(趣旨)

第1条　この規程は、文書の適正な管理を図るため、文書の収受、処理、保管、保存、廃棄等に関し、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書処理の原則)

第3条　事務は、文書により処理することを原則とする。

(文書の種類)

第4条　文書の種類は、次のとおりとする。

(総務課長の職務)

第5条　総務課長は、各課における文書の管理が、この規程に従って適正に行われるよう、課長(第2条第2号に規定する課の長をいう。以下同じ。)に対し、必要な指導及び指示を行うものとする。

(課長の職務)

第6条　課長は、課における文書の管理が適正かつ効率的に行われるよう、職員を指揮し、及び監督しなければならない。

(文書責任者)

第7条　課に文書責任者を置き、各係長をもって充てる。ただし、係長以外を充てることが適当な場合は、課長が指定する職員とする。

(文書の受領)

第8条　市に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、各課に到達した文書は、当該課において受領するものとする。

(受領した文書の処理)

第9条　前条本文の規定により総務課において受領した文書は、次に定めるところにより処理するものとする。

(勤務時間外に到達した文書)

第10条　勤務時間外に到達した文書は、当直員が受領し、総務課長に引き継がなければならない。

(文書の収受)

第11条　第9条の規定により配布された文書及び第8条ただし書の規定により受領した文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(配布文書の返付)

第12条　課に配布を受けた文書でその主務に属しないと認められるものは、課相互間で授受することなく、直ちに総務課長に返付しなければならない。

(起案の方法)

第13条　起案は、別に定めのある場合を除き、文書管理システムにより行わなければならない。

(起案の要領)

第14条　起案は、次の要領により行わなければならない。

(文書の書式)

第15条　文書の書式は、別表第1に定める書式によるものとする。ただし、この書式により難い場合又はこの書式によることが適当でない場合には、あらかじめ総務課長と協議して他の書式によることができる。

(回議)

第16条　起案文書は、文書責任者の審査を経た後、滑川市事務決裁規程(昭和54年訓令第2号)に定めるところにより、関係職員及び上司並びに関係部局に回議し、決裁を受けなければならない。

(法令審査等)

第17条　次に掲げる起案文書は、総務課長の審査を受けなければならない。

(緊急事案の処理)

第18条　緊急に処理を要する事案で起案による処理を行ういとまのないものについては、上司の指示を受けて、口頭により処理することができる。この場合においては、事後速やかに起案による処理を行わなければならない。

(決裁文書の取扱い)

第19条　起案者は、決裁を終えた起案文書(以下「決裁文書」という。)に決裁年月日を記載し、施行を要する文書については、速やかにその処理を行わなければならない。

(修正及び廃止)

第20条　起案文書の内容が修正されて決裁になったときは、軽易なものを除き、関係者に回覧しなければならない。

(供覧)

第21条　起案による処理を要しない収受文書で供覧を要するものは、文書管理システムにより関係者に供覧しなければならない。ただし、文書管理システムによることが困難な場合は、当該文書の余白に「供覧」と記載したものにより供覧できるものとする。

(未処理文書の処理の促進)

第22条　文書責任者は、未処理文書を調査し、その処理の促進に努めなければならない。

(文書の浄書)

第23条　決裁文書で浄書を要するものは、次の各号に定めるところにより直ちに浄書しなければならない。

(記号及び番号)

第24条　条例、規則、告示及び訓令には、市名を冠し、総務課においてその種類に従い、条例等番号簿の番号を付さなければならない。

(記名)

第25条　文書の記名は、法令等に定めのあるもののほか、次の各号に定めるところによる。

(事務担当の表示)

第26条　一般文書には、当該文書の末尾に課名、係名、電話番号等を表示するものとする。ただし、辞令、賞状、契約書その他これらを表示することが適当でない文書については、この限りでない。

(公印の押印等)

第27条　施行する文書には、滑川市公印規則(昭和32年規則第6号)の定めるところにより、公印及び契印を押さなければならない。ただし、第24条第2項第1号に掲げる文書にあっては契印を、同項第2号及び第3号に掲げる文書並びに電子文書(電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。)にあっては公印及び契印を省略することができる。

(公印の事前押印)

第28条　証票、賞状その他の文書で、交付を受ける者が未確定のものについて、所属長の承認を受けたときは、公印を事前に押印することができる。

(印影の印刷)

第29条　定例の文書で、一時に多数印刷するものについて、あらかじめ所属長の承認を受けたときは、当該文書に印影を印刷して、公印の押印に代えることができる。

(電子計算機を利用した印影の印刷)

第30条　電子計算機を利用して作成する文書で、あらかじめ所属長の承認を受けたときは、電子計算機に記録した公印の印影(以下「電子印影」という。)又は印影を縮小したものを印刷し、公印の押印に代えることができる。

(文書の発送)

第31条　文書の発送は、次条に定める場合を除き、各課において郵送又は使送により行うものとする。

(配送)

第32条　文書の発送を配送により行う場合は、総務課長が指定する日時までに総務課に回付しなければならない。

(文書の整理及び編集)

第33条　文書は、完結文書及び未完結文書に区分し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(文書管理表)

第34条　課長は、課における文書の分類、保管場所及び保存期間を定める文書管理表(様式第6号)を毎年度当初に作成しなければならない。

(完結文書の保管)

第35条　完結文書は、完結の日(当該文書の処理を終えた日をいう。以下同じ。)から当該完結の日の属する年度の翌年度の末日(暦年により整理することが適当なものは、完結の日の属する年の翌年の末日)まで課において保管(文書管理システムによる保管を含む。以下同じ。)しなければならない。ただし軽易な文書については、この限りでない。

(保存期間の種別)

第36条　文書の保存期間は、法令等に定めのあるものを除き、永年、10年、5年、3年及び1年とする。

(保存期間の決定等)

第37条　文書の保存期間は、法令等に定めのあるものを除き、文書保存期間基準表(別表第2)に基づき、各課長が定める。

(保存期間の起算)

第38条　文書の保存期間は、完結の日の属する会計年度の翌年度の4月1日(暦年により保存することが適当なものは、完結の日の属する年の翌年の1月1日)から起算する。

(文書の保存)

第39条　課長は、第35条の規定による保管の期間が満了した完結文書(1年の保存期間に係る文書を除く。)を書庫、文書管理システムその他課長が指定する場所に保存しなければならない。

(書庫の管理)

第40条　書庫の管理は、総務課長がこれに当たる。

(保存文書の利用)

第41条　書庫の保存文書を閲覧し、又はその貸出しを受けようとする職員は、保存文書利用簿(様式第8号)に所要事項を記載し、総務課長の承認を受けなければならない。

(保存文書の廃棄)

第42条　総務課長は、毎年度当初に、保存期間が満了した文書に係る文書引継票を整理して、廃棄すべき文書の目録を作成し、各課長に送付しなければならない。

(保存期間満了前の廃棄決定)

第43条　課長は、保存期間が永年の文書であって相当の期間が経過したもの又は保存期間が満了しない文書であって保存の必要がないと認められるものについて、総務課長と協議の上、保存期間の満了前に廃棄を決定することができる。

(1年の保存期間に係る文書の廃棄決定)

第44条　課長は、毎年度当初に、1年の保存期間に係る文書でその期間が満了したものについて、廃棄を決定しなければならない。

(廃棄処分)

第45条　廃棄処分は、文書がみだりに他に使用されないよう、焼却その他の方法により確実に行わなければならない。

(実施細則)

第46条　この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。