○宍粟市歴史資料文書管理規程
平成25年2月1日
訓令第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、公文書館法(昭和62年法律第115号)第3条の規定に基づき、本市における歴史資料文書(宍粟市文書規程(平成17年宍粟市訓令第3号。以下「文書規程」という。)第36条第1項の規定により定めた保存期間が経過した文書等のうち、第5条に規定する判断基準に基づき、歴史資料としての価値を有すると認められる文書等をいう。以下同じ。)の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において使用する用語は、文書規程において使用する用語の例による。
2 総務課長は、前項の選別に関し、選別しようとする文書等と関係する課長の意見を聴かなければならない。
3 課長は、総務課長が前項の規定に基づき意見を求めたときは、選別基準に基づき、当該公文書等の歴史資料文書の該当性について答えなければならない。
(議会等からの引継ぎ)
第4条 総務課長は、議会、地方自治法(昭和22年法律第67号)第180条の5第1項及び第3項に規定する執行機関並びに公営企業管理者から歴史資料文書の引継ぎの申出があったときは、当該申出者と協議の上、当該引継ぎを受けるものとする。
(判断基準)
第5条 文書が次の各号のいずれかに該当するときは、歴史資料文書と判断するものとする。
(1) 各種の制度及び機構の新設、変更又は廃止に関するもの
(2) 市の総合計画、重点施策等の企画、立案及び執行に関するもの
(3) 市の行政区画に関するもの
(4) 予算及び決算に関する重要なもの
(5) 財産の取得及び処分に関する重要なもの
(6) 条例、規則等例規に関する重要なもの
(7) 行政事務執行上の監査関係資料に関する重要なもの
(8) 調査及び統計の総括結果に関する重要なもの
(9) 褒章、表彰等に関するもの
(10) 議会、行政委員会等の重要な議事に関するもの
(11) 審議会、審査会、調査会等の重要な会議に関するもの
(12) 住民の請願、陳情、要望等に関する重要なもの
(13) 住民の権利義務関係に関する重要なもの
(14) 重要な事件、行事、災害等市政及び社会情勢を反映するもの
(15) 前各号に掲げるもののほか、歴史的文化的価値があると認められるもの
(保存)
第6条 総務課長は、歴史資料文書について、目録を作成するとともに、適切な方法により整理し、保存しなければならない。
(廃棄)
第7条 総務課長は、保存する歴史資料文書が歴史資料としての価値を有しなくなったと判断したときは、当該歴史資料文書を廃棄することができる。
2 前項の規定により廃棄するときは、当該歴史資料文書と関係する事務を所管する課の課長の意見を聞かなければならない。
3 廃棄する歴史資料文書のうち、市史の編さんのために保存が必要と認めるものは、市史編さん主管課長と協議し、当該課に移管する。
(職員の閲覧又は借覧)
第8条 歴史資料文書の閲覧又は借覧をしようとする職員は、歴史資料文書閲覧・借覧簿(別記様式)に必要な事項を記入しなければならない。この場合において、総務課長は、当該閲覧又は借覧が不適当であると認めるときは、これを拒むことができる。
2 借覧期間は、1週間以内とする。ただし、総務課長がやむを得ない理由があると認めるときは、この限りでない。
3 借覧をした歴史資料文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由により、あらかじめ総務課長の承認を受けたときは、この限りでない。
4 閲覧又は借覧をした歴史資料文書は、取替え、抜取り、訂正又は転貸をしてはならない。
(その他)
第9条 この規定に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
