○田原市議会事務局処務規程
昭和38年7月1日
議会訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条―第4条)
第2章 事務の決裁(第5条―第7条)
第3章 文書の収受及び処理
第1節 収受文書の処理(第8条・第9条)
第2節 文書の処理(第10条―第15条)
第4章 公文例式(第16条―第20条)
第5章 文書の整理及び保存(第21条―第24条)
第6章 服務心得(第25条―第28条)
第7章 補則(第29条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、田原市議会事務局に関する条例(昭和36年田原町条例第42号。以下「条例」という。)第3条の規定に基づき、田原市議会事務局の処務について必要な事項を定めることを目的とする。
(課及び係の設置)
第2条 事務局に課及び係を置く。
(課長等の設置)
第3条 課に課長、係に係長を置き、条例第2条に定める書記の中から議長が任命する。ただし、必要に応じ、課長補佐、専門官又は主査を置くことができる。
(課長等の職務)
第4条 課長は、上司の命を受けて課の事務を掌理し、所属の職員を指揮監督するとともに、事務局長に事故があるとき、又は事務局長が欠けたときは、事務局長の職務を代理する。
2 係長は、上司の命を受けて係の事務を掌理し、所属の職員を指揮監督する。
3 課長補佐は、上司の命を受けて課長を補佐する。
4 主査は、上司の命を受けて係長を補佐し、所管の事務を処理する。
5 課長補佐、係長及び主査を除く書記その他の職員(条例第2条に定めるものをいう。)は、上司の命を受けて事務に従事する。
第2章 事務の決裁
(決裁及び専決事項)
第5条 議会の事務は、事務局長及び課長の専決事項を除き、議長が決裁する。
2 事務局長の専決事項は、田原市決裁規程(昭和39年田原町訓令第9号。以下「決裁規程」という。)別表第1に定める部長の専決事項に準ずるものとする。
3 課長の専決事項は、次のとおりとする。
(1) 文書の収受、発送及び配布に関すること。
(2) 議会の出席要求に関すること。
(3) 議員の議員報酬及び費用弁償に関すること。
(4) 議員共済に関すること。
(5) 議決又は決定事項の通知又は報告に関すること。
(6) 各種調査、統計資料等の収集に関すること。
(7) 議場その他議会に関する施設の管理に関すること。
(8) 議会のホームページ及び議会中継に関すること。
(代決)
第6条 事務局長が不在のときは、課長がその事務を代決する。
2 課長が不在のときは、課長補佐又は係長がその事務を代決する。
3 前2項の場合であっても重要な事項、異例若しくは疑義のある事項又は新たな事項は、代決することができない。ただし、その処理についてあらかじめ指示を受けたもの又は緊急やむを得ないものについては、この限りでない。
第3章 文書の収受及び処理
第1節 収受文書の処理
(文書の受付及び配布)
第8条 事務局に到着した文書の受付及び配布は、次の各号の定めるところによる。
(1) 一般文書は、開封のうえ、文書整理簿に記載し、収受月日及び番号を付し、事務局長を経て議長の閲覧に供しなければならない。ただし、軽易なものは、文書整理簿の記載を省略することができる。
(2) 親展文書及び秘密文書は、封かんのまま、議長及び副議長宛てのものは事務局長に、その他のものは名宛人に交付しなければならない。
(3) 現金、金券等は、金券整理簿に記載し、議長及び副議長宛てのものは事務局長に、その他のものは名宛人に交付して、受領者を記録しなければならない。
(訴訟、審査請求書等の収受)
第9条 訴訟、審査請求その他収受の日時が権利の得喪に関係がある文書は、収受の時刻及び取扱者を明記し、封筒を添付しなければならない。
第2節 文書の処理
(処理の原則)
第10条 文書を受理したときは、事務局長は、自ら処理するものを除き、職員に、その処理の要領を指示して、処理させなければならない。
2 受理した事件は、直ちに調査し、特別の理由があるものを除き即日処理しなければならない。
3 前項の事件で重要又は異例のものについては、事務局長は、その処理につき、あらかじめ議長の指示を受けなければならない。
(回議書)
