○菊池市情報公開事務取扱要領
平成17年3月22日
訓令第12号
(趣旨)
第1条 この要領は、別に定めがある場合を除き、菊池市情報公開条例(平成17年条例第10号。以下「条例」という。)に定める行政文書の開示等に関する事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(窓口の設置)
第2条 行政文書の開示等に関する事務を迅速かつ効率的に行うため、総務部総務課に情報公開窓口(以下「窓口」という。)を設置する。
(窓口の所掌事務)
第3条 窓口で所掌する事務は、次のとおりとする。
(1) 行政文書の開示の請求(以下「開示請求」という。)に係る相談及び案内に関すること。
(2) 開示請求に係る行政文書を保有する全ての実施機関の課等(以下「担当課」という。)との連絡調整に関すること。
(3) 担当課の開示請求の受付に関すること。
(4) 行政文書の開示に係る費用の徴収に関すること。
(5) 行政文書の開示等の決定(以下「開示決定等」という。)に対する審査請求に関すること。
(6) 行政文書の検索に必要な文書目録(以下「行政文書目録」という。)の整備及び閲覧に関すること。
(7) 条例の運用状況の公表に関すること。
(8) 菊池市情報公開審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。
(9) その他情報公開制度の推進に関すること。
(担当課の所掌事務)
第4条 担当課で所掌する事務は、次のとおりとする。
(1) 開示請求に係る行政文書の検索及び特定に関すること。
(2) 行政文書の開示決定等に関すること。
(3) 開示又は不開示決定通知書の送付に関すること。
(4) 行政文書の開示手続(閲覧、写しの交付)に関すること。
(5) 行政文書の開示決定等に対する審査請求に関すること。
(6) 行政文書目録の整備に関すること。
(7) 保有する行政文書の情報提供に関すること。
(8) 審査会への諮問に関すること。
(9) 審査請求についての裁決及び当該決定の通知書の送付に関すること。
(窓口での相談及び案内)
第5条 窓口における行政文書の開示に係る相談及び案内については、次に掲げるとおり行うものとする。
(1) 開示請求をしようとするもの(以下「請求者」という。)が窓口に来訪したときは、窓口の職員は面談を行い、制度の内容、請求の方法等について説明を行うものとする。
(2) 請求者が求める情報については、意図を十分にくみ取り、当該情報に関係する担当課の職員と連携し、当該情報の内容を具体的に把握するものとする。ただし、具体的に把握した当該情報が条例第10条に規定する存否に関する情報である場合は、その旨を請求者に説明するものとする。
(3) 前号により把握した情報を開示する場合には、次のいずれかの方法により行うものとする。
ア 情報の提供 請求者の求める情報が、従来から情報提供されていたもの又は本市が作成した統計資料、調査報告等で明らかになるものである場合は、その旨を請求者に伝え、情報を提供する。
(開示請求の受付)
第7条 第5条の規定により請求者の求める情報が把握できたなら、行政文書目録を用い、当該情報に該当する行政文書の特定を行う。この段階で当該行政文書を保有していないことが判明した場合は、その旨を請求者に通知するものとする。
2 開示請求は、請求者が菊池市情報公開条例施行規則(平成17年規則第13号。以下「規則」という。)第3条に規定する行政文書開示請求書(以下「請求書」という。)に必要事項を記入し、窓口に提出することにより行うものとする。したがって、口頭及び電話での開示請求は認めないものとする。ただし、請求者が自ら請求書に記入することが困難な場合は、職員が代筆することによる口頭での請求も認めるものとする。また、請求者の来庁が困難な場合は、請求書を郵送し、請求者は、それを返送することによって開示請求をしたものとみなす。
(請求書の記入事項の確認)
第8条 請求書の記入事項の確認は、次のように行うものとする。
(1) 通知先が特定できるよう、請求者の住所及び氏名(法人その他の団体にあっては、事務所又は事業所の所在地、名称及び代表者の氏名)が正確に記入されていること。なお、請求者の押印は不要である。
