○名古屋市情報あんしん条例施行規程

平成16年3月31日

達第20号

注 令和2年2月から改正経過を注記した。

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 情報の保護及び管理に係る通則

第1節 行政文書の管理

第1款 基本原則(第3条―第13条)

第2款 文書の収受及び配布(第14条―第20条)

第3款 行政文書の処理(第21条―第28条)

第4款 行政文書の施行(第29条―第34条)

第5款 行政文書の管理(第35条―第46条)

第6款 雑則(第47条)

第2節 情報の取扱い(第48条―第50条)

第3章 電子情報の保護対策

第1節 人的情報保護対策(第51条・第52条)

第2節 物理的情報保護対策(第53条―第59条)

第3節 技術的情報保護対策(第60条―第64条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、名古屋市情報あんしん条例(平成16年名古屋市条例第41号。以下「条例」という。)及び名古屋市情報あんしん条例施行細則(平成16年名古屋市規則第50号。以下「規則」という。)に基づき、名古屋市事務分掌条例(昭和22年名古屋市条例第16号)第1条に規定する局及び室、区役所並びに会計室における情報の保護及び管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 局 名古屋市事務分掌条例第1条に規定する局及び室並びに会計室をいう。

(2) 課 局内の室及び課、公所等の課(これに準じた内部組織を含む。以下同じ。)(係のみを置く公所等及び内部組織を置かない公所等にあっては、公所等)並びに区役所の課をいう。

(3) 公所等 課の係及び分掌事務規程(平成12年名古屋市達第3号)第2条に規定する公所及び区役所保健福祉センター(福祉部を除く。)をいう。

(4) 文書担当課 局、公所等及び区役所の文書担当の課をいう。

(5) 書庫主管課 総務局法制課(以下「法制課」という。)並びに公所等及び区役所の書庫を管理する課をいう。

(6) 完結文書 施行され、かつ、事案の処理が完結した行政文書(条例第2条第4号に規定する行政文書をいう。以下同じ。)及び供覧の終わった行政文書をいう。

(7) 未完結文書 施行又は事案の処理が完結していない行政文書及び供覧の終わっていない行政文書をいう。

(8) 常用文書 行政文書のうち、その所管する課で常時利用する必要があるもの(継続的に利用される情報システム(条例第2条第6号に規定する情報システムをいう。以下同じ。)の電子情報(条例第2条第5号に規定する電子情報をいう。以下同じ。)を含む。)及び完結するまでに相当長期間を要すると思われるものをいう。

(9) 庁内文書 発信者及び受信者が、いずれも実施機関(条例第2条第1号に規定する実施機関をいう。以下同じ。)又は職員(条例第2条第2号に規定する職員をいう。以下同じ。)である行政文書をいう。

(10) 庁外文書 庁内文書以外の行政文書をいう。

(11) 総合行政ネットワーク 地方公共団体、国、住民等の間における情報交換の円滑化及び情報の共有による情報の高度利用を図るために地方公共団体の組織内ネットワーク(条例第2条第7号に規定するネットワークをいう。以下同じ。)を相互に接続するためのネットワークをいう。

(12) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。

第2章 情報の保護及び管理に係る通則

第1節 行政文書の管理

第1款 基本原則

(事務処理の原則)

第3条 意思決定に当たっては次の各号に掲げる場合を除き、行政文書を作成することを原則とする。ただし、第1号の場合においては、事後、速やかに行政文書を作成しなければならない。

(1) 意思決定と同時に行政文書を作成することが困難である場合

(2) 処理に係る事案が軽微なものである場合

2 事務又は事業の実績については、行政文書を作成し、記録しなければならない。

(行政文書の取扱いの原則)

第4条 行政文書を取り扱うに当たっては、次に掲げる事項を遵守しなければならない。

(1) 法令(規則第10条第1号に規定する法令をいう。)に定める文書事務に関する事項を遵守すること。

(2) 行政文書は迅速かつ正確に処理すること。

(3) 行政文書を滅失又は毀損することのないよう、丁寧に取り扱うこと。

(4) 行政文書を取得し、又は作成した後は、当該行政文書の性質、内容等に応じた保管場所及び保管方法を定め、適切に保管するとともに、その処理中においても適切に取り扱うこと。

(5) 所管課(規則第2条第5号に規定する所管課をいう。以下同じ。)並びに行政文書の所在及び取扱いの経緯を常に明らかにしておくこと。

(行政文書の分類)

第5条 行政文書の分類は、別表第1のとおりとする。

2 所管課の長(以下「所管課長」という。)は、別表第1に従い、所管課の行政文書を分類し、分類基準表を毎会計年度(以下「年度」という。)作成するものとする。

(行政文書簿冊)

第6条 所管課長は、能率的な事務又は事業の処理及び行政文書の適切な保存のために、同一分類に属する行政文書(保存期間が1年以上のものであって、当該保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)のうち、相互に密接な関連を有するものを、行政文書簿冊(以下「簿冊」という。)としてまとめて管理を行うものとする。

2 所管課長は、簿冊を適切に管理するため、当該簿冊の属する分類、名称、保存期間その他の必要な事項を記載した簿冊管理簿を毎年度作成するものとする。

(行政文書の保存期間)

第7条 行政文書の保存期間の基準は、別表第2のとおりとする。

2 所管課長は、行政文書の保存期間を別表第2に従い、当該行政文書の重要度、利用度等を考慮して定めるものとする。

3 行政文書の保存期間は、次条に定める完結日(規則第13条後段に規定する完結日をいう。以下同じ。)の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、事務処理上必要な1年未満の保存期間は、取得し、又は作成した日から起算する。

4 保存期間の異なる行政文書を一連の行政文書として整理する場合においては、当該行政文書の保存期間は、それらのうち最も長期のものとする。

(行政文書の完結日)

第8条 行政文書の完結日は、当該行政文書が施行された日その他事案の処理が終了した日とする。

2 前項の規定にかかわらず、同一事案について作成され、又は処理された行政文書の完結日は、当該事案に係る最後の行政文書の完結した日とする。

3 前2項の規定にかかわらず、出納整理期間中に完結した前年度予算に係る行政文書の完結日は、同年度の末日とする。

(行政文書の閲覧区分)

第9条 行政文書の機密性を保持するために、当該行政文書の性質、内容等に応じた閲覧区分(規則第14条前段に規定する閲覧区分をいう。以下同じ。)に留意して取り扱わなければならない。

2 文書管理システム(規則第2条第6号に規定する文書管理システムをいう。以下同じ。)により行政文書を作成する場合は、閲覧区分の設定を行わなければならない。この場合において、名古屋市個人情報保護条例(平成17年名古屋市条例第26号)第9条に規定する個人情報又は秘密とすべき情報を含む行政文書の閲覧区分は、係内又は回議者のみとしなければならない。

(行政文書の管理体制)

