○佐賀市文書規程

平成27年3月25日

訓令第2号

佐賀市文書規程(平成17年佐賀市訓令第14号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 文書の収受(第10条―第12条)

第3章 文書の処理(第13条―第16条)

第4章 施行及び発送(第17条―第23条)

第5章 整理、保存及び廃棄(第24条―第34条)

第6章 雑則(第35条―第37条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 本市における文書の取扱いについては、別に定めがあるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、マイクロフィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)で、組織的に用いるものとして保有しているものをいう。

(2) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の処理及び管理を行うための情報処理システムをいう。

(4) 電子決裁 電子計算機を利用して起案文書を回議し、決裁を得るものをいう。

(5) 電子文書 電磁的記録のうち、文書管理システムを利用して記録されたものをいう。

(平28訓令1・一部改正)

(文書の処理及び取扱いの原則)

第3条 事務の処理は、文書によることを原則とする。ただし、事務の処理と同時に文書を作成することが困難である場合にあっては、事後速やかに作成するものとする。

2 文書の取扱いは、正確かつ迅速に行い、常に整備してその所在及び処理状況を明らかにし、事務能率の向上に努めなければならない。

3 文書の収受、起案、決裁等の処理及び保存、引継ぎ等の管理は、原則として文書管理システムを利用して行うものとする。

(課長の職務)

第4条 佐賀市事務分掌規則(平成17年佐賀市規則第5号)第2条第1項に規定する課、佐賀市事務分掌条例(平成17年佐賀市条例第11号)第1条第2項に規定する佐賀駅周辺整備構想推進室、佐賀市会計管理者の補助組織に関する規則(平成28年佐賀市規則第75号)第2条第1項に規定する室及び佐賀市支所設置条例(平成17年佐賀市条例第12号)第2条に規定する支所並びにこれらに相当するもの(以下「課」と総称する。)の長(以下「課長」という。)は、課における文書事務を総括し、課の文書事務について正確かつ迅速な取扱い及び適正な管理がなされるよう常に留意しなければならない。

(平28訓令1・平28訓令14・平29訓令3・一部改正)

(文書主任)

第5条 課に文書主任を置く。

2 文書主任は、課の庶務担当の係長(支所にあっては、副グループ長。以下同じ。)をもって充てる。ただし、これにより難い場合は、他の係長以上の職にある者のうち課長が指名する者を充てるものとする。

(平28訓令1・一部改正)

(文書主任の職務)

第6条 文書主任は、課長の命を受け、その課における次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 起案文書の内容の審査に関すること。

(3) 文書の処理状況の調査及び処理の促進に関すること。

(4) 文書の整理、保管及び廃棄に関すること。

(5) 文書管理システムの適正な利用に関すること。

(6) 文書事務の改善指導に関すること。

(7) 前各号に掲げるもののほか、文書の処理及び取扱いに関すること。

(文書の種類)

第7条 文書の種類は、次のとおりとし、その意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づいて条例とするもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づいて規則とするもの

(3) 告示 法令等の規定又は権限に基づいて処分し、又は決定した事項等を広く一般に知らせるもの

(4) 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に知らせるもの

(5) 訓令 所管の機関又は職員に対し、職務運営上の基本的事項について指揮命令するものであって、法文形式をもつもの

(6) 一般文書 前各号のいずれにも該当しないものであって、次に掲げるもの

 対内文書 本市の機関相互において収発する一般文書

 対外文書 以外の一般文書

(備付帳簿等)

第8条 総務法制課に次の帳簿を備え付ける。

(1) 金券収受簿(様式第1号)

(2) 法規簿(様式第2号)

(3) 特殊文書収受簿(様式第3号)

2 文書管理システム上の課(当該システムにおいて課とみなして管理する組織を含む。)に次の管理簿を設ける。

(1) 簿冊管理簿

(2) 文書件名簿

(3) 収受件名簿

(4) 発送件名簿

(平28訓令1・一部改正)

(帳簿等の作成)

第9条 前条の帳簿及び管理簿は、会計年度により作成する。ただし、法規簿は、暦年により作成する。

第2章 文書の収受

(到達文書の処理)