(2) 連絡先は、迅速かつ確実に連絡が取れる電話番号が記入されていること。
(3) 代理人による開示請求の場合は、代理人の住所、氏名及び連絡先電話番号が併せて記入されていること。また、法人その他の団体による開示請求の場合は、担当者の氏名が記入されていること。
(4) 開示請求する行政文書の件名又は内容欄には、前条第1項で特定した個別の行政文書名を記入すること。
(5) 開示の方法欄は、該当する区分を丸で囲むこと。
2 請求書に空欄又は意味不明な箇所など不備な点があった場合は、請求者に対し補正を求めるものとする。
(1) 請求対象行政文書の開示決定等は、開示請求のあった日から起算して15日以内に行うものであり、その旨は文書で通知すること。
(2) やむを得ない理由がある場合は、開示請求のあった日から起算して45日を限度として、前項の期間を延長することがあり、その旨は文書で通知すること。
(3) 開示請求に係る行政文書が著しく大量である場合は、開示決定等を分割して行うことがあり、その旨は文書で通知すること。
(4) 行政文書を開示する場合の日時、場所等は、文書で通知すること。
(5) 開示請求に係る行政文書を開示する際に、当該行政文書の保存に支障が生ずるものと認められるときその他相当の理由がある場合は、当該行政文書を複写したものにより開示するものであること。
(6) 行政文書の写しを交付するときは、費用を徴収するものであること。また、請求者が郵送による写しの交付を希望する場合は、郵送に要する費用も併せて負担するものであること。
4 郵送による開示請求の場合、請求書に不備があるときは、電話等で請求者に補正を求めるものとする。また、請求書の受付を行った場合は、当該請求書の写し及び説明書面を送付するものとする。
(請求書の取扱い)
第9条 受付した請求書は、1部複写した上、原本を担当課へ送付し、写しを窓口で保管するものとする。
(担当課の開示決定等)
第10条 窓口から請求書が送付されたならば、担当課は、受付印を押印し、当該請求書の内容を確認の上、開示請求に係る行政文書を取り出し、速やかに開示決定等の検討を行うものとする。なお、当該請求書については、担当課で保管するものとする。
2 開示決定等の検討を行った結果、次の各号のいずれかに該当する場合は、担当課は、開示しない旨の決定をすることができる。
(1) 開示請求に係る行政文書が、条例第2条第2号に規定する行政文書に該当しない場合
(2) 開示請求に係る行政文書に記録されている情報が、条例第7条に規定する不開示情報に該当する場合
(3) 開示請求に係る行政文書が、条例第31条に規定する他の法令等の規定により閲覧等の手続が定められている行政文書に該当する場合
3 開示決定等の検討を行う場合、担当課は、窓口と協議を重ねるとともに、当該開示請求に係る行政文書が他の課等と関連するものである場合は、意見を聴取し、調整するものとする。
4 開示決定等は、開示請求があった日から15日以内に行うものとする。開示請求があった日とは、請求書を受け付けた日(受付印の日付)とする。なお、条例第6条第2項の規定により開示請求者に請求書の補正を求めた場合は、当該補正に要した日数は、開示決定等の期間には含まれない。
5 開示決定等は、条例の趣旨にのっとり適正に行うものであるが、特に不開示決定については慎重に検討を行い、請求者から審査請求のないように不開示の理由を明確にしておくこととする。
6 開示決定等は、原則として課長の専決事項とする。ただし、重要又は異例なものについては、上司の決裁を受けるものとする。
(開示決定等の期間の延長)
第11条 担当課は、次に掲げるやむを得ない理由があるときは、条例第12条第2項の規定により開示決定等の期間の延長をすることができる。なお、当該期間の延長は、必要最小限の期間とし、再延長は行わないものとする。
(1) 開示請求に係る行政文書に第三者に関する情報が記録されており、条例第13条に規定する第三者保護の手続を採るなど、慎重に開示決定等を行うべき場合
(2) 開示請求に係る行政文書が複数の課等に関連するもので、その意見調整に相当の時間を要する場合
(3) 開示請求に係る行政文書の量が多く、検索することが困難な場合