第10条 行政文書の管理に関する事務は総務局長が統括するものとし、総務局法制課長(以下「法制課長」という。)はこれを補佐するものとする。

2 局及び区役所の長は、当該局及び区役所における行政文書の管理に関する事務を統括するものとし、文書担当課(公所等の文書担当課を除く。)の長はこれを補佐するものとする。

第11条 所管課長は、行政文書を適正に保護及び管理するための指導及び監督を行わなければならない。

2 課の庶務を担当する係の長(これに準ずる者を含む。第17条第1項第2号及び第30条において同じ。)は、所管課長の指示を受け、課における文書事務を処理する。

(帳簿の備置き)

第12条 次の各号に掲げる帳簿は、それぞれ当該各号に掲げる課に備え置くものとする。

(1) 文書整理簿(第1号様式) 法制課並びに公所等及び区役所の文書担当課

(2) 現金等収配簿(第2号様式) 文書担当課

(3) 公示令達番号簿(第3号様式) 法制課及び区役所の文書担当課

(4) 文書番号補助簿(第4号様式)又はこれに代わる帳簿 第25条第5項の規定により追次番号を用いる課

(令2達54・全改)

(帳簿の作成)

第13条 帳簿は、年度によって作成しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、公示令達番号簿は、暦年によって作成しなければならない。

第2款 文書の収受及び配布

(市役所に到達した庁外文書の収受及び配布)

第14条 市役所に到達した文書は、法制課において、次の各号に定める手続により処理しなければならない。

(1) 配布先が明確な文書 開封せず、そのまま所管の局へ配布する。

(2) 市長及び市あての文書その他の配布先が明確でない文書 開封し、文書の余白に収受日付印(第5号様式。以下「収受印」という。)を押して所管の局へ配布する。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書は、封筒等に収受印を押印し、文書整理簿に登載しなければならない。ただし、第3号に掲げるものは文書整理簿に登載することを要しない。

(1) 市長及び副市長あて親展文書

(2) 書留、配達証明、内容証明、特別送達その他特殊な取扱いによる郵便物

(3) 電報及び速達

(4) その他収受の記録を残す必要があるもの

3 前2項の規定にかかわらず、訴訟に関する文書、審査請求その他の不服申立てに関する文書、債権差押通知書等でその収受の日時が権利の得喪に関係があるものは、封筒等に収受印を押して収受の時刻及び収受手続を行った者の氏名を明記し、直ちに所管課へ配布しなければならない。

4 2以上の局に関連がある文書は、その最も関係の深い局へ配布しなければならない。

5 前各項の規定にかかわらず、市役所に到達した文書で区役所において収受すべきものは、収受印を押した上、収受すべき区役所へ移送しなければならない。

(局における庁外文書の収受及び配布)

第15条 前条の規定により配布された文書は、局の文書担当課において、開封し、文書の余白に収受印を押して所管課へ配布しなければならない。ただし、他の局の所管に属すると認められる文書は、法制課へ返送しなければならない。

2 現金又は証券が同封されていた文書は、現金等収配簿に登載の上、所管課へ配布する。

(令2達54・一部改正)

(公所等及び区役所に到達した庁外文書の収受及び配布)

第16条 公所等及び区役所における文書の収受及び配布の手続については、前2条の規定を準用する。

(課における庁外文書の収受)

第17条 第14条第3項又は第15条(前条において準用する場合を含む。)の規定により配布された文書は、課の庶務を担当する係において、次の各号に定める手続により処理しなければならない。

(1) その事案を処理する者(以下「担当者」という。)が明らかなもの 担当者に配布する。

(2) 担当者が明らかでないもの 直ちに課の庶務を担当する係の長が閲覧し、担当者を定め、配布する。

(3) 他の課の所管に属するもの 文書担当課へ返送する。

2 課に直接到達した文書(電話若しくは口頭による照会、報告等の要領を記載した文書又はファクシミリにより送付された文書を含む。)は、文書担当課へ送付する。文書担当課における処理については、第15条の規定を準用する。

3 前項の規定にかかわらず、所管課長が事務処理上課において直接文書を収受する必要があると認めたときは、課において直接収受の手続をすることができる。この場合における収受手続は、第15条に規定する手続に準じて行わなければならない。

(配布の方法)

第18条 第14条から第16条までの規定による文書の配布は、法制課又は文書担当課が設置した交換所において行うものとする。

(開庁時間外到達文書の受領)

第19条 市役所、公所等及び区役所の開庁時間外に到達した文書は、日直又は宿直勤務を命ぜられた職員が受領するものとする。

(電子情報の収受)

第20条 ネットワークを利用して市役所に到達した電子情報の収受については、次の各号に定める手続により処理しなければならない。

(1) 収受は、課において直接行うものとする。

(2) 電子情報は、市長の管理する電子計算機に備えられた記憶装置への記録がされたときに到達したものとみなす。

(3) 電子情報の到達の確認は、一定の時刻を定め、日に複数回行うよう努めるものとする。

(4) 到達した電子情報のうち収受の処理が必要なものは、速やかに文書管理システムに収受日等必要な情報と併せて登録する。ただし、次の各号に掲げるものは、文書管理システムに登録することを要しない。

 他の情報システムによる情報処理の用に供するため当該情報システムに登録されるもの

 その他所管課長が別に適宜の方法により収受の処理を行うことを認めたもの

2 他の課の所管に属する電子情報が到達した場合は、速やかに当該課に転送するとともに、発信元にその旨を連絡しなければいけない。

3 総合行政ネットワークを利用した電子情報の収受については、別に定める。

第3款 行政文書の処理

(処理の原則)

第21条 事務及び事業の所管課に到達した行政文書は、速やかに処理するよう努めなければならない。

2 行政文書を処理するに当たっては、原則として文書管理システムを利用するものとする。

(行政文書の作成の原則)

第22条 行政文書の作成に当たっては、わかりやすく親しみやすい文書としなければならない。

(同一又は他の媒体の行政文書の作成)

第22条の2 行政文書について、所管課長が必要と認めるときは、内容を同じくする同一又は他の媒体の行政文書を作成し、元の行政文書(以下「原文書」という。)に代えて、起案(規則第2条第6号に規定する起案をいう。以下同じ。)その他行政文書の処理を行うことができる。

2 所管課長は、前項の規定により行政文書を作成した場合は、原文書と相違なく作成されたものであることを確認しなければならない。

(起案の方法)

第23条 起案は、原則として起案文書(規則第2条第8号に規定する起案文書をいう。以下同じ。)を文書管理システムに登録して行うものとする。この場合において、参考資料等となる文書及び図画(写真及びフィルムを含む。)があるときは、前条第1項の規定により作成した電子情報を文書管理システムに登録し、又は起案文書とは別に回付すること(以下「併用決裁」という。)ができる。