第10条 本市に郵送、逓送等により到達した文書(以下「到達文書」という。)は、総務法制課で収受し、次により処理するものとする。

(1) 配布先の明確な到達文書は、閉封のまま総務法制課の文書連絡箱(以下これらを「文書箱」という。)を利用して各課に配布する。

(2) 配布先の明確でない到達文書は、これを開封し、配布先を確認した上で、文書箱を利用して各課に配布する。

(3) 前2号の規定にかかわらず、特殊な到達文書は、次により処理する。

 書留、配達証明、特別送達等の特殊な到達文書は、封筒等に収受印(様式第4号)を押し、特殊文書収受簿に必要事項を記入の上、各課に受領を確認するための署名又は押印をさせた後、配布する。

 開封した到達文書に現金、金券等が添付されている場合は、金券収受簿に必要事項を記入の上、各課に受領を確認するための署名又は押印をさせた後、配布する。

 電報は、収受した時刻を記入し、直ちに各課へ配布する。

(4) 2以上の課に関連する到達文書は、その関連の最も深いと認める課に配布し、配布を受けた課において他の関係する課に連絡する。

2 各課において直接受領した文書(電子計算機を用いて受領した文書を含む。)は、その課において適宜処理するものとする。

(平28訓令1・平29訓令2・一部改正)

(文書の転送又は返付)

第11条 文書主任は、その課の所管に属さない到達文書を受領したときは、次により処理するものとする。

(1) 所管課が明らかな到達文書は、直ちに当該所管課に転送する。

(2) 所管課が明らかでない到達文書は、直ちに総務法制課に返付する。

(平28訓令1・一部改正)

(文書の収受)

第12条 文書主任は、文書を受領したときは、文書管理システムに収受の登録(以下「収受登録」という。)を行わなければならない。

2 前項の規定により収受登録を行う文書のうち紙の文書を原本として保存すべきものについては、余白に収受印を押し、文書管理システムで管理する文書番号を記入するものとする。

3 次に掲げる文書は、前2項の処理を省略することができる。

(1) 案内書その他これに類する軽易なもの

(2) 新聞、雑誌、冊子その他これらに類する印刷物

(3) 他の法令等において処理の方法が定められているもの

(4) 見積書、納品書、請求書その他これらに類する文書

(5) やむを得ない理由により前2項の処理が困難である場合であって、各課において他の方法により処理経過を明らかにすることと定めたもの

第3章 文書の処理

(収受した文書の処理)

第13条 収受した文書(前条第3項第1号及び第2号に規定する文書を除く。以下「収受文書」という。)は、次により処理しなければならない。

(1) 起案による処理を必要とする収受文書は、速やかに起案する。

(2) 起案による処理を必要とする収受文書のうち次のいずれかに該当するものは、起案する前に速やかに一応供覧(処理について指示を受けるため上司に供覧することをいう。)をする。

 重要な事案で処理について直接上司の指示を必要とするもの

 処理について長期の日時を要すると認められるもの

(3) 起案による処理を必要としない収受文書は、必要に応じて供覧する。

(起案)

第14条 事務の処理の意思決定に当たっては、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、文書管理システムを用いて起案しなければならない。

(1) 文書管理システムを用いて起案することにより効率的かつ円滑な事務の執行に著しい支障を来すことが明らかなため、各課においてあらかじめ定めた処理様式、簿冊、伝票等を用いて起案する場合

(2) 財務会計システム(財務会計に関する事務を電子計算機により処理する情報処理システムをいう。)を用いて起案する場合

2 前項の規定にかかわらず、特に急を要する事務の処理の意思決定は、専決者の口頭による承認を求める方法により行い、事務の処理後速やかに文書管理システムにより必要な処理を行うものとする。ただし、特に急を要する事務のうち定例的かつあらかじめ専決者が指定する事務の処理は、あらかじめ専決者が指定する職員が意思決定を行い、事務の処理後速やかに文書管理システムにより必要な処理を行うものとすることができる。

3 前2項の規定にかかわらず、佐賀市財務規則(平成17年佐賀市規則第62号)第43条第4項の市長が特に必要と認める経費に係る支出負担行為の意思決定は、専決者の口頭による承認を求める方法により行うことができる。

(起案の要領)

第15条 起案は、次に定めるところにより行わなければならない。

(1) 件名、文書分類、保存期間、起案日その他所定の事項を記載すること。

(2) 起案の理由、処理の内容、経過その他必要とする事項を簡潔かつ正確に記述し、必要がある場合には関係法規、関係書類等を添付して分かりやすいものとなるように務めること。

