○滑川市文書管理規程

平成11年3月31日

訓令第4号

目次

第1章 総則(第1条~第8条)

第2章 文書の収受及び配布(第9条~第14条)

第3章 文書の起案及び決裁(第15条~第25条)

第4章 文書の施行(第26条~第34条)

第5章 文書の保管、保存及び廃棄(第35条~第47条)

第6章 雑則(第48条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、文書の適正な管理を図るため、文書の収受、処理、保管、保存、廃棄等に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画又は写真をいう。

(文書処理の原則)

第3条 事務は、文書により処理することを原則とする。

2 文書は、適正かつ効率的な事務処理を図るため、正確かつ迅速に処理するとともに、的確に保管し、及び保存し、必要に応じて直ちに利用することができるようにしなければならない。

(文書の種類)

第4条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するものに係る文書

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するものに係る文書

(3) 告示 行政処分又は重要な事実について、管内の全部又は一部に公示するものに係る文書

(4) 公告 軽易な事実について管内の全部又は一部に公示するものに係る文書

(5) 訓令 所属機関又は所属職員に対して一般的又は個別的に指示命令するものに係る文書

(6) 指令 所属機関又は所属職員以外の者に対して指示命令するものに係る文書

(7) 一般文書 前各号に掲げる文書以外の文書

(総務課長の職務)

第5条 総務課長は、各課における文書の管理が、この規程に従って適正に行われるよう、課長(第2条第2号に規定する課の長をいう。以下同じ。)に対し、必要な指導及び指示を行うものとする。

(課長の職務)

第6条 課長は、課における文書の管理が適正かつ効率的に行われるよう、職員を指揮し、及び監督しなければならない。

(文書責任者)

第7条 課に文書責任者を置く。

2 文書責任者は、庶務を担当する係長をもって充てる。ただし、庶務を担当する係長を置かない課にあっては、課長が指定する職員とする。

3 文書責任者は、課長の命を受け、課における次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の改善及び指導に関すること。

(4) 文書の保管、保存及び廃棄に関すること。

(文書主任)

第8条 課長は、課の職員のうちから、文書主任を1人指名する。

2 文書主任は、文書の収受及び発送について文書責任者を補助するとともに、上司の命を受け、文書の整理、保管、保存及び廃棄に関する事務を処理する。

第2章 文書の収受及び配布

(文書の受領)

第9条 市に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、各課に到達した文書は、当該課において受領するものとする。

(受領した文書の処理)

第10条 前条本文の規定により総務課において受領した文書は、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 文書は、開封せずに当該文書の主務課に配布する。ただし、開封しなければ配布すべき課を確認できないものは、開封し、確認した後に配布する。

(2) 二以上の課に関係のある文書は、当該文書の処理に最も関係の深い課に配布する。

(勤務時間外に到達した文書)

第11条 勤務時間外に到達した文書は、当直員が受領し、総務課長に引き継がなければならない。

(配布の方法)

第12条 第10条の規定による文書の配布は、総務課に備えられた文書集配箱により行う。

(文書の収受)

第13条 前条の規定により配布された文書及び第9条ただし書の規定により受領した文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 書留扱いの文書、有価証券等が添付されている文書は、各課において特殊文書収受簿(様式第1号)に記載する。

(2) 各課の文書主任は、文書責任者の指示に基づき文書件名簿(様式第2号)に所要事項を記載した後、当該文書の余白に受付印(様式第3号)を押し、文書番号を記入しなければならない。

(3) 前号の手続を終えた文書は、課長の閲覧を受けた後、主務者に配布するものとする。

(4) 刊行物等の送付文書その他これに類する軽易な文書については、文書件名簿への記載及び文書番号の記入を省略することができる。

(5) 第2号及び第3号の規定にかかわらず、大量に又は定例的に取り扱う申請書、届書、証明願書等で、同号の手続によりがたいものについては、これに代わるべき手続を別に定め、それにより処理することができる。

(配布文書の返付)

第14条 課に配布を受けた文書でその主務に属しないと認められるものは、課相互間で授受することなく、直ちに総務課長に返付しなければならない。

2 前項の場合において、配布すべき課が判別しがたいときは、総務課長は速やかに上司の決定を受けるものとする。

第3章 文書の起案及び決裁

(起案の方法)

第15条 起案は、別に定めのある場合を除き、起案用紙甲(様式第4号)及び起案用紙乙(様式第5号)を用いて行わなければならない。ただし、起案用紙乙にあっては、これに代えて保存に耐えうる他の用紙を用いることができる。

