○西予市文書事務取扱規程
平成17年2月1日
訓令第4号
西予市文書事務取扱規程(平成16年西予市訓令第4号)の全部を改正する。
目次
第1章 総則(第1条~第3条)
第2章 文書管理(第4条~第6条)
第3章 公文書の作成(第7条~第26条)
第4章 文書の収受及び配布(第27条~第29条)
第5章 配布文書の処理(第30条~第42条)
第6章 文書の発送(第43条)
第7章 文書の整理保管及び保存(第44条~第50条)
第8章 補則(第51条~第53条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は、文書事務の正確かつ迅速かつ経済的で容易な処理を図るため、その取扱基準に関し必要な事を定めるものとする。
(適用範囲)
第2条 西予市における文書事務の取扱いについては、別に定めるものを除くほか、この訓令の定めるところによる。
(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)で、職員が組織的に用いるものとして保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。
ア 官報、白書、新聞、書籍その他の不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
イ 図書館その他これらに類する市の施設において一般の利用に供することを目的として管理されているもの
ウ 歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がなされているもの
(2) 電子文書 電磁的記録であって、文書の体裁に関する書式情報を含むものをいう。
(3) 書類等 文書のうち、電子文書を除くものをいう。
(4) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の起案、保管、保存、管理等を行うための情報システムをいう。
(6) 課長 前号に規定する課の長をいう。
(文書主義)
第3条 事務処理は、文書で行う。
2 緊急を要した場合及び電話又は口頭を用いた場合は、直ちに文書をもって確認しなければならない。
第2章 文書管理
(文書事務の総括)
第4条 文書管理の総括は、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が行う。
2 総務課長は、常にこの訓令の適正かつ円滑な運営に留意し、必要に応じて課の文書事務の実態を調査し、課長に対して指導及び改善を求めることができる。
(課長の職務)
第5条 課長は、課における文書管理者となり、常に文書事務が適正かつ円滑に行われるよう、課員を指揮監督しなければならない。
(文書管理システムによる文書の管理)
第5条の2 文書の管理は、文書管理システムにより行うものとする。ただし、総務課長がこれにより難いと認めるときはこの限りでない。
(管理帳票等による文書の管理)
第6条 主務課長が必要と認める場合においては、文書管理システムによる管理に代えて、又は文書管理システムによる管理に加えて次の各号に掲げる管理帳票等を置くことができる。
(1) 文書収発簿(様式第1号)
(2) 特殊文書受理簿(様式第2号)
(3) 令達番号簿(様式第3号)
(4) 料金後納郵便物差出簿(様式第4号)
(5) 郵券受払簿(様式第5号)
(6) 受付印(様式第6号)
2 主務課長は、前項の規定により管理帳票等を作成した場合においては、一定期間、これを課に備え置いておかなければならない。
第3章 公文書の作成
(文書の種類)
第7条 公文書の種類は、次の区分による。
(1) 令達文書
ア 法規文
(ア) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)及びその他の法令に基づき、市で行う事務に関し、議会の議決を経て制定するもの
(イ) 規則 地方自治法及びその他の法令に基づき、市長の権限に属する事務に関し制定するもの
イ 公示文
(ア) 告示 法令又は行政処分に基づき公表すべき事項を市の一般に公示するもの
