○宗像市文書管理規程

平成15年4月1日

訓令第3号

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 文書の受領及び配付(第10条―第15条)

第3章 文書の処理(第16条―第27条)

第4章 文書の発送(第28条―第32条)

第5章 文書の整理、保管及び保存(第33条―第40条)

第6章 文書管理推進委員会(第41条―第46条)

第7章 雑則(第47条・第48条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、文書の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(平16訓令8・一部改正)

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 本市において受け付け、発送し、保管し、又は保存するすべての文書(電磁的記録(電磁的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。)をいう。

(4) 部課等 部等及び課等をいう。

(5) 起案 本市の意思を決定し、それを文書として具体化する基礎となる原案を作成することをいう。

(7) 回議 決裁、決定若しくは承認を得るため、又は閲覧に供し、若しくは意見を調整するため、文書をその権限ある者に回付することをいう。

(8) 合議 決裁を受けるべき事案が複数の部課等に関連があるとき、その承認を得るため、順次関係部課等に回議することをいう。

(9) 供覧 決裁、決定若しくは承認を求める事案ではないが、参考のため、又は指示を受けるため、順次所属上司又は関係部課等の閲覧に供することをいう。

(10) 到達文書 郵送、使送その他の経路で庁外から市に到達した文書をいう。

(11) 文書の保管 文書を当該文書に係る事案を担当する課等(以下「主管課」という。)の事務室内におけるキャビネット、書棚等の一定の場所に収納しておくことをいう。

(12) 文書の保存 文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。

(13) 移替え キャビネットの上段に収納している前年度の文書をキャビネットの下段に移すことをいう。

(14) 置換え 文書を保管から保存に移すことをいう。

(15) 文書管理システム 電子計算組織を利用して文書の収受、起案、決裁、発送、保管、保存、置換え、廃棄その他の文書事務を総合的に行うための本市の情報システムをいう。

(16) LGメール 文書管理システムの電子メール機能を利用し、他の公共機関等との間で送受信する電子メールをいう。

(17) LGメール文書 LGメールを利用して送受信した文書をいう。

(18) 電子決裁 文書管理システムを利用し、電子的な方式により供覧し、承認し、決裁し、又は代決することをいう。

(平16訓令8・平17訓令1・平17訓令9・平19訓令8・平24訓令13・平28訓令11・平30訓令1・一部改正)

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

(平16訓令8・平28訓令11・一部改正)

(総括管理)

第4条 総務課長は、文書の収受、配付、発送、保存及び廃棄の事務について総括する。

(平19訓令8・一部改正)

(所属長の職務)

第5条 課等の長(以下「所属長」という。)は、この訓令の定めることにより、その所管する文書事務について迅速かつ適正に処理しなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱員)

第6条 課等に文書取扱主任及び文書取扱員(以下「文書取扱主任等」という。)を置く。

2 文書取扱主任は、課等の係長をもって充てる。

3 文書取扱員は、所属長が所属職員のうちから指名する。

4 所属長は、文書取扱員を指名したときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。

(平16訓令8・平19訓令8・平28訓令11・一部改正)

(文書取扱主任等の職務)

第7条 文書取扱主任は、所属長の命を受け、課等における次に掲げる事務を処理し、その適正な管理及び運営に努めなければならない。

(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。

(2) 文書の処理の促進に関すること。

(3) その他文書処理について必要なこと。

2 文書取扱員は、文書取扱主任の指示を受けて、前項各号に掲げる事務を処理する。

(文書処理の年度)

第8条 文書処理に関する年度区分は、一般文書にあっては4月1日から翌年3月31日まで、法規文書、公示文書、令達文書及び議案文書にあっては、1月1日から12月31日までとする。

(文書の記号及び番号)

第9条 文書の記号は、一般文書にあっては別表第1に定めるところによる。

2 文書の番号は、次の表の区分に掲げる番号簿により処理するものとし、当該区分に定める課等が管理するものとする。

区分

番号簿の種別

管理区分

法規文書

例規番号簿(様式第1号)

総務課

公示文書

告示番号簿(様式第2号)

令達文書

令達番号簿(様式第3号)

