○滑川市電子計算機事務処理の運営及びデータ保護管理規程
平成3年3月31日
訓令第4号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、電子計算機による事務処理の適正な運営及びデータの適正な保護管理を図るために措置すべき必要な事項を定めるものとする。
(用語の意義)
第2条 この規程において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 電子計算組織 電子計算機を使用し、与えられた処理手順に従って事務を自動的に処理する一連の電子的機器の組織をいう。
(2) 電算処理 電子計算組織に情報を記録し、電子計算組織により事務を処理することをいう。
(3) データ 電算処理を行うため取り扱う入出加帳票、磁気記憶媒体等に記録されるべきもの又は記録されたものをいう。
(4) ファイル 電算処理を行うため磁気テープ、磁気ディスクその他これらに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物に記録されたデータ及びプログラムをいう。
(5) ダウン 電子計算組織の構成機器、関連設備又はソフトウェアの障害等による電子計算組織の作動停止をいう。
(6) ドキュメント システム設計書、オペレーション手順書、プログラム仕様書及びコードブック等の文書をいう。
第2章 管理組織等
(電算管理者等)
第3条 電算処理とデータの管理を適切に行うため電算管理者及び電算副管理者を置く。
2 電算管理者には総務部長をもって充て、電算副管理者にはDX推進課長をもって充てる。
(電算管理者等の職務)
第4条 電算管理者は、電算処理を統括する。
2 電算副管理者は、電算処理に関する次の各号に掲げる職務を行うものとする。
(1) 開発及び変更の調整に関すること。
(2) 保存用データ(各課の分掌事務に係るものを除く。)の管理に関すること。
(3) 委託契約に関すること。
(4) 年間計画、月間計画等に関すること。
(5) その他、他課に属しないこと。
3 電算処理する事務を所掌する課等の長(以下「主務課長」という。)は、次の各号に掲げる電算処理に関する職務を行うものとする。
(1) 事務処理手続き及び帳票等の作成に関すること。
(2) データの管理に関すること。
(3) その他所掌事務に必要なこと。
(データ保護担当者)
第5条 電子計算組織に係るデータ保護に関する事務を補助するため、データ保護担当者(以下「保護担当者」という。)を置き、DX推進課の職員をもってこれに充てる。
2 保護担当者は、電算副管理者の命を受け、電算処理に係るデータの取扱い及び主務課との連絡調整等に従事する。
第3章 電子計算組織の利用
(電算処理の範囲)
第6条 電算処理する事務は、次に掲げる事務の範囲とする。
(1) 住民サービス及び福祉の向上を図ることができるもの
(2) 事務処理の効率化を図ることができるもの
(3) 行政水準の向上を図ることができるもの
(4) その他、市長が必要と認めるもの
(記録の制限)
第7条 次の各号に掲げる事項は、個人情報として電子計算組織に記録してはならない。
(1) 思想、信条及び宗教に関する事項
(2) 前号に掲げるもののほか、市民の個人的秘密が侵害されるおそれがあると認められる事項
(利用の制限)
第8条 データは、個人情報保護のためこれを行政目的以外に利用してはならない。
(電算処理の申請)
第9条 各課等の長は、その所掌する事務を新たに電算処理しようとするとき、又は現に電算処理している業務を変更し、若しくは廃止しようとするときは、電算処理申請書(様式第1号)を電算管理者に提出しなければならない。
2 前項に規定する申請は、実施予定年度の前年度の11月末日までに提出しなければならない。
(電算処理の決定)
第10条 電算管理者は、前条第1項の規定による申請について、処理の適否を決定したときは、速やかにその結果を通知するものとする。
第4章 データ・ドキュメントの管理
2 引渡し及び返却を受けた帳票等は、主務課長の責任において保管し、必要がなくなった場合は、第三者が認識できないよう焼却、裁断等の措置を講ずるものとする。
3 引渡し及び返却を受けた帳票等は、これを外部に持ち出ししてはならない。ただし、電算管理者が認めた場合はこの限りではない。
4 端末機等から直接電子計算機を利用した場合の入出力帳票等の取扱いについては、前2項の規定に準ずる。
(磁気ファイルのデータ管理)
第12条 保護担当者は、磁気テープ、磁気ディスク等のうち基本ファイル及びこれに準ずる重要ファイル(以下「磁気ファイル」という。)の保護のため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 磁気ファイルの受払い及び保管に関する必要な事項を、磁気ファイルの受払い及び保管簿(様式第3号)に記録すること。
(2) 磁気ファイルのデータの複写及び消去、磁気ファイルの廃棄、クリーニング等は、第三者に漏洩すること等のないよう十分注意して行うこと。
(3) 磁気ファイルの障害の有無等につき、定期又は随時点検を行うこと。
(4) 磁気ファイルは、その重要度に応じて予備ファイルを作成し、保管すること。
(5) 磁気ファイルに重大な障害が生じたときは、速やかにその状況について調査し、必要な措置を講ずること。
(データへのアクセス制限)
第13条 保護担当者は、磁気ファイル保護のためデータへのアクセスを制限する必要があるときは、電算副管理者の承認を得て必要な措置を講ずることができる。
(ドキュメントの管理)
第14条 保護担当者は、ドキュメントを所定の場所に保管しなければならない。