(イ) 公告 一定の事実を市の全部又は一部に対し、公示するもの
ウ 令達文
(ア) 訓令 権限の行使又は職務に関し、所属の機関又は職員に対し、指揮命令するもの
(イ) 達 行政機関がその権限に基づき、特定の個人又は団体に対し、一方的に指示命令するもの
(ウ) 指令 個人又は団体からの申請又は願いに対し、許可、不許可をし、又は具体的事実若しくは行為を指示、命令するもの
(2) 一般文書
ア 往復文書
(ア) 照会 相手方に対し、事実、意見等について回答を求めるもの
(イ) 回答 協議又は依頼に対し、同意、承諾等の意思又は事実若しくは意見を答えるもの
(ウ) 通知 相手方に事実を知らせるもの(依頼、送付を含む。)
(エ) 通達 上級行政機関が下級行政機関に対し、又は上司から所属職員に対し、法令の解釈、運用の方法、職務執行上の細目的事項等を指示し、その他一定の行為を命ずるもの
(オ) 報告 法令、契約等に基づき対等若しくは上級の行政機関又は委任者に一定の事実、経過等を通報するもの
(カ) 申請 私人が行政機関に、又は下級行政機関が上級行政機関に対して、許可、認可、補助指令等一定の行政行為を求めるもの
(キ) 願 上級行政機関に対し、軽易な行為を請求するもの
(ク) 届 上級行政機関に対し、一定の事項を届け出るもの
(ケ) 進達 個人、団体等から受理した文書その他の物件を上級行政機関へ送達するもの
(コ) 副申 進達文書に上級行政機関に対する意見を添えて具申するもの
(サ) 勧告 指揮命令の関係のない機関に対して判断、意見を申し出て、相手方の措置をすすめ促すもの
(シ) 建議 行政機関が上級行政機関その他の関係機関に対し、その調査審議した将来の行為等についての意見や希望を申し出て相手方の措置をすすめるもの
(ス) 諮問 一定の機関に対し、法令上定められた事項について、行政機関から調査、審議し、その意見を求めるもの
(セ) 答申 諮問を受けた機関が、諮問事項について意見を述べるために発するもの
イ 庁内文書
(ア) 起案文書 事務担当者が上司の許可、決定、承認等の意思決定を受けるために、事務処理についての案を伺うもの
(イ) 復命書 上司から命ぜられた用務結果その他を報告するもの
(ウ) 事務引継書 退職、休職又は転任の際、担当事務の処理てん末を後任者又は所定職員に引き継ぐためのもの
(エ) 供覧 到達した文書を上司に参考までに見せるもの
(オ) 回覧 到達した文書を課員相互に参考までに見せるもの
(カ) 願 上司に対し、服務上の一定の事項について許可を受けるもの
(キ) 届 上司に対し、服務上の一定の事項を届け出るもの
(ク) 上申 上司又は上級機関に対し、意見、事実等を述べるもの
(ケ) 内申 上申のうち主として部内の人事関係の事項について述べるもの
(コ) 辞令 身分、給与その他人事上の異動につき、当人に命令するもの
ウ その他
(ア) あいさつ文 式典に際し、主催者、来賓又は受賞者等が式典の意義、感想、祝いの言葉、感謝等を読みあげるもので、式辞、告辞、祝辞、答辞、弔辞等に分けられる。
(イ) 書簡文 公務員がその権限を執行するためでなく、儀礼として出すもので、案内状、礼状、あいさつ状、依頼状等に分かれる。
(ウ) 訟願関係文 行政庁の決定又は処分等に対し取消し、変更、再審査を求め、又はそれに対して行政庁が審理決定した結果を表示するもので、訴願書、裁決書、弁明書、異議申立書、決定書等に分かれる。
(エ) 議案書 地方公共団体の議会の会議において議決すべき案件となるもの
(オ) 証明書 特定の事実又は法律関係の存在を公に証明するために発するもの
(カ) 契約文 申込と承諾という相対立した二つの意思表示の内容の合致を表示し証するために取りかわすもの
(キ) 請願 陳情、損害の救済、公務員の罷免、法律、命令、条例、規則の制定改廃、事業の実施その他の事項に関し、国民が国又は地方公共団体の機関に対し希望を述べるために作成するもの
(ク) 表彰文 個人又は団体に対し、行為を顕彰し、感謝の意を表し、また成績を賞したりする場合に用いるもので、賞状、表彰状、感謝状に分けられる。
(ケ) その他 前記以外のその他の一般文書には、請求書、受領書、申込書、見積書、証紙、手帳、納入通知書、委任状等がある。
