○菊池市保有個人情報等安全管理措置規程
令和6年9月10日
訓令第10号
(趣旨)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第66条に規定する保有個人情報の安全管理のため及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第12条に規定する個人番号の適切な管理のために必要な措置について定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程で使用する用語の意義は、個人情報保護法及び番号法で使用する用語の例による。
(総括保護管理者)
第3条 保有個人情報及び個人番号(以下「保有個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括するため、総括保護管理者を置き、総務部長をもって充てる。
(保護管理者)
第4条 各課局室に保護管理者を置き、各課局室等の長をもって充てる。
2 保護管理者は、各課局室等における保有個人情報等の適切な管理(当該保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合を含む。)に関する事務を総括する。
3 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)を指定し、及び当該事務取扱担当者が取り扱う保有個人情報等の範囲を指定する。
4 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備するものとする。
(1) 事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制
(2) 個人番号及び特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の報告連絡体制
(3) 個人番号及び特定個人情報を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
(4) 個人番号及び特定個人情報の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
(保護担当者)
第5条 各課局室等に保護担当者を1人(業務上必要と認められる場合にあっては複数人)置き、各課局室等の課長補佐又は係長の職にある者をもって充てる。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課局室等における保有個人情報等の管理に関する事務を行う。
(監査責任者)
第6条 保有個人情報等の管理の状況について監査するため、監査責任者を置き、総務課長をもって充てる。
(研修及び会議)
第7条 総括保護管理者は、事務取扱担当者に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、保有個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な研修を行うものとする。
2 総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する事務取扱担当者に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関し必要な研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡、調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする会議を随時に開催するものとする。
(職員の責務)
第8条 事務取扱担当者は、個人情報保護法及び番号法の趣旨にのっとり、関連する法令等並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
(アクセス制限)
第9条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセス権限を有する事務取扱担当者の範囲及び権限の内容を、当該事務取扱担当者が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 前項に規定するアクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならず、必要最小限としなければならない。
(複製等の制限)
第10条 保護管理者は、事務取扱担当者が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を必要最小限に限定し、事務取扱担当者は、保護管理者の指示に従い、行わなければならない。
(1) 保有個人情報等の複製又は送信
(2) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(3) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第11条 事務取扱担当者は、保有個人情報等の内容に誤りを発見したときは、保護管理者の指示に従い、訂正、追加又は削除を行うものとする。
(媒体の管理等)
第12条 事務取扱担当者は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫等への保管及び保管場所への施錠等を行うものとする。
2 事務取扱担当者は、保有個人情報等が記録されている媒体を外部へ送付し、又は持ち出すときは、原則として、パスワード(暗証番号、ICカード、生体情報等をいう。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等の必要な措置を講ずるものとする。
(誤送付等の防止)
第13条 事務取扱担当者は、保有個人情報等を含む電磁的記録又は媒体の誤送信、誤送付、誤交付又はウェブサイト等への誤記載を防止するため、個別の事務又は事業において取り扱う個人情報等の秘匿性等その内容に応じ、複数の事務取扱担当者で確認する等の必要な措置を講ずるものとする。
(廃棄等)
第14条 事務取扱担当者は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末機器及びサーバーに内蔵されているものを含む。)が不要となったときは、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
2 事務取扱担当者は、保有個人情報等の消去又は保有個人情報等が記録されている媒体の廃棄を委託するとき(2以上の段階にわたる委託を含む。)は、保護管理者の指示に従い、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち合い、又は写真を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取り、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第15条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備し、当該保有個人情報等の利用、保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(外的環境の把握)
第16条 保護管理者は、保有個人情報等が、外国において取り扱われる場合、当該外国の個人情報等の保護に関する制度等を把握した上で、保有個人情報等の安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(個人番号の利用の制限等)
第17条 事務取扱担当者は、番号法に定める事務の処理を行う場合に限り、個人番号を利用するものとする。
(個人番号の提供の求めの制限)
第18条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人番号ファイルの作成の制限)
第19条 事務取扱担当者は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(個人番号及び特定個人情報の収集・保管の制限)
第20条 事務取扱担当者は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(取扱区域)
第21条 保護管理者は、個人番号及び特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
(アクセス制御)
第22条 保護管理者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。第30条を除き、以下同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等の当該保有個人情報等へのアクセスを制御するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第23条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセスの状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第24条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、アクセス記録又は操作記録の定期的な点検又は分析を実施する。
(管理者権限の設定)
第25条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第26条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制限等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第27条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい等の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第28条 事務取扱担当者は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製を行う場合には、その対象を必要最小限とし、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2 前項の場合において、保護管理者は、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化等)
