○佐賀市上下水道局文書規程

平成24年4月1日

上下水道事業管理規程第4号

目次

第1章 総則(第1条―第4条)

第2章 帳簿(第5条・第6条)

第3章 文書の収受(第7条―第11条)

第4章 文書の処理(第12条―第16条)

第5章 施行及び発送(第17条―第23条)

第6章 整理及び保存(第24条―第30条)

第7章 雑則(第31条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 上下水道局(以下「局」という。)における文書の取扱いについては、別に定めがあるもののほか、この規程の定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第2条 文書は、全て正確かつ迅速にこれを取り扱い、常に整備して事務能率の向上に資するよう努めなければならない。

(定義)

第3条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 局において職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真、マイクロフィルム、電磁的記録その他これらに類するもので、組織的に用いるものとして保管しているものをいう。

(3) 課 佐賀市上下水道局事務分掌規程第2条に規定する課をいう。

(平28上下水管規程2・一部改正)

(文書の種類)

第4条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

 規程 地方公営企業法第10条の規定により制定するもの

(2) 公示文

 告示 一定の事項を公式に広く一般に公示するもの

 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に知らせるもの

(3) 令達文

 訓令 所管の機関又は職員に対し全般的に命令する場合に発するもので例規となるもの

 達 特定の個人又は団体に対して命令するもの

 指令 許可又は認可の申請、願等に対して意思を表示するもの

(4) 一般文書 前3号のいずれにも該当しないもの

 対内文書 局内において収発する一般文書

 対外文書 上記以外の一般文書

第2章 帳簿

(備付帳簿)

第5条 総務課に次の帳簿を置く。

(1) 法規公示番号簿(様式第1号)

(2) 特殊到達文書受付簿(様式第2号)

2 各課に必要に応じて次の帳簿を置く。

(1) 文書収発簿(様式第3号)

(2) 郵便切手受払簿(様式第4号)

(平26上下水管規程2・一部改正)

(帳簿の作成)

第6条 前条の帳簿は、会計年度により作成する。ただし、法規公示番号簿は、暦年により作成する。

第3章 文書の収受

(到達文書の処理)

第7条 局に郵送、逓送等により到達した文書(以下「到達文書」という。)は、総務課総務係において収受し、次により処理するものとする。

(1) 配布先が明確な到達文書は、これを閉封のまま、各課に配布する。

(2) 配布先が明確でない到達文書は、これを開封し、配布先を確認した上で各課に配布する。

(3) 親展文書は開封せず、あて名人に配布する。

(4) 受付日時が、権利の得失に関係がある到達文書は、収受の日時を余白に記入し、取扱者はこれに印を押し、その封筒を添付した上で各課に配布する。

(5) 書留、配達証明、特別送達、金券添付文書等の特殊な到達文書は、特殊到達文書受付簿に必要事項を記入の上、各課に配布して受領印を受けるものとする。

(到達文書以外の文書の処理)

第8条 各課において直接受領した文書は、その課において適宜処理する。

2 電子計算機を用いて受領した文書は、紙に出力し、処理する。

(数課関連文書の配布)

第9条 2以上の課に関連する到達文書は、その関連の最も深いと認める課に配布するものとし、配布を受けた課において他の関係課に連絡しなければならない。ただし、その関係の度合を定め難いもの又は異例に属するものは、総務課長がその配布先を定めるものとする。

(文書の返付)

第10条 各課は、その課の所管に属さない到達文書を受領したときは、直ちに総務課長に返付しなければならない。

(文書収発簿への記載)

第11条 各課は、文書を受領したときは、文書の余白に受付印(様式第5号)を押し、文書収発簿に記載し、文書収発簿の番号を付さなければならない。ただし、次に掲げる文書は、文書収発簿への記載を省略することができる。

(1) 案内書その他これに類する軽易文書

(2) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物

第4章 文書の処理

(処理方針)

第12条 文書の処理は、全て課長が中心となり、常に文書の処理促進に留意し、案件が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(事務の処理)