(4) 開示請求に係る行政文書の内容が複雑で、開示決定等をするのに相当の期間を要する場合
(5) 災害の発生等により著しく事務量が増大し、期間内に開示決定を行うのが困難な場合
(6) 年末年始又は祝日と重なり、期間内に開示決定等を行うのが困難な場合
2 開示決定等の期間の延長は、原則として課長が専決する。
(開示決定等の期間延長の特例)
第12条 担当課は、開示請求に係る行政文書が著しく大量であるため、開示請求があった日から45日以内にその全てについて開示決定等ができないときは、条例第12条第3項の規定により開示決定等の期間延長の特例を適用することができる。
2 開示決定等の期間延長の特例の決定は、原則として課長が専決する。
(担当課の第三者保護に関する手続)
第13条 担当課は、開示請求に係る行政文書に第三者に関する情報が記録されている場合、開示決定等の判断を慎重かつ公正に行うため、条例第13条の規定により、必要に応じて当該第三者から意見を聴取するものとする。ただし、この意見聴取は、当該第三者に対し開示決定等への同意を求めるものではなく、あくまでも参考意見として取り扱うものである。
2 担当課の第三者に対する意見の聴取は、次により行うものとする。この場合において、担当課は開示請求者の氏名、住所等については、当該第三者に知らせてはならない。
(2) 第三者から当該情報の開示に対する意見書が提出された場合、担当課は、開示決定等をしたなら、規則第6条第2項に規定する第三者情報開示決定通知書を第三者に送付するものとする。
3 担当課は、開示請求に係る行政文書に第三者に係る情報が記録されている場合は、常に窓口と密接に連絡調整を行い、第三者の権利の保護に努めるものとする。
(開示決定等の通知)
第14条 担当課は、次の各号のいずれかにより請求者に窓口の合議を経て通知するものとする。
(1) 開示請求に係る行政文書の全てを開示する旨の決定の場合 行政文書開示決定通知書
(2) 条例第8条の規定により、開示請求に係る行政文書を部分開示する旨の決定の場合 行政文書部分開示決定通知書
(3) 開示請求に係る行政文書の全てを開示しない旨の決定の場合(当該行政文書を保有していない場合を含む。) 行政文書不開示決定通知書
2 前項各号の決定通知書は、次のとおり作成するものとする。
(1) 開示請求に係る行政文書の件名欄には、開示請求に係る行政文書の件名を正確に記入する。
(2) 開示の日時欄には、請求者と連絡調整を行った日時又は開示の対応が可能となる開示の開始日時を記入するものとする。なお、行政文書の写しの交付を郵送で行う場合には、この欄を斜線で消すこと。
(3) 開示の場所欄には、原則担当課を記入するものとする。
(4) 開示の方法欄は、該当する方法のみを記載するものとする。
(5) 不開示決定をした部分欄には、不開示決定をした情報の概要を、内容が判明しないように留意して記入するものとする。
(6) 不開示とした理由欄には、条例の根拠規定及び不開示の理由をできるだけ詳細に記入するものとする。
(7) 行政文書の開示ができるようになる期日欄には、不開示決定の日から1年以内に不開示の理由が消滅し、当該情報を開示することができるようになる場合は、その期日を記入するものとする。なお、その期日を明示することができない場合は、この欄には斜線を引くこと。
(8) 開示の実施に要する費用の額の欄には、請求者が写しの交付を希望する場合に、当該交付に必要な費用の額を記入するものとする。
(9) 担当課欄には、当該行政文書を管理する担当課及び係の名称並びに外線番号を記入するものとする。
(10) 備考欄には、必要な事務連絡等を記入するものとする。
4 第1項に規定する各決定通知書を請求者に送付する場合は、窓口は写しを1部保管するものとする。
5 担当課は、開示決定等の後、次の各号に掲げる場合に応じ、窓口に開示請求に係る行政文書等の写し(電子データ含む。)を送付するものとする。
(1) 開示請求に係る行政文書の全てを開示する旨の決定の場合 開示請求に係る行政文書の写し
(2) 条例第8条の規定により、開示請求に係る行政文書を部分開示する旨の決定の場合 開示請求に係る行政文書の写し及び不開示部分を覆って複写するか、複写した行政文書の不開示部分を黒色のマジック等で塗りつぶしたものの写し