第11条 事務の処理は、文書管理システム又は起案用紙に、処理案の標題を書き、理由又は説明を簡明に登録し、又は記述し、関係法令その他参考となる事項を付記し、必要に応じて関係書類を添付して議長の決裁を受けなければならない。ただし、議長及び副議長ともに事故があって決裁を受けることができないときは、事務局長において代決することができる。
2 定例的な照会、回報又は軽易な事件を処理するときは、前項の規定にかかわらず、文書管理システム又は起案用紙によらないことができる。
(決裁文書の処理)
第12条 決裁済みの回議書(以下「決裁文書」という。)には、記号番号及び決裁年月日を文書管理システム又は文書整理簿に登録し、又は記入しなければならない。
(緊急処理の特例)
第13条 緊急な事件で正規の手続によって起案するいとまがないときは、上司の指示を受け、便宜処理することができる。
2 前項の規定により便宜処理した事件は、処理後直ちに正規の手続をとらなければならない。
(発送文書)
第14条 発送を要する文書は、決裁文書によって、浄書及び校合を行い、決裁文書の所定欄に発送月日を明記しなければならない。
(その他)
第15条 その他文書の収受及び処理並びに文書の書式については、別に定めのあるものを除くほか、田原市文書取扱規程(平成29年田原市訓令第1号)、文書の左横書きの実施に関する訓令(昭和35年田原町訓令第1号)及び決裁規程の定めるところによる。
第4章 公文例式
(公文の種類)
第16条 公文の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 地方自治法の規定により議会及び議長が制定するもの
(3) 訓令 所属の機関又はその職員に対する命令で公表の必要があるもの
(4) 訓 訓令のうち公表の必要がないもの
(5) 内訓 訓のうち秘密なもの
(6) 告示 法令の規定に基づいてする行政処分で公示するもの
(7) 公告 告示以外のもので公示するもの
(8) 往復文 許可、認可等の行政処分、照会、回答、通知、依頼、送付、報告、申請、諮問、答申、勧告、進達、副申その他これらに類するもの
(9) その他 契約書、証明書その他前各号に該当しないもの
(文書の記号番号)
第17条 契約書、証明書等を除き、文書には、次に定めるところにより、記号及び番号を付するものとする。
(1) 規則、訓令及び告示には、その区分により、「田原市議会規則」、「田原市議会訓令」、「田原市議会告示」等の記号を冠し、毎年1月1日を起番とする令達番号簿による番号を付すること。
(2) その他の文書には、「田議」に当該会計年度の数字を冠し、文書管理システム又は文書整理簿による番号を付すること。ただし、番号は当該事件の完結するまで同じものを用いるものとする。
(文書の発信者名)
第18条 文書の発信者名は、次の各号によるものとする。
(1) 一般文書は、議長の職名及び氏名を用いる。ただし、軽易なものについては、議長の職名又は議会名を用いることができる。
(2) 議会の議決又は田原市議会委員会条例(平成15年田原市条例第18号)の規定によって委員会名又は委員長名をもって発送する文書は、当該委員会又は委員長の職氏名を用いる。
(公印)
第19条 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、対内文書及び特に軽易な対外文書については、公印を省略することができる。
2 発送文書には施行の確認をするため、原議と割印しなければならない。ただし、一時に大量な発送を必要とする同一文書及び軽易な文書については、割印を省略することができる。
(文書の取扱心得)
第20条 全ての文書は、事務局長の指示を受けなければこれを他人に示し、又は内容を漏らし、若しくはその謄本を他人に与えてはならない。事務局外に持ち出す場合も、同じとする。
第5章 文書の整理及び保存
(文書の編集)
第21条 文書は、暦年によって区分し、これを編集する。ただし、会計に関するもの等であって暦年によることができないものは、会計年度によって区分する。
(文書の保存)
第22条 文書の分類及び保存は、田原市文書取扱規程に定めるところによる。ただし、必要があるときは、議長の決裁を受けて保存の年限を短縮し、又は延長することができる。
(保存年限の起算)
第23条 文書の保存年限は、文書完結の翌年から起算する。ただし、会計年度に属するものは、その翌年度から起算する。
(文書の廃棄)
第24条 保存文書は、議長の決裁を受けて廃棄するものとする。
