○菊池市立小中学校文書規程

平成21年3月23日

教育委員会訓令第1号

(趣旨)

第1条 この規程は、菊池市立小中学校及び学校事務センター(以下「学校等」という。)における文書の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 学校等において受領し、発送し、保管し、又は保存する全ての文書(帳簿、図書等を含む。以下同じ。)及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 公文書 学校等の職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、学校等の職員が組織的に用いるものとして学校等が管理しているものをいう。

(3) 簿冊 能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適正な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する行政文書の集合物(単独で管理することが適当な公文書を含む。)をいう。

(公文書の種類)

第3条 公文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文 条例、規則

(2) 公示文 告示、公告

(3) 令達文 訓令、達、指令

(4) 通達文 通達、依命通達

(5) 往復文 照会、回答、報告、協議、申請、進達、副申、通知、依頼、送付、督促、請求、願い、届け等をいう。

(6) 内部文

 復命 校長及び学校事務センター長(以下「校長等」という。)から命ぜられた用務の遂行の経過等を報告するもの

 事務引継 職員が退職し、又は異動した場合において、担当事務を後任者又は校長等の指名する者に引き継ぐもの

 その他 に規定するもののほか、学校等内において事務処理の手続上作成するもの

(7) その他の公文

 書簡文 案内状、礼状、依頼状等

 儀式文 式辞、祝辞等

 表彰文 表彰状、感謝状、賞状等

 契約文 契約書、覚書等

 証明文 証明書、証書等

 その他職員が職務遂行上作成するもの

(文書の様式)

第4条 公文書は、左横書きとしなければならない。ただし、次の各号に掲げるものは、この限りでない。

(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公署で様式を縦書きと定められているもの

(3) 表彰文、儀式文その他校長等が特に縦書きを適当と認めたもの

(校長等の職務)

第5条 校長等は、学校等における文書事務が、この規定に基づいて、適正かつ速やかに処理されるよう、常に、その指導、改善に努めなければならない。

(文書取扱主任等)

第6条 文書管理を適切に行うため、学校等に文書取扱主任及び文書取扱員を置く。ただし、校長等が必要でないと認めたときは、文書取扱員を置かないことができる。

2 文書取扱主任は、事務職員をもって充てる。ただし、事務職員を置かない学校では、校長の指定する者をもって充てる。文書取扱員は、文書取扱主任の意見を聞き、校長が任命する。

3 文書取扱主任は校長等の命を受け、学校等内における次の各号に掲げる事務を行う。文書取扱員は、文書取扱主任の事務を補助し、主任に事故ある時はその職務を代行する。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の整理、保管及び引継ぎに関すること。

(3) 文書の保存及び廃棄に関すること。

(4) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(5) その他文書事務の処理に関すること。

(公文書の記号及び番号)

第7条 公文書には、別表1に定めるとおり記号を付し、往復文書処理簿(様式第1号)により番号を付けなければならない。ただし、記号及び番号を付けることが適当でないものについては、この限りでない。

2 公文書の番号は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。この場合おいて、番号は、その事件の完結するまで同一年度内は同一番号を使用し、往復の回数に従い順次支号を付けるものとする。

(公文書の記名)

第8条 公文書の記名は、原則として校長名(学校事務センターにおいてはセンター長名)を用いるものとする。

(文書等の収受及び配布)

第9条 到達した文書等は文書取扱主任、又は文書取扱員において収受しなければならない。

2 校長等及びその他の職名又は学校等宛の文書は、文書取扱主任が開封する。

3 親展及び個人情報記載等の表示がある文書は、あて先人に封のまま配布する。

(文書の受付)

第10条 文書取扱主任は、文書の配布を受けたときは、当該文書を点検して受領し、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 受け付けた文書の余白に受付日付印(様式第2号)及び供覧印(様式第3号)を押し、往復文書処理簿に所要事項を記載する。ただし、次に掲げる文書については、往復文書処理簿への記載及び供覧印を省略することができる。