(記述の原則)
第8条 公文書は、原則として1件1文書、左横書きとする。ただし、一般の慣習等によりやむを得ないときは、縦書きとすることができる。
(文体)
第9条 公文書の作成に使う文の文体は、原則として「ます」を基調とする口語体とする。ただし、次の各号に掲げる文書については、「である」を基調とする文体とする。
(1) 令達文書
(2) 議会に提出する議案書等
(3) 契約書、協定書その他これらに類する文書
(4) 事務の処理及び経過に関する文書
(表現)
第10条 公文書を作成する際は、次に掲げる事項に注意して、市民にもわかりやすい文となるようにしなければならない。
(1) 文語調の表現及び難解な表現をせず、平易な表現とする。
(2) 回りくどい表現をせず、簡潔で理論的な表現とする。
(3) あいまいな表現及び誤解を生ずるおそれのあるような表現をせず、正確な表現とする。
(4) 文は、なるべく短く区切り、接続詞、接続助詞等を用いて長くすることを避ける。
(5) 略語、専門用語及び外来語の多用に注意し、必要に応じて言い換えをし、又は説明を加える。
(6) 敬語の多用及び誤用に注意し、礼を失わない範囲で簡潔な表現を用いる。
(敬称)
第11条 公文書に用いる敬称は、原則として「様」とする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 法令等の規定により「様」以外の敬称によらなければならないもの
(2) 官公署又は内部の所属機関あてのもので、「様」を用いることが適当でないもの
(3) 「御中」「各位」等の他の敬称を用いることが適当なもの
(用字)
第12条 公文書に用いる用字は、漢字、平仮名及び数字とする。ただし、外国の人名、地名、外来語その他特別の理由により必要があるものについては、片仮名又は外国文字を使う。
2 漢字は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)による。
3 仮名遣いは、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)による。
4 送り仮名は、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)による。
5 用字の色は、原則として全て黒字とする。
(数字)
第13条 前条に規定する数字は、アラビア数字を使う。ただし、次に掲げるような場合に限り、漢数字を使う。
(1) 固有名詞 四国 卯之町三丁目
(2) 概数を示す語 数十日 二・三日
(3) 数量的な意味の薄い語 一般 一部分 二者択一
(4) 桁の大きい数を表す語 14万人 1億6千万円
なお、「千」は千単位でまとめる場合に限って使うことができる。
2 数字の桁区切りは、3位単位とし、区切りには「,」を付ける。ただし、年号、文書番号等のように特定の対象を示すために使う場合には、区切らないものとする。
(符号)
第14条 符号の種類及び使い方は、おおむね次のとおりとする。
(1) 区切り符号
ア 「。」(句点)
一つの文書の完結を示す場合に使うが、文書が名詞形で終わる場合には用いない。ただし、「とき」「こと」で終わる場合及びすぐ後に文章が続く場合には、句点を付ける。
イ 「、」(読点)
一つの文書の中で、語句の区切りを明らかにする必要があるところに使う。主語の後には、必ず読点を付ける。
ウ 「,」(コンマ)
アラビア数字で数を表す場合に、桁を示すために使う。
エ 「.」(ピリオド)
単位を示す場合、省略をする場合などに使う。
オ 「・」(なか点)
事物の名称を列挙する場合で、読点を使うことが適当でない場合に使う。
カ 「( )」(括弧)
語句若しくは文章の最後に注記を加える場合又は見出しその他簡単な独立した語句の左右を囲む場合に使う。
キ 「「 」」(かぎ括弧)
引用する語句等のように、特に明示する必要のある事物の名称又は語句を示すために使う。
ク 「~」(なみがた)
時、数量、区間等の「・・・から・・・まで」を示すために使う。
ケ 「―」(ハイフン)
語句の説明、言い換え又は丁目、番地等を省略して書く場合に使う。