議案文書

議案番号簿(様式第4号)

一般文書

文書整理簿(様式第5号)

主管課

3 収受した文書により発送する場合の文書の記号及び番号は、当該収受文書の記号及び番号とする。

4 次の各号に定める文書は、前3項の規定にかかわらず、文書の記号及び番号を省略することができる。

(1) 証明に関する文書

(2) 軽易な文書、定例的な報告書等

(3) 法令の規定により処理方法を定められた文書

(4) 前3号のほか、総務課長が文書の記号及び番号を付する必要がないと認めた文書

(平16訓令8・平19訓令8・一部改正)

第2章 文書の受領及び配付

(到達文書の受領)

第10条 到達文書(主管課に直接到達した文書を除く。)は、総務課で受領する。

2 前項の文書中に市で受領すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。

(平17訓令1・平18訓令11・平19訓令8・平20訓令3・一部改正)

(到達文書の配付)

第11条 到達文書は、次に掲げるところにより主管課に配付しなければならない。

(1) あて先の課等が明記されている文書は、あて先の課等の文書箱に封のまま入れること。

(2) 配付先が判明しない文書は、開封し、あて先の課等を判定し、当該課等の文書箱に入れること。

2 複数の課等に関連する文書は、総務課長がその主管課を決定して、当該課等に配付するものとする。この場合において、配付を受けた所属長は、その写しを他の関係所属長に送付するとともに、その旨を文書の余白に記入しなければならない。

(平17訓令1・平19訓令8・一部改正)

(特殊文書の受領及び配付)

第12条 次に掲げる特殊文書を受領したときは、総務課で特殊文書受付簿(様式第6号)に差出人その他を記録のうえ主管課に配付し、受領印を徴さなければならない。この場合において、第2号に掲げる文書については、文書の余白に収受印を押し、到達の日時を明記する。

(1) 書留扱い(現金書留を含む。)、内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書

(2) 訴訟、不服申立てその他到達の日時が権利の喪失にかかわると認められる文書

(平17訓令1・平18訓令11・平19訓令8・平20訓令3・一部改正)

(文書の収受)

第13条 前2条の規定により、文書の配付を受けた主管課の文書取扱主任等は、当該文書に収受印を押し、文書管理システムにて収受登録を行い、所属長の閲覧に供さなければならない。ただし、軽易な文書及び対内文書については、この限りではない。

2 LGメール文書については、紙に印刷すること及び収受印を押印することなく、文書管理システムにおいて収受登録を行い、所属長の電子決裁を受けるため供覧することができるものとする。

3 前項の電子決裁による供覧としたLGメール文書を収受した日については、当該LGメールを受信した日とするものとする。

(平16訓令8・平28訓令11・一部改正)

(総務課以外で受領した文書の取扱い)

第14条 職員が出張先等で受領した文書又は課等で直接受領した文書は、各課等で収受の手続をとるものとする。

2 前項の文書のうち、第12条の特殊文書又は配付先が分からない文書があるときは、当該文書に到着の日時を明記し、直ちに総務課に配付するものとする。

(平17訓令1・平18訓令11・平19訓令8・平20訓令3・一部改正)

(電子メールの受信及び収受)

第14条の2 電子メール(LGメールを含む。以下この項において同じ。)は、文書取扱主任等が、毎日定時に電子メールの着信の確認を行うことにより受信するものとする。

2 LGメール以外の電子メールの収受は、前項の規定により受信した電子メールに添付されている文書を用紙に出力することにより収受するものとする。

3 文書取扱主任等は、前項の規定により出力した文書を着信確認日に到達した文書とみなし、第13条第1項の規定により処理するものとする。

(平16訓令8・追加、平17訓令1・平28訓令11・一部改正)

(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)

第15条 到達した文書のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは、官公署から発せられたものその他主管課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払って受領するものとする。

(平17訓令1・一部改正)

第3章 文書の処理

(処理方針)

第16条 文書の処理は、すべて所属長が中心となり、文書取扱主任等において、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(平16訓令8・一部改正)

(処理の期間)

