2　総括文書管理者は，担当副市長とする。

3　総括文書管理者は，次に掲げる事務を行うものとする。

2　副総括文書管理者は，総務部長の職にある者をもって充てる。

3　副総括文書管理者は，前条第3項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。

2　文書管理者は，当該課の課長の職にある者をもって充てる。

3　文書管理者は，その管理する公文書について，次に掲げる事務を行うものとする。

2　文書管理担当者は，前条第3項各号に掲げる事務を補佐するほか，文書の収受及び発送に係る事務を行うものとする。

2　監査責任者は，文書法制課長の職にある者をもって充てる。

3　監査責任者は，公文書の管理の状況について監査を行うものとする。

2　前項の場合において，意思決定と同時に文書を作成することが困難なときは，当該事案の処理の後，速やかに文書をもって当該事案の処理の内容及び事後に作成することとなった理由を明らかにしなければならない。

2　別表に掲げられた事項については，市長部局内部の打合せ，同部局の外部の者との折衝等を含め，政策立案並びに事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等(以下「打合せ等」という。)の記録についても文書を作成するものとする。

3　歴史的緊急事態(市として記録を共有すべき歴史的に重要な政策事項であって，社会的な影響が大きく市全体として対応し，その教訓が将来に生かされるようなもののうち，市民の生命，身体，財産に大規模かつ重大な被害が生じ，又は生じるおそれがある緊急事態をいう。)に市全体として対応した場合は，その会議その他の会合の記録についても文書を作成するものとする。

4　職員は，別表に掲げられた事項以外についても，前条の文書主義の原則に基づき，公文書管理条例の目的を達成するために必要な範囲で文書を作成するものとする。

2　文書の作成に当たって反復利用が可能な様式，資料等の情報については，電子掲示板等を活用して，職員の利用に供するものとする。

3　市長部局の外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては，打合せ等に出席した職員による確認を経るとともに，可能な限り，当該打合せ等の相手方(以下「相手方」という。)の発言部分等についても，相手方による確認等により，正確性の確保を期するものとする。ただし，相手方の発言部分等について記録を確定し難い場合は，その旨を判別できるように記載するものとする。

4　文書の作成に当たっては，常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)，現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)，送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により，分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

2　公文書の書式は，公文規程第5条に定めるところによる。

2　料金の不足又は未納の郵便物について総務課長が必要と認めたときは，発送の場合に準じて郵便切手を払い出す。

2　前項に規定する収受文書であって，親展文書，配達証明文書，書留その他重要な文書については，特殊文書収受送達簿(様式第2号)に押印又は署名をして受領する。

3　2以上の課に関係のある文書は，最も重要な関係のある課が受領する。この場合において，当該受領した課は，直ちに関係課と連絡を取るなど必要な措置を採らなければならない。

4　誤って送付された文書については，総務課を経由して正当な宛先に転送しなければならない。

2　収受印は，文書が本市に到達したことを表示するものであるから，日付等を誤らないよう注意し，文書右上欄余白部又は封皮に押印する。

3　審査請求その他権利の消長に関する文書には収受の時刻を収受印の上部に記載し，郵便局名，消印の日付等を記録するため封筒を添えなければならない。

2　通信回線等を利用して受信した電磁的記録は，次条に規定する収受登録をした後，処理するものとする。ただし，定例的なもの若しくは軽易なもの又は特定の文書処理を行うものは，この限りでない。

3　通信回線等を利用して電磁的記録を受信した場合において，電磁的記録による処理を行うことでかえって業務が非効率となるとき又は電磁的記録として処理することが困難であると認めるときは，紙に出力し，及び記録したもので収受の処理をすることができる。

2　文書管理システムによる収受文書の登録(以下「収受登録」という。)は，次に掲げる方法により行うものとする。

2　前項の閲覧を受けた文書管理者は，当該収受文書に係る処理期限その他処理に必要な内容を，主務係長(これに準ずるものを含む。次項において同じ。)に指示しなければならない。