コ 「→」(矢印)
左のことが、右のように変わることを示す場合に使う。
(2) 繰り返し符号
ア 「々」
「人々」のように同じ漢字が続く場合に使うが、「民主主義」、「事務所所在地」等のように、続く漢字が異なった意味である場合には、使わない。
イ 「〃」
表中の語句、数字等が上記又は左記と同じ場合に使う。
(3) 見出し符号
項目を細分する場合は、次のような順序で使う。ただし、項目が少ないときは、「第1」を省略して「1」から使う。
第1→1→(1)→ア→(ア)→a→(a)
(表記)
第15条 公文書に用いる表記は、原則として別記第1に統一するものとする。ただし、特別の事情がある場合は、この限りでない。
(配字位置)
第16条 配字の位置は、原則として次のとおりとする。
(1) 文の最初の行及び新たに起こした行の始めの1字分は、空白とする。ただし、表彰状、感謝状等についてはこの限りでない。
(2) 句読点を使わない文については、句読点を使うべき箇所を1字分空白とする。
(3) 第14条第3号の見出し符号の次には、読点、ピリオド等を付けず、1字分空白とする。
(4) 句読点については、1字分の字数を配するのが原則であるが、完結する文の最終字が行の最後の位置を占める場合の句読点は、次の行の最初の位置に配しないで、当該完結する文の最終字の後に配する。
(行換え)
第17条 「なお」、「つきまして」、「さて」、「また」等を使って、完結した前の文に対する独立した形の補則説明等をする文を続ける場合には、行を換える。
2 「ただし」、「この」、「その」、「したがって」等を使って文を続ける場合には、行を換えず前の文につなげる。
(書式・形式)
第18条 公文書の書式は、原則として別表によるものとする。ただし、これによりがたい特別の理由があると認められるものについては、この限りでない。
(文書の記号及び番号)
第19条 発信文書のうち主務課長が必要と認めるものには、次により記号及び番号を付するものとする。
(1) 記号は、本庁については「西予」、支所については「西の次に各支所の頭文字又は略称」の次に主務課の頭文字又は略称及び受信文書に起因する発信文書にあっては「収」を、受信文書によらない発信文書には「発」の文字を記すものとする。
(2) 番号は、4月1日から翌年3月31日までの間の一連番号(以下「文書番号」という。)を付す。ただし、同一事件に属す発信文書には、その事件が完結するまで同一の番号を用いるものとし、この場合において、1年で完結する事件で翌年の4月1日以降に発信するときは、旧年度を表す数字を前号の記号の前に付すものとする。
2 前項第2号の文書番号は、文書管理システム又は文書収発簿により主務課長が管理するものとする。
(令達文書の記号及び番号)
第19条の2 前条第1号の規定にかかわらず、令達文書の記号は、次に掲げるとおりとする。この場合において、達及び指令については、次に掲げる記号の次に主務課の頭文字又は略称を記すものとする。
(1) 条例 西予市条例
(2) 規則 西予市規則
(3) 告示 西予市告示
(4) 公告 西予市公告
(5) 訓令 西予市訓令
(6) 達 西予市達
(7) 指令 西予市指令
2 前条第2項の規定にかかわらず、令達文書(達及び指令を除く。以下この条において同じ。)の番号は、令達文書の種類ごとに暦年ごとの一連番号を付し、達及び指令の番号は、4月1日から翌年3月31日までの間の一連番号とする。
(日付)
第20条 文書には、第15条の規定に基づいて、すべて年、月、日を記入する。
2 発信文書の日付けは、発送日とする。ただし、特別な事情のあるときは、この限りでない。
(名義)
第21条 文書の名義は、市長名を用いるものとする。ただし、文書の形式又は内容の軽重に応じ、市名、部長名、部名、課長名、課名、又は係名を使用することができる。
(公印及び契印)
第22条 文書には、名義人の印を押さなければならない。ただし、権利の消長に関係しない印刷した文書には、これを省略することができる。
2 前項の規定による公印の押印は、西予市公印規程(平成16年西予市訓令第5号)による。