2 前項の規定にかかわらず、起案文書を電子情報によって作成することができない場合は、次の各号に掲げる方法のいずれかによるものとする。

(1) 文書管理システムを利用することができる場合 起案日、承認者等必要な事項を文書管理システムに登録後、起案用紙を出力し、起案する。

(2) 文書管理システムを利用することができない場合 他の情報システムから出力される帳票等を利用して起案する。この場合においては、起案日、承認者等必要な事項を当該帳票等に記載しなければならない。

3 前2項の規定にかかわらず、障害その他の事由により文書管理システムを利用することができない場合は、起案用紙(第6号様式)を利用して起案することができる。この場合において、起案者は所定の欄に記名押印し、又は署名するものとする。

(令3達1・一部改正)

第24条 起案文書の作成の方法は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 標題には機密情報(規則第28条第1号に規定する機密情報をいう。以下同じ。)を含んではならない。

(2) 行政文書の書式、用字用語その他作成に当たって必要な事項は、別に定める。

(3) 同一事案で起案を繰り返す場合は、その完結に至るまで関係起案文書又は供覧文書(規則第2条第9号に規定する供覧文書をいう。以下同じ。)を添付するものとする。ただし、その概要を記載して添付を省略することができる。

(4) 早急処理事案、市会関係事案及び異例又は重要事案の場合は、その旨を文書管理システムに登録するものとする。ただし、紙決裁(規則第19条ただし書に規定する紙決裁をいう。以下同じ。)の場合は、早急処理事案には小赤紙、市会関係事案には小青紙、異例又は重要事案には小黄紙をそれぞれ起案文書表面左上端にはり付けるものとする。

(5) 添付文書中に秘密とすべき文書がある場合は、その旨を文書管理システムに登録するものとする。ただし、紙決裁の場合は、当該文書を封筒に入れて封かんし、封筒にその旨を朱書するものとする。

(6) 法律的効力を有する行政文書の発信者欄には、その行為を行う権限を有する者の職名又は補職名及び氏名を、法律的効力を有しない行政文書の発信者欄には、原則として職名又は補職名のみを表示するものとする。

(7) 照会その他の便宜に資するため、必要に応じて行政文書の右下端にその事務担当者の所属、氏名、電話番号等を記載するものとする。ただし、賞状その他これに類するものについては、この限りでない。

(文書記号及び文書番号)

第25条 指令文書、下命文書その他重要な行政文書に係る起案をする場合は、次の年度、記号及び番号を文書管理システムにより取得する。

「年度」「局」「課」第 号(「年度」の部分には元号方式による年度を、「局」の部分には局又は区の頭文字を、「課」の部分には課の頭文字をそれぞれ記入する。)

2 前項の文書記号によっては他の組織と区別できない場合には、法制課長が別に定める文書記号による。

3 文書番号は、毎年4月1日に始まって翌年3月31日に終わり、文書記号ごとに順を追う。

4 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合においては、最初の起案時に取得した文書番号に一連の枝番号を付して用いることができる。

(1) 事案が完結するまでの間に起案を繰り返す場合

(2) 同一年度内に同種の事案に関する起案が多数発生する場合

5 前2項の規定にかかわらず、同種の事案に関する起案が著しく多く、かつ、その処理方法が定型化されている場合その他前項の規定により難い場合においては、枝番号に代えて一連の追次番号を用いることができる。この場合において、追次番号は、文書番号補助簿又はこれに代わる帳簿により管理するものとする。

(令2達54・一部改正)

(決裁の手続)

第26条 回議を受けた者は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める方法により承認を行うものとする。

(1) 電子決裁 文書管理システムにおいて、承認の意思を登録する。ただし、併用決裁の場合は、参考資料等を確認の上、承認するものとする。

(2) 紙決裁 起案文書の所定の欄に押印し、又は署名する。

2 紙決裁の場合は、承認者は承認後、起案文書に記載してある順序に従って、起案文書を次の承認者(決裁者(本来的な権限又は代決権限を有する承認者をいう。以下同じ。)の承認が終わった場合は起案者)へ、速やかに送付しなければならない。

3 電子決裁の場合において、所管課長がやむを得ない事情があると認めるときは、回議の途中から紙決裁に変更することができる。

4 緊急に処理する必要があるとき、秘密を要するときその他特別の事情があるときは、その事案について十分説明することができる職員が、承認者及び決裁者を回って承認を受けることができる。

5 緊急に処理する必要がある場合で、決裁者以外の承認者が不在のときは、不在の旨を文書管理システムに登録し、又は起案文書に記載して回議することができる。この場合においては、後閲に供さなければならない。

6 起案文書を訂正する必要がある場合は、起案者に差し戻し、訂正させるものとする。

7 前項の規定にかかわらず、紙決裁の場合は、起案者以外の者も訂正できる。この場合においては、加除訂正した者が押印し、又は署名するものとする。

(令3達1・一部改正)

(合議)

第27条 2以上の課に関係がある事案のときは、最も関係のある課で起案し、他の課に合議するものとする。

2 起案者は、合議後に合議文書が廃案となり、又はその内容が変更されたときは、その旨を合議先に通知しなければならない。

3 第1項の規定にかかわらず、当該事案との関係が希薄な課に対しては、合議を行うことなく、決裁を終えた起案文書(以下「原議」という。)を供覧することができる。

(供覧の手続)

第28条 行政文書の供覧の手続については、第23条から前条第1項までの規定を準用する。

2 前項の規定にかかわらず、文書管理システムを利用する場合は、供覧文書を供覧しようとする者に同時に発送する方法により、行うものとする。

第4款 行政文書の施行

(原議の処理)

第29条 行政文書を施行する場合は、起案者は原議に決裁日、施行日、分類区分、簿冊名及び保存期間を登録又は記載しなければならない。

2 第23条第2項第1号の規定により起案した場合は、併せて文書管理システムに決裁日、施行日、分類区分、簿冊名及び保存期間を登録しなければならない。

(浄書及び照合)

第30条 施行を要する行政文書の浄書及び原議との照合は、係の長の責任において、誤りのないよう慎重に行わなければならない。

(文書番号等の記入)

第31条 行政文書を浄書するに当たっては、次の各号に掲げる手続により文書番号等を記入するものとする。

(1) 公示令達文書 法制課又は区役所の文書担当課において、公示令達番号簿に登載した上、暦年による一連の番号を取得し、施行文書に記入する。

(2) 指令文書、下命文書その他重要な行政文書 行政文書に処理年度、文書記号及び文書番号を記入する。この場合において、同一の起案文書に係る施行文書が複数あるときは、文書番号に一連の追次番号を付して記入する。

(契印)

第32条 行政文書の施行に当たっては、施行文書と原議を契印するものとする。ただし、施行文書又は原議が電子情報である場合は、この限りでない。行政文書の施行に当たっては、施行文書と原議を契印するものとする。ただし、施行文書又は原議が電子情報である場合は、この限りでない。