 各種の請求書及び領収書

 図書、物品等の送り状

 その他往復文書処理簿に記載する必要がないと認められる軽易な文書

(文書の供覧)

第11条 文書取扱主任は、前条の規定により受付をした文書を直ちに校長の閲覧に供さなければならない。

(文書の処理)

第12条 校長等は、閲覧後押印し、自ら処理するものを除き、処理方針を示して教頭(学校事務センターにおいてはグループ長(以下「教頭等」という。))に回付しなければならない。

2 教頭等は、閲覧後押印し、自ら処理するものを除き、主務者及び供覧するものを明示し、主務者に回付しなければならない。

3 主務者は、前項の規程により文書の回付を受けたときは、速やかに起案その他必要な措置をとらなければならない。

4 文書は、閲覧後供覧印の所定の位置に押印し、速やかに文書取扱主任に返却しなければならない。

(文書の起案)

第13条 文書の起案は、起案印(様式第4号)を用いなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 軽易なもので、文書の余白に処理案を朱書きできるもの

(2) 定例的なもので、所定の簿冊により処理できるもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、様式について別に定めのあるもの又は例文をもって処理できるもの

(起案の内容)

第14条 文書の起案は、次に定めるところにより行わなければならない。

(1) 内容に適した件名を付けること。

(2) 文章は、簡潔に、分かりやすくすること。

(3) 原則として1事案ごとに作成すること。

(4) 訂正したときは、起案者は、訂正箇所に押印すること。

(5) 公文書の書式が定められているものは、その書式によること。

(文書の決議・回議)

第15条 主務者は、起案した文書(以下「起案文書」という。)を、教頭等に回議後、校長等の決裁を受けなければならない。ただし、軽易な文書については回議を省略することができる。

(代決及び後閲)

第16条 急を要する回議を受けた起案文書について、校長等不在の場合は教頭等が代決をし、起案文書の代決者として押印した箇所の上部に「代」と朱書きし、軽易なものを除いてさらに「後閲」と記載しなければならない。

2 前項の規定により「後閲」と記入された文書は、校長等の出勤後速やかに閲覧に供しなければならない。

(決裁日及び番号の記入)

第17条 主務者は、決裁の終わった起案文書(以下「決裁文書」という。)を、文書取扱者に回付しなければならない。

2 文書取扱主任は、決裁文書に決裁日付を記入して、往復文書処理簿に記載し、第7条の規定により番号を記入しなければならない。

(文書の浄書)

第18条 決裁文書で浄書を要する文書は、主務者において浄書及び校合をしなければならない。

(公印の押印)

第19条 浄書した文書には、菊池市小中学校公印規程(平成17年教育委員会訓令第2号)の定めるところにより公印を押さなければならない。ただし、儀式文等で公印を押すことが適当でない文書及び簡易な文書については、公印を省略することができる。

2 契約又は証明に関する文書その他特に必要と認められる文書には、契字印、割印又は必要に応じて訂正印を押さなければならない。

(文書の発送)

第20条 発送を必要とする文書(以下「発送文書」という。)は、往復文書処理簿に所要事項を記載し、発送しなければならない。

2 校長等は、前条第1項ただし書の文書のうち、緊急性を有し、かつ、公印を押印しない文書については、ファクシミリ又は電磁的記録により伝送することができるものとする。

(発送済日付)

第21条 文書取扱主任は、前条の規定により発送文書を発送したときは、決裁文書に発送日を記載しなければならない。

(文書目録)

第22条 文書取扱主任は、文書等の簿冊名、文書分類体系、保存期間及び廃棄の年月その他文書の管理上必要な事項を記録した文書目録を作成するものとする。

2 前項の文書目録は、毎年3月31日をもって作成するものとする。

(保存年限)

第23条 文書の保存年限は、30年保存、5年保存、1年保存、1年未満保存の4種とし、その区分は、別表2のとおりとする。

2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等については、別表3のとおり法令等に定める期間による。事項が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については、当該事項の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めることができる。