(3) 開示請求に係る行政文書の全てを開示しない旨の決定の場合 開示請求に係る行政文書の写し及び不開示部分を覆って複写するか、複写した行政文書の不開示部分を黒色のマジック等で塗りつぶしたものの写し
2 担当課及び窓口の職員は、行政文書の開示の実施に際し、次のように対応するものとする。
(1) 担当課の職員は、開示対象の行政文書又はその写し、説明に必要な資料等を、指定した日時及び場所に準備するものとし、請求者の求めに応じて説明を行うものとする。
ア 条例第4条の規定にのっとり、行政文書の開示によって得た情報を適正に利用しなければならないこと。
イ 行政文書を閲覧する場合は、これを改ざんし、汚損し、又は破損することのないよう注意すること。
3 行政文書の開示は、次のように行うものとする。
(1) 閲覧の場合は、原則として原本を閲覧に供する。ただし、汚損又は破損のおそれがあるときは、原本を複写したものを閲覧に供するものとする。
(2) 開示請求の当初、閲覧のみの希望であった請求者が閲覧当日に当該行政文書の写しの交付を求めた場合は、遅滞なく交付するものとし、その旨を開示請求書に補正を行い、当該開示決定等の起案文書に記載するものとする。
(3) 写しの交付の場合において、写しの作成は担当課が行うものとする。この際、担当課の職員は請求者の意思を十分にくみ取り、写しの作成箇所及び枚数を把握するものとする。
(4) 行政文書の部分開示を行う場合は、次の方法により不開示情報の部分を除いて行うものとする。
ア 開示部分と不開示部分とがページ単位で区分できるときは、不開示部分を取り外す。ただし、袋とじ印刷又は両面印刷など取り外しができない場合は、不開示部分を紙等で覆うか、開示部分を複写する。
イ 開示部分と不開示部分とが同一ページに混在しているときは、不開示部分を覆って複写するか、複写した行政文書の不開示部分を黒色のマジック等で塗りつぶしたものを再度複写する。
(費用の徴収)
第16条 行政文書の閲覧又は写しの交付を行った場合は、窓口の職員は、請求者から条例別表に規定する費用を現金で徴収するものとする。この場合の収納事務は、菊池市会計規則(平成17年規則第50号)の定めるところによる。ただし、郵送により写しを交付する場合の費用は、納付書による納付にて徴収するものとし、窓口の職員が請求者から当該写しの費用及び郵送に係る費用を受領した後、担当課から当該写しを請求者にを送付するものとする。
(審査請求の受付等)
第17条 行政文書の開示決定等に対する行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく審査請求の受付の場所は、窓口とする。なお、審査請求は、同法第9条の規定により書面によることを要し、口頭又は電話による審査請求は認められない。
(1) 審査請求人の氏名及び年齢又は名称並びに住所
(2) 審査請求に係る処分
(3) 審査請求に係る処分があったことを知った年月日
(4) 審査請求の趣旨及び理由
(5) 実施機関の教示の有無及びその内容
(6) 審査請求の年月日
(7) 審査請求人が法人その他の社団又は財団であるときは、その代表者又は管理人の氏名及び住所
(8) 審査請求人が総代を互選したときは、総代の氏名及び住所
(9) 審査請求人が代理人によって審査請求をするときは、代理人の氏名及び住所
(10) 審査請求人の押印があること。
(11) 代表者等の資格を証明する書面(法人の登記事項証明書、代表者又は管理人を選任したことを証する総会議事録等の写し、代理人に係る委任状等)が添付されていること。
(12) 審査請求期間(開示決定等の処分があったことを知った日の翌日から起算して3月以内の期間)内の審査請求であること。
(13) 審査請求人に当事者適格があること(審査請求人が開示決定等の処分によって直接に自己の権利利益を侵害されたものであること。)。
3 窓口の職員は、審査請求書に内容に不備がある場合、それが補正できるものであるときは、相当の期間を定めて審査請求人に対し書面(様式第3号)で補正を命ずるものとし、当該補正が完了した時点をもって受理するものとする。