(令3達1・一部改正)

(電子署名)

第33条 法律的効力を有する行政文書であって総合行政ネットワークを利用して施行するものには、電子署名を行うものとする。

2 前項に規定する電子署名を行うに当たって必要な手続は、別に定める。

(令3達1・一部改正)

(発送)

第34条 行政文書の発送は、次の各号に定める手続により行わなければならない。

(1) 郵便による発送 法制課又は文書担当課(公所等及び区役所の文書担当課に限る。)において、発送の手続を行う。

(2) 集配車による発送 市役所、区役所及び市長が指定する公所等相互の間に限り、法制課において行う。

(3) 交換所による発送 職員が法制課及び文書担当課に設置された交換棚に行政文書を投入して行う。

(4) 職員による発送 職員が直接送付先へ持参する。

(5) 文書管理システムによる発送 起案者が文書管理システムに送付先を登録し、発送する。

(6) 総合行政ネットワークによる発送 別に定める手続により発送する。

(7) ネットワークによる発送 起案者が送付先を設定し、ネットワークを利用して発送する。

2 発送方法の細目については、別に定める。

第5款 行政文書の管理

(行政文書の保管及び保存の原則)

第35条 行政文書は、課ごとに次の各号に掲げるところにより保管し、又は保存しなければならない。

(1) 行政文書は、必要に応じて目的のものが迅速に取り出せるよう簿冊管理簿に基づき保管し、又は保存しなければならない。

(2) 行政文書とそれ以外のものとを明確に区別し、行政文書の内容、性質、規格、形状等に最も適合した保管器具に収納して保管し、又は保存しなければならない。

(3) 第7条第2項の規定により定められた保存期間の基準に従い、その保存期間が満了する日までの間、利用を認められた者が、適正かつ確実に利用できる状態で保存しなければならない。

(4) 担当者は、行政文書を保管し、又は保存するときは、分類区分、簿冊名、保存期間等の必要事項がもれなく記録されているかどうかを確認しなければならない。

第35条の2 第22条の2の規定により行政文書を作成した場合においても、原文書については、この規程の定めるところにより保管、保存その他行政文書の管理を適正に行わなければならない。

第36条 所管課長は、行政文書について、その保存期間中、適正かつ確実な利用ができないと認められる場合は、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の媒体の行政文書を作成できる。

2 所管課長は、前項の規定により、行政文書を作成した場合は、原文書と相違なく作成されたものであることを確認し、その記録を残さなければならない。

3 第1項の規定により作成された行政文書の保存期間は、原文書の保存期間が満了する日までの間とする。

4 原文書は、第35条第3号の規定にかかわらず、第2項の手続の終了後廃棄することができるものとする。ただし、原文書が法律的効力を有すると認められる場合等については、引き続き保存しなければならない。

(行政文書の保管)

第37条 前年度及び現年度の完結文書、未完結文書並びに常用文書(以下「保管文書」という。)は、所管課において保管しなければならない。

(保存文書の引継ぎ)

第38条 前々年度に完結した行政文書(電磁的記録(条例第2条第4号に規定する電磁的記録をいう。以下同じ。)を除く。)は、所管課において引継予定・結果表を作成し、書庫主管課への引継ぎの決定を行うものとする。ただし、所管課長が所管課において利用する必要があると認める行政文書又は書庫主管課の長が所管課において保存しなければならないと認める行政文書は、原課保存期間(所管課において保存する期間をいう。以下同じ。)の設定の決定を行わなければならない。

2 原課保存期間の経過した行政文書は、所管課において引継予定・結果表を作成し、書庫主管課への引継ぎの決定を行うものとする。ただし、所管課長が引き続き所管課において利用する必要があると認める行政文書又は書庫主管課の長が所管課において保存しなければならないと認める行政文書は、原課保存期間の延長の決定を行わなければならない。

3 引継ぎ又は原課保存期間の設定若しくは延長の決定を行った所管課長は、速やかに文書管理システムにその旨を登録しなければならない。

4 書庫主管課に行政文書を引き継ぐ場合は、文書保存箱に収納し、保存箱ラベルを添付して引き継がなければならない。この場合において、書庫主管課の長は、文書保存箱への収納の適否を審査し、その結果、不適当なものがあるときは、所管課長に修正させなければならない。

(電磁的記録の保存)

第39条 電子情報は、文書管理システムに登録して保存するものとする。ただし、次の各号に掲げる電子情報は、それぞれ当該各号に定める方法により保存するものとする。

(1) 他の情報システムによる情報処理の用に供される電子情報 情報システム管理者(規則第37条第1項に規定する情報システム管理者をいう。以下同じ。)の定めるところによる。

(2) 電子情報(情報システムによる情報処理の用に供されるものを除く。) 所管課において保存する。

2 電磁的記録(電子情報を除く。)は、所管課において保存するものとする。

(行政文書の移管)

第40条 組織の変更等により行政文書を所管すべき課に変更があったときは、所管課長は、現に保管し、又は保存している行政文書を直ちに新たに所管すべき課(実施機関(本市が設立した地方独立行政法人(地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第2条第1項に規定する地方独立行政法人をいう。)を除く。)の所管課をいう。)に移管しなければならない。

2 行政文書の移管を受けた課の長は、速やかに行政文書の分類基準表及び簿冊管理簿を修正するとともに、局又は区役所の文書担当課の長を経由して法制課長に報告しなければならない。

(行政文書の保護)

第41条 行政文書の保存に当たっては、常に漏えい、滅失又はき損を予防する措置を講じなければならない。

2 所管課長は、行政文書を滅失したときは、局又は区役所の文書担当課の長を経由して、速やかに法制課長に報告しなければならない。

(閲覧及び貸出し)

第42条 職員は、職務遂行上必要があるときは、他の課が所管する行政文書の閲覧又は貸出しを受けることができる。

2 前項の閲覧又は貸出しを受けようとする職員は、行政文書閲覧・貸出申請書(第7号様式)により、所管課長に申請しなければならない。

3 所管課長は、前項の規定による申請に基づいて承認を与えるに当たっては、行政文書の保護のため必要な条件を付することができる。

4 行政文書の貸出期間は、20日以内とする。ただし、所管課長は、事務処理上の必要その他の正当な理由があるときは、当該期間を延長することができる。

5 職員は、閲覧又は貸出しを受けた行政文書を抜き取り、取り替え、又は転貸してはならない。

6 閲覧又は貸出しを受けた行政文書を滅失し、又は毀損した職員は、速やかにてん末書を所管課長に提出しなければならない。

第42条の2 職員は、職務遂行上の必要があって、第38条の規定により書庫主管課に引継ぎを行った行政文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは、当該書庫主管課の長が定めるところにより、当該書庫主管課の長にその旨を申し出なければならない。この場合において、当該行政文書が他の課が所管するものであるときは、所管課長の承認を受けた行政文書閲覧・貸出申請書の写しを当該書庫主管課の長に提出しなければならない。