3　前項に規定する指示を受けた主務係長は，担当者を指定し，遅滞なく処理を行うために，担当者に具体的な指示を行わなければならない。

4　担当者は，前項の具体的な指示に基づいて処理を行うものとする。

2　前項の規定にかかわらず，事務処理の効率化等の観点から市長が別に定める場合においては，併用起案又は紙起案の方法により起案を行うことができる。この場合において，併用起案により起案を行うときは，添付文書(電磁的記録を除く。)に添付文書管理票(様式第5号)を付さなければならない。

2　重要な文書又は機密の文書について，電子回議及び併用回議を行う場合はその旨の処理を施すものとし，紙回議等にあっては「重要」又は「秘」の文字を朱書した袋に納めて回議するものとする。

3　前2項の規定にかかわらず，特に緊急の取扱いを要する場合その他必要な場合は，起案文書の内容を説明することができる職員が持ち回りをすることができる。

4　起案文書のうち第24条第1号又は第2号に掲げる決裁を要するもの(紙回議等の場合に限る。)は，文書法制課での受付後に，副市長へ回議するものとする。

2　合議を求められた部又は課は，合議を受けた起案文書の内容について確認し，必要に応じて当該起案文書の所管課と調整を行うものとする。

3　合議を求められた部又は課が当該合議を求められた起案文書について承認を行うときは，電子決裁等又は紙回議等に係る文書の所定の欄に押印若しくは署名をするものとする。

2　既に決定済みの起案文書を廃し，又はその内容に変更を加えるときは，当該文書を廃し，又はその内容を変更するための起案文書を作成しなければならない。

2　重要な文書で特に必要と認めるものには，当該文書と起案紙等に契印を押印するものとする。

3　公印の押印は，高知市公印規則(昭和53年規則第17号)に定めるところによる。

4　前3項の規定にかかわらず，電磁的記録をもって施行を行う場合については電子署名の方法をもって公印の押印に代えることができるものとし，総合行政ネットワークにより施行するものについては電子署名を行うものとする。

5　前項の電子署名を行うため必要な事項は，市長が別に定める。

2　前項の規定による発送の手続については，総務課長が別に定める。

2　掲示の期間は14日間とする。ただし，別に定めがあるもの又は軽易なものにあっては，これを伸縮することができる。

2　文書管理者は，必要があると認めるときは，処理が必要な文書の状況を調査した上で，当該処理の期限その他処理に必要な内容を，当該処理に係る主務係長に指示するものとする。

3　前項に規定する指示を受けた主務係長は，担当者を指定し，遅滞なく処理を行うために，具体的な指示を行わなければならない。

2　公文書ファイル等(電磁的記録を除く。)には，文書管理システムにより出力した背表紙(当該公文書ファイル等に係る分類，名称，保存期間その他公文書ファイル管理簿上の情報が記載されたものをいう。)を貼り付けるものとする。

2　第41条第1項第1号の保存期間の設定については，前項の文書分類表に従い，行うものとする。

3　第41条第1項第1号の保存期間の設定及び第1項の文書分類表においては，歴史公文書等(公文書管理条例第2条第3項に規定する歴史公文書等をいう。以下同じ。)に該当するとされた公文書にあっては，高知市公文書等の管理に関する条例施行規則(令和6年規則第23号。以下「施行規則」という。)第3条第3項の規定に基づき，1年以上の保存期間を定めるものとする。

4　第41条第1項第1号の保存期間の設定及び第1項の文書分類表においては，歴史公文書等に該当しないものであっても，市政が適正かつ効率的に運営され，市民に説明する責務が全うされるよう，意思決定の過程並びに事務及び事業の実績の合理的な跡付け又は検証に必要となる公文書については，原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。

5　次に掲げる文書に係る第41条第1項第1号の保存期間の設定においては，前2項の規定に該当するものを除き，1年未満の保存期間を設定することができる。

6　第41条第1項第1号の保存期間の設定においては，通常1年未満の保存期間を設定する類型の公文書であっても，重要又は異例な事項に関する情報を含む場合等，合理的な跡付け又は検証に必要となる公文書については，1年以上の保存期間を設定するものとする。

