2　文書主任は、文書事務を担当する係長の職にある者をもって充てる。ただし、当該係長の職にある者がいないときは、文書事務を担当する職員をもって充てる。

3　文書主任は、おおむね次に掲げる事項につき上司の命を受け、その課、支所等における文書取扱事務を掌理する。

2　文書の区分は、前項に定めるものを除くほか、おおむね次のとおりとする。

2　文書事務担当者は、前項ただし書の規定により文書の交付を受けるときは、交付票に受領印を押さなければならない。

2　前項の処理を終わった文書は、これを全部課長、支所長等(以下「課長等」という。)に提出し、課長等は、直ちにこれを点検し、自ら処理するもののほか、必要に応じ適当な指示を与えて事務担当者に交付するものとする。

2　経由文書に添付すべき副申については、次条の規定を準用して処理しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、軽易な事案の処理については、当該文書の余白を利用し、又は一定の帳簿を用いる等便宜の処理をし、定例的な事案の処理については、別に簡易な様式を定める等便宜の処理をすることができる。

3　起案の趣旨を説明する必要があるものは、その理由を記載し、参考となるべき法規、その他資料の要旨を抜き書して添付しなければならない。

4　電報の起案は、原文に振り仮名をつけ、電報略符号のあるものは、これを用い、用件の通ずる限り字数を縮少しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書に係る回議書の決裁は、押印決裁の方法によるものとする。

2　前項の措置をしたときは、施行後ただちに所定の手続をとらなければならない。

2　合議を受けた課は、特別の事情のない限り、ただちに処理しなければならない。

3　合議を受けた事案に対し、意見が合致しないときは、その旨を明記して遅滞なく主管課に返戻しなければならない。

4　返戻を受けた主管課は、意見の相違について上司の指示を受けなければならない。

2　総務課は、前項の規定により回議書の送付を受けたときは、議案番号を付し、議会に提案する手続を執らなければならない。

2　大津市条例の公布等に関する条例の規定により市役所の掲示場に掲示する文書に係る起案をした課は、決裁権者の決裁を経た後、当該掲示をする日までに、当該掲示する文書を総務課に送付しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、一時に、かつ、大量に発送する必要がある文書その他の文書で事務の効率性を高めるため市長が適当であると認めるものは、同項に規定する方法以外の方法で発送の手続をとることができる。

2　前項各号に掲げる文書の発信名には、同項に定める職名のほかに氏名を記載するものとする。ただし、当該文書の性質上、氏名を記載しないことが適当なものについては、この限りでない。

3　庁内文書の発信名及び宛名は、氏名を記載することが適当なものを除き、職名のみを記載するものとする。

4　発信する文書(他に様式の定めがあるものを除く。次条において同じ。)には、当該文書に係る事務の主管課の名称、担当する職員の職名及び氏名、電話番号、ファクシミリ番号並びに電子メールアドレス(電子メールの利用者を識別するための文字、番号、記号その他の符号をいう。)をその末尾に記載しなければならない。ただし、それらを記載しないことが適当なものについては、この限りでない。

2　公印を押印して発送する文書のうち、特に必要があると認めるものについては、当該押印した文書の写しを保存しておかなければならない。ただし、契約書等複数部作成してその1部を市において保管するものについては、この限りでない。

2　前項の番号は、暦年による一連番号とし、当該事件に関し文書が往復するときは、同じものを使用しなければならない。

2　文書の整理及び保存を所管する所属の長(以下「文書管理所管課長」という。)は、主管課長等の要請に基づき、又は自ら必要のあると認めるときは、主管課長等と協議をして文書分類表を補正することができる。

2　前項に規定する保存期間は、文書保存期間標準表(別表)及び文書分類表の定めるところによる。ただし、文書管理所管課長は、主管課長等の要請に基づき、又は自ら必要のあると認めるときは、主管課長等と協議をして保存期間を伸縮することができる。

2　前項の規定にかかわらず、暦年ごとに区分する文書の保存期間の起算日は、文書が完結した日の属する年の翌年1月1日とする。

2　整理、編集した文書は、文書の整理及び保存を所管する所属(以下「文書管理所管課」という。)へ引継ぐまでの間、主管課等において適正に保管しなければならない。

2　主管課長等は、ファイル管理台帳の内容が常に適正であるよう、点検に努めなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、機密を要する保存文書、事務処理上常に必要とする保存文書は、主管課等において保存することができる。

3　文書管理所管課長は、保存文書の引継ぎを受けたときは、編集、保存期間、文書保存箱の収納状況等を審査し、不適当と認めるときは、その修正を求めることができる。

2　主管課長等(出先機関の長を除く。)は、3年、1年保存文書及び前条第2項の規定により主管課等で保存する文書(以下「所属保存文書」という。)を、適正に保存し、その保存場所を文書管理システムに入力し、その所在を明らかにしておかなければならない。

