(趣旨)

第1条　この規程は、菊池市立小中学校及び学校事務センター(以下「学校等」という。)における文書の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(公文書の種類)

第3条　公文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の様式)

第4条　公文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。

(校長等の職務)

第5条　校長等は、学校等における文書事務が、この規定に基づいて、適正かつ速やかに処理されるよう、常に、その指導、改善に努めなければならない。

(文書取扱主任等)

第6条　文書管理を適切に行うため、学校等に文書取扱主任及び文書取扱員を置く。ただし、校長等が必要でないと認めたときは、文書取扱員を置かないことができる。

(公文書の記号及び番号)

第7条　公文書には、別表1に定めるとおり記号を付し、往復文書処理簿(様式第1号)により番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でないものについては、この限りでない。

(公文書の記名)

第8条　公文書の記名は、原則として校長名(学校事務センターにおいてはセンター長名)を用いるものとする。

(文書等の収受及び配布)

第9条　到達した文書等は文書取扱主任、又は文書取扱員において収受しなければならない。

(文書の受付)

第10条　文書取扱主任は、文書の配布を受けたときは、当該文書を点検して受領し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(文書の供覧)

第11条　文書取扱主任は、前条の規定により受付をした文書を直ちに校長の閲覧に供さなければならない。

(文書の処理)

第12条　校長等は、閲覧後押印し、自ら処理するものを除き、処理方針を示して教頭(学校事務センターにおいてはグループ長(以下「教頭等」という。))に回付しなければならない。

(文書の起案)

第13条　文書の起案は、起案印(様式第4号)を用いなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(起案の内容)

第14条　文書の起案は、次に定めるところにより行わなければならない。

(文書の決議・回議)

第15条　主務者は、起案した文書(以下「起案文書」という。)を、教頭等に回議後、校長等の決裁を受けなければならない。ただし、軽易な文書については回議を省略することができる。

(代決及び後閲)

第16条　急を要する回議を受けた起案文書について、校長等不在の場合は教頭等が代決をし、起案文書の代決者として押印した箇所の上部に「代」と朱書きし、軽易なものを除いてさらに「後閲」と記載しなければならない。

(決裁日及び番号の記入)

第17条　主務者は、決裁の終わった起案文書(以下「決裁文書」という。)を、文書取扱者に回付しなければならない。

(文書の浄書)

第18条　決裁文書で浄書を要する文書は、主務者において浄書及び校合をしなければならない。

(公印の押印)

第19条　浄書した文書には、菊池市小中学校公印規程(平成17年教育委員会訓令第2号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、儀式文等で公印を押すことが適当でない文書及び簡易な文書については、公印を省略することができる。

(文書の発送)

第20条　発送を必要とする文書(以下「発送文書」という。)は、往復文書処理簿に所要事項を記載し、発送しなければならない。

(発送済日付)

第21条　文書取扱主任は、前条の規定により発送文書を発送したときは、決裁文書に発送日を記載しなければならない。

(文書目録)

第22条　文書取扱主任は、文書等の簿冊名、文書分類体系、保存期間及び廃棄の年月その他文書の管理上必要な事項を記録した文書目録を作成するものとする。

(保存年限)

第23条　文書の保存年限は、30年保存、5年保存、1年保存、1年未満保存の4種とし、その区分は、別表2のとおりとする。

(文書の整理)

第24条　文書の整理は、簿冊等により行う。

(簿冊等の編さん)

第25条　簿冊等への文書の編さんは、毎件施行月日の順に整理しなければならない。

(文書の保管・保存)

第26条　文書の保管は、文書取扱主任の下、各学校等において行うものとする。

(長期文書保存の引継ぎ)

第27条　校長等は、第23条第1項に定める期間保存する文書のうち歴史的資料として保存価値等があるものは、当該保存期間が終了した後、教育委員会へ引き継ぐものとする。

(校外への持ち出し)

第28条　文書は、校外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由があるときは、校長等の許可を得てすることができる。

(部外者の文書閲覧)

第29条　文書の閲覧は、菊池市情報公開条例(平成17年条例第10号)に基づいて行う。

(保存文書の廃棄)

第30条　文書取扱主任は、文書が保存期間を満了したときは、文書目録により、校長等の承認を経て、当該文書等を廃棄するものとする。

(委任)

第31条　この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。