2 前項の閲覧又は貸出しについては、前条第3項から第6項までの規定を準用する。この場合において、同条第3項中「所管課長」とあるのは「書庫主管課の長」と、「前項の規定による申請」とあるのは「次条第1項の規定による申出」と、「承認を与える」とあるのは「行政文書を閲覧に供し、又は貸し出す」と、「条件を付する」とあるのは「指示をする」と、同条第4項ただし書中「所管課長」とあるのは「書庫主管課の長(当該行政文書が他の課が所管するものである場合にあっては、所管課長)」と、同条第6項中「所管課長」とあるのは「書庫主管課の長(当該行政文書が他の課が所管するものである場合にあっては、書庫主管課の長及び所管課長)」と読み替えるものとする。

(保存期間の延長)

第43条 所管課長は、次の各号に掲げる行政文書については、第7条第2項の規定にかかわらず、保存期間の満了する日後においても、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、その保存期間を延長しなければならない。この場合において、次の各号のいずれかに該当する行政文書が他の号にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、その保存期間を延長するものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間

(2) 現に係属している争訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該事件が終結するまでの間

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間

(4) 公開請求があったもの 名古屋市情報公開条例(平成12年名古屋市条例第65号)第10条各項の決定の日の翌日から起算して1年間

(5) 開示請求、訂正請求又は消去・利用停止請求があったもの 名古屋市個人情報保護条例第23条各項第36条第1項若しくは第2項又は第44条第1項若しくは第2項の決定の日の翌日から起算して1年間

2 前項の規定により、保存期間の延長の決定を行った所管課長は、文書管理システムにその旨を登録しなければならない。

第44条 所管課長は、職務遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて、保存期間が満了した行政文書の保存期間を延長できる。当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とする。

2 前項に規定する場合において、所管課長は、延長後の保存期間が完結日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して30年を超える延長しようとするときは、あらかじめ法制課長の承認を受けなければならない。

(廃棄)

第45条 行政文書の保存期間が満了した場合は、所管課長は、廃棄の決定を行い、廃棄文書目録を作成するものとする。延長後の保存期間を経過した行政文書についても、同様とする。

2 前項の規定により、廃棄の決定を行った所管課長は、文書管理システムにその旨を登録するとともに法制課長に報告しなければならない。

3 法制課長は、第1項の規定により所管課長が廃棄を決定した行政文書の目録を資料館の長(規則第2条第11号に規定する資料館の長をいう。以下同じ。)に送付するものとする。

4 資料館の長は、第1項の規定により廃棄の決定が行われた行政文書のうち、資料館(規則第2条第10号に規定する資料館をいう。以下同じ。)における歴史的資料として必要であると認めたものの資料館への引渡しを法制課長を通じて、所管課長に申し出ることができる。

5 前項の規定による引渡しの申出があったときは、次の各号に定める手続により処理しなければならない。

(1) 原課保存文書 所管課長が、当該行政文書に資料館引渡文書目録を添えて、資料館へ引き渡す。

(2) その他の保存文書 所管課長が、情報システムに保存されている行政文書にあっては情報システム管理者と、書庫に引継ぎ保存されている行政文書にあっては書庫主管課の長とそれぞれ協議して、当該行政文書に資料館引渡文書目録を添えて、資料館へ引き渡す。

6 前3項の規定により資料館へ引き渡した場合を除き、書庫主管課の長、情報システム管理者又は所管課長は、第1項の規定により廃棄を決定した行政文書をその内容に応じ、溶解、裁断若しくは焼却又は電子計算機からの消去等復元不可能な方法によって、確実に廃棄しなければならない。この場合において、書庫主管課の長、情報システム管理者又は所管課長が行政文書の廃棄を本市以外の者に委託するときは、証明書等により受託業者等が確実に廃棄したことを確認するものとする。

7 第3項から第5項までの規定により資料館へ引き渡された文書の管理については、資料館の長が別に定める。

(保存期間満了前における廃棄)

第46条 所管課長は、行政文書の保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別な理由がある場合は、法制課長の承認を受けて、当該行政文書を廃棄することができる。この場合において、所管課長は、廃棄する行政文書の名称、特別の理由及び廃棄する年月日等を記載した記録を作成しなければならない。

2 前項の行政文書の廃棄については、前条第2項及び第6項の規定を準用する。

第6款 雑則

(他の情報システムによる電子決裁)

第47条 第23条第24条第26条及び第28条の規定にかかわらず、他の情報システム(行政文書の起案、決裁等の事務の処理を行う機能を持つものに限る。)による電子決裁等の方法は、情報システム管理者が別に定めるものとする。この場合において、当該情報システム管理者は、あらかじめ法制課長に協議するものとする。

第2節 情報の取扱い

(本市内部の情報の提供)

第48条 局及び区役所の長は、自己の所管する事務の処理のために、他の局又は区役所の事務に係る機密情報を利用するときは、あらかじめ、当該他の事務を所管する局及び区役所の長の承認を受けなければならない。

第49条 局及び区役所の長は、前条の規定により承認を受けて利用する他の事務に係る機密情報を本市以外の者に提供するときは、あらかじめ当該事務を所管する局及び区役所の長の承認を受けなければならない。

(組織における情報の取扱い)

第50条 所管課長は当該組織の状況、所掌事務及び情報の分類に応じて、文書その他のものの保管場所、廃棄場所及び退庁時における整理方法について定め、職員に周知しなければならない。

第3章 電子情報の保護対策

第1節 人的情報保護対策

(許可の基準)

第51条 課公所等の長は、次に掲げる場合に限り、規則第35条第4号ただし書の許可をするものとする。

(1) 職員がスケジュール管理、メモ等の用途に使用するため、個人の所有する電子計算機を使用する場合

(2) 職員が専ら外部の情報を閲覧するため、個人の所有する電子計算機、通信機器及び通信回線を使用する場合

(3) 前2号に定めるもののほか、やむを得ない事情があると認める場合

2 課公所等の長は、職員が前項第1号又は第3号の規定により同項の許可を受けて個人の所有する電子計算機を使用する場合において、必要不可欠な機密情報に限り、情報の保護及び管理に十分な配慮をした上で、規則第35条第5号ただし書の許可をするものとする。

(電子情報の保護及び管理に関する研修)

第52条 局及び区役所の長は、次の各号に掲げる研修のうち必要と認められるものを実施しなければならない。

(1) 職員に、電子情報の保護及び管理に関する一般的な知識を習得させるための研修

(2) 管理職員に、電子情報の保護及び管理に関し、職員を適切に指揮監督するために必要な知識を習得させるための研修

(3) ネットワーク又は情報システムの運用に携わる管理者及び担当者に、ネットワーク又は情報システムの開発、保守及び運用に必要な知識を習得させるための研修

第2節 物理的情報保護対策

(情報管理室の管理)