第13条 各課における事務の処理は、次に掲げるところによる。

(1) 事務を処理するには、文書により起案をしなければならない。ただし、特に急を要するものは口頭で処理し、処理後速やかに文書をもって上司に報告しなければならない。

(2) 起案文書を作成したときは、関係書類を添付し、他の課及び部局に関係があるものは合議しなければならない。

(3) 定刻又は軽易な事項は、その文書の余白に処分案を記載して決裁を受けることができる。

(4) 進達を要する文書で副申を要しない文書は、受付印の下に「経由」と記載し処理しなければならない。

(5) 軽易な事件で文書の提出を要しないものは、口頭をもって報告することができる。

(起案)

第14条 前条第1項により起案をする場合は、起案用紙を用いるものとする。

(決裁区分)

第15条 起案文書の決裁区分は、佐賀市上下水道局事務決裁規程(平成24年佐賀市上下水道管理規程第5号)の定めるところによる。

(合議文書の廃案通知)

第16条 合議文書を施行前に廃案し、又はその内容を変更したときは、その旨を合議した課及び部局に通知しなければならない。

第5章 施行及び発送

(決裁日付)

第17条 決裁を受けた文書には、各課において決裁日付を記載するものとし、公示を要するものは、その課において、第19条に規定する法規公示番号簿の番号を記載の上公示する。

(文書の番号)

第18条 発送文書は、軽易な文書を除き、「佐水」(指令については、「佐水指令」)及び別表第1の文字を冠し、文書収発簿の番号を付さなければならない。ただし、指令については、別に番号を設けることができる。

2 前項に規定する番号は、毎年4月に起こす一連番号によるものとする。

3 同一事案については、その事案が完結するまで同一の番号を用いるものとし、翌年にわたる継続事件についても同様とする。

(法規公示文書の番号)

第19条 規程、告示、公告、訓令及び達には、それぞれ「佐賀市上下水道事業管理規程」、「佐賀市上下水道局告示」、「佐賀市上下水道局公告」、「佐賀市上下水道局訓令」及び「佐賀市上下水道局達」の文字並びに毎年1月に起こす一連番号を付し、法規公示番号簿に記載するものとする。

(文書の発信者名)

第20条 文書の発信者名は、管理者名を用いなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、一般文書については、事案の内容及びあて先により、当該文書に係る佐賀市上下水道局事務決裁規程に定める専決者名を用いることができる。

3 文書には、必要に応じて適当な箇所に部名、課名、係名、担当者名、電話番号等を表示するものとする。

(平28上下水管規程2・一部改正)

(公印)

第21条 発送文書には公印を押さなければならない。ただし、対内文書、軽易な文書又は電子計算機を用いて発送する文書については、これを省略することができる。

(文書の発送)

第22条 対外文書の郵送は、各課で取り扱うものとする。

2 対外文書又は物品を郵送する場合は、郵便切手受払簿又は料金後納郵便物差出票に記載しなければならない。

3 対外文書を電子計算機を用いて発送する場合は、各課で行う。

(平26上下水管規程2・一部改正)

(施行済の表示)

第23条 施行又は発送を終わった文書の原議には、施行年月日を記入しなければならない。

第6章 整理及び保存

(文書整理の原則)

第24条 文書は常に整理し、重要なものは非常災害時に際して支障がないよう、あらかじめ適当な措置を講じておかなければならない。

(未処理文書の整理及び保管)

第25条 未処理文書は、担当者において一定の場所に整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(完結文書の整理及び保存)

第26条 完結文書は、各課で会計年度毎に編集し、成冊しなければならない。ただし、会計年度により難いものは、暦年その他の方法によることができる。

2 文書及び保管場所の管理は、その所管する課長の責任において行うものとする。

(保存期間)

第27条 文書の保存期間は、次のとおりとする。

(1) 永久

(2) 10年

(3) 5年

(4) 3年

(5) 1年

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存期間は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

3 文書の保存期間は、各課の課長が別表第2の文書保存期間設定基準に基づき定める。

(保存期間の起算)

