○菊池市情報政策課所掌事務における特定個人情報の保護に関する取扱規程

令和2年4月1日

訓令第19号

(目的)

第1条 この規程は、情報政策課所掌事務において取り扱う特定個人情報の適切な管理に関して必要な事項を定めることを目的とする。

(用語の定義)

第2条 用語の意義は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条に定めるところによる。

(個人番号を取り扱う事務)

第3条 情報政策課所掌事務において個人番号を取り扱う事務は、情報システム管理に関する事務とする。

(保護管理者)

第4条 情報政策課に保護管理者を置くこととし、情報政策課長をもって充てる。

2 保護管理者は、情報政策課における特定個人情報を適切に管理するとともに、特定個人情報を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)に対して必要、かつ、適正な監督を行うものとする。

(事務取扱担当者)

第5条 保護管理者は、事務取扱担当者を指定する。

2 保護管理者は、事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報の範囲を指定する。

(アクセス制限)

第6条 保護管理者は、特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報にアクセスする権限(情報システムを使用する場合も含む。)を有する者をその利用目的を達成するために必要な最小限の職員に限らなければならない。

2 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報にアクセスしてはならない。

3 事務取扱担当者は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報にアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第7条 事務取扱担当者は、業務上の目的で特定個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行うこととする。

(1) 特定個人情報の複製

(2) 特定個人情報の送信

(3) 特定個人情報が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し

(4) その他特定個人情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(誤りの訂正等)

第8条 事務取扱担当者は、特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(特定個人情報の利用の制限)

第9条 事務取扱担当者は、保護管理者が指定した利用目的以外のために特定個人情報を利用してはならない。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第10条 事務取扱担当者は、保護管理者が指定した個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合を除き、特定個人情報の提供を求めてはならない。

(特定個人情報の収集等の制限)

第11条 事務取扱担当者は、保護管理者が指定した個人番号利用事務等を処理するために必要な場合を除き、特定個人情報を収集し、保管し、又は提供してはならない。

(特定個人情報ファイルの作成の制限)

第12条 事務取扱担当者は、保護管理者が指定した個人番号利用事務等を処理するために必要な場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報ファイルの取扱状況の記録)

第13条 保護管理者は、特定個人情報の秘匿性等に応じて、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報ファイルに記録された特定個人情報の利用及び保管等の状況について記録しなければならない。

(アクセス記録)

第14条 保護管理者は、情報システムで取り扱う特定個人情報の秘匿性等その内容及び必要に応じて、当該特定個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存しなければならない。

2 保護管理者は、必要に応じてアクセス記録を分析する。

3 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去等の防止のために必要な措置を講じなければならない。

(特定個人情報の情報漏えい等の事案への対応)

第15条 保護管理者は、特定個人情報の情報漏えい等の事案が発生した場合、個人情報保護委員会へ速やかに報告する必要があるため、総務課を通じて速やかに必要な報告を行わなければならない。

2 前項の報告を行う場合は、保護責任者は、当該漏えいの対象者に対して当該報告を要する事態が生じた旨を通知しなければならない。

(事務取扱担当者に対する教育研修)

第16条 保護管理者は、事務取扱担当者に対し、個人番号利用事務等を処理するために必要な教育研修を行わなければならない。

(取扱区域)

第17条 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、部外者の立入りの制限その他の特定個人情報等の安全な管理を確保するために必要な措置を講じなければならない。

(管理区域)

第18条 保護管理者は、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域を明確にし、入退室の管理及び当該区域へ持ち込む機器等の制限その他の特定個人情報の安全な管理を確保するために必要な措置を講じなければならない。

(情報システム室等の管理)

第19条 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。

2 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備を設置するなど必要な措置を講ずるものとする。

(媒体の管理等)

第20条 事務取扱担当者は、保護管理者の指示に従い、特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認められるときは、施錠できるキャビネット等に保管しなければならない。

(端末の盗難防止等)

第21条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。

2 事務取扱担当者は、保護管理者が必要があると認められるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。

(端末の限定)

第22条 保護管理者は、特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定しなければならない。

(第三者の閲覧防止)

第23条 職員等は、端末の使用に当たっては、特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

(特定個人情報が記録された電子媒体等の取扱いにおける漏えい等の防止)

第24条 事務取扱担当者は、特定個人情報が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す必要が生じた場合には、容易に個人番号が判明しないための措置の実施、追跡可能な移送手段の利用その他の必要な措置を講じなければならない。

(廃棄等)

第25条 職員等は、特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内臓されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(アクセス制御)

第26条 保護管理者は、情報システムで取り扱う特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第27条 保護管理者は、特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアーウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第28条 保護管理者は、不正プログラムによる特定個人情報の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずるものとする。

(個人番号利用事務において使用する情報システムの特例)

第29条 保護管理者は、個人番号利用事務において使用する情報システムの構築及び運用について、インターネットから独立させる等の必要な措置を講ずるものとする。

(情報漏えい等の防止)

第30条 事務取扱担当者は、特定個人情報ファイルを機器又は電子媒体等に保存する必要がある場合、その秘匿性に応じて、適切にパスワードの設定又は暗号化を行うものとする。

(業務の委託)

第31条 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法及びこの規程に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられることについて、あらかじめ確認しなければならない。

2 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部を委託した場合には、委託を受けた者において、市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要、かつ、適切な監督を行う。

(業務の再委託)

第32条 保護管理者は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をしようとする場合には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適正な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。

2 保護管理者は、個人番号利用事務等の一部が再委託された場合には、委託先に前条第2項の措置を講じさせなければならない。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(令和4年訓令第12号)

この規程は、令達の日から施行する。

(令和5年訓令第2号)

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

菊池市情報政策課所掌事務における特定個人情報の保護に関する取扱規程

令和2年4月1日 訓令第19号

(令和5年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第5節 情報の公開・保護等
沿革情報
令和2年4月1日 訓令第19号
令和4年4月1日 訓令第12号
令和5年2月10日 訓令第2号