○神戸市職員共済組合個人情報保護規程
平成17年4月1日
共済組合公示第140号
目次
第1章 総則(第1条―第2条)
第2章 個人情報保護管理者等(第3条―第5条)
第3章 個人情報の取得等(第6条―第9条)
第4章 個人データの管理(第10条―第13条)
第5章 個人データの第三者提供(第14条―第16条)
第6章 保有個人データの開示等(第17条―第25条)
第7章 事故発生時の対応(第26条)
第8章 苦情の処理(第27条)
第9章 その他(第28条―第29条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、神戸市職員共済組合(以下「組合」という。)が個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)に基づき講ずべき措置について、その適切かつ有効な実施を図るために必要な事項を定め、個人の権利利益を保護するとともに、組合の行う事業の適正な運営に資することを目的とする。
(1) 個人情報 生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
(2) 個人情報データベース等 個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
イ 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
ロ イに掲げるもののほか、個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
(3) 個人データ 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(4) 保有個人データ 組合が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。ただし、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして次に掲げるもの及び6月以内に消去することとなるものを除く。
イ 本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの
ロ 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの
ハ 犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの
(5) 本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
第2章 個人情報保護管理者等
(個人情報保護管理者及び個人情報保護管理補助者)
第3条 個人情報の漏えい、滅失又はき損等の防止その他の個人情報の安全管理のため、組合に個人情報保護管理者及び個人情報保護管理補助者を置く。
2 個人情報保護管理者は事務局長をもって充てる。
3 個人情報保護管理補助者は、事務局次長をもって充てる。
4 個人情報保護管理者は、個人情報保護管理補助者を指揮監督する。
5 個人情報保護管理補助者は、個人情報保護管理者を補佐し、個人情報を取り扱う担当職員を監督する。
(個人情報保護管理者の義務)
第4条 個人情報保護管理者は、この規程に定められた個人情報の適正な管理及び運用等に関する事項を理解し、遵守するとともに、職員にこれを理解させ、遵守させるための研修、内部規程の整備、安全対策の実施ならびに周知徹底等の措置その他個人情報を保護するために必要な措置を講じる責任を負うものとする。
2 個人情報保護管理者は、個人情報を取り扱う事務の目的を達するため、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めるとともに、目的以外に使用し、又は使用させてはならない。
3 個人情報保護管理者は、個人データの授受、保管及び廃棄について、これを適正に管理しなければならない。
(職員等の責務)
第5条 次に掲げる者(以下「職員等」という。)は、その業務に関して知り得た個人データの内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
(1) 個人情報の取扱いに従事する組合の役員若しくは職員又は役員であった者若しくは職員であった者
(2) 第12条第1項の規定により選定された委託先の業務に従事する者。
第3章 個人情報の取得等
(適正な取得)
第6条 組合は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
(利用目的の特定)
第7条 組合は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。
2 組合は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
(利用目的による制限)
第8条 組合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
2 組合は、合併その他の事由により他の個人情報取扱事業者(法第2条第3項に規定する個人情報取扱事業者をいう。)から業務を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。
3 前2項の規定は、次に掲げる場合においては、適用しない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体、又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(取得に際しての利用目的の通知等)
第9条 組合は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
2 組合は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項及び第23条第1項第2号において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
3 組合は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的において、本人に通知し、又は公表しなければならない。
4 インターネットその他の高度情報通信ネットワーク上でその付随する機能を用いて、本人から自動的にメールアドレス等の個人情報を取得することとなるときは、その事実と利用目的を通知し、又は公表しなければならない。
5 前4項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該組合の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
第4章 個人データの管理
(データ内容の正確性の確保)
第10条 組合は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
(安全管理措置)
第11条 組合は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(委託)
第12条 個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、個人情報に関する秘密保持その他個人情報の保護の水準を満たしているものを委託先とする。
2 前項の場合において、個人データが適正に取り扱われるよう、委託先が講じるべき安全管理措置などに関し、必要な事項を委託契約書等に明記するものとする。
(委託先の監督)
第13条 個人情報保護管理者は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、委託した個人データの安全管理が図られるよう、委託先に対し必要かつ適切な監督を行わなければならない。
第5章 個人データの第三者提供
(第三者提供の制限)
第14条 組合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合はこの限りではない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(本人への通知等により第三者に提供できる場合)