第23条 契約、許可、認可、証明その他の重要な文書には、その上部中央と原議書とに契印し、紙数2枚以上にわたるときは、その綴り目に前条の印章を用い割印しなければならない。
(文書のとじ方)
第24条 文書は、左とじとする。ただし、特別の場合は、次の例による。
(1) 縦書きの文書のみの場合は、右とじとする。
(2) B4判用紙を縦長に用いた場合及びB5判(又はA5判)を横長に用いた場合は、上とじとする。
(3) 左横書き文書と左に余白がある縦書き文書を併せてとじる場合は、左とじとする。
(4) 左横書き文書と左に余白のない縦書き文書を併せてとじる場合は、左横書き文書が主たる文書であれば縦書き文書を裏とじとし、縦書き文書が主たる文書であれば右とじとする。
(控え及び写し)
第25条 軽易な文書を除いては、控え及び写しを作成する。ただし、電磁的記録により保管する場合は、これに代えることができる。
(令達の公告)
第26条 公告は、西予市公告式条例(平成16年西予市条例第3号)により行うものとし、その方法については、総務課長が別に定める。
第4章 文書の収受及び配布
(電子文書の収受の処理)
第27条 到達した文書のうち、電子文書は、主務課長が収受の処理が必要と認めるものを文書管理システムに記録し、保存することにより収受の処理を行うものとする。
(書類等の収受の処理)
第28条 到着した文書のうち、書類等は、主務課において次の各号により収受の処理を行うものとする。
(1) 主務課は、書類等を全て開封し、1件の書類等が散逸しないよう留意して受付印を押印し、主務課長が必要と認めるものを文書管理システムに記録及び保存又は文書収発簿に記載することにより収受の処理を行い、書類等に文書番号を記入するものとする。
(2) 書類等のうち書留は、特殊文書収発簿に記載するとともに、公文書は前号の例により、公金は西予市会計規則(平成25年西予市規則第12号)の定めるところにより処理する。この場合において、封皮を添付するものとする。
(3) 異議申立書又は入札書等到着日時が権利の得失に関係する文書及び電報については、第1号に規定する文書番号以外に必要に応じ到着時刻を明記し、取扱者がこれに証印しなければならない。この場合において、封皮があればこれを添付する。
(4) 当直者が取り扱った書類等は、西予市職員服務規程(平成16年西予市訓令第10号)により処理する。
(5) 第1号の規定にかかわらず、主務課長が記録の必要を認めないものについては、受付印を省略することができる。
(誤配文書の返付)
第29条 配布を受けた書類等のうち課の所管でないものは、直ちに総務課へ返付しなければならない。
第5章 配布文書の処理
(処理方針の指示及び処理期限)
第30条 主務課長は、文書の配布を受けたときは、必要があるときは市長等の指示を受けて事務担当者に処理方針を示し、速やかに処理させるものとする。
2 事務担当者は、処理期限の指定のあるものはその期限までに、処理期限の指定がないものにあっては、その緩急度合いを考慮して処理しなければならない。
(決裁)
第31条 文書を起案したとき、又は配布文書に基づく事件を処理するに当たっては、西予市事務決裁規程(平成16年西予市訓令第2号。以下「事務決裁規程」という。)により決裁を受けなければならない。ただし、会計管理者所管の事務についてはこの限りでない。
2 前項に規定する決裁は、当該事案の決定権者が電子計算機を利用して電磁的に記録する方式(以下「電子決裁方式」という。)により行うものとする。
3 前項の規定にかかわらず、文書管理システムの運用上の都合により電子決裁方式によることができないとき又は課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、当該事案に係る文書に当該事案の決定権者が押印又は署名する方式により決裁を行うことができる。
2 伺書を用いた起案文書は、第3章及び次に掲げる事項に留意して作成するものとする。
(1) 該当欄は、明瞭に、かつ、漏れなく記入すること。
(2) すべて件名を付し、説明、経過、関係法規等を記述するとともに関係文書、法令及び参考資料を添えること。