第29条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化等のために必要な措置を講ずるものとする。
2 事務取扱担当者は、前項の措置を踏まえ、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化等を行うものとする。
(入力情報の照合等)
第30条 事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と当該情報システムに入力する内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第31条 保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第32条 保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について当該課局室以外に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(端末機器の限定)
第33条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の処理を行う端末機器を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末機器の盗難防止等)
第34条 保護管理者は、端末機器の盗難又は紛失の防止のため、端末機器の固定、執務室の施錠等の必要措置を講ずるものとする。
2 事務取扱担当者は、保護管理者が必要であると認めるときを除き、端末機器を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(閲覧防止)
第35条 事務取扱担当者は、端末機器の使用に当たっては、保有個人情報等が当該職員外の者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第36条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい等の防止のため、記録機能を有する電磁的記録媒体の情報通信端末機器等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(サイバーセキュリティに関する対策の基準等)
第37条 保護管理者は、個人情報を取り扱い、又は情報システムを構築し、若しくは利用するに当たっては、サイバーセキュリティ基本法(平成26年法律第104号)第26条第1項第2号に掲げられたサイバーセキュリティに関する対策の基準等を参考として、取り扱う保有個人情報等の性質等に照らして適正なサイバーセキュリティの水準を確保するものとする。
(入退管理)
第38条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバー等で保護管理者が指定する機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。また、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の情報システム室の安全を管理するための措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、情報システム室及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、身分証明書の提示を求めるとともに、立入りに係る認証機能を設定し、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)及びパスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(保有個人情報等の提供)
第39条 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定により、行政機関等以外の者に保有個人情報を提供するときは、個人情報保護法第70条の規定により、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について提供先との間で書面を取り交わすものとする。
2 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号及び第4号の規定により、行政機関等以外の者に保有個人情報を提供するときは、個人情報保護法第70条の規定により、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行うことにより当該措置状況を確認してその結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずるものとする。
3 保護管理者は、個人情報保護法第69条第2項第3号の規定により、行政機関等に保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、同法第70条の規定により、前2項に規定する措置を講ずるものとする。
4 事務取扱担当者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、個人番号及び特定個人情報を提供してはならない。
(業務の委託等)
第40条 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託するときは、個人情報(特定個人情報等を含む。以下この条において同じ。)の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。この場合において、契約書等に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理体制及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の業務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。以下この項及び第5項において同じ。)の制限又は事前承認等の条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項
2 個人番号利用事務等の取扱いに係る業務を外部に委託するときは、委託先において、番号法に基づき行政機関が果たすべき措置と同様の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するものとする。この場合において、契約書等に、前項各号に規定する事項に加え、次に掲げる事項を明記するものとする。
(1) 事務所等内からの個人番号及び特定個人情報の持ち出しの禁止に関する事項
(2) 個人番号及び特定個人情報を取り扱う従事者の明確化及び従事者の監督・教育に関する事項
(3) 契約内容の遵守状況の報告に関する事項
(4) 必要に応じて実施可能とする委託先に対する実地の調査に関する事項
3 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託するときは、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 保有個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託するときは、委託する業務に係る保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における管理体制及び実施体制又は個人情報の管理の状況について、実地検査又は書面による報告等により確認することができる。
6 保有個人情報等を提供し、又は業務委託するときは、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報等の秘匿性等その内容等を考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずる。
(事案の報告及び再発防止措置)
第41条 事務取扱担当者は、保有個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握したとき、他の事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握したとき等、安全管理の上で問題となる事案の発生又は発生のおそれを認識した場合に、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告するものとする。
2 保護管理者は、前項の報告を受けたときは、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる当該端末機器のネットワーク切断等の被害拡大防止のため直ちに行いうる措置については、直ちに行うものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者、市長及び副市長に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生したときは、直ちに総括保護管理者、市長及び副市長に報告するものとする。
4 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるとともに、同種の業務を実施している課局室等に再発防止措置を共有するものとする。
(公表等)
第42条 保護管理者は、個人情報保護法第68条第1項の規定による報告及び同条第2項の規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
2 市民の不安を招きかねない事案(公表を行う漏えい等が発生したとき、個人情報保護に関連する法令、規則等の違反があったとき、委託先において個人情報の適切な管理に関する契約条項等に対する違反があったとき等をいう。)については、公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会に情報提供を行うものとする。
(点検)
第44条 保護管理者は、各課における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第45条 総括保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
(その他)
第46条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、令達の日から施行する。