(3) 至急、重要、秘密等の扱いが必要なものについては、その旨を表示すること。

(4) 佐賀市事務決裁規程等に定める決裁区分を表示すること。

(回議及び決裁)

第16条 前条の規定により起案した文書は、その内容に応じて、順次関係職員及び上司の回議を経て、決裁権限を有する者の決裁を受けなければならない。

2 回議及び決裁は、原則として電子決裁によるものとする。

第4章 施行及び発送

(決裁日付)

第17条 決裁済みの文書には、その所定欄に各課において決裁日付を記録しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第18条 施行する文書は、軽易な文書を除き、「佐市」の文字及び別表第1の記号及び番号を付さなければならない。

2 前項に規定する番号は、課及び会計年度ごとに文書管理システムで管理する文書番号とする。ただし、文書管理システムを利用せずに起案した事務の処理に係る文書については、文書管理システムで管理する番号と重複しない課及び会計年度ごとの一連の番号を付すものとする。

3 第1項の規定にかかわらず、条例、規則、告示、公告及び訓令には、それぞれ「佐賀市条例」、「佐賀市規則」、「佐賀市告示」、「佐賀市公告」及び「佐賀市訓令」の文字並びに毎年1月に起こす一連の番号を付し、法規簿に記載するものとする。

(文書の発信者名)

第19条 文書の発信者名は、市長が補助機関に委任し、又は代理させた事項及び法令により補助機関の権限に属する事項に係るものを除き、市長名を用いなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、一般文書については、事案の内容及び宛先により、当該文書に係る専決者名を用いることができる。

3 文書には、必要に応じて適当な箇所に課名、係名(支所にあっては、グループ名)、担当者名、電話番号等を表示するものとする。

(平28訓令1・一部改正)

(公印)

第20条 施行する文書には公印を押さなければならない。ただし、権利の得喪又は変更に関する文書その他重要な文書を除き、これを省略することができる。

2 前項ただし書の規定により公印の押印を省略するときは、発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。ただし、対内文書にあっては、この限りでない。

(対外文書の発送)

第21条 対外文書の郵送は、総務法制課で取り扱うものとする。ただし、必要に応じ各課において直接郵送することができる。

2 対外文書を電子計算機を用いて発送する場合は、各課で行う。

(平28訓令1・一部改正)

(郵送文書の取扱い)

第22条 郵送を要する文書は、文書主任が取りまとめるものとする。

2 文書主任は、前条第1項ただし書の規定により各課から直接郵送する場合を除き、郵便物発送依頼書に記入押印の上、これを添付して、郵送を要する文書を総務法制課長が指定する時間までに総務法制課に提出しなければならない。

(平28訓令1・平29訓令2・一部改正)

(対内文書の発送)

第23条 対内文書(電子計算機を用いて発送する文書を除く。)は、文書箱を利用して配布するものとする。ただし、特に重要、機密又は緊急を要する文書及び各課で直接配布することを適当とするものは、各課で配布することができる。

2 対内文書の発送は、特に機密を要し、又は散逸のおそれがあるもののほか、封筒を使用してはならない。

第5章 整理、保存及び廃棄

(完結した文書の整理)

第24条 完結した文書は、会計年度又は暦年ごとに総務法制課長が定める文書分類基準表(以下「文書分類基準表」という。)の区分により整理し、各課において作成する簿冊に保存しなければならない。

2 文書分類基準表の区分の追加又は削除は、各課長の申出により総務法制課長が決定する。

3 第1項の簿冊は、次に定めるところにより作成するものとする。

(1) 電子文書を編集するに当たっては、文書管理システムに所定の事項を登録して電子的な簿冊を作成すること。

(2) 紙の文書を編集するに当たっては、文書管理システムに所定の事項を登録した後、文書管理システムから出力した背表紙及び文書目録を付した簿冊を作成すること。

(保存期間)

第25条 文書の保存期間は、次のとおりとする。

(1) 永久

(2) 10年

(3) 5年

(4) 3年

(5) 1年

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存期間は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

3 文書の保存期間は、各課の課長が別表第2の文書保存期間設定基準に基づき、定める。

(保存期間の起算)

第26条 文書の保存期間は、会計年度によるものは当該文書の完結した日の属する年度の翌年度4月1日から、暦年によるものは当該文書の完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。

(保存倉庫)

第27条 文書保存倉庫(以下「文書倉庫」という。)は、総務法制課長が管理するものとする。

(簿冊の引継ぎ)