第17条 課等に配付された文書は、原則としてその日のうちに担当者に回付し、担当者は、指定された期日までに処理しなければならない。

2 回答若しくは報告を要する文書又は重要な文書で、指定された期日までに処理することが困難と認められるものは、理由を付して所属長の承認を得なければならない。

(平16訓令8・一部改正)

(供覧)

第18条 供覧を要する文書は、当該文書の余白に供覧押印欄を設け、供覧するものとする。ただし、電子決裁の方法で供覧する文書は除くものとする。

2 前項の規定にかかわらず、所属長は、上司の決裁を要する事業に係る文書を収受した場合において、その処理が特に重要なものであるときは、あらかじめ、当該文書を上司の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。

(平28訓令11・一部改正)

(起案)

第19条 起案を行う場合は、文書管理システムに登録するとともに、起案用紙(一般用)(様式第7号)を用いるものとする。ただし、当該起案文書が法規文書又は議案文書を起案するときは、起案用紙(条例・議案等用)(様式第8号)によるものとする。

2 起案の内容が、定例的な事項、軽易な事項等であって、一定の様式、専用の伺書等によることを所属長が適当と認めたものにあっては、前項の規定にかかわらずそれらの様式等によることができる。

(平16訓令8・平28訓令11・一部改正)

(回議)

第20条 回議は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次回議して承認又は決裁を受けるものとする。

2 回議を受けた上司が、起案内容に異議があるときは、起案内容の修正又は廃案等の処分を命ずることができる。

3 同一事件で回議を重ねるものは、前回までの回議書を添え、処理の経過を明らかにするものとする。

(平28訓令11・一部改正)

(合議)

第21条 回議書で、他の部課等に関係のあるものは、次に掲げるところにより決裁を受けなければならない。

(1) 同一の部等で他の課等に関係のあるものは、関係所属長の合議を経て、主管部等の長の決裁を受けること。

(2) 他の部等に関係のあるものは、主管部等の長の決裁を受けた後、関係の部等に合議すること。

2 合議を受ける者は、部等の長又は所属長とする。ただし、回議書は、原則として関係係長を経由するものとし、記帳等を要するものについては、係員を経由するものとする。

(平16訓令8・一部改正)

(同時合議)

第22条 緊急に決定を要する事案で複雑なもの又は合議部課等が多い場合は、前条の規定にかかわらず、回議書の写しを配付し、又は関係部課等の長等の会議をもって合議することができる。

2 同時合議を行ったときは、回議書に次の書類を添付して回議しなければならない。

(1) 回議書の写しを配付したときは、その意見

(2) 会議を開いたときは、会議の議事録

(合議文書の取扱い)

第23条 合議を求められた者は、合議を受けた事項について異議がないときは、押印又は電子決裁し、直ちに回付しなければならない。

2 合議を受けた事案について異議があるときは、主管の部課等の長に協議し、協議が整わないときは、上司の指揮を受けなければならない。

3 合議を受けた事案の結果を知る必要があるときは、その部課等の長名の上に「要再回」と朱書するものとする。

4 前項の規定により、再回付を求められた合議文書は、決裁を受けた後直ちに当該部課等の長にその結果を連絡しなければならない。

(平28訓令11・一部改正)

(回議書が廃案となった場合等の処理)

第24条 回議書が否決されたとき、合議した場合の趣旨と異なって決裁されたとき、又はその内容が加除補正されたときは、理由を付して合議した関係部課等に通知しなければならない。

2 決裁文書を廃止し、又は施行を保留する必要が生じたときは、その理由を付して合議した関係部課等に通知しなければならない。

(決裁)

第25条 決裁権者は、回議書の回付を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。

(代決及び後閲)

第26条 決裁規程第8条の規定により代決するときは、決裁者欄に「代」の表示をして、代決者が押印しなければならない。

2 急を要する起案文書で決裁権限を有する者以外の上司が不在のときは、決裁者欄に「後閲」の表示をし、当該文書を回議するものとする。この場合において、当該上司が登庁したときは、速やかに当該文書に決裁を受けなければならない。

(平17訓令9・平22訓令3・平28訓令11・一部改正)

(決裁文書)