5 窓口の職員は、当該審査請求書の写しを1部作成し、これを保管するとともに、原本を担当課に送付するものとする。その際、担当課へは情報公開審査請求処理票(様式第5号。以下「審査請求処理票」という。)を併せて送付するものとする。
(審査請求に対する決定等)
第18条 担当課は、窓口から審査請求書が送付された場合、直ちに当該審査請求の対象となった開示決定等について再検討を行うものとする。
2 担当課は、審査請求が次の各号のいずれかに該当するときは、窓口と協議の上、当該審査請求について却下の裁決を行い、審査請求処理票に必要事項を記入し、窓口に返送するものとする。この場合においては、審査会には諮問しないものとする。
(1) 審査請求が不適法であり、かつ、補正が不能であるとき。
(2) 補正命令に応じなかったとき。
(3) 補正命令に定める補正の期間を経過したとき。
3 担当課は、再検討を行った結果、審査請求を認容し、当該審査請求に係る行政文書の全部を開示するとき(当該開示決定等について反対意見書が提出されているときを除く。)は、窓口及び関係各課と協議の上、審査会に諮問することなく当該裁決を行うことができる。この場合において、担当課は、審査請求処理票に必要事項を記入し、窓口に返送するものとする。
(1) 審査請求書及びその添付書類の写し
(2) 請求書の写し
(3) 決定通知書の写し
(4) その他審査に必要な書類
(1) 審査請求人
(2) 参加人
(3) 請求者
(4) 当該審査請求に係る開示決定等について反対意見書を提出した第三者
3 担当課は、審査会から条例第20条の規定により開示決定等に係る行政文書の提示及び分類又は整理した資料並びに意見書の提出を求められたときは、速やかにこれに応じるものとする。
(審査会の答申及び審査請求に対する決定)
第20条 審査会から答申があった場合は、担当課は答申書の写しを1部作成し、窓口に送付し、当該答申書を保管するものとする。
2 窓口と担当課は、審査会から答申があった場合、当該答申を十分に尊重した上で協議を行い、審査請求に対する裁決を行うものとする。この場合において、担当課は、直ちに決定書の謄本を配達証明付き郵便で審査請求人及び参加人に送付するとともに、必要事項を審査請求処理票に記入するものとする。
(審査請求に対する決定に伴う開示決定等)
第21条 担当課は、審査請求に対する裁決が行われた場合は、速やかに当該裁決に基づいた開示決定等を行い、第14条第1項各号に規定する決定通知書により請求者に通知するものとする。
(情報の提供)
第22条 担当課は、情報の提供ができるものについては、その保管する行政資料によって積極的に提供を行うものとする。この場合において、担当課は、個人のプライバシーを侵害することのないよう十分配慮しなければならない。
2 担当課は、前項の規定により請求者に提供した情報については、その写しを窓口に送付し、情報の提供が常時可能なようにするものとする。
(行政文書目録の作成)
第23条 窓口に備え付ける行政文書目録は、ファイリングシステムで作成するファイル基準表とし、担当課及び年度ごとに作成するものとする。
(その他)
第24条 この要領に定めるもののほか、情報公開事務の取扱いに関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成17年3月22日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の菊池市情報公開事務取扱要領(平成13年菊池市訓令第5号)の規定によりなされた決定、手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(平成20年訓令第13号)
この訓令は、平成20年6月19日から施行する。
附則(平成23年訓令第13号)
この訓令は、平成23年11月1日から施行する。
附則(平成24年訓令第3号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成27年訓令第26号)
この訓令は、令達の日から施行する。
附則(平成28年訓令第5号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第12号)
この訓令は、令達の日から施行する。