第6章 服務心得
(服務の原則)
第25条 職員は、住民全体の奉仕者として、公務を民主的かつ能率的に運営する責務を深く自覚し、誠実かつ公正に服務しなければならない。
2 執務の際は、言語容儀を正しく、着眼その他体面を失するような挙動を慎み、応接は、努めて、丁重、親切を旨としなければならない。
(本会議における服務)
第26条 本会議に出務を命ぜられた職員は、次の各号に掲げる事項を守らなければならない。
(1) 議員の出席数を常に明確にしておくこと。
(2) 議場の開閉に注意すること。
(3) 議事記録を誤らぬよう注意すること。
(4) 前3号のほか、特に命ぜられたことを守ること。
(委員会における服務)
第27条 委員会に出務を命ぜられた職員は、委員会の開会、閉会の日時及び出欠委員の氏名並びに会議の要領を記録しなければならない。
(市の規程への準拠)
第28条 前3条に定めるもののほか、職員の服務については、田原市職員服務規程(昭和35年田原町訓令第4号)に定めるところによる。この場合において、各条中「市長」とあるのは「議長」と読み替えるものとする。
第7章 補則
第29条 この規程に定めるものを除くほか、事務局の処務及び職員の任免、分限、給与その他身分の取扱いについては、市長の事務部局の例による。
附則
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(昭和60年6月10日議会訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成13年12月4日議会訓令第3号)
この訓令は、平成13年12月21日から施行する。
附則(平成15年8月20日議会訓令第3号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成17年9月27日議会訓令第2号)
この訓令は、平成17年10月1日から施行する。
附則(平成20年8月28日議会訓令第1号)
この訓令は、平成20年9月1日から施行する。
附則(平成21年3月30日議会訓令第1号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月31日議会訓令第1号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和2年12月28日議会訓令第2号)
この訓令は、令和3年1月1日から施行する。
附則(令和3年12月17日議会訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(令和5年3月27日議会訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第2条関係)
課 | 係 | 分掌事務 |
議事課 | 議事係 | (1) 議員名簿の作成(履歴簿、役員簿、勤続年数調を含む。)に関すること。 (2) 文書物件の収受、発送、保管に関すること。 (3) 公印の保管に関すること。 (4) 議員の出欠(出席簿の作成、保管、欠席、遅刻届の受理)に関すること。 (5) 議員の議員報酬、費用弁償に関すること。 (6) 議会費の予算要求及び物品、消耗品等の受理保管等に関すること。 (7) 儀式、交際に関すること。 (8) 慶弔に関すること。 (9) 図書室の整備、管理に関すること。 (10) 職員の任免、給与、賞罰及び身分に関すること。 (11) 職員の服務及び規律、厚生に関すること。 (12) 議事日程及び諸般の報告に関すること。 (13) 議案、請願、陳情の収受、配布、送付に関すること。 (14) 議会の本会議の議事に関すること。 (15) 議会における選挙に関すること。 (16) 会議次第記録に関すること。 (17) 会議録、決議録の調製、保管に関すること。 (18) 議会の傍聴人に関すること。 (19) 議会の管理、取締りに関すること。 (20) 委員会に関すること。 (21) 委員会記録調製に関すること。 (22) 公聴会に関すること。 (23) 議会関係諸規定の制定、改廃に関すること。 (24) 請願、陳情及び意見書等に関すること。 (25) 各議案審議に必要な資料の収集に関すること。 (26) 事業、事務の調査、検査に関すること。 (27) 各種法規の調査、研究に関すること。 (28) その他議会に関すること。 |