第53条 情報管理室(条例第16条第1項に規定する情報管理室をいう。以下同じ。)を所管する課長は、当該情報管理室を管理するに当たっては、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。

(1) 情報管理室を外部からの侵入が容易にできない構造とすること。

(2) 情報管理室から外部へ通じるすべての出入口について、入室の許可を受けることなく入室できないようにするとともに、入退室の記録を取り、必要なときは入室を許可した者に所属職員を同行させる等の措置

(3) 主要電子計算機等(条例第16条第1項に規定する主要電子計算機等をいう。以下同じ。)に対する火災、水、ほこり、振動、温度、湿度等による影響を可能な限り排除するために必要な措置

(4) 停電した場合に主要電子計算機等が適切に停止するまで必要な電源を確保するために、予備電源を備える等の適切な措置

(5) 落雷等の過電流等による主要電子計算機等に対する影響を防ぐために、過電流防止機器を設置する等の適切な措置

(6) 情報システム管理者が、新たに主要電子計算機等を情報管理室内に設置するときは、あらかじめ当該主要電子計算機等を設置することによる既設の主要電子計算機等に対する影響を確認し、影響があると判断した場合は、当該影響を防止する措置を講じるよう当該情報システム管理者に指示すること。

(7) 情報管理室内において、主要電子計算機等に接続する通信機器、通信回線を電子情報の漏えい、滅失又はき損を防止できるよう適切に管理すること。

(8) 契約した受託業者等以外の者が、主要電子計算機等に接続する通信回線を変更又は追加することができないようにすること。

(主要電子計算機等の設置及び管理)

第54条 情報システム管理者は、情報管理室外に主要電子計算機等を設置するときは、盗難、災害等による情報の漏えい、滅失又はき損を防止するために、必要な措置を講じなければならない。

2 情報システム管理者は、情報管理室外に主要電子計算機等を設置するときは、停電した場合に主要電子計算機等が適切に停止するまで必要な電源を確保するために予備電源を備える等の適切な措置を講じなければならない。

3 情報システム管理者は、情報管理室外に主要電子計算機等を設置するときは、落雷等の過電流等による影響を防ぐために過電流防止機器を設置する等の適切な措置を講じなければならない。

4 情報システム管理者は、許可を受けていない者が、主要電子計算機等を操作することができないようにしなければならない。

(一般電子計算機の管理)

第55条 情報システム管理者及び所管課長は、職員が使用する一般電子計算機(条例第16条第1項に規定する主要な電子計算機以外の電子計算機をいう。以下この条において同じ。)を、盗難、盗聴、盗み見等を防止するために、適切に管理しなければならない。

2 情報システム管理者及び所管課長は、一般電子計算機のハードウェアの増設若しくは交換又はソフトウェアの導入若しくは削除を行う場合は、電子情報の漏えい、滅失又はき損を防止するために必要な措置を講じなければならない。

3 情報システム管理者及び所管課長は、許可を受けていない者が、一般電子計算機を操作することができないようにしなければならない。

(通信機器の管理)

第56条 ネットワーク管理者(規則第37条第1項に規定するネットワーク管理者をいう。以下同じ。)及び情報システム管理者は、情報管理室外に主要な通信機器を設置するときは、施錠可能な保管庫内に設置する等、電子情報の漏えい、滅失又はき損を防止するために適切な措置を講じなければならない。

2 情報システム管理者及び所管課長は、ネットワーク管理者及び他の情報システム管理者が管理する通信機器に電子計算機又は通信機器を接続するときは、当該ネットワーク管理者及び他の情報システム管理者の許可を受けなければならない。

3 情報システム管理者及び所管課長は、ネットワーク管理者及び他の情報システム管理者が管理する通信機器に電子計算機又は通信機器を接続するときは、当該ネットワーク及び他の情報システムに障害を与えないようにしなければならない。

4 情報システム管理者及び所管課長は、主要な通信機器を除く通信機器を設置するときは、許可を受けることなく当該通信機器に電子計算機又は通信機器が接続されないよう監視又は点検しなければならない。

5 職員は、本市の所管する通信機器について、電子情報の漏えい、滅失又はき損を発見した場合は、直ちに当該通信機器を所管するネットワーク管理者、情報システム管理者又は所管課長に連絡しなければならない。ただし、当該通信機器を所管する者が不明な場合は、緊急の措置として副統括管理者(規則第37条第1項に規定する副統括管理者をいう。以下同じ。)に連絡するものとする。

(通信回線の管理)

第57条 通信回線の所管区分は、次の各号に定めるとおりとする。

(1) ネットワーク管理者 主要な通信機器間の通信回線

(2) 情報システム管理者 その所管する電子計算機又は通信機器をネットワーク管理者の所管する通信機器に接続する通信回線及びネットワークを利用することなく、その所管する電子計算機又は通信機器間を接続する通信回線

(3) 所管課長 前2号に掲げる通信回線以外のもの

2 ネットワーク管理者、情報システム管理者及び所管課長は、所管する通信回線について電子情報の漏えい、滅失又はき損を防止するために必要な措置を講じなければならない。

3 職員は、本市の所管する通信回線について、電子情報の漏えい、滅失又はき損を発見した場合は、直ちに当該通信回線を所管するネットワーク管理者、情報システム管理者又は所管課長に連絡しなければならない。ただし、当該通信回線を所管する者が不明な場合は、緊急の措置として副統括管理者へ連絡するものとする。

(記録媒体の管理)

第58条 情報システム管理者及び所管課長は、記録媒体(電子計算機又は通信機器に内蔵されるものを含む。次項から第5項までにおいて同じ。)の盗難等による情報の漏えい、滅失又は毀損を防止するために、施錠した保管庫に保管する等の必要な措置を講じなければならない。

2 情報システム管理者及び所管課長は、職員が機密情報を記録した記録媒体を外部に持ち出す場合は、情報の漏えい、滅失又は毀損を防止するために、施錠したかばんにより持ち運ぶ等の必要な措置を講じなければならない。

3 情報システム管理者及び所管課長は、機密情報が記録された電子計算機等(規則第34条に規定する電子計算機等をいう。以下同じ。)を本市以外の者に委託して修理するときは、当該情報を別に保存した上で、当該記録媒体に記録された電子情報を復元不可能な方法により消去して、受託業者等に渡さなければならない。ただし、故障等により当該情報を消去できない場合は、この限りでない。

4 情報システム管理者及び所管課長は、記録媒体を廃棄し、又は賃借している記録媒体を返却するときは、当該記録媒体に記録された電子情報を復元不可能な方法により消去しなければならない。この場合において、情報システム管理者及び所管課長が当該電子情報の消去を本市以外の者に委託するときは、証明書等により受託業者等が復元不可能な方法によって消去したことを確認するものとする。