第28条 文書の保存期間は、会計年度によるものは当該文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から、暦年によるものは当該文書の完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

(廃棄)

第29条 保存期限を経過した文書を主管していた課長は、廃棄の手続をとらなければならない。

(文書廃棄上の注意)

第30条 廃棄する文書で機密に属するもの又は印影等で他に悪用のおそれがあると認めるものは、その部分を裁断する等適切な処理をしなければならない。

第7章 雑則

(補則)

第31条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、上下水道事業管理者が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、平成24年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規程の施行の日の前日までに、佐賀市水道局処務規程(平成17年佐賀市水道事業管理規程第3号)又は佐賀市文書規程(昭和36年佐賀市訓令第25号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの規程の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成26年3月1日上下水管規程第2号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成28年3月31日上下水管規程第2号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月30日上下水管規程第1号)

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

別表第1(第18条関係)

(平30上下水管規程1・全改)

部及び課の名称

記号

水循環部

総務課

財務課

業務課

水道工務課

水工

浄水課

下水プロジェクト推進部

下水道工務課

下工

下水道施設課

下施

下水エネルギー推進室

下推

下水道企画室

下企

雨水事業対策室

雨水

別表第2(第27条関係)

文書の保存期間設定基準

1 永久保存文書は、おおむね次のとおりとする。

(1) 水道事業及び下水道事業(以下「事業」という。)の区域、合併、組織等市の基本事項に関するもの

(2) 事業の運営に関する一般方針及び行政事務の重要施策に関するもの

(3) 条例、規則、規程及び訓令の形式をとるもの

(4) 告示及び公告の形式をとるもの

(5) 議会への議案提出に係るもの

(6) 事業の沿革に関するもの

(7) 採用、退職、分限、懲戒、職員組合との交渉等人事管理の基本に関するもの

(8) 儀式、ほう章、表彰等に関し将来の例証となるもの

(9) 不服申立て及び訴訟等に関するもの

(10) 事務引継書で重要なもの

(11) 行政事務の執行上必要な統計資料に関するもの

(12) 許可、認可又は契約に関する重要なもの

(13) 財産の取得、管理又は処分に関する重要なもの

(14) 災害に関する重要なもの

(15) 企業債及び借入金に関する重要なもの

(16) 施設の設置又は処分に関する重要なもの

(17) 調査、研究及び連絡調整に関する重要なもの

(18) 前各号に掲げるもののほか、永久保存の必要があるもの

2 10年保存文書は、おおむね次のとおりとする。

(1) 行政事務執行上参考となる統計資料に関するもの

(2) 収入支出に関する重要な帳簿及び諸票

(3) 調査、研究及び連絡調整に関するもの

(4) 陳情に関する重要なもの

(5) 前各号に掲げるもののほか、10年保存の必要があるもの

3 5年保存文書は、おおむね次のとおりとする。

(1) 検査に関するもの

(2) 補助金の交付に関するもの

(3) 陳情に関するもの

(4) 報告、証明等に関する重要なもの

(5) 文書の収受発送に関する重要なもの

(6) 前各号に掲げるもののほか、5年保存の必要があるもの

4 3年保存文書は、おおむね次のとおりとする。

(1) 願、届、申請等に関するもの

(2) 報告、証明等に関するもの

(3) 文書の収受発送に関するもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、3年保存の必要があるもの

5 1年保存文書は、おおむね次のとおりとする。

(1) 軽易な照会、回答、願、伺、届、報告等に関するもの

(2) 周知のための供覧文書

(3) 各種日誌、日報等に関するもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、1年保存の必要があるもの

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(平26上下水管規程2・全改)

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佐賀市上下水道局文書規程

平成24年4月1日 上下水道事業管理規程第4号

(平成30年4月1日施行)

体系情報
第14編 公営企業/第3章 上下水道
沿革情報
平成24年4月1日 上下水道事業管理規程第4号
平成26年3月1日 上下水道事業管理規程第2号
平成28年3月31日 上下水道事業管理規程第2号
平成30年3月30日 上下水道事業管理規程第1号