2 前項の規定にかかわらず、軽易なもの又は定例のものについては、収受文書の余白に処理案を朱書し、及び決裁欄を設けたものにより行うことができる。

(起案の要領)

第16条 起案は、次の要領により行わなければならない。

(1) 起案文書には、所定の欄に必要事項を記入し、認印を押すこと。

(2) 起案文書には、軽易又は定例のものを除き、起案理由を記載すること。

(3) 起案文書には、事案の経過に関する書類、関係法令、図面その他決裁の参考となる資料を添付すること。

(4) 起案文書には、必要に応じて次の事項を朱書すること。

 申請、報告、回答等で処理期限のあるものについては、その処理期限

 秘、極秘、至急、親展その他文書の取扱方法

(5) 密接な関連を有する事案は、できるだけ一括して起案すること。

(例文処理)

第17条 次に掲げるものに係る事案のうち、常例の文案によることのできるものについては、あらかじめ例文として登録を受けた上で、起案用紙に当該文案を印刷し、若しくは添付し、又は起案用紙に代わる簿冊等に当該文案を添付して処理することができる。

(1) 定例的な告示、公告、指令、契約、照会、回答、通知及び報告

(2) 規則、訓令等に様式が定められているもの

2 課長は、事案について前項の登録(以下「例文登録」という。)を受けようとするときは、例文登録依頼書(様式第6号)に例文登録に係る文案を添えて総務課長に提出しなければならない。

3 総務課長は、前項の規定により提出を受けた事案について、これを例文登録することが適当であると認めたときは、例文登録台帳(様式第7号)に登録し、その旨を課長に通知するものとする。

4 例文登録を受けた事案に係る起案文書には、その旨を明記しなければならない。

(文書の書式)

第18条 文書の書式は、別表第1に定める書式によるものとする。ただし、この書式により難い場合又はこの書式によることが適当でない場合には、あらかじめ総務課長と協議して他の書式によることができる。

2 文書は、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易、簡潔かつ正確に記述しなければならない。

(回議)

第19条 起案文書は、文書責任者の審査を経た後、滑川市事務決裁規程(昭和54年訓令第2号)に定めるところにより、関係職員及び上司並びに関係部局に回議し、決裁を受けなければならない。

2 重要又は異例の事案に係る起案文書は、主務課長等が持参して説明に当たり、回議中に意見のあったものについては、その旨を併せて述べなければならない。

3 秘密の取扱いを要する起案文書の回議については、封筒、書類ばさみ等に納めて持ち回り、秘密の漏れないよう細心の注意を払わなければならない。

(法令審査等)

第20条 次に掲げる起案文書は、総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令等

(2) 告示、公告及び指令(補助金の交付に係るものを除く。)

(3) 契約書、協定書及び覚書(重要又は異例なものに限る。)

(4) 法令の解釈及び運用に関するもの

(5) 訴訟、和解及び調停に関するもの

(6) 議会に提出する議案

(緊急事案の処理)

第21条 緊急に処理を要する事案で起案による処理を行ういとまのないものについては、上司の指示を受けて、口頭により処理することができる。この場合においては、事後速やかに起案による処理を行わなければならない。

(決裁文書の取扱い)

第22条 決裁を終えた起案文書(以下「決裁文書」という。)は、直ちに当該文書の起案者に返付しなければならない。

2 起案者は、決裁文書に決裁年月日を記載し、施行を要する文書については、速やかにその処理を行わなければならない。

(起案文書の修正及び廃止)

第23条 回議した起案文書の内容が修正されて決裁になったときは、軽易なものを除き、関係者に回覧しなければならない。

2 回議した起案文書を廃止する必要が生じたときは、その欄外に「廃案」と朱書して、軽易なものを除き、関係者に回覧しなければならない。

(回覧)

第24条 起案による処理を要しない文書で回覧を要するものは、当該文書の欄外に「回覧完結」と朱書して、関係者に回覧しなければならない。

(未処理文書の処理の促進)

第25条 文書責任者は、文書件名簿により未処理文書を調査し、その処理の促進に努めなければならない。

第4章 文書の施行

(文書の浄書)

第26条 決裁文書で浄書を要するものは、次の各号に定めるところにより直ちに浄書しなければならない。

(1) 浄書する文書の書式、用字、用語、句読点等に誤りがないことを確認すること。

(2) 浄書する文書の日付は、原則として施行の日を用いること。

(3) 浄書した文書は、直ちに決裁文書と照合すること。

(記号及び番号)

第27条 条例、規則、告示及び訓令には、市名を冠し、総務課においてその種類に従い、条例等番号簿の番号を付さなければならない。

2 一般文書には、記号として市名及び課名の頭文字を冠し(秘密の取扱いを要する文書にあっては、当該記号の次に「秘」の文字を加える。)、文書件名簿の番号を付する。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(1) 表彰状、契約書、辞令その他これらに類する文書