3　出先機関の長は、保存文書を当該出先機関において適正に保存し、その保存場所を文書管理システムに入力し、所在を明らかにしておかなければならない。

2　借覧期間は、7日以内とする。ただし、文書管理所管課長が必要と認めるときは、その期間を延長することができる。

3　借覧又は閲覧した者は、必ず指定の位置に返却しなければならない。

4　借覧又は閲覧中の引継保存文書は、これを抜取り、取替え、若しくは添削し、又は他への転貸及び庁舎外に持ち出してはならない。

5　借覧中の引継保存文書を紛失又は汚損したときは、遅滞なく文書管理所管課長に届け出なければならない。

6　引継保存文書は、本市職員のほか、これを借覧又は閲覧することができない。ただし、文書管理所管課長の許可を得たときは、この限りでない。

2　前項の規定による文書の廃棄は、電磁的記録による回議書にあっては復元することができないよう消去する方法により、電磁的記録による回議書以外の文書にあっては焼却又は溶解の方法により行うものとする。

3　主管課長等は、文書を廃棄したときは、その旨を文書管理システムに入力しなければならない。

2　文書管理所管課長は、必要に応じて主管課等における文書の保存状況等を点検、調査し、不備あるときは、主管課長等に対しその改善を求めることができる。

2　文書管理所管課長は、文書庫の管理上主管課等で行うことが適当と認めるときは、文書主任等に対し、必要な措置を求めることができる。

3　文書庫内は、常に清潔を保ち、喫煙その他の一切の火気を使用してはならない。

4　文書庫の開閉は、勤務時間内とする。ただし、緊急を要するときは、この限りでない。

2　主管課長等は、組織共用電子文書管理システムに保存した電磁的記録を、必要に応じて直ちに取り出せるようにするとともに、不要なものを削除する等、常に整理しておかなければならない。

1　この訓令は、昭和32年10月1日から適用する。

2　大津市事務処理規程(昭和28年達第15号)は、廃止する。

3　この訓令の様式中従前の様式で代用できるものは、当分の間これを使用することができる。

この訓令は、昭和34年12月1日から適用する。

この訓令は、公布の日から施行し、昭和35年1月1日から適用する。

この訓令は、昭和35年4月1日から適用する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、昭和40年4月1日から適用する。

この訓令は、公布の日から適用する。

1　この訓令は、昭和44年9月16日から適用する。

2　この訓令による改正前の大津市文書取扱規程第2号様式および第7号様式は、この訓令による改正後の大津市文書取扱規程の規定にかかわらず、なお、当分の間使用することができる。

この訓令は、昭和46年5月1日から施行する。

1　この訓令は、公布の日から施行し、昭和52年4月1日から適用する。

2　改正前の大津市文書取扱規程第6号様式の規定による帳票は、改正後の大津市文書取扱規程の規定にかかわらず、なお当分の間、使用することができる。

この訓令は、公布の日から施行する。

1　この訓令は、昭和60年4月1日から施行する。

2　改正前の大津市文書取扱規程第4号様式による起案用紙は、改正後の大津市文書取扱規程の規定にかかわらず、なお当分の間、使用することができる。

この訓令は、平成元年7月1日から施行し、改正後の大津市文書取扱規程の規定は、同年4月1日から適用する。

1　この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の日前に改正前の大津市文書取扱規程第7章に基づいてなされた行為は、改正後の大津市文書取扱規程第7章の相当規定に基づいてなされたものとみなす。

1　この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

2　改正前の大津市文書取扱規程第4号様式用紙Bは、改正後の大津市文書取扱規程の規定にかかわらず、なお当分の間、使用することができる。

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成6年1月1日から施行する。

2　改正前の大津市文書取扱規程第4号様式から第10号様式までの規定による起案用紙は、改正後の大津市文書取扱規程の規定にかかわらず、この訓令の施行の日から平成6年3月31日までの間は、なお使用することができる。

この訓令は、平成6年1月1日から施行する。

この訓令は、平成6年1月1日から施行する。

この訓令は、平成6年2月1日から施行する。

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。ただし、第10条第1項の改正規定及び第6号様式の改正規定は、同年3月20日から施行する

1　この訓令は、平成14年8月1日から施行する。

2　改正後の大津市文書取扱規程第10条第1項の規定にかかわらず、当分の間、起案は、改正前の大津市文書取扱規程第10条第1項に規定する方法により行うことができる。ただし、この場合においても、文書管理システムに当該起案をした旨を入力しなければならない。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年8月15日から施行する。

この訓令は、平成21年1月23日から施行する。

この訓令は、平成21年5月28日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年1月1日から施行する。

この訓令は、平成29年3月15日から施行する。ただし、第10条第2項ただし書を削る改正規定は、同年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年1月1日から施行する。ただし、第3条第1項第1号の改正規定は、平成30年12月17日から施行する。

この訓令は、令和元年8月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年8月10日から施行する。