○佐賀市マイクロフイルム文書取扱規程

平成17年10月1日

訓令第15号

(趣旨)

第1条 この訓令は、文書の保存及び活用の方法としてマイクロフイルムシステムを導入し、マイクロフイルム文書を原文書と同様に取り扱うことに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) マイクロフイルム文書 文書を撮影したマイクロフイルムであって、次号及び第3号に規定するマスターフイルム文書及び活用フイルム文書をいう。

(2) マスターフイルム文書 原文書を撮影したオリジナルフイルムで、法的証拠能力の保存及び活用フイルム文書の複製等のため、総務部総務法制課長(以下「総務法制課長」という。)が保存するマイクロフイルム文書をいう。

(3) 活用フイルム文書 日常利用するためにマスターフイルム文書を複製したマイクロフイルム文書をいう。

(4) 原文書 マイクロフイルムに撮影された文書をいう。

(平20訓令3・一部改正)

(撮影する文書の範囲)

第3条 マイクロフイルムに撮影する文書の範囲は、10年以上保存が必要な文書とする。ただし、総務法制課長が特に認める文書については、撮影をし、又は撮影をしないことができる。

(平20訓令3・一部改正)

(文書の引継ぎの特例)

第4条 総務法制課長は、前条により文書をマイクロフイルムに撮影しようとするときは、佐賀市文書規程(平成27年佐賀市訓令第2号)第28条の規定によることなく文書の引継ぎを受けることができる。

(平20訓令3・平27訓令2・一部改正)

(撮影の依頼等)

第5条 主管課長は、文書をマイクロフイルムに撮影しようとするときは、撮影する文書にマイクロフイルム撮影依頼書(様式第1号)を添えて、総務法制課長に提出しなければならない。

2 総務法制課長は、前項の規定により提出を受けた文書に不備があるときは、主管課長にその完備を求めることができる。

3 総務法制課長は、第1項の規定により提出された文書について、適当と認められるときは、撮影指示書(様式第2号)を作成し、撮影計画を立案し、撮影者に撮影を指示しなければならない。

(平20訓令3・一部改正)

(証明の指定)

第6条 総務法制課長は、前条第3項の規定により撮影者に撮影を指示する場合には、マスターフイルム文書に撮影する文書について、証明を要する旨を指定するものとする。

(平20訓令3・一部改正)

(証明の方法)

第7条 証明は、総務法制課長及び撮影者が原文書の存在すること及びマスターフイルム文書の内容が原文書と相違なく正写されたものであることを確認する撮影証明書(様式第3号)に必要事項を記入の上記名押印し、当該マスターフイルムに撮影することにより行う。

(平20訓令3・一部改正)

(マスターフイルム文書の検収等)

第8条 撮影者は、撮影完了後マスターフイルム文書及び原文書に検査書(様式第4号)を添えて総務法制課長に提出しなければならない。

2 前項の規定により提出があった場合総務法制課長は、別に定める佐賀市マイクロフイルム文書取扱基準及び撮影指示書等により撮影の結果を検査しなければならない。ただし、マスターフイルム文書に汚損及び破損の生ずるおそれのある場合は、活用フイルム文書で検査するものとする。

3 総務法制課長は、前項の規定による検査の結果、不良箇所を発見したときは、新たに撮影させなければならない。

4 総務法制課長は、マスターフイルム文書を収納したときは、マイクロフイルム台帳(様式第5号)に、検査結果等必要事項を記入しなければならない。

(平20訓令3・一部改正)

(活用フイルム文書の作成)

第9条 マスターフイルム文書1巻に対して、活用フイルム文書1巻を作成することを原則とする。

(保存期間)

第10条 マイクロフイルム文書の保存期間は、原文書保存の例による。

(保存又は保管場所)

第11条 マスターフイルム文書の保存又は保管場所は、総務法制課長が別に定め、耐火キャビネットにより保存し、又は保管する。

2 活用フイルム文書の保管場所は、マイクロ備品とともに総務法制課長が別に定める。

(平20訓令3・一部改正)

(定期検査)

第12条 総務法制課長は、マスターフイルム文書の保存又は保管状況について、次の各号による検査を行い、その結果をマイクロフイルム台帳に記入しなければならない。

(1) 3箇月検査 撮影後3箇月を経過する日の属する月に行う検査

(2) 3年検査 撮影後3年ごとに行う検査

2 前項第2号による検査は、抽出により行うものとする。

3 総務法制課長は、第1項の規定による検査の結果、マスターフイルム文書の保存又は保管に悪影響を及ぼす原因を発見したときはその原因を除去し、除去できないものは、再撮影又は再製の措置を講じなければならない。

(平20訓令3・一部改正)

(再撮影又は再製)

第13条 前条第3項による再撮影又は再製は、原文書が存在するときは、原文書を再撮影し、原文書が存在しないときは、再製をするものとする。

(閲覧及び複写)

第14条 マイクロフイルム文書の閲覧及び複写は、原則として活用フイルム文書で行い、総務法制課長の定める場所でマイクロフイルム使用簿(様式第6号)に記入してから行うものとする。

(平20訓令3・一部改正)

(貸出しの禁止)

第15条 マスターフイルム文書は、貸し出さないものとする。ただし、総務法制課長が特に必要と認めたときは、この限りでない。

(平20訓令3・一部改正)

(原文書の廃棄)

第16条 原文書の廃棄は、第12条第1項第1号に定める3箇月検査の結果が合格後廃棄するものとする。ただし、総務法制課長が特に原文書での保存の必要を認めたものは、この限りでない。

(平20訓令3・一部改正)

(補則)

第17条 この訓令に定めるもののほかマイクロフイルム文書の撮影、検収、検査、保存、活用等についての必要な基準等は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の佐賀市マイクロフイムル文書取扱規程(昭和60年佐賀市訓令甲第1号)の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成20年3月31日訓令第3号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月25日訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(平20訓令3・一部改正)

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佐賀市マイクロフイルム文書取扱規程

平成17年10月1日 訓令第15号

(平成27年4月1日施行)