(2) 軽易な文書その他総務課長が記号及び番号を付する必要がないと認める文書

(3) 庁内文書

3 前項の文書の番号は、会計年度によるものとし、課ごとに、収受及び発送を通じて一連の番号を用いるものとする。

4 同一の事案に係る文書については、当該事案が完結するまで同一の番号を用いるものとする。この場合において、当該事案が年度を超えてなお継続するときは、記号の前に当該番号を付した年度に相当する数字を付するものとする。

5 指令には、市名を冠し、一般文書の例により記号及び番号を付する。

(記名)

第28条 文書の記名は、法令等に定めのあるもののほか、次の各号に定めるところによる。

(1) 条例、規則、告示、公告、訓令及び指令には、市長名を用いる。

(2) 公告には、必要に応じ、市名を用いることができる。

(3) 一般文書には、事案の軽重又は宛先の別により、市長名、副市長名、教育長名、部長名又は課長名を用いる。ただし、特に必要があるときは、市名を用いることができる。

(事務担当の表示)

第29条 一般文書には、当該文書の末尾に課名、係名、電話番号等を表示するものとする。ただし、辞令、賞状、契約書その他これらを表示することが適当でない文書については、この限りでない。

(公印の押印等)

第30条 施行する文書には、滑川市公印規則(昭和32年規則第6号)の定めるところにより、公印及び契印を押さなければならない。ただし、第27条第2項第1号に掲げる文書にあっては契印を、同項第2号及び第3号に掲げる文書にあっては公印及び契印を省略することができる。

(公印の事前押印)

第31条 証票、賞状その他の文書で、交付を受ける者が未確定のものについて、公印の保管者(滑川市公印規則第3条に規定する公印の保管者をいう。)の承認を受けたときは、公印を事前に押印することができる。

(印影の印刷)

第32条 定例の文書で、一時に多数印刷するものについて、あらかじめ総務課長の承認を受けたときは、当該文書に印影を印刷して、公印の押印に代えることができる。

2 前項の規定により印影を印刷してある文書については、常に厳正に保管し、他に利用されることがないよう注意するとともに、その使用状況を明らかにしておかなければならない。

(電子計算組織等を利用した印影の印刷)

第32条の2 電子計算組織又はファクシミリ(以下「電子計算組織等」という。)を利用して作成する文書で、あらかじめ総務課長の承認を受けたときは、電子計算組織等に記録した公印の印影(以下「電子印影」という。)又は印影を縮小したものを印刷し、公印の押印に代えることができる。

2 前項の規定により電子印影を使用するときは、常に電子印影を記録した電子計算組織等の保管を厳正にし、電子印影の改ざんその他不正使用を防止するための措置を講じなければならない。

3 電子印影を使用しなくなったときは、速やかに電子印影を消去し、総務課長に報告しなければならない。

(文書の発送)

第33条 文書の発送は、次条に定める場合を除き、各課において郵送又は使送により行うものとする。

2 文書を発送したときは、決裁文書に施行年月日を記入した後、文書件名簿に所要事項を記載しなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(配送)

第34条 文書の発送を配送により行う場合は、総務課長が指定する日時までに総務課に回付しなければならない。

第5章 文書の保管、保存及び廃棄

(文書の整理及び編集)

第35条 文書は、完結文書及び未完結文書に区分し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

2 完結文書は、次条に規定する文書管理表の分類ごとに整理し、次に定めるところにより編集しなければならない。

(1) 完結文書は、会計年度(暦年により整理することが適当な文書にあっては、暦年)ごとに完結した順序により編集すること。

(2) 1事件の文書で数事案に関係のあるものは、最も関係の深いものに編集すること。

(3) 1事件の関係文書は一つにまとめ、保存期間が異なる場合は、最も長期の保存期間とすること。

(4) 数年度にわたり継続して処理した事案に係るものは、完結した年度に編集すること。

3 完結文書は、原則として、文書保管ケースに収納しなければならない。

(文書管理表)

第36条 課長は、課における文書の分類、保管場所及び保存期間を定める文書管理表(様式第8号)を毎年度当初に作成しなければならない。

2 課長は、文書管理表を作成し、又は変更したときは、速やかにこれを総務課長に提出しなければならない。

3 総務課長は、課長に対し、文書管理表の作成について必要な指示をし、又は提出のあった文書管理表の修正を求めることができる。

(完結文書の保管)