3 第1項の規定にかかわらず、文書取扱主任は、保存期間を超えて保存する必要があると認められる文書等については、校長等の承認を得て、その必要な期間当該文書等を保存することができる。

4 文書等の保存期間は、その文書が発生した日又は完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(文書の整理)

第24条 文書の整理は、簿冊等により行う。

2 簿冊等には、背表紙に次の各号に掲げる事項を記入したタイトル(様式第5号)を貼付する。

(1) 作成年度

(2) 完結年度

(3) 文書分類番号

(4) 簿冊名

(5) サブタイトル

(6) 保存年限

(7) 廃棄年度

(8) 所属名

3 サブタイトルについては、任意のタイトルを記載できるものとする。

(簿冊等の編さん)

第25条 簿冊等への文書の編さんは、毎件施行月日の順に整理しなければならない。

2 事件が2件以上にわたる文書については、完結した年又は年度に帰する文書として編さんする。

3 文書に添付された資料、図面等で当該簿冊に編さんすることが困難なものは、箱、袋等を用いることにより別に整理し、関係簿冊にはその旨記載するものとする。

4 分冊する簿冊については、分冊番号を記載するものとする。

(文書の保管・保存)

第26条 文書の保管は、文書取扱主任の下、各学校等において行うものとする。

2 保管の期間は、当該年度内とし、学校等において保管し、閲覧の管理を行う。

3 保管期間が経過した文書のうち保存年限が経過していない文書については保存書庫で保存し、閲覧の管理を行う。

(長期文書保存の引継ぎ)

第27条 校長等は、第23条第1項に定める期間保存する文書のうち歴史的資料として保存価値等があるものは、当該保存期間が終了した後、教育委員会へ引き継ぐものとする。

(校外への持ち出し)

第28条 文書は、校外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由があるときは、校長等の許可を得てすることができる。

(部外者の文書閲覧)

第29条 文書の閲覧は、菊池市情報公開条例(平成17年条例第10号)に基づいて行う。

(保存文書の廃棄)

第30条 文書取扱主任は、文書が保存期間を満了したときは、文書目録により、校長等の承認を経て、当該文書等を廃棄するものとする。

2 文書取扱主任は、保存期間が満了する日の前に、文書を廃棄しなければならない特別の必要が生じた場合においては、校長等の決裁を得なければ当該文書を廃棄してはならない。この場合において、当該廃棄に係る決裁を得るときは、その特別の必要を明らかにするものとする。

3 個人情報が記載された文書については、焼却、裁断等の方法により廃棄するなど、当該文書の内容に応じた方法により廃棄しなければならない。

4 第1項第2項の規程により、文書を廃棄した場合における当該文書に係る文書目録に記録した事項は、当該文書を廃棄する際に文書目録から削除するものとする。

(委任)

第31条 この規程に定めるもののほか、この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。

附 則

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成26年教育委員会訓令第2号)

この訓令は、令達の日から施行し、改正後の菊池市立小中学校文書規程の規定は、平成25年4月1日から適用する。

附 則(平成30年教育委員会訓令第3号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

別表1(第7条関係)

学校名

記号

隈府小学校

隈府小第

菊池北小学校

菊池北小第

菊之池小学校

菊之池小第

花房小学校

花房小第

戸崎小学校

戸崎小第

七城小学校

七城小第

旭志小学校

旭志小第

泗水東小学校

泗水東小第

泗水小学校

泗水小第

泗水西小学校

泗水西小第

菊池北中学校

菊池北中第

菊池南中学校

菊池南中第

七城中学校

七城中第

旭志中学校

旭志中第

泗水中学校

泗水中第

菊池市学校事務センター

菊池事セ第

別表2(第23条関係)