7　第41条第1項第1号の保存期間の起算日は，施行規則第3条第4項の規定に基づき，公文書を作成し，又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度(文書作成取得日の属する年度と当該公文書に係る事務又は事案の処理が完結した日(以下「完結日」という。)の属する年度が異なる場合にあっては，完結日の属する年度)の翌年度の4月1日とする。ただし，暦年により整理する必要がある文書は，文書作成取得日の属する年(文書作成取得日の属する年と完結日の属する年が異なる場合にあっては，完結日の属する年)の翌年の1月1日とする。

8　第41条第1項第3号の保存期間は，施行規則第3条第5項の規定に基づき，公文書ファイルにまとめられた公文書の保存期間とする。

9　第41条第1項第3号の保存期間の起算日は，施行規則第3条第6項の規定に基づき，公文書を公文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが公文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。

10　第2項，第7項及び第8項の規定にかかわらず，文書管理者は，公文書の適切な管理に資すると認める場合には，公文書ファイルの保存期間の起算日以後に作成し，又は取得した公文書であって当該公文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて，保存期間を文書作成取得日から当該公文書ファイルの保存期間の満了する日までとし，当該公文書ファイルにまとめることができる。

11　第7項及び第9項の規定は，文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする公文書及び当該公文書がまとめられた公文書ファイルについては，適用しない。

2　公文書ファイル等を共用書庫で保存する場合は，ファイル作成日の属する年度及び保存期間ごとに整理し，専用の保存箱に収納するとともに，当該箱の側面に，収納する公文書ファイル等に関連する公文書ファイル管理簿を貼り付ける等の措置を講じた上で保存するものとする。ただし，専用の保存箱に収納できない公文書ファイル等を保存する場合は，この限りでない。

3　公文書ファイル等の保存においては，その所在を明らかにするため，保存場所の情報を文書管理システムに登録しなければならない。この場合において，公文書ファイル等を共用書庫で保存するときは，当該公文書ファイル等を保存した書架の位置を特定できる詳細な保存場所の情報を文書管理システムに登録しなければならない。

2　業務システムに記録された電子文書は，文書管理者の責任において，当該システムに保存するものとする。

3　業務システムに保存する電子文書は，公文書ファイル管理簿で分類される公文書ファイル等として管理できるような措置を講ずるものとする。ただし，当該措置を講ずることができない場合は，当該業務システム単位の情報を公文書ファイル等として整理するものとする。

4　電子文書に係る電磁的記録の保存先として共有フォルダを利用する場合は，公文書ファイル管理簿で分類される公文書ファイル等と合致するよう共有フォルダの構成を整理するものとする。

2　公文書ファイル管理簿は，一般の閲覧に供するとともに，インターネットで公表しなければならない。

2　前項の記載に当たっては，高知市行政情報公開条例(平成12年条例第68号)第9条に規定する非公開情報に該当する場合には，当該非公開情報を明示しないようにしなければならない。

3　文書管理者は，保存期間が満了した公文書ファイル等について，市長へ移管し，又は廃棄した場合は，当該公文書ファイル等に関する公文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに，その名称，移管日又は廃棄日等について，総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。

2　前条第1項の公文書ファイル等については，公文書ファイル管理簿への記載により，前項の措置を定めるものとする。

2　文書管理者は，前項の規定により，保存期間が満了した公文書ファイル等を市長へ移管し，又は廃棄しようとするときは，あらかじめ市長と協議しなければならない。

3　文書管理者は，公文書管理条例第9条第3項の規定に基づき，市長から公文書ファイル等について廃棄の措置を採らないように求められた場合には，必要な措置を講ずるものとする。

4　文書管理者は，第2項の協議において，前条第1項の規定により定めた公文書ファイル等の保存期間が満了したときの措置を変更した場合は，当該措置に係る公文書ファイル管理簿の記載を修正しなければならない。