5 前各項に定めるもののほか、情報システム管理者は、所管する情報システムに係る運用管理に関する規程の定めるところにより、当該情報システムの運用のために使用する記録媒体を適切に管理しなければならない。

6 第1項から第4項までに定めるもののほか、所管課長は、別に定めるところにより、記録媒体(持ち運んで使用するものに限る。)を適切に管理しなければならない。

(令2達3・一部改正)

(電子計算機等の外部施設への設置)

第59条 ネットワーク管理者及び情報システム管理者は、受託業者等の施設その他の外部の施設に主要電子計算機等を設置しようとするときは、局及び区役所の長の許可を受けなければならない。この場合において、第54条の規定に準じた措置を講じなければならない。

2 ネットワーク管理者及び情報システム管理者は、受託業者等の施設その他の外部の施設に電子計算機等(主要電子計算機等を除く。)を設置しようとするときは、第55条及び第56条の規定に準じた措置を講じなければならない。

3 前2項の場合において、ネットワーク管理者及び情報システム管理者は、講じさせる措置の内容を当該設置に係る契約書に明記するとともに、契約書の写しを添付して統括管理者(規則第37条第1項に規定する統括管理者をいう。以下同じ。)に報告しなければならない。

4 ネットワーク管理者及び情報システム管理者は、定期的に、外部の施設に設置された電子計算機等の電子情報の保護対策の状況を調査するとともに、その結果を局及び区役所の長並びに統括管理者に報告しなければならない。

5 前項の規定による調査の結果、電子情報の保護対策にぜい弱性が認められた場合、局及び区役所の長は、速やかにぜい弱性を解消するための措置を講じさせなければならない。

第3節 技術的情報保護対策

(情報システムの開発、導入又は変更)

第60条 情報システムを開発、導入又は変更(以下「開発等」という。)しようとする者は、情報システムの開発等における事故及び不正行為を防止するため、次の各号に掲げる事項を定めなければならない。

(1) 監督者

(2) 作業者及び作業範囲

(3) ソースコード(規則第46条第1項第1号に規定するソースコードをいう。)の提出義務

(4) 作業記録の提出義務

(5) 電子情報の保護対策上問題となるソフトウェアの使用の禁止に関する事項

2 情報システムを開発等しようとする者は、情報システムの開発等における事故及び不正行為を防止するため、次の各号に掲げる行為を実施しなければならない。

(1) 事故及び不正行為に係る危険性の分析及び対応

(2) 擬似環境等による動作確認

(3) 電子情報の利用制限

(4) 仕様書等の作成及びその変更履歴の記録の作成

(5) 前号に定める仕様書等及びその変更履歴の適切な保管

(6) 開発者等の利用者権限を識別認証符号の業務終了後の抹消

3 情報システムを開発等しようとする者は、情報システムが利用するネットワーク及び当該ネットワーク上で稼動している既存の情報システムに支障が出ないよう、関係するネットワーク管理者及び情報システム管理者と協議し、十分な試験を行うとともに、当該試験に使用した情報及び資料を一定の期間適切に保管しなければならない。

4 情報システム管理者は、情報システムを構成する電子計算機等若しくはソフトウェアを変更又は更新するときは、情報システムに悪影響を及ぼさないことを確認しなければならない。

(情報システムの保守及び運用)

第61条 情報システム管理者は、情報システムの保守及び運用に当たっては、電子情報の保護対策の実施のため作業者及び作業範囲を定めるとともに、次の各号に掲げる行為をしなければならない。

(1) 電子情報の利用制限

(2) 作業指示書等及び作業実績記録の作成

(3) 前号に定める作業指示書等及び作業実績記録の適切な保管

2 情報システム管理者は、情報システムの利用者及びその権限を適切に決定するとともに、その登録、変更及び抹消を適切に行わなければならない。

3 情報システム管理者は、情報システムの保守又は運用作業に当たっては、2名以上の作業者で行わせるよう努めるとともに、これらを指揮監督しなければならない。

4 情報システム管理者は、情報システムに障害が発生した場合は、障害原因の究明並びに再発防止策の立案及び実施に努め、当該障害及びその対応策に関する記録を保存するとともに、統括管理者に報告しなければならない。

5 情報システム管理者は、情報システムで取り扱う電子情報を定期的にバックアップしなければならない。

6 情報システム管理者は、電子計算機等及びソフトウェアの不具合に関する情報を継続的に収集し、電子情報の保護対策上悪影響を及ぼす不具合を発見した場合は、速やかに是正しなければならない。

(インターネットを利用する情報システムの開発、保守及び運用の特例)

第62条 情報システム管理者は、インターネットを利用する情報システムが、機密情報の収集又は蓄積を行う場合には、機密性を保持するため、次の各号に定める措置を講じなければならない。

(1) 暗号化の技術を利用する等インターネット上での情報の漏えい又は改ざんを防止する措置

(2) ファイアウォールによる通信制御を行う等のインターネットを通じたアクセスにより収集又は蓄積した情報の漏えい又は改ざんを防止する措置

2 情報システム管理者は、インターネットを利用して情報の収集、蓄積又は提供を行うための情報システムを運用する場合は、インターネット上に表示している情報の改ざんを防止するために、適切な保護措置を講じなければならない。

3 情報システム管理者は、インターネットを利用して情報の収集、蓄積又は提供を行うための情報システムを外部委託により開発、保守及び運用する場合は、前2項の規定に準じた措置を、当該受託業者等に義務付けるよう契約を締結するとともに、当該措置の実施状況を定期的に調査しなければならない。

(ネットワークの構築又は変更)

第63条 ネットワークの構築又は変更については、第60条の規定を準用する。

(ネットワークの保守及び運用)

第64条 ネットワークの保守及び運用については、第61条の規定を準用する。

附 則

(施行期日)

1 この達は、平成16年4月1日から施行する。

(名古屋市行政文書管理規程の廃止)

2 名古屋市行政文書管理規程(平成12年名古屋市達第71号)は、廃止する。

(名古屋市電子情報の保護及び管理に関する規程の廃止)

3 名古屋市電子情報の保護及び管理に関する規程(平成15年名古屋市達第46号)は、廃止する。

(名古屋市行政文書管理規程の廃止に伴う経過措置)

4 第7条第1項及び第2項の規定は、昭和61年4月1日前に完結した行政文書については適用しない。

5 資料館の長は、昭和61年4月1日前に完結した行政文書(その完結日の属する年度の翌年度から起算して30年以上が経過したものに限る。)のうち、資料館における歴史的資料として必要であると認めたものの資料館への引き渡しを法制課長を通じて所管課長に申し出ることができる。この場合において、資料館へ引き渡された行政文書の管理については、資料館の長が別に定める。