(3) 機密に属する文書は、伺書の上部欄外中央に「秘」と朱記し、必要があるときは、封皮を施すこと。
(4) 特に重要に属する文書は、伺書の上部欄外右側に「重要」と朱記すること。
3 伺書を用いた起案文書の具体的な記載方法は、西予市起案文書記載要領(平成17年西予市訓令第5号)に別に定める。
4 前2項の規定は、文書管理システムを用いた場合において、それぞれ準用する。
(余白処理)
第33条 次に掲げる文書のうち書類等については、書類等の余白に処理案又は必要事項を記述し、事務担当者証印の上決裁を受けるものとし、電子文書については、文書管理システムによらない軽易な方法で、これに準じて決裁を受けるものとする。
(1) 閲覧にとどまるもの
(2) 所定の書式又は相手方の指定する書式若しくは様式を用いるもので、往復文書の形式を具備しているか容易に整備できるもの
(3) 事務の内容が軽易であって、伺書を用いて起案する必要のないもの
(帳簿処理)
第34条 定例の事案について所定の様式、例文等があるものにあっては、帳簿に処分案を記載して受裁し、処理することができる。
(合議)
第35条 決裁は、事務決裁規程に規定されているもののほか、必要に応じて関係部課等の合議を経て受けるものとする。
2 出納事務に関係するときは、西予市会計規則により合議しなければならない。
(合議文書の順序)
第36条 合議文書は、できるだけ関係課と事前協議のうえ起案し、起案文書(伺書)の合議欄に「合議先」を明記したうえで、次の順序により決裁を受けなければならない。
(1) 同一部内他課の合議については、関係課の合議を経て、主管部長以上の決裁を受けること。
(2) 他部他課の合議については、主管部長の決裁を受けてから、他部の関係課の合議を経ることとし、必要に応じてさらに副市長以上の決裁を受けること。
(3) 支所において、本庁関係課の合議を必要とする場合は、支所長を経て、本庁主管課及び本庁主管部長の決裁を受けた後に、関係課に合議すること。
(持廻り合議)
第37条 合議文書は、内容の説明又は緊急処理の必要ある場合は、起案者等が携行して合議することとし、必要に応じて口頭での説明を行うものとする。
(合議の特例)
第38条 次の各号に該当する文書は、総務部総務課に合議又は供覧しなければならない。
(1) 議会に提出する議案書等
(2) 令達文書(指令を除く。)
(3) 法令の解釈又は運用の方法に関する文書
(4) 任用に関する文書
(5) 市長の決裁を受ける契約案(例文的なものを除く。)
(6) 市長名をもって発する陳情、請願その他市長の決裁を受ける行政処分に関する文書
(7) 市長名をもって発するあいさつ文及び表彰等に関する文書
(8) 前各号に掲げるもののほか、市政に重大なる影響を及ぼすもの
(合議文書の疑義及び廃案等の通知)
第39条 合議を受けた文書は、直ちに査閲し同意不同意を決定し、もし、査閲に日時を要するときは、その理由を主務課に通知しなければならない。
2 合議を受けた文書について意見があるときは、その起案者等と協議し、意見が一致しないときは、その意見を添えて上司の決裁を受けなければならない。
3 合議を経た文書でその要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になったときは、その旨を合議先に通知しなければならない。
(文書の審査)
第40条 起案文書は、主務課の担当の係長が決裁時に合わせて「審査」を行わなければならない。
(1) 形式審査
ア 西予市文書事務取扱規程への準用
イ 公布手続、施行の時期の適否
ウ 決裁区分及び合議先の適否
エ 発信者又はあて先の適否
オ その他事務手続、法定の形式要件の適否
(2) 内容審査
ア 法律的見地
(ア) 許認可、承認の法定要件の適否
(イ) 議会議決の必要性の有無
(ウ) 期限又は条件の適否
(エ) 時効の有無
(オ) 法定の経由機関の適否
(カ) 法令通達への違反の有無
(キ) 形式と内容の適合
イ 行政的見地
(ア) 公共の福祉及び公益性への適否
(イ) 裁量の適否(次善の策、他の策はないか。前例とならないか。)
(ウ) 対外的な影響の如何(世論、慣例、前例に反しないか。)
(エ) 処理遅滞の有無