第27条 決裁文書には、決裁した者において決裁の年月日を記載するものとする。

(平17訓令1・平19訓令2・平19訓令8・平28訓令11・一部改正)

第4章 文書の発送

(文書の発信者名)

第28条 対外文書は、原則として市長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は市名を用いることができる。

2 対内文書は、事案の軽重により部等の長名又は所属長名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。

(平16訓令8・一部改正)

(公印)

第29条 対外文書については、宗像市公印規則(平成15年宗像市規則第13号)の定めるところにより、公印保管者による文書の照合を受け、公印を押印しなければならない。

2 前項の場合において、対外文書が軽易な文書であって決裁済文書及び発送文書に「公印省略」の表示をしたものについては、同項の規定にかかわらず、公印保管者による文書の照合及び公印の押印を省略することができる。

(平17訓令1・一部改正)

(文書の発送)

第30条 起案者は、決裁済文書で庁外に発送を要するものは、文書整理簿に必要事項を記載し、決裁済文書及び発送文書にその文書の記号及び番号を記載しなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りではない。

2 対外文書は、原則として総務課において発送するものとする。ただし、主管課において直接持参する必要のある文書及び総務課長が主管課において取り扱うことが適当であると認めた文書は、主管課において発送することができる。

3 郵送する場合は、原則として料金後納の方法によらなければならない。この場合において、郵便発送簿(様式第9号)に必要な事項を記載し、総務課へ提出するものとする。

4 総務課は、前項の規定により郵送したものについては、毎月、前月分の郵便に係る料金を主管課へ通知するものとする。

(平16訓令8・平17訓令1・平18訓令11・平19訓令8・平20訓令3・一部改正)

(電子メールの送信)

第30条の2 電子メール(LGメールを含む。以下この条において同じ。)により送信ができる文書は、公印の押印を省略した文書として処理するものとする。この場合において、電子メールにより送信した文書は、送信日に施行した文書とみなす。

(平16訓令8・追加、平28訓令11・一部改正)

(文書の使送)

第31条 市内に配布又は回覧を要する文書は、コミュニティ協働推進課において、コミュニティ協働推進課長が定めた日に使送を行うものとする。

2 急を要するものでコミュニティ協働推進課長が必要であると認めたときは、前項の規定にかかわらず使送を行うことができる。

3 前2項に規定する文書の使送は、主管課長及びコミュニティ協働推進課長の承認を得て行うものとする。この場合において、使送文書整理簿(様式第10号)に必要事項を記載し、使送文書に別に定める行政連絡番号を記載しなければならない。

(平17訓令1・平19訓令8・平24訓令13・平27訓令4・一部改正)

(文書の発送時間)

第32条 文書の発送は、宗像市の休日を定める条例(平成15年宗像市条例第2号)第1条第1項各号に掲げる日を除く日に行い、その発送時間は、特に緊急を要する場合を除き、郵送文書は、午後3時30分とする。

2 前項の規定により発送する文書は、同項の発送時間前30分までに総務課へ提出しなければならない。

(平17訓令1・平18訓令11・平19訓令8・平20訓令3・一部改正)

第5章 文書の整理、保管及び保存

(文書の整理)

第33条 文書は、常に整然と分類整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管又は保存しておかなければならない。

2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとらなければならない。

3 第1項に規定する文書の整理、保管及び保存に要する事務の処理は、原則として、文書管理システムを用いることとする。

(平17訓令1・平28訓令11・一部改正)

(文書の保管単位)

第34条 文書の保管は、主管課において行うものとする。ただし、文書の発生量、事務室の状況等により、総務課長が他の単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(平19訓令8・一部改正)

(文書の保管)

第35条 現年度及び前年度に生じた文書は、主管課の事務室において保管する。

2 保管文書の移替えは、毎年度当初に行う。

3 前前年度以前に生じた文書は、総務課長が主管課長から引継ぎを受け、書庫等に集中して保存しておかなければならない。ただし、主管課において常時使用する文書は、総務課長の承認を得て、主管課の事務室において保管することができる。

4 総務課長は、主管課における文書の保管状況を調査し、必要な指導をすることができる。

(平19訓令8・一部改正)