6 前項の申し出があった場合は、所管課長は法制課長の承認を受けて、当該行政文書の廃棄を決定し、資料館へ引き渡すものとする。

7 この達による廃止前の名古屋市行政文書管理規程に基づいて資料館へ引き渡されている行政文書は、前2項の規定により廃棄の決定を受けたものとみなす。

(名古屋市電子情報の保護及び管理に関する規程の廃止に伴う経過措置)

8 この達による廃止前の名古屋市電子情報の保護及び管理に関する規程第12条及び第38条の規定は、平成16年9月30日までは、なお効力を有する。

附 則(平成18年達第21号)

この達は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年達第6号)

この達は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年達第2号)

この達は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成23年達第5号)

1 この達は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成27年達第39号)

この達は、発布の日から施行する。ただし、第38条第1項ただし書及び同条第2項ただし書の改正規定並びに同条第4項に後段を加える改正規定は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年達第6号)

1 この達は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成30年達第10号)

1 この達は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成31年達第3号)

1 この達は、平成31年4月1日から施行する。ただし、第1号様式から第4号様式まで及び第6号様式の改正規定並びに第7号様式の改正規定(「日本工業規格」を「日本産業規格」に改める部分に限る。)は、同年7月1日から施行する。

2 この達の施行の際現にこの達による改正前の名古屋市情報あんしん条例施行規程の規定に基づいて提出されている申請書は、この達による改正後の名古屋市情報あんしん条例施行規程の規定に基づいて提出されたものとみなす。

附 則(令和2年達第3号)

1 この達は、令和2年3月1日(以下「施行日」という。)から施行する。

2 この達による改正後の名古屋市情報あんしん条例施行規程(以下「新規程」という。)第58条第4項後段の規定は、施行日以後に公告その他の契約の申込みの誘引が行われる契約に基づき同項後段に規定する委託をする場合について適用する。

3 情報システム管理者及び所管課長は、施行日前に公告その他の契約の申込みの誘引が行われた契約に基づき施行日以後に新規程第58条第4項後段に規定する委託をするときは、受託業者等と協議を行い、同項後段に規定する確認を行うよう努めるものとする。

附 則(令和2年達第5号)

1 この達は、令和2年4月1日から施行する。

附 則(令和2年達第54号)

1 この達は、令和2年11月1日から施行する。

2 この達の施行の際現にこの達による改正前の名古屋市情報あんしん条例施行規程(以下「旧規程」という。)の規定に基づいて提出され、又は承認を受けている申請書等は、この達による改正後の名古屋市情報あんしん条例施行規程(以下「新規程」という。)の規定に基づいて提出され、又は承認を受けたものとみなす。

3 この達の施行の際現に旧規程の規定に基づいて作成されている用紙は、新規程の規定にかかわらず、当分の間、修正して使用することができる。

附 則(令和3年達第1号)

この達は、令和3年2月1日から施行する。

別表第1 行政文書分類表

(令2達5・一部改正)

第1分類

第2分類

第3分類

第4分類

共通

総務局長が別に定める。

会計室

第2分類は、原則として課相当の名称とし、局又は区役所の文書担当課の長が法制課長と協議して定める。

第3分類は、原則として係相当の名称とし、課の長が局又は区役所の文書担当課の長と協議して定める。

第4分類は、係の分掌事務又は個別事業等の名称とし、課の長が局又は区役所の文書担当課の長と協議して定める。

防災危機管理局

市長室

総務局

財政局

スポーツ市民局

経済局

観光文化交流局

環境局

健康福祉局

子ども青少年局

住宅都市局

緑政土木局

区役所

別表第2 行政文書保存期間区分基準表

30年

(1) 条例規則及び達の原議

(2) 前号に掲げるもの以外の例規となる重要なもの

(3) 廃置分合及び境界変更に関する行政文書

(4) 市行政の総合的企画及び運営に係る基本方針の決定に関する重要な行政文書

(5) 行政施策の基本となるべき特に重要な事業計画の策定に関する行政文書

(6) 市会提出案件の原議並びに会議結果の報告書及び議決通知書

(7) 職員の任免及び賞罰に関する行政文書

(8) 予算書及び決算書

(9) 公有財産の取得、管理及び処分に係る契約書並びに登記又は登録関係書類で特に重要なもの

(10) 行政処分の原議及び契約書(第9号に掲げるものを除く。)で特に重要なもの

(11) 争訟に関する行政文書

(12) 市公報(調達に係るものを除き、法制課が保存するものに限る。)

(13) 前各号に掲げるもののほか事務事業の執行に関する行政文書で特に重要なもの

10年

(1) 事業計画の策定に関する行政文書で30年保存以外のもののうち重要なもの

(2) 金銭出納の証拠書類のうち重要なもの

(3) 公有財産の取得、管理及び処分に係る契約書並びに登記又は登録関係書類で30年保存以外のもののうち重要なもの

(4) 行政処分の原議及び契約書で30年保存以外のもののうち重要なもの

(5) 前各号に掲げるもののほか10年保存を必要とする行政文書

5年

(1) 事業計画の策定に関する行政文書で30年及び10年保存以外のもののうち比較的重要なもの

(2) 金銭出納の証拠書類で10年保存以外のもののうち比較的重要なもの

(3) 金銭出納に関する台帳

(4) 行政処分の原議及び契約書で30年及び10年保存以外のもののうち比較的重要なもの

(5) 前各号に掲げるもののほか5年保存を必要とする行政文書

3年

(1) 一般行政の施策に関する行政文書

(2) 金銭出納に関する行政文書で10年及び5年保存以外のもの

(3) 前2号に掲げるもののほか3年保存を必要とする行政文書

1年

(1) 30年、10年、5年及び3年保存以外の行政文書(資料文書(行政文書のうち起案文書及び供覧文書以外のものをいう。以下同じ。)のうち随時発生し、短期に廃棄する軽微なものを除く。)

事務処理上必要な1年未満の期間

(1) 資料文書のうち随時発生し、短期に廃棄する軽微なもの

(令2達54・一部改正)

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(令2達54・一部改正)

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(令3達1・一部改正)

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(令2達54・一部改正)

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名古屋市情報あんしん条例施行規程

平成16年3月31日 達第20号

(令和3年2月1日施行)

体系情報
第3類 職制及び処務/第8章 公印及び文書
沿革情報
平成16年3月31日 達第20号
平成16年7月9日 達第51号
平成17年4月1日 達第22号
平成18年3月31日 達第21号
平成19年3月20日 達第6号
平成20年3月26日 達第2号
平成23年3月31日 達第5号
平成27年12月28日 達第39号
平成28年3月31日 達第6号
平成30年3月30日 達第10号
平成31年3月28日 達第3号
令和2年2月27日 達第3号
令和2年3月31日 達第5号
令和2年10月30日 達第54号
令和3年1月28日 達第1号