(オ) 経過措置の必要性
(カ) 必要事項の遺漏
ウ 財政的見地
(ア) 予算措置及び調達手続の妥当性
(イ) 将来にわたる負債の如何
(ウ) 経費の収入支出手続の適否
(エ) 特殊の支出手続の必要性(資金前渡、概算払、前金払等)
(修正及び改案)
第42条 審査の結果、軽微な修正にとどまるものは修正し、事案の本質的修正の要あるもの又は改案の要あるものは起案者に返付し、その旨を指示するものとする。
2 前項により審査を終了したときは、係長欄に決裁後、上司の回議に付すものとする。
第6章 文書の発送
(発送)
第43条 発送する書類等は、所定の受箱に投入するものとする。
2 発送の効率を高めるため、区長あての書類等は総務課長が定める区長文書発送日に発送する。ただし、納税通知書の発送及び総務課長が緊急と認めたときは、これを繰り上げ、又は臨時に発送することができる。
3 料金後納により郵送するものにあっては料金後納郵便物差出簿に、郵便切手を払い出すものにあっては郵券受払簿に、それぞれ所定の事項を記載して発送するものとする。
第7章 文書の整理保管及び保存
(整理保管及び保存)
第44条 未処理及び未完結文書は、事務担当者が管理する所定のケースに保管する。
2 完結後1年に満たない文書は原則として主務課内保管庫に収蔵し、1年を経過した文書は書庫の指定場所に文書の分類区分をもって配列し、総務課が管理及び保存する。
3 前項の規定にかかわらず、電子文書は、文書管理システムにより整理し、保存する。この場合において、当該電子文書を原本として取り扱うものとする。
4 文書の分類の基準は、別に定める大分類、中分類、小分類の3段階の階層的構造によるものとする。この場合において、主務課長は、必要があると認めるときは、小分類の下に細分類を設けることができる。
5 完結文書のうち永年保存及び主務課長が必要と認めた文書は、第48条の定めるところにより保存する。
(編冊)
第45条 完結文書で編冊できるものは、文書の分類区分及び次条で規定する保存期間を考慮して編てつする。
2 文書に附属する図書等で編冊に不便なものは、別に編集し、その旨を当該簿冊表紙の余白に記述する。
3 前2項の簿冊の表紙と背表紙には、所属年度、題名、主務課名及び保存年限を記載し、冊数(1冊の場合は「全」、分冊した場合はその冊数を分母とし順番を分子とする分数)を表記する。
(保存の期間及び基準)
第46条 文書の保存期間は、法令その他別に定めのあるものを除くほか、次による。
第1種 永年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
2 保存期間は、文書の種別ごとに別に定める基準を原則とし、当該文書の効力、利用度、資料価値等を考慮して判断するものとする。ただし、法令により保存期間等の定めのあるものについては、それぞれ法令に定める期間を考慮し、判断するものとする。
(保存期間の起算)
第47条 文書の保存期間は、当該文書の処理が完結した年度の翌年から起算する。
(重要書類の保存)
第48条 主務課長は、永年保存文書をはじめ機密に属する文書等重要な書類を総務課長に引き継ぐときは、文書引継目録(様式第9号)を添えて引き継ぐものとする。この場合において、必要に応じ主務課において保管するときは、1箇所にまとめ「非常持出」の表示をしてこれを行う。
2 総務課長は、永年保存文書のうち古文書的なものについては西予市図書交流館、西予市図書交流館野村分館及び城川文書館に移管し、自由に閲覧できるよう配慮するものとする。
(文書の閲覧及び貸出し)
第49条 主務課以外のものが文書を閲覧し、又は借り受けようとするときは、主務課長の許可を得て行うものとする。
2 文書の借受けに当たっては、次に掲げる事項を守らなければならない。
(1) 転貸しないこと。
(2) 借受け期間は5日以内とし、返却予定日までに返却すること。
(3) 紙数2枚以上にわたる1件文書は、そのつづり順序を改変しないこと。
(4) 文書の内容を改変しないこと。
(5) 汚損、破損しないよう、丁寧に扱うこと。
3 主務課長は、特に必要があると認めたときは、文書の閲覧及び貸出しの拒否又は返却予定日前における返還を求めることができる。