第37条 完結文書は、完結の日(当該文書の処理を終えた日をいう。以下同じ。)から当該完結の日の属する年度の翌年度の末日(暦年により整理することが適当なものは、完結の日の属する年の翌年の末日)まで課において保管しなければならない。ただし軽易な文書については、この限りでない。

2 課長は、常時利用する文書で前項に定める期間を超えて課内に保管する必要があると認めるもの(以下「常用文書」という。)については、その必要の存する期間(以下「常用期間」という。)が満了する日の属する年度の末日まで保管することができる。この場合においては、文書管理表に常用期間を明示しておかなければならない。

(保存期間の種別)

第38条 文書の保存期間は、法令等に定めのあるものを除き、永年、10年、5年、3年及び1年とする。

(保存期間の決定等)

第39条 文書の保存期間は、法令等に定めのあるものを除き、文書保存期間基準表(別表第2)に基づき、各課長が定める。

(保存期間の起算)

第40条 文書の保存期間は、完結の日の属する会計年度の翌年度の4月1日(暦年により保存することが適当なものは、完結の日の属する年の翌年の1月1日)から起算する。

2 前項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間は、その常用期間が終了する日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(文書の保存)

第41条 課長は、第37条の規定による保管の期間が満了した完結文書(1年の保存期間に係る文書を除く。)を保存期間ごとに区分して文書保存箱に収納し、書庫に保存しなければならない。

2 課長は、前項の規定により文書を保存したときは、文書保存箱ごとに文書引継票(様式第9号)を作成して、総務課長に送付しなければならない。

3 総務課長は、送付を受けた文書引継票を整理し、これを保存文書の目録として整備しなければならない。

(書庫の管理)

第42条 書庫の管理は、総務課長がこれに当たる。

2 書庫の中は、常に整理整頓し、湿気、虫害等の防止に努め、書庫内における火気の取扱いには、細心の注意を払わなければならない。

(保存文書の利用)

第43条 書庫の保存文書を閲覧し、又はその貸出しを受けようとする職員は、保存文書利用簿(様式第10号)に所要事項を記載し、総務課長の承認を受けなければならない。

2 保存文書を閲覧し、又はその貸出しを受けた職員は、これをつづり替え、抜き取り、加筆し、又は訂正してはならない。

3 保存文書の貸出しを受けた職員は、これを紛失し、又は損傷したときは、直ちに総務課長にその旨を報告し、その指示を受けなければならない。

(保存文書の廃棄)

第44条 総務課長は、毎年度当初に、保存期間が満了した文書に係る文書引継票を整理して、廃棄すべき文書の目録を作成し、各課長に送付しなければならない。

2 課長は、前項の規定により送付を受けた目録に係る保存文書について、保存期間を延長する必要があると認めるときは、総務課長と協議して、さらに保存期間を延長することができる。

3 課長は、保存期間が満了した文書について、第1項の規定により目録の送付を受けたときは、前項の規定により保存期間を延長したものを除き、廃棄を決定しなければならない。

(保存期間満了前の廃棄決定)

第45条 課長は、保存期間が永年の文書であって相当の期間が経過したもの又は保存期間が満了しない文書であって保存の必要がないと認められるものについて、総務課長と協議の上、保存期間の満了前に廃棄を決定することができる。

(1年の保存期間に係る文書の廃棄決定)

第46条 課長は、毎年度当初に、1年の保存期間に係る文書でその期間が満了したものについて、廃棄を決定しなければならない。

(廃棄処分)

第47条 廃棄処分は、文書がみだりに他に使用されないよう、焼却その他の方法により確実に行わなければならない。

第6章 雑則

(実施細則)

第48条 この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。

(施行期日)

1 この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

(滑川市処務規程及び滑川市文書編纂保存規程の廃止)

2 滑川市処務規程(昭和54年訓令第1号)及び滑川市文書編纂保存規程(昭和47年庁達第2号)は、廃止する。

(文書の左横書き実施要領の一部改正)

3 文書の左横書き実施要領(昭和35年庁達第1号)の一部を次のように改正する。

(次のよう略)

(経過措置)

4 この訓令の施行の日前に滑川市処務規程第19条の規定により収受した文書の処理については、なお従前の例による。ただし、保存期間の起算については、第40条の規定を適用する。

5 第27条第2項の規定によりこの訓令の施行日以後初めて付する文書番号については、この訓令の施行日前に付した番号と連続したものを用いる。

6 第35条第2項第1号の規定により会計年度ごとに編集することが適当な完結文書であって、この訓令の施行の際未だ編集していないものについては、次年度の完結文書と併せて編集するものとする。