(文書の保存年限)

第36条 文書の保存年限は、別表第2に定める文書保存年限区分表を基準として、ファイル基準表を主管課ごとに定めるものとする。

2 保存中の文書で保存年限の変更を必要とする場合は、ファイル基準表の修正を行って変更するものとする。

3 第1項の保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

(永年保存文書の保存年限見直し)

第36条の2 永年保存文書のうち、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度から30年を経過したものは、総務課長が主管課長と協議の上、10年ごとに保存年限の見直しを検討するものとする。

(平22訓令3・追加)

(保存文書の引継ぎ)

第37条 主管課長は、置換えを必要とする文書があるときは、当該文書の完結年度の翌翌年度当初において総務課長が指定する時期に、総務課長に引き継がなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、引継ぎができない特別の理由があると認められる文書については、主管課長は、総務課長の承認を受けて、当該主管課長が指定する場所において保存することができる。

3 総務課長は、引継ぎを受けた文書を保存年限が経過するまで書庫等において保存しなければならない。

(平19訓令8・一部改正)

(文書の利用)

第38条 総務課で保存する文書の貸出しを受け、又は閲覧をしようとする職員は、総務課長に申し出なければならない。

2 保存文書の貸出しを受け、又は閲覧をする職員は、当該文書の損傷、紛失等に注意するとともに、転貸、抜取り、追補、抹消、訂正等をしてはならない。

3 保存文書を紛失し、又は損傷したときは、てん末書に主管課長の検印を受け、直ちに総務課長に届け出なければならない。

(平19訓令8・一部改正)

(文書の廃棄)

第39条 主管課長は、文書の保存年限が経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。

2 総務課長は、第37条の規定により引継ぎを受けた文書の保存年限が経過したときは、主管課長にその旨を通知したうえで、速やかに廃棄しなければならない。

3 前2項の場合において、保存年限が経過した文書であっても、主管課長の要請により、総務課長が必要と認めるものは、更に期間を定めて保存することができる。

(平19訓令8・平22訓令3・一部改正)

(歴史的文書の移管)

第39条の2 総務課長は、保存期間が経過した文書のうち、歴史的価値を有すると認められるものについて、主管課長と協議の上、福岡県市町村公文書館において保存するため、福岡県自治振興組合へ移管するものとする。

(平24訓令11・全改)

(廃棄の方法)

第40条 文書の廃棄は、裁断、焼却、リサイクルその他適切な方法により行わなければならない。

第6章 文書管理推進委員会

(設置)

第41条 文書事務の適切な管理を行うため、文書管理推進委員会(以下「委員会」という。)を設置する。

(委員会の所掌事務)

第42条 委員会は、次に掲げる事務を所掌する。

(1) 文書管理事務に関する職員研修の計画及び実施

(2) 文書分類表及びファイル基準表の作成その他文書管理システムに関する指導

(3) 文書の移替え、置換え、廃棄等の実施の推進

(4) 文書の管理状況の調査

(5) 帳票、様式、書式等の標準化、登録等に関する審査

(6) 印刷機器等の改善及び利用指導

(7) 文書管理制度の改善に関する調査研究及び提案

(8) その他総務部長が指示する事項

(委員の構成等)

第43条 委員会の委員は、総務課長及び総務課行政係長のほか、次の各号に掲げる者の区分に応じ、当該各号に定める人数をもって構成する。

(1) 専門委員 2人

(2) 各部選任委員 8人

2 前項の委員の選任は、前項第1号で定める委員にあっては総務部長が選考した職員を、前項第2号で定める委員にあっては、それぞれ各部等の職員の中から部等の長が選考した職員を、市長が任命する。

3 委員の任期は、3年とする。ただし、第1項第2号の委員が人事異動により他の部等に移った場合は辞任したものとみなし、前項の規定に準じて速やかに後任委員を選任するものとする。

4 委員会に委員長を置き、総務課長をもって充てる。

(平16訓令8・平17訓令9・平19訓令2・平19訓令8・平22訓令3・平23訓令2・平23訓令4・一部改正)

(会議)