(文書の廃棄)
第50条 保存期間を経過した文書は、当該文書を保存する主務課長の責任において廃棄することができる。ただし、市勢資料及び学術的文献資料と推定される文書の廃棄に当たっては、後日支障のないよう十分配慮しなければならない。
2 廃棄の方法は、焼却又は細断処理とする。
3 保存期限の到来した文書で、なお保存の必要を認めるものは、更に期間を定めて保存することができる。
第8章 補則
(文書公表の制限)
第51条 文書は、主務課長の許可を得なければこれを他人に示し、又はその写しを交付することはできない。
(庁外持出しの禁止)
第52条 文書は、庁外に持出しすることができない。ただし、やむを得ない事情により主務課長の許可を得たときは、この限りでない。
(その他)
第53条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、総務課長が別に定める。
附則
この訓令は、平成17年2月1日から施行する。
附則(平成17年3月25日訓令第12号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年3月29日訓令第8号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
附則(平成19年4月1日訓令第25号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成23年3月29日訓令第17号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成25年3月29日訓令第10号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(平成26年4月1日訓令第14号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成27年4月15日訓令第11号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成29年3月31日訓令第4号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日訓令第8号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和6年12月13日訓令第17号)
この訓令は、令和6年12月16日から施行する。
別表(第18条関係)
1 令達文書及び議案書等の書式
用紙 | A4 縦 |
字の大きさ | 12ポイント |
活字体 | MS明朝体 |
1行の文字数 | 35字 |
1頁の行数 | 35行 |
余白 | 上下25mm 左30mm 右25mm |
2 一般文書の書式(基準)
用紙 | A4 縦 |
字の大きさ | 12ポイント |
活字体 | MS明朝体 |
1行の文字数 | 35字 |
1頁の行数 | 35行~(最大40行) |
余白 | 上下25mm 左30mm 右25mm |
備考
1 公文書の用途に応じ変更してよい。
別記第1(第15条関係)
1 行政機関名
(統一例)西予市総務部財政課、西予市野村支所産業建設課
(悪い例)西予市役所健康づくり推進課、本庁建設課、城川地域生活課
2 日付
(統一例)令和6年4月1日
3 時刻
(統一例)午前9時35分、午前10時00分から午後2時30分まで
(省略例)9:35、10:00~14:30
(悪い例)AM9:00、午前9:00から午後2:00
4 時間
(統一例)2時間30分
5 小数
(統一例)0.123
6 分数
(統一例)3分の1
7 人数
(統一例)15人
(悪い例)15名
8 月数
(統一例)6箇月
(悪い例)6ヶ月
9 金額
(1) 条・項で用いる場合
(統一例)5,000円、5万円、5万5,000円
(2) 各号列記・表中で用いる場合
(統一例)5,000円、50,000円、55,000円
10 センチ等の単位
(1) 条・項・号で用いる場合
(統一例)センチメートル
(統一例)cm
11 別表・別記