2 保護担当者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写等に際しては電算副管理者の承認を得なければならない。
第5章 操作管理
(電子計算機)
第15条 保護担当者は、電子計算機の操作管理のため、次に掲げる事項を行わなければならない。
(1) 操作は、月間計画書、週間計画書に従って行い、その実績を記録すること。
(2) 外部に知られることが適当でないデータの処理に当っては、指示又は承認を受けた者が、複数で行わせること。
(端末機の管理責任者)
第16条 端末機の管理責任者(以下「端末管理者」という。)は、主務課長をもって充て、次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 端末機の利用に関すること。
(2) 端末機の操作に伴う情報の保護に関すること。
(3) 端末機及びその周辺機器に対する必要な保安措置に関すること。
(端末機の取扱者)
第17条 端末機の取扱者(以下「端末取扱者」という。)は、端末管理者が選任し、端末取扱者選任報告書(様式第4号)により、電算管理者へ報告するものとする。
(パスワード)
第18条 電算管理者は、前条に規定する端末取扱者の報告があったときは、その内容を検討し、適当と認めたときはその者が識別できるコード並びにその者の取扱範囲を定めたパスワードを端末取扱者ごとに与えるものとする。
2 前項のパスワードは、電算管理者において随時変更し、端末取扱者に通知するものとする。
3 端末取扱者は、前2項で与えられたパスワードを他に漏らしてはならない。
(端末機の操作)
第19条 端末取扱者は、端末管理者の指示又は承認を受けて端末機を操作しなければならない。また、これによって処理されるデータの機密は厳重に守らなければならない。
第6章 電子計算機室及び保管施設の管理及び保安
(入退室の管理)
第20条 電子計算機室及び磁気ファイル等の保管施設への部外者の立ち入り等については、その利用目的、内容等を入退室簿に記録し明らかにしておかなければならない。
(保安設備)
第21条 電算副管理者は、火災その他の災害及び盗難に備えて、電子計算機室及び磁気ファイル等の保安に務めなければならない。
(事故発生時の対策)
第22条 電算副管理者は、事故発生時の対策を定めるとともに、その内容を職員に徹底しなければならない。
2 電算副管理者は、事故が発生した場合は速やかに事故の経緯、被害状況等を調査のうえ電算管理者に報告するとともに、復旧に務めなければならない。
第7章 委託及びデータの提供
(委託契約)
第23条 電算処理に関し、委託契約を締結するときは、滑川市契約に関する規則(昭和50年規別第16号)第2条に掲げる事項のほか、データ保護のため、次の各号に掲げる事項を契約書に明記しなければならない。
(1) データの機密保持に関すること。
(2) 再委託の禁止に関すること。
(3) 指示目的外の使用及び第三者への提供の禁止に関すること。
(4) データの複写及び複製の禁止に関すること。
(5) 事故発生時における処置に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほかデータ保護管理に関し必要な事項に関すること。
(データの提供)
第24条 データは原則として外部に提供しない。ただし、次のいずれかに該当する場合はこの限りではない。
(1) 法令に特別の定めがあるとき。
(2) 公益又は市民の福祉向上のため、市長が特に必要と認めるとき。
2 前項の提供に際しては、データの内容、使用目的、提供方法、管理方法等について覚書を取り交わすものとする。
(データの利用)
第25条 電算処理のデータを内部において利用する場合には、利用課等は、そのデータの内容、利用目的、管理方法等をデータ利用申出書(様式第5号)に記載し、関係課の合議のうえ電算管理者の承認を受けなければならない。
2 電算管理者は、前項に基づく申出の承認に際して、異例又は疑義を生じるおそれがある場合には、市長の指示を受けてこれを処理しなければならない。
(データ利用課等の責務)
第26条 データ利用課等の長は、承認に基づくデータを利用する場合には、管理責任者を指名するとともに、データの取扱いについては、機密の漏洩防止等十分な管理を行わなければならない。
(計画表の作成)
第27条 主務課長は、毎年11月末日までに翌年度の電算処理計画書(様式第6号)を作成し、電算管理者に提出するものとする。
2 電算管理者は、毎年12月末日までに前項に基づき提出された計画書相互の調整を図るものとする。
(その他)
第28条 この規程に定めるもののほか電算処理の管理運営及びデータ管理に必要な事項は、市長が別に定める。
附則
1 この規程は、平成3年4月1日から施行する。
2 滑川市住民情報電子計算機事務処理規程(昭和55年滑川市訓令第6号)は、廃止する。
3 滑川市電子計算組織の管理運営に関する取扱要領(昭和62年1月1日)は、廃止する。
附則(平成8年訓令第14号)
この訓令は、平成8年4月1日から施行する。
附則(平成11年訓令第6号の1)
この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
附則(平成12年訓令第5号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成14年訓令第5号)
この訓令は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成23年訓令第4号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第4号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
