はそれぞれ宛て先人の属する課の文書箱に封のまま入れること。

(3) 書留郵便物 書留受付簿(様式第2号)に所要事項を記入し宛先の課へ交付すること。

(文書の受付)

第8条 主管課に配布された文書は、余白に受付日付印(様式第3号)を押し、文書収発簿に所要事項を記入するとともに、受付日付印の番号欄に番号を記入するものとする。

2 課員は、前項の規定により受付をした文書について、速やかに処理案を起案するなど必要な措置をとらなければならない。

(文書の起案)

第9条 文書の起案については、菊池市文書起案要領(平成17年訓令第8号)の定めるところによる。

(取扱区分)

第10条 起案した文書(以下「起案文」という。)のうち次の各号に掲げるものは、それぞれ当該各号に掲げる表示を起案用紙の上部欄外に朱書しなければならない。

(1) 市広報に登載するもの 市広報登載

(2) 例規とするもの 例規

(3) 公印を省略するもの 公印省略

(4) 緊急を要するもの 至急

(5) 秘密を要するもの 秘

(決裁区分の表示)

第11条 起案文には、菊池市事務決裁規程(平成17年訓令第6号)に定める決裁区分を、当該起案文の上部欄外に表示しなければならない。

(回議)

第12条 起案文は、他の係員に回議した後、起案者又は内容を説明できる者が持ち回り、上司の決裁を受けなければならない。

(合議)

第13条 他部課の主管事務に関係のある起案文は、その関係の部課に合議し、又は回覧しなければならない。

2 合議又は回覧を受けた部課は、遅滞なくこれを終了し、主管課に返送するものとする。

(回議又は合議における訂正)

第14条 起案文の回議又は合議を受けた者が、その記載事項のうち金額その他重要な事項を訂正するときは、朱書訂正の上訂正箇所に認印を押さなければならない。

(合議における調整)

第15条 前条の規定により合議を受けた部課において訂正するときは、主管課に協議しなければならない。この場合において、協議が整わないときは、上司の指示を受けて処理しなければならない。

(専決者及び代決者が不在のときの手続)

第16条 決裁を受ける場合において、専決者及び代決者が不在のときは、急施を要するものについては、当該不在者の決裁欄に「後閲」と表示して上司の決裁を受けることができる。この場合、当該不在者が出勤後速やかに決裁を受けなければならない。

(廃案等)

第17条 起案文は、回議又は合議中に廃案となり、又は重大な要旨の変更を受けたときは、起案者は、当該起案文の上部欄外に「廃案」又は「要旨変更」と表示し、かつ、回議又は合議した関係者に供覧し、又はその旨を通知しなければならない。

2 起案文について、決裁終了後その施行前に廃案又は要旨の変更の必要が生じたときは、起案者は、次により処理しなければならない。

(1) 廃案を必要とする場合は、廃案の理由を付して当該起案文を廃案とする伺いを新たに起案し、廃案とする起案文(以下「廃案文」という。)を添えて決裁を受け、決裁後は廃案文に「廃案」と朱書きして関係文書と保存するものとする。

(2) 要旨の変更を必要とする場合は、要旨の変更の理由を付して当該起案文の要旨を変更する伺いを新たに起案し、要旨を変更すべき起案文(以下「要旨変更文」という。)を添えて決裁を受け、決裁後は要旨変更文に「要旨変更」と朱書きして、要旨変更後の内容により施行する。

(浄書及び校合)

第18条 決裁文書で浄書を要する文書は、主管課において浄書及び校合しなければならない。

(公印の押印)

第19条 浄書した文書には、菊池市公印規程(平成17年訓令第10号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書については、これを省略することができる。

(1) 庁内の往復文書

(2) 他の行政機関に提出する軽易又は定例的な文書

(3) 市民に周知回覧するなど不特定多数の者に対して発送する文書

(発送)

第20条 浄書した文書で発送する文書(以下「発送文書」という。)は、次に定めるところにより発送するものとする。ただし、県庁逓送便又はその他の方法により発送できるものについては、この限りでない。

(1) 次号に掲げる発送文書以外の発送文書は、主管課においてはがき又は封筒に発送先を明記し、封筒にあっては密封して、総務課において後納郵便の受付を行った後発送する。

(2) 小包は、主管課で包装し発送先を明記した後、総務課において小包郵便の手続を採った後発送する。

(議案等の取扱い)

第21条 市議会に提出する議案は、主管課において立案し、決裁終了後総務課に送付しなければならない。

2 総務課において、前項の送付を受けた場合は、速やかに提案の手続をしなければならない。

(文書の整理及び保管の原則)

第22条 文書は、文書管理システムにより整理し、及び保管するものとする。

(文書の保管単位)

第23条 文書の保管単位は、課とする。ただし、事務室の状況等により総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(ファイル責任者及びファイル担当者)

第24条 文書を系統的に分類し、及び整理するため、前条の保管単位ごとにファイル責任者を置く。

2 ファイル責任者は、課長の命を受けて、次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書の整理、保管、引継ぎ及び保存に関すること。