第15条 組合は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、前条の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。
(1) 第三者への提供を利用目的とすること
(2) 第三者に提供される個人データの項目
(3) 第三者への提供の手段又は方法
(4) 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること
(第三者提供に該当しない場合)
第16条 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前2条の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1) 組合が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合
(2) 合併その他の事由による業務の承継に伴って個人情報が提供される場合
(3) 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
イ 共同して利用する旨
ロ 共同して利用される個人データの項目
ハ 共同して利用する者の範囲
ニ 利用する者の利用目的
ホ 当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称
第6章 保有個人データの開示等
(保有個人データに関する事項の公表等)
第17条 組合は、保有個人データに関し、次に掲げる事項については、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合も含む。)に置かなければならない。
(1) 組合名
(4) 組合が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
(保有個人データの利用目的の通知)
第18条 組合は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なくこれを通知しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1) 前条の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
2 組合は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
(開示)
第19条 組合は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示(当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。)を求められたときは、本人に対し、書面の交付による方法(開示の求めを行った者が同意した方法があるときは、当該方法)により、遅滞なく、当該保有個人データを開示しなければならない。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 組合の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 他の法令に違反することとなる場合
2 組合は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
(訂正等)
第20条 組合は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(以下この条において「訂正等」という。)を求められた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。
2 組合は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知しなければならない。
(利用停止等)
第21条 組合は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第6条の規定に違反して取得されたものであるという理由又は第8条の規定に違反して取り扱われているという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下この条において「利用停止等」という。)を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行わなければならない。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
2 組合は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第14条の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止しなければならない。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
3 組合は、次の各号に定める場合には、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知しなければならない。
(1) 第1項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき。
(2) 前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたとき。
2 本人は、開示等の申出をする場合は、その対象とする保有個人データを特定するに足りる事項を提示しなければならない。この場合において、組合は、本人が容易かつ的確に開示等の申出をすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置を講じなければならない。
3 組合は、本人が次に掲げる代理人によって開示等の申出をする場合においては、これに応じなければならない。
(1) 未成年者又は成年被後見人の法定代理人
(2) 開示等の申出をすることにつき本人が委任した代理人
(開示等の申出に対する決定通知)
第24条 前条により開示等の申出を受け付けた場合においては、開示申出については申出のあった日から起算して15日以内、その他の申出については申出のあった日から起算して30日以内に別に定める方法により通知するものとする。ただし、開示等の申出に不備があった場合で補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 組合は、前項の規定により手数料を徴収する場合は、実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において、理事長が別に定めるものとする。
第7章 事故発生時の対応
(事故発生時の対応)
第26条 個人情報の漏えい等の事案の発生又はその兆候を察知した者は、直ちに個人情報保護管理者に報告しなければならない。
2 個人情報保護管理者は、前項の規定により、個人情報の漏えい等の事案の兆候の連絡を受けた場合には、事故を事前に防ぐための必要な措置を講じるものとする。
3 個人情報保護管理者は、第1項の規定により、個人情報の漏えい、滅失又はき損等の事故発生の連絡を受けた場合には、速やかに事故の経緯及び被害状況等を調査し、事案に即して適切な措置を講じるとともに、当該事故の状況等について理事長に報告しなければならない。
4 理事長は、個人情報の漏えい等の発生を把握した場合には、直ちに神戸市長及び総務大臣に事実関係等を報告するものとする。
第8章 苦情の処理
(苦情の処理)
第27条 組合は、個人情報の取扱いに関する苦情があった場合は、当該苦情に係る事情を調査し、適切かつ迅速な処理を行うものとする。
第9章 その他
(研修の実施)
第28条 個人情報保護管理者は、職員等に対し、個人情報の保護に関する重要性を認識させ、この規程等の周知徹底を図るため研修を行うものとする。
(補則)
第29条 この規程に定めるもののほか、組合における個人情報の保護に関し必要な事項は、理事長が別に定める。
附則
この規程は、平成17年4月1日から施行する。