○宗像市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程

平成15年4月1日

訓令第27号

(趣旨)

第1条 この訓令は、市の戸籍情報システムに係る戸籍データの保護に関し、必要な事項を定めることにより、当該戸籍データの適正な管理運営を確保するものとする。

(平17訓令1・全改)

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システム 総務部総務課内に設置されたコンピュータと市民課及び大島行政センターに設置された戸籍事務専用コンピュータ並びにこれらを結ぶ専用回線等によって構成される戸籍及び除かれた戸籍、戸籍附票、人口動態調査票等を、磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、戸籍附票事務、人口動態調査票その他戸籍に関する事務を行うシステムをいう。

(2) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。

(3) 戸籍データ 磁気ディスク等をもって調製された戸籍又は除かれた戸籍に関する記録(その記録の媒体及びその記録を出力した帳票を含む。)をいう。

(4) ドキュメント 電子情報組織の設計書、プログラム説明書、操作手引書その他の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。

(平17訓令1・平19訓令8・平24訓令1・一部改正)

(処理の基本方針)

第3条 戸籍情報システムによる事務の処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(データ保護管理者)

第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。

2 保護管理者は、市民課長をもって充てる。

3 保護管理者は、次に掲げる事務を行う。

(1) 戸籍情報システムに係るデータ取扱責任者、当該戸籍情報システムの端末装置の管理責任者及び当該戸籍情報システムを取り扱う職員(以下「取扱職員」と総称する。)の指定に関すること。

(2) 戸籍データの管理に関すること。

(3) 戸籍情報システムに係る磁気ディスク等の管理に関すること。

(4) 戸籍情報システムに係るドキュメントの管理に関すること。

(5) 戸籍事務専用コンピュータの操作に関するパスワード等の管理に関すること。

(6) 戸籍情報システムの取扱状況の把握に関すること。

(7) その他戸籍情報システムの運用管理に関すること。

(平17訓令1・平19訓令8・一部改正)

(保護管理者の責務)

第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状況について常に把握し、当該戸籍データを的確に管理するよう努めなければならない。

2 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、破損等の防止について必要な措置を講じなければならない。

(データ取扱責任者)

第6条 保護管理者を補佐するため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。

2 取扱責任者は、保護管理者が指定した者をもって充てる。

(管理責任者)

第7条 戸籍情報システムの端末装置(以下単に「端末装置」という。)の管理に関する事務を執行させるため、管理責任者を置く。

2 取扱責任者は、保護管理者が指定した者をもって充てる。

(戸籍データ等の管理)

第8条 保護管理者は、定期的又は随時に戸籍データ及びプログラムを点検しなければならない。

2 保護管理者は、磁気ディスク等及び出力帳票の保管を適正に行うため、これらの授受及び保管の記録、保管場所の指定、廃棄の方法等について必要な措置を講じなければならない。

(磁気ディスク等の管理)

第9条 保護管理者は、次に定めるところにより、磁気ディスク等を適正に管理しなければならない。

(1) 磁気ディスク等は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管し、当該磁気ディスク等の安全を確保するとともに、その使用に関しても厳重に管理すること。

(2) 磁気ディスク等の名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。

(3) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第10条 保護管理者は、ドキュメントを常に最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱職員は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の承認を得なければならない。

(パスワードの管理)

第11条 保護管理者は、取扱職員の事務処理の範囲を定め、これらの者に当該戸籍情報システムへの戸籍データ等の入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新等(識別カードの発行、保管等)の運用方法を定め、厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は、第1項の規定により設定し、付与したパスワードを他に知られることのないようにしなければならない。

4 取扱職員は、第1項の規定により設定し、付与されたパスワードを同項の事務処理の範囲を越えて使用してはならない。

5 操作者は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第12条 保護管理者は、取扱責任者及び管理責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握していなければならない。

(1) パスワードの使用状況に関すること。

(2) 端末装置の管理状況に関すること。

(3) 戸籍データの取扱状況に関すること。

(4) 戸籍事務を行う場所の管理状況に関すること。

(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。

(端末機の操作)

第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ、これをしてはならない。

2 端末機の操作は、戸籍及び除かれた戸籍事務、戸籍附票事務、人口動態調査票その他戸籍に関する事務に必要な場合以外、これを行ってはならない。

(研修等の実施)

第14条 保護管理者は、戸籍データの重要性及びプライバシーの保護に関する意識の高揚を図るための研修並びに戸籍情報システムの操作方法及び事故発生時における必要な措置に関する教育訓練を実施するものとする。

(戸籍データ保護会議)

第15条 戸籍情報システムの運用管理に当たり、第1条の目的を達成するため、戸籍データ保護会議(以下この条において「会議」という。)を設置する。

2 会議は、保護管理者が主宰する。

3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

4 会議の庶務は、市民課において処理する。

(平17訓令1・平19訓令8・一部改正)

(雑則)

第16条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成17年3月25日訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める日から施行する。

(1) 第1条、第3条、第5条及び第7条の規定、第9条、第9条第1項各号列記以外の部分の改正規定及び同条第1項第1号の改正規定並びに第10条、第12条、第13条及び第15条の規定 平成17年3月28日

(2) 第2条、第4条、第6条、第8条、第11条、第14条及び第16条の規定 平成17年4月1日

附 則(平成19年12月21日訓令第8号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月5日訓令第1号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

宗像市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程

平成15年4月1日 訓令第27号

(平成24年4月1日施行)