(2) 文書管理システムの維持管理に関すること。

3 係にファイル担当者1人を置く。

4 ファイル担当者は、第2項各号に掲げる事務について、ファイル責任者を補佐する。

(保管用具)

第25条 文書の整理及び保管に当たっては、3段キャビネット及びファイリング用具を使用するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、3段キャビネットに収納することが適当でない文書については、総務課長と協議の上、その他のキャビネット、保管庫、図面庫、書棚等に収納することができる。この場合において、職員は、当該文書の名称、収納場所等を記載した書類を3段キャビネットの所定の位置に保管しなければならない。

(文書の保管及び整理)

第26条 職員は、執務中を除き、文書を自己の手元に置いてはならない。

2 文書は、文書名を記載したラベルを貼った個別フォルダーに収納し、3段キャビネットの所定の位置に収納し、又は文書管理システムに登録するものとする。

3 3段キャビネットは、原則として、上段及び中段の引き出しに現年度文書を収納し、下段の引き出しに前年度文書を収納するものとする。

(ファイル基準表等の作成)

第27条 課長は、文書を系統的に管理するため、文書管理システムによりファイル基準表を作成しなければならない。

2 ファイル基準表の作成は、年度当初に前年度のファイル基準表を基に仮のファイル基準表を作成し、当該年度末に当該年度のファイル基準表として確定する方法による。

3 課長は、毎年4月10日までに、確定したファイル基準表を作成するものとする。

(文書の保存期間及び保存区分)

第28条 文書の保存期間は、特に定めのあるものを除き、30年、10年、5年、3年、1年及び1年未満の6種とし、その区分は、おおむね次のとおりとする。

(1) 30年保存

 法令、条例、規則その他例規に関するもの

 官公庁からの令達、通知、往復文書等で重要なもの

 市議会の会議録、決議書等特に重要なもの

 職員の身分、進退、賞罰、任免等人事に関する書類のうち特に重要なもの

 訴願、訴訟、異議の申立て及び請願に関する書類のうち重要なもの

 認可及び許可に関する書類のうち重要なもの

 予算、決算、出納及び財務に関する書類のうち重要なもの

 公有財産の取得、管理、処分等に関する書類のうち重要なもの

 契約に関する書類のうち重要なもの

 金銭の支払に関する証拠書類のうち権利の得失に関するもの

 市債及び借入金に関する書類のうち重要なもの

 重要な事業計画及びその実施に関する書類のうち重要なもの

 境界変更及び廃置分合に関するもの

 市史及びその編さん上必要な書類のうち重要なもの

 統計に関する書類のうち重要なもの

 表彰に関する書類のうち重要なもの

 各種台帳のうち特に重要なもの

 事務引継ぎに関する書類のうち重要なもの

 申請、報告及び届出に関する書類のうち特に重要なもの

 特殊な処分又は事務の創始及び改廃に関する書類のうち重要なもの

 機関の設置及び廃止に関する書類のうち重要なもの

 その他永久保存の必要があると認められるもの

(2) 10年保存

 市議会に関する書類で重要なもの

 職員人事に関する書類のうち重要なもの

 金銭の支払に関する証拠書類で重要なもの

 各種台帳で重要なもの

 官公庁への調査及び報告で重要なもの

 市税及び税外諸収入に関する書類のうち重要なもの

 工事及び物品等に関する書類のうち重要なもの

 陳情書等で重要なもの

 申請、報告及び届出に関する書類のうち重要なもの

 通知、照会及び回答に関する書類のうち重要なもの

 その他10年保存の必要があると認められるもの

(3) 5年保存

 市税及び税外諸収入に関する書類

 出納及び経理に関する書類

 申請、報告及び届出に関する書類

 通知、照会、回答及び証明に関する書類

 その他5年保存の必要があると認められるもの

(4) 3年保存

 申請、報告及び届出に関する書類のうち軽易なもの

 通知、照会、回答及び証明に関する書類のうち軽易なもの

 文書の受付及び発送に関する書類

 その他3年保存の必要があると認められるもの

(5) 1年保存

 台帳に登録した申請書及び届出書

 軽易な願い、届出等の往復文書で後日参照を必要としないもの

 その他1年保存の必要があると認められるもの

(6) 1年未満保存

 庁内文書、回覧文書等のうち特に軽易なもの

 その他1年保存の必要がないと認められるもの

2 文書の保存期間は、前項に規定する区分に従い、課長が定めるものとする。

3 永久保存の文書は、第1項第1号の30年保存とし、保存期間経過後改めて保存期間を見直すものとする。

(保存期間の起算)

第29条 文書の保存期間は、会計年度によるものは文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは文書が完結した日の属する年の翌年4月1日から起算する。

(文書の引継ぎ及び移替え)

第30条 課長は、課において保管する必要のなくなった文書で引き続き保存すべきものについて、保存期間別に区分し、ファイル基準表の配列順に文書保存箱に収納するとともに、ファイル基準表に保存期間及び保存箱引継番号を記入し、総務課長に引き継がなければならない。