第44条 会議は、委員長が招集する。

2 委員会に記録簿を備え、会議の都度委員長が指名する委員に記録を行わせるものとする。

(報告及び提案)

第45条 委員長は、会議の結果をその都度総務部長に報告するものとし、改善計画その他提案事項があるときは、文書で市長に提案するものとする。

(庶務)

第46条 委員会の庶務は、総務課において処理する。

(平16訓令8・平17訓令1・平19訓令8・一部改正)

第7章 雑則

(他機関との協議)

第47条 市長は、議会、選挙管理委員会、監査委員、公平委員会、固定資産評価審査委員会、教育委員会、農業委員会、下水道課(公共下水道事業及び特定環境保全公共下水道事業に係るものに限る。)等の他の機関の所管に係る文書の管理にこの訓令を適用するに際して、それぞれの機関の長と協議しなければならない。

(平16訓令8・平21訓令9・平23訓令2・平24訓令13・一部改正)

(補則)

第48条 この訓令に定めるもののほか、文書管理に関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、宗像市文書管理規程(平成11年宗像市規程第1号)の規定に基づき保存年限を定められた文書は、この訓令に基づき保存年限を定められたものとみなす。

附 則(平成16年10月1日訓令第8号)

この訓令は、平成16年10月1日から施行する。

附 則(平成17年3月25日訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める日から施行する。

(1) 第1条、第3条、第5条及び第7条の規定、第9条、第9条第1項各号列記以外の部分の改正規定及び同条第1項第1号の改正規定並びに第10条、第12条、第13条及び第15条の規定 平成17年3月28日

(2) 第2条、第4条、第6条、第8条、第11条、第14条及び第16条の規定 平成17年4月1日

附 則(平成17年3月25日訓令第9号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成17年12月28日訓令第12号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成18年1月18日訓令第1号)

この訓令は、平成18年1月19日から施行する。

附 則(平成18年3月31日訓令第3号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成18年12月14日訓令第11号)

この訓令は、平成19年1月1日から施行する。

附 則(平成18年12月28日訓令第12号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第1号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第2号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年12月21日訓令第8号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年3月19日訓令第3号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年12月22日訓令第9号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成21年12月24日訓令第9号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月5日訓令第3号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年1月21日訓令第2号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成23年9月29日訓令第4号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成24年3月5日訓令第1号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月31日訓令第5号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年7月5日訓令第10号)

この訓令は、平成24年7月9日から施行する。

附 則(平成24年8月10日訓令第11号)

この訓令は、平成24年8月20日から施行する。

附 則(平成24年12月28日訓令第13号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月31日訓令第4号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月3日訓令第3号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年11月30日訓令第11号)

この訓令は、公布の日から施行し、改正後の宗像市文書管理規程の規定は、平成28年9月1日から適用する。

附 則(平成29年11月30日訓令第3号)

この訓令は、平成29年12月1日から施行する。

附 則(平成30年3月1日訓令第1号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

別表第1(第9条関係)

(平16訓令8・平17訓令1・平17訓令12・平18訓令3・平18訓令12・平19訓令1・平19訓令8・平20訓令9・平21訓令9・平23訓令2・平24訓令1・平24訓令5・平24訓令10・平24訓令13・平27訓令4・平28訓令3・平29訓令3・平30訓令1・一部改正)

宗秘政

秘書政策課

宗総

総務課

宗総消

総務課消費生活センター

宗地

地域安全課

宗人事

人事課

宗市

市民課

宗契

契約検査課

宗交

交通対策課

宗経

経営企画課

宗財

財政課

宗税

税務課

宗収

収納課

宗コ協

コミュニティ協働推進課

宗文ス

文化スポーツ推進課

宗郷

郷土文化課

宗世

世界遺産課

宗人

人権対策課

宗男女

男女共同参画推進課

宗環

環境課

宗子育

子ども育成課

宗子支

子ども支援課

宗子家

子ども家庭課

宗健

健康課

宗福

福祉課

宗介

介護保険課

宗高

高齢者支援課

宗高地

高齢者支援課地域包括支援センター

宗国

国保医療課

宗都

都市計画課

宗都再

都市再生課

宗建築

建築課

宗建

建設課

宗維

維持管理課

宗下

下水道課

宗商

商工観光課

宗農

農業振興課

宗水

水産振興課

宗会

会計課

【注意】年度に相当するアラビア数字を記号の前に記入すること。

例:15宗総第123号

別表第2(第36条関係)