第28条 簿冊(保存されている文書の全てが電子文書である簿冊及び保存期間が1年である簿冊を除く。)は、当該簿冊の完結した日の属する年度の翌々年度に、各課等で引き続き保管するものを除き、総務法制課長に引き継ぐものとする。

(引継簿冊の審査)

第29条 総務法制課長は、簿冊の引継ぎを受けたときは、成冊、保存期限等の適否につき、これを審査するものとする。

2 総務法制課長は、前項の規定による審査の結果不適当なものがあるときは、当該簿冊を主管していた課長に対し、その補正又は保存年限の修正を求めることができる。

(簿冊の収蔵)

第30条 総務法制課長は、審査の結果適当と認める簿冊を文書倉庫に収蔵しなければならない。

(収蔵した簿冊の閲覧等)

第31条 収蔵した簿冊の閲覧又は借用をしようとする職員は、総務法制課長に申し出なければならない。

2 閲覧又は借用した簿冊は、抜取り、取換え、訂正等をしてはならない。

3 閲覧又は借用した簿冊は、庁外に持ち出し、又は他に転貸してはならない。

(職員以外の閲覧禁止)

第32条 収蔵簿冊は、職員のほかこれを閲覧することができない。ただし、特に総務法制課長の許可を受け、かつ、職員が立ち会うときは、この限りでない。

(廃棄)

第33条 保存期間が満了した簿冊は、これを廃棄する。

2 総務法制課長は、第28条の規定により引き継いだ簿冊を廃棄するときは、当該簿冊を主管していた課長と協議の上、廃棄しなければならない。

3 第1項の規定にかかわらず、保存期間が満了してもなお保存の必要がある簿冊は、更に期間を定め、保存することができる。

4 廃棄しようとする簿冊で、機密に属するもの又は印影その他悪用のおそれがあると認めるもの(文書管理システムで処理されているものを除く。)は、その部分を焼却し、又は裁断する等適切な処理をしなければならない。

(歴史的文書の選別及び保存)

第34条 総務法制課長は、前条の規定により廃棄の対象となった簿冊に含まれる文書のうち、歴史的又は文化的資料として価値を有すると認められるものについては、当該簿冊を主管していた、又は現に主管している課長と協議の上、歴史的文書として選別し、別に保存するものとする。

2 歴史的文書の選別及び保存に関する事項は、市長が別に定める。

第6章 雑則

(報告及び文書審査)

第35条 総務法制課長は、必要と認めるときは、各課の文書主任に対し、その取り扱った文書又は関係帳簿につき報告又は提出を求めて審査することができる。

(例外処理)

第36条 総務法制課長は、この訓令の規定により難い特別の事情があると認めるときは、総務法制課長が定めるところにより処理することができる。

(補則)

第37条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、この訓令による改正前の佐賀市文書規程の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令による改正後の佐賀市文書規程の相当規定によりなされたものとみなす。

(佐賀市マイクロフイルム文書取扱規程の一部改正)

3 佐賀市マイクロフイルム文書取扱規程(平成17年佐賀市訓令第15号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(佐賀市職員等の旅費に関する条例及び同施行規則の運用方針の一部改正)

4 佐賀市職員等の旅費に関する条例及び同施行規則の運用方針(平成17年佐賀市訓令第41号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(佐賀市歴史的文書の選別及び保存に関する規程の一部改正)

5 佐賀市歴史的文書の選別及び保存に関する規程(平成23年佐賀市訓令第4号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

附 則(平成27年3月25日訓令第5号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月23日訓令第1号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年12月1日訓令第14号)

この訓令は、平成28年12月1日から施行する。

附 則(平成29年3月23日訓令第2号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成29年3月23日訓令第3号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月23日訓令第1号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

別表第1(第18条関係)

(平27訓令5・平28訓令1・平29訓令3・平30訓令1・一部改正)

