○菊池市市民課所掌事務における特定個人情報の保護に関する取扱規程

平成30年1月30日

訓令第9号

(目的)

第1条 この規程は、市民課所掌事務において取り扱う特定個人情報の適切な管理に関して必要な事項を定めることを目的とする。

(用語の定義)

第2条 用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条に定めるところによる。

(個人番号を取り扱う事務)

第3条 市民課所掌事務において個人番号を取り扱う事務は、次の各号に定める事務とする。

(1) 住民基本台帳事務

(2) マイナンバーカード交付申請に関する事務

(保護管理者)

第4条 市民課に保護管理者を置くこととし、市民課長をもって充てる。

2 保護管理者は、市民課における特定個人情報を適切に管理するとともに、特定個人情報を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)に対して必要、かつ、適正な監督を行うものとする。

(事務取扱担当者)

第5条 保護管理者は、事務取扱担当者を指定する。

2 保護管理者は、事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報の範囲を指定する。

(アクセス制限)

第6条 保護管理者は、特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報にアクセスする権限(情報システムを使用する場合も含む。)を有する者をその利用目的を達成するために必要な最小限の職員に限らなければならない。

2 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報にアクセスしてはならない。

3 事務取扱担当者は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報にアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第7条 事務取扱担当者は、業務上の目的で特定個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行うこととする。

(1) 特定個人情報の複製

(2) 特定個人情報の送信

(3) 特定個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し

(4) その他特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(誤りの訂正等)

第8条 事務取扱担当者は、特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(特定個人情報の利用の制限)

第9条 事務取扱担当者は、保護管理者が指定した利用目的以外のために特定個人情報を利用してはならない。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第10条 事務取扱担当者は、保護管理者が指定した個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。

(特定個人情報の収集等の制限)

第11条 事務取扱担当者は、保護管理者が指定した個人番号利用事務等を処理するために必要な場合を除き、特定個人情報を収集し、保管し、又は提供してはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第12条 事務取扱担当者は、保護管理者が指定した個人番号利用事務等を処理するために必要な場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報ファイルの取扱状況の記録)

第13条 保護管理者は、特定個人情報の秘匿性等に応じて、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報の利用及び保管等の状況について記録しなければならない。

(特定個人情報の情報漏えい等の事案への対応)

第14条 保護管理者は、特定個人情報の情報漏えい等の事案が発生した場合、個人情報保護委員会へ速やかに報告する必要があるため、総務課を通じて速やかに必要な報告を行わなければならない。

2 前項の報告を行う場合は、保護責任者は、当該漏えいの対象者に対して当該報告を要する事態が生じた旨を通知しなければならない。

(事務取扱担当者に対する教育研修)

第15条 保護管理者は、事務取扱担当者に対し、個人番号利用事務等を処理するために必要な教育研修を行わなければならない。

(取扱区域)

第16条 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、部外者の立入りの制限その他の特定個人情報等の安全な管理を確保するために必要な措置を講じなければならない。

(媒体の管理等)

第17条 事務取扱担当者は、保護管理者の指示に従い、特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認められるときは、施錠できるキャビネット等に保管しなければならない。

(端末の盗難防止等)

第18条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。

2 事務取扱担当者は、保護管理者が必要があると認められるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

(端末の限定)

第19条 保護管理者は、特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定しなければならない。

(第三者の閲覧防止)

第20条 職員等は、端末の使用に当たっては、特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

(特定個人情報が記録された電子媒体等の取扱いにおける漏えい等の防止)

第21条 事務取扱担当者は、特定個人情報が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す必要が生じた場合には、容易に個人番号が判明しないための措置の実施、追跡可能な移送手段の利用その他の必要な措置を講じなければならない。

(アクセス制御)

第22条 保護管理者は、情報システムで取り扱う特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。

(個人番号利用事務において使用する情報システムの特例)

第23条 保護管理者は、個人番号利用事務において使用する情報システムの構築及び運用について、インターネットから独立させる等の必要な措置を講ずるものとする。

(情報漏えい等の防止)

第24条 事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルを機器又は電子媒体等に保存する必要がある場合、その秘匿性に応じて、適切にパスワードの設定又は暗号化を行うものとする。

(業務の委託)

第25条 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法及びこの規程に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられることについて、あらかじめ確認しなければならない。

2 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託した場合には、委託を受けた者において、市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要、かつ、適切な監督を行う。

(業務の再委託)

第26条 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をしようとする場合には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適正な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。

2 保護管理者は、個人番号利用事務等の一部が再委託された場合には、委託先に前条第2項の措置を講じさせなければならない。

この訓令は、平成30年1月30日から施行する。

(令和4年訓令第12号)

この規程は、令達の日から施行する。

(令和5年訓令第2号)

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

菊池市市民課所掌事務における特定個人情報の保護に関する取扱規程

平成30年1月30日 訓令第9号

(令和5年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第5節 情報の公開・保護等
沿革情報
平成30年1月30日 訓令第9号
令和4年4月1日 訓令第12号
令和5年2月10日 訓令第2号