(平28訓令11・全改)

文書保存年限区分表

保存年限の決め方は、右の項目を総合的に考慮して決定を行う。

① 法令上の根拠(法的根拠)

② 歴史的価値の程度(記録管理)

③ 実務への利用程度(利用度)

④ 再度つくることができるかどうか、又はその費用(再生度)

⑤ 書庫室のスペース(保存スペース)

⑥ 使用設備(機器)

永年保存

1 市議会に関する書類(議決書、議事録等)

2 条例、規則、訓令、公示及び公告

3 市広報

4 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類及び履歴書

5 退職年金及び遺族年金に関する文書

6 恩給に関する文書

7 叙位、叙勲及びほう章に関する文書

8 審査請求、訴訟、調定及び和解に関する重要な文書

9 調査及び統計で特に重要なもの

10 台帳、帳簿等で特に重要なもの

11 財産及び地方債に関する書類

12 市税徴収に関する書類

13 文書保存台帳

14 工事関係書類で特に重要なもの

15 歳入及び歳出決算書

16 学校設置及び廃止に関する書類

17 市道設定及び用地買収に関する書類

18 市の廃置分合、境界変更及び字名改称並びに区域変更に関する書類

19 その他10年を超えて保存する必要のある書類

10年保存

1 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書

2 認可、許可又は契約に関する重要なもの

3 台帳、帳簿等で重要なもの

4 寄附及び受納に関する重要なもの

5 租税その他公課に関する文書で10年保存を必要とするもの

6 請願、陳情及び諮問に関する文書で重要なもの

7 行政処分に関する文書で重要なもの

8 調査及び統計で重要なもの

9 工事関係書類で重要なもの

10 その他10年保存を必要とする文書

7年保存

1 認可、許可又は契約に関するもの

2 台帳、帳簿等

3 寄附及び受納に関するもの

4 予算、決算及び出納に関する文書

5 租税その他公課に関するもの

6 その他7年保存を必要とする文書(国庫補助事業など)

5年保存

1 会計関係の証拠書類

2 給与の支給に関する文書

3 物品の出納簿

4 調査及び統計に関するもの

5 工事に関するもの

6 その他5年保存を必要とする文書(県費補助事業など)

3年保存

1 軽易な書届、往復文書等で3年又は1年以上の保存を必要とするもの

2 消耗品及び材料に関する受払簿

3 出勤簿、旅行命令等職員の勤務の実態を証するもの

4 証明交付申請書等

5 その他3年保存を必要とする文書(単独事業など)

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(平28訓令11・全改)

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(平28訓令11・全改)

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宗像市文書管理規程

平成15年4月1日 訓令第3号

(平成30年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
未施行情報
沿革情報
平成15年4月1日 訓令第3号
平成16年10月1日 訓令第8号
平成17年3月25日 訓令第1号
平成17年3月25日 訓令第9号
平成17年12月28日 訓令第12号
平成18年1月18日 訓令第1号
平成18年3月31日 訓令第3号
平成18年12月14日 訓令第11号
平成18年12月28日 訓令第12号
平成19年3月30日 訓令第1号
平成19年3月30日 訓令第2号
平成19年12月21日 訓令第8号
平成20年3月19日 訓令第3号
平成20年12月22日 訓令第9号
平成21年12月24日 訓令第9号
平成22年3月5日 訓令第3号
平成23年1月21日 訓令第2号
平成23年9月29日 訓令第4号
平成24年3月5日 訓令第1号
平成24年3月31日 訓令第5号
平成24年7月5日 訓令第10号
平成24年8月10日 訓令第11号
平成24年12月28日 訓令第13号
平成27年3月31日 訓令第4号
平成28年3月3日 訓令第3号
平成28年11月30日 訓令第11号
平成29年11月30日 訓令第3号
平成30年3月1日 訓令第1号
平成31年1月7日 訓令第2号