5　文書管理者は，第1項の規定により移管する公文書ファイル等に，公文書管理条例第13条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして，特定歴史公文書等(公文書管理条例第2条第4項に規定する特定歴史公文書等をいう。)としての利用において制限を行うことが適切であると認める場合には，総括文書管理者の同意を得た上で，市長に意見を提出しなければならない。その場合には，利用制限を行うべき箇所及びその理由について，具体的に記載するものとする。

6　文書管理者は，保存期間を1年未満とする公文書ファイル等(第43条第5項各号に掲げるものを除く。)を廃棄しようとするときは，第43条第3項，第4項及び第6項の規定に該当しないかを確認した上で，廃棄するものとする。この場合において，文書管理者は公文書ファイル等をいつ廃棄したのかを記録し，速やかに公表するものとする。

7　文書管理者は，公文書ファイル等を市長へ移管する際，電子文書のパスワードの解除，利用可能な電子ファイル形式への変換等，市民の利用に供することができるよう，必要な措置を講ずるものとする。

2　文書管理者は，施行規則第4条第2項に規定する場合には，職務の遂行上必要な限度において，30年以内の期間を定めて，公文書ファイル等の保存期間を延長することができる。ただし，総括文書管理者の同意を得た場合は，30年を超える期間を定めて延長することができる。

2　電子文書(文書管理システムに保存されたものに限る。)の廃棄は，文書法制課により行うものとする。

3　電子文書(業務システムに保存されたものに限る。)及び共有フォルダに保存された電子文書に係る電磁的記録の廃棄は，それらの管理責任を有する文書管理者が行うものとする。

2　監査責任者は，公文書の管理状況について，少なくとも毎年度1回，監査を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

3　総括文書管理者は，点検又は監査の結果等を踏まえ，公文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。

2　文書管理者は，公文書の紛失又は誤廃棄が発生し，又は発生するおそれがある場合において，その事実を知ったときは，直ちに総括文書管理者に報告するとともに，速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。

3　総括文書管理者は，前項の規定による報告を受け，更に必要となる場合には，速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるとともに，事案の内容，影響等に応じて，市長に報告し，公表等の措置を講ずるものとする。

2　総括文書管理者は，職員が少なくとも毎年度1回，研修を受けられる環境を提供しなければならない。

2　職員は，適切な時期に研修を受講しなければならない。

(施行期日)

1　この規程は，令和6年4月1日から施行する。

(施行日前公文書に係る経過措置)

2　この規程の規定は，この規程の施行の日(以下「施行日」という。)以後に作成し，又は取得した公文書について適用する。

3　実施機関が施行日前に作成し，又は取得した公文書(以下「施行日前公文書」という。)であって，施行日において，市長部局が保有する永年又は30年以上の保存期間が定められているものは，保存期間が30年として定められていたものとみなす。

4　前項の規定により保存期間が30年として定められていたとみなされる施行日前公文書であって，施行日の前日までに保存期間が満了しているとみなされる施行日前公文書については，保存期間が施行日の前日まで延長されているものとみなす。

5　前2項の規定により施行日の前日に保存期間が満了したとみなされる施行日前公文書について，第51条第2項の規定に準じて保存期間を延長する場合は，当該施行日前公文書の保存期間を10年延長したものとし，令和16年3月31日に保存期間が満了するものとみなす。

6　文書管理者は，施行日以後に保存期間が満了する施行日前公文書について，第51条の規定に準じて当該施行日前公文書の保存期間を延長する場合は，遅滞なく当該施行日前公文書について総括文書管理者へ報告するよう努めるものとする。

(高知市文書管理規程の廃止)

7　高知市文書管理規程(昭和62年庁達第12号)は，廃止する。

(高知市マイクロフイルム文書取扱規程の一部改正)

8　高知市マイクロフイルム文書取扱規程(昭和40年庁達第12号)の一部を次のように改正する。

(高知市公文規程の一部改正)

9　高知市公文規程の一部を次のように改正する。

(高知市書庫管理規程の一部改正)

10　高知市書庫管理規程の一部を次のように改正する。