文書の保存年限

文書名

保存年数

30年

5年

1年

1年未満

1 運営

(1) 学級編制表




(2) 校務分掌表




2 教務

(1) 児童生徒転出転入簿




(2) 家庭調査票




(3) 認定会記録簿




(4) 検食日誌




(5) 給食日誌




(6) 給食物資受払簿




(7) 給食実施報告書綴




(8) 栄養日報




3 情報

(1) 文書目録




(2) 証明書発行台帳




4 人事

(1) 事務引継簿




(2) 事故報告書




(3) 職員転出入関係




(4) 臨時教職員任用関係(非常勤含む)




(5) 休暇願関係




(6) 職務専念義務免除関係




(7) その他服務関係




(8) 公務災害関係




(9) 共済組合関係




(10) 辞令写簿




5 財務

(1) 支出負担行為決議書




(2) 市予算要求書




(3) 備品台帳




(4) 物品不用決定書




(5) 図書原簿




(6) 理科教育等設備台帳




(7) 寄附台帳




(8) 郵便受払簿




(9) 給食費関係




(10) 諸設備点検報告関係




(11) 消防計画




6 その他

(1) 校内文書、回覧のうち特に軽易なもの




(2) その他1年保存の必要がないと認められるもの




別表3法令等に保存期間の定めのあるもの(第23条関係)

文書の保存年限

文書名

根拠法令

保存年数

永久

20年

5年

1 運営

(1) 学校関係法規

施行規則



(2) 校則・学校規程

施行規則



(3) 学校日誌

施行規則



(4) 諸会議簿

市小中管理規則



(5) 学校経営案

市小中管理規則



(6) 学校沿革誌

市小中管理規則



(7) 視察簿

市小中管理規則



2 教務

(1) 日課表

施行規則



(2―1) 指導要録及びその写しのうち入学、卒業等の学籍に関する記録(様式1)

施行規則



(2―2) 指導要録及びその写しのうち上記以外に関する記録(様式2)

施行規則



(3) 指導要録抄本

施行規則



(4) 児童生徒出席簿

施行規則



(5) 教科用図書関係

施行規則



(6) 児童生徒成績関係

施行規則



(7) 担任学級・教科・科目・時間表

施行規則



(8) 学校医執務記録簿

施行規則



(9) 学校歯科医執務記録簿

施行規則



(10) 学校薬剤師執務記録簿

施行規則



(11) 児童生徒健康診断票

施行規則



(12) 児童生徒歯の検査票

施行規則



(13) 卒業証書授与台帳

市小中管理規則



(14) 転退学者名簿

市小中管理規則



(15) 保健日誌

市小中管理規則



(16) 職員健康診断票

学校保健法



3 情報

(17) スポーツ振興センター関係

センター法



(1) 往復文書処理簿

施行規則



(2) 指定統計関係

統計法



(3) 公文書(例規)

市小中管理規則



4 人事

(4) 公文書(例規以外)

市小中管理規則



(1) 職員名簿

施行規則



(2) 履歴書

施行規則



(3) 出勤簿

施行規則



(4) 給与支給明細書

県給与条例



(5) 給与基本台帳

県給与条例



(6) 電子計算報告関係

県給与条例



(7) 時間外勤務関係

県給与条例



(8) 諸手当認定簿

県給与条例



(9) 諸手当実績簿

県給与条例



(10) 職員給与一覧表

県給与条例



(11) 昇給昇格関係

県給与条例



(12) 源泉徴収票

通達



(13) 諸願届等

市小中管理規則



(14) 旅行命令簿

市小中管理規則



5 財務

(15) 復命書

市小中管理規則



(1) 要・準要保護世帯票



(2) 就学援助費関係



(3) 準要保護認定関係



(4) 要・準要保護支払関係



(5) 出納簿

施行規則



(6) 経費の予算決算についての帳簿

施行規則



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菊池市立小中学校文書規程

平成21年3月23日 教育委員会訓令第1号

(平成30年4月1日施行)

体系情報
第7編 育/第2章 学校教育
沿革情報
平成21年3月23日 教育委員会訓令第1号
平成26年 教育委員会訓令第2号
平成30年3月20日 教育委員会訓令第3号