部、支所及び課の名称

記号

総務部

総務法制課

総法

秘書課

人事課

財政課

契約監理課

契監

財産活用課

財産

消防防災課

消防

企画調整部

企画政策課

企政

情報課

三重津世界遺産課

三世

明治維新150年事業推進室

明推

新産業推進課

新推

経済部

商業振興課

工業振興課

観光振興課

中心市街地活性化室

中活

国際戦略室

国際

農林水産部

農業振興課

農振

農村環境課

農環

森林整備課

森整

水産振興課

水振

建設部

都市政策課

都政

都市デザイン課

都デ

用地対策課

用対

緑化推進課

緑推

建築指導課

建指

建築住宅課

建住

道路整備課

道整

道路管理課

道管

河川砂防課

河砂

北部建設事務所

北建

南部建設事務所

南建

環境部

環境政策課

環政

循環型社会推進課

循推

バイオマス産業都市推進課

バ推

環境保全課

環保

衛生センター

衛セ

市民生活部

市民生活課

市生

生活安全課

生安

市民税課

市税

資産税課

資産

納税課

納税

人権・同和政策・男女参画課

人権

保健福祉部

福祉総務課

福総

生活福祉課

生福

保険年金課

健康づくり課

障がい福祉課

障福

高齢福祉課

高福

三瀬診療所

三診

子育て支援部

子育て総務課

子総

こども家庭課

こ家

保育幼稚園課

保幼

地域振興部

地域政策課

地政

協働推進課

協推

公民館支援課

公支

スポーツ振興課

ス振

佐賀駅周辺整備構想推進室

駅推

出納室

出納

諸富支所

諸富

大和支所

大和

富士支所

富士

三瀬支所

三瀬

川副支所

川副

東与賀支所

東与賀

久保田支所

久保田

別表第2(第25条関係)

文書保存期間設定基準

1 永久保存文書は、おおむね次のとおりとする。

(1) 市の区域、合併、組織等市の基本事項に関するもの

(2) 市政の運営に関する一般方針及び行政事務の重要施策に関するもの

(3) 条例、規則及び訓令の形式をとるもの

(4) 告示及び公告の形式をとるもの

(5) 議会への議案提出に係るもの

(6) 市史の資料となるもの

(7) 採用、退職、分限、懲戒、職員組合との交渉等人事管理の基本に関するもの

(8) 儀式、褒賞、表彰等に関し将来の例証となるもの

(9) 不服申立て及び訴訟等に関するもの

(10) 事務引継書で重要なもの

(11) 行政事務の執行上必要な統計資料に関するもの

(12) 許可、認可又は契約に関する重要なもの

(13) 財産の取得、管理又は処分に関する重要なもの

(14) 災害に関する重要なもの

(15) 行旅死亡人等の救護に関するもの

(16) 公債及び借入金に関する重要なもの

(17) 道路の認定、変更、廃止、供用開始等に関するもの

(18) 施設の設置又は処分に関する重要なもの

(19) 調査、研究及び連絡調整に関する重要なもの

(20) 前各号に掲げるもののほか、永久保存の必要があるもの

2 10年保存文書は、おおむね次のとおりとする。

(1) 行政事務執行上参考となる統計資料に関するもの

(2) 収入支出に関する重要な帳簿及び諸票

(3) 調査、研究及び連絡調整に関するもの

(4) 附属機関に関するもの

(5) 陳情に関する重要なもの

(6) 前各号に掲げるもののほか、10年保存の必要があるもの

3 5年保存文書は、おおむね次のとおりとする。

(1) 検査に関するもの

(2) 補助金の交付に関するもの

(3) 陳情に関するもの

(4) 報告、証明等に関する重要なもの

(5) 文書の収受発送に関する重要なもの

(6) 前各号に掲げるもののほか、5年保存の必要があるもの

4 3年保存文書は、おおむね次のとおりとする。

(1) 願、届、申請等に関するもの

(2) 報告、証明等に関するもの

(3) 文書の収受発送に関するもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、3年保存の必要があるもの

5 1年保存文書は、おおむね次のとおりとする。

(1) 軽易な照会、回答、願、伺、届、報告等に関するもの

(2) 周知のための供覧文書

(3) 各種日誌、日報等に関するもの

(4) 前3号に掲げるもののほか、1年保存の必要があるもの

(平29訓令2・一部改正)

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(平29訓令2・一部改正)

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佐賀市文書規程

平成27年3月25日 訓令第2号

(平成30年4月1日施行)

体系情報
第4編 行政一般/第2章 文書・公印
沿革情報
平成27年3月25日 訓令第2号
平成27年3月25日 訓令第5号
平成28年3月23日 訓令第1号
平成28年12月1日 訓令第14号
平成29年3月23日 訓令第2号
平成29年3月23日 訓令第3号
平成30年3月23日 訓令第1号