2 総務課長は、前項の規定による引継ぎを行う場合は、文書管理システムにより保管するものを除き、個別フォルダーごと保存期間別の文書保存箱に移し替え、ファイル基準表に当該移し替えた文書保存箱の番号を記入するものとする。

3 総務課長は、前項の規定により移し替えた文書保存箱を保存期間別に整理して、書庫で保存するものとする。

(保存文書の閲覧及び貸出し)

第31条 保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとする者は、保存文書閲覧(貸出)簿に必要事項を記入しなければならない。

2 保存文書の貸出期間は、原則として7日以内とする。

3 職員は、保存文書の抜取り、取替え、添削、転貸等をしてはならない。

(保存文書の廃棄)

第32条 総務課長は、毎年4月末日までに、保存期間が満了した保存文書を廃棄するものとする。この場合において、総務課長は、当該廃棄する保存文書の主管課長に協議するものとする。

2 課長は、毎年4月末日までに、保存期間が1年の文書で保存期間を満了したものを廃棄するものとする。

(文書廃棄上の注意)

第33条 総務課長は、廃棄しようとする保存文書で、機密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものを廃棄する場合は、焼却、裁断等の適当な方法をとらなければならない。

(市史編さん資料)

第34条 前2条の規定により廃棄する場合、総務課長が関係課と協議して、市史編さん資料として必要と認めたものは、これを別に保存しなければならない。

(書庫の管理)

第35条 書庫は、総務課長が管理する。

2 総務課の職員以外の者は、総務課長の承認を受けなければ書庫に立ち入ってはならない。

3 書庫内では、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

(文書等の特例)

第36条 内容が簡易である文書、会計に関する文書、人事の発令に関する文書その他の文書で、この規程を適用することが困難又は不適当なものについては、主管課長が総務課長に協議して特例を定めることができる。

(その他)

第37条 この規程に定めるもののほか、文書の管理の細目に関し必要な事項は、別に定める。

(施行期日)

1 この訓令は、平成17年3月22日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の菊池市文書規程(平成13年菊池市訓令第9号)、七城町文書規程(昭和40年七城町規程第1号)、旭志村文書規程(平成5年旭志村訓令第2号)又は泗水町文書規程(昭和56年泗水町訓令第13号)の規定によりなされた決定、手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

(平成17年訓令第77号)

この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

(平成18年訓令第3号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(平成19年訓令第4号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。ただし、第2条中「収入役」については、地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により、同日以後在職する収入役の退職の日の翌日から施行する。

(平成19年訓令第6号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成20年訓令第7号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(平成21年訓令第4号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(平成21年訓令第14号)

この訓令は、平成21年10月5日から施行する。

(平成22年訓令第4号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(平成22年訓令第12号)

この訓令は、平成22年11月1日から施行する。

(平成23年訓令第3号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(平成24年訓令第6号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(平成25年訓令第9号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

(平成26年訓令第2号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(平成27年訓令第15号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(平成29年訓令第10号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

(令和2年訓令第16号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(令和4年訓令第7号)

この訓令は、令達の日から施行する。

(令和5年訓令第16号)

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(令和5年訓令第17号)

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

別表(第5条関係)

1 本庁 「菊」の次に、次に掲げる記号を付すものとする。

主管課

記号

政策企画部

市長公室

市公

地域振興課

地振

情報政策課

総務部

総務課

防災交通課

財政課

施設マネジメント課

人権啓発・男女共同参画推進課

人権男女

市民環境部

市民課

税務課

債権管理課

環境課

地籍調査課

健康福祉部

福祉課

福祉事務所

福事

生活支援課

生支

子育て支援課

菊之池保育園

花房保育園

高齢支援課

健康推進課

保険年金課

保年

経済部

農政課

農政

農林整備課

農整

商工振興課

商振

観光振興課

建設部

土木課

都市整備課

地域開発推進室

地開

下水道課

会計課

2 七城支所 「菊」の次に、「七支」及び次に掲げる記号を付すものとする。

主管課

記号

市民生活課

3 旭志支所 「菊」の次に、「旭支」及び次に掲げる記号を付すものとする。

主管課

記号

市民生活課

4 泗水支所 「菊」の次に、「泗支」及び次に掲げる記号を付すものとする。

主管課

記号

市民生活課

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菊池市文書規程

平成17年3月22日 訓令第7号

(令和5年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第4節 文書・公印
沿革情報
平成17年3月22日 訓令第7号
平成17年 訓令第77号
平成18年 訓令第3号
平成19年 訓令第4号
平成19年 訓令第6号
平成20年 訓令第7号
平成21年 訓令第4号
平成21年 訓令第14号
平成22年 訓令第4号
平成22年 訓令第12号
平成23年 訓令第3号
平成24年 訓令第6号
平成25年 訓令第9号
平成26年 訓令第2号
平成27年 訓令第15号
平成29年 訓令第10号
令和2年4月1日 訓令第16号
令和4年4月1日 訓令第7号
令和5年3月31日 訓令第16号
令和5年3月31日 訓令第17号