7 この訓令の施行の際現に書庫において保存されている文書については、第41条第1項の規定により保存されたものとみなす。

8 文書の左横書き実施要領第6に規定する起案用紙は、当分の間、必要な調整をして使用することができる。

(平成15年訓令第3号)

この訓令は、平成15年11月27日から施行する。

(平成19年訓令第1号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成24年訓令第1号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(平成28年訓令第3号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(令和2年3月12日訓令第1号)

この訓令は、公表の日から施行する。

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別表第2(第39条関係)

文書保存期間基準表

※○は、標準的な保存期間を示す。

保存期間

項目

永年

10年

5年

3年

1年

備考

条例、規則その他例規の制定改廃に関する文書

法規担当課






市議会に関する文書

議会担当課

重要なもの(議案、議決書、会議録等)

軽易なもの




各課


重要なもの

軽易なもの



市の沿革、区域に関する文書






行政組織の設定改廃に関する文書

行政管理担当課






各課






市の長期的な計画の策定に関する文書

企画担当課






各課

重要なもの





事務事業の計画の樹立に関する文書

企画担当課

特に重要なもの





各課

特に重要なもの

重要なもの




事務引継に関する文書

特に重要なもの(市長、副市長、教育長等)

重要なもの




職員の任免、進退、賞罰に関する文書

人事担当課






各課

特に重要なもの

重要なもの




儀式に関する文書

特に重要なもの

重要なもの




表彰、ほう章に関する文書

特に重要なもの

重要なもの




予算に関する文書

財政担当課

特に重要なもの(予算書、予算説明書等)

重要なもの




各課






予算執行、出納に関する文書

出納担当課

特に重要なもの

重要なもの




各課






決算に関する文書

財政担当課

出納担当課

特に重要なもの(決算書、主要施策に関する報告書等)

重要なもの




各課






財産、営造物、市債に関する文書

財政担当課

重要なもの




不動産の取得等については永年

管財担当課

重要なもの




各課

重要なもの




寄付又は贈与の受納に関する文書

特に重要なもの(不動産等)

重要なもの

軽易なもの



工事施行に関する文書(設計書、図面、契約書等)

重要なもの(大規模な工事公共施設等)





国、県に対する許認可、申請書等に関する文書

特に重要なもの





補助金等の交付申請に関する文書


重要なもの




監査及び検査に関する文書


重要なもの




市税の賦課徴収に関する文書


重要なもの

軽易なもの



告示、公告等に関する文書

法規担当課

重要なもの





各課


重要なもの




附属機関に関する文書

特に重要なもの(諮問、答申書等)

重要なもの(議事録等)




所轄行政庁からの通達等に関する文書

重要なもの





許可、認可、承認、取消等の行政処分に関する文書

特に重要なもの(法的に10年を超えるもの等)

重要なもの(法的に5年を超えるもの等)

(法的に3年を超えるもの等)

軽易なもの(法的に1年を超えるもの等)



契約、協定に関する文書

特に重要なもの

重要なもの

(一般事務・業務委託・施設保守委託等)




審査請求、訴訟、和解等に関する文書






陳情、請願、要望、上申、訴願等に関する文書

特に重要なもの

重要なもの




調査、研究、統計に関する文書

重要なもの

軽易なもの




各種原簿、台帳等

重要なもの





市史の資料となる文書






市の発行する刊行物等

特に重要なもの(市広報等)

重要なもの




市関係団体に関する文書

重要なもの





文書の収受及び発送に関する文書



重要なもの(文書件名簿、文書管理表等)

軽易なもの


照会、回答に関する文書



重要なもの

軽易なもの


旅行命令、復命書等に関する文書



重要なもの



庁内通知に関する文書

発議課






各課






各種日誌その他これらに類する文書






その他事務事業の執行に関する文書

10年を超える保存を要すると認められる特に重要な文書

主要事務事業に関する重要なもののうち、将来の例証となるもの等で、5年を超える保存を要すると認められる文書

主要事務事業に関する重要なもののうち、「10年保存」に該当しないもので、3年を超える保存を要すると認められる文書

通常の事務事業の執行に関するもののうち、「5年保存」に該当しないもので、1年を超える保存を要すると認められる文書

事務事業の補助的なもの及び軽易な文書で、1年を超えて保存する必要がないと認められる文書


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滑川市文書管理規程

平成11年3月31日 訓令第4号

(令和2年3月12日施行)

体系情報
第4編 行政一般/第2章
沿革情報
平成11年3月31日 訓令第4号
平成15年11月4日 訓令第3号
平成19年3月30日 訓令第1号
平成24年3月30日 訓令第1号
平成28年3月7日 訓令第3号
令和2年3月12日 訓令第1号