附則(平成3年3月29日訓令第2号)

附則(平成22年12月24日訓令第7号)

附則(令和元年6月28日訓令第4号)

文書の作成要領及び書式例

第1　文書の書き方

左横書き文書の書き方と縦書き文書の書き方との間には、本質的な相違はなく、ただ数字や記号の用い方などに、多少の相違があるに過ぎない。なお、左横書き文書を作成するに当たっての一般的な注意事項は、次のとおりである。

1　文体及び文章

(1)　文体は、原則として「である」体を用いる。ただし、許可等の行政処分、照会、回答、通達、通知等の往復文書、伺い、復命等の庁内関係文書及び書簡文書、証明書、委任状等の一般文書については、なるべく「ます」体を用いる。

(2)　文章は、口語体を基調とした易しい用語で統一し、簡潔かつ論理的なものとし、要領よくまとめる。

2　用字

(1)　漢字及び仮名の用い方は、次の内閣告示の例による。ただし、地名、人名その他特に漢字で書き表す必要のある場合に限り、常用漢字以外の漢字を用いてもよく、また、外国の地名及び人名並びに外来語は、片仮名書きとする。

常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(2)　漢字に振り仮名を付ける場合は、その漢字の上に付ける。

(3)　繰り返し符号は、「々」のほかは用いない。「々」は、同じ漢字が続く場合に用いる。ただし、民主主義、委員会会則のように、左の漢字と右の漢字がそれぞれ異なった意味に用いられる場合には、用いない。

3　用語

(1)　特殊な言葉を用いたり、堅苦しい言葉又は古い言葉を用いることは避け、日常一般的に使われている口調のわかり易い言葉を用いる。また、音読する言葉は、意味が二通りにとれる場合もあるのでなるべくやめて、耳で聞いて意味のすぐ判断できる言葉を用いる。

(2)　縦書きの場合に用いていた「右」とか「左」とかの言葉は、原則として次のように用いる。

右のことについて　→　このことについて

右のとおり　→　以上のとおり・上記のとおり

左のとおり　→　次のとおり

左記のとおり　→　下記のとおり

左の理由により　→　次の理由により

(3)　「下記のとおり」、「次の理由により」などとともに必ず用いる「記」、「理由」などは、中央に書く。

4　数字

(1)　数字は、次のような場合を除いて、アラビア数字を用いる。

ア　漢語の要素になっている漢数字

(例)　一般　四半期　八方美人　千里眼

イ　「ひとつ」、「ふたつ」、「みっつ」などと読む場合(アラビア数字は、「いち」、「に」、「さん」のように読む。)

(例)　一つずつ　二間続き(ふたまつづき)　三月(みつき)

ウ　固有名詞

(例)　一宮市　二重橋　四国　五郎

エ　概数を示す場合

(例)　二、三日　五、六人　数十日

オ　単位として用いる場合(ただし、万以上の単位に限る。)

(例)　10万　1,000億

(2)　小数、分数及び帯分数の書き方は、次の例による。

小数　0.123

分数　又は2分の1(とは書かない。)

帯分数　

(3)　日付、時刻及び時間の書き方は、次の例による。

5　記号の用い方は、次の例による。

(1)　句読点は、「。」及び「、」を用いる。

(2)　数字のけたの区切りは、3位区切りとし、区切りには、「，」(コンマ)を用いる。ただし、年号、文書番号、電話番号等は、区切りを付けない。

(例)　金10,000円

(3)　「．」(ピリオド)は、単位を示す場合及び省略符号とする場合に用いる。

(例)　0.12　令和3．2．14　N．H．K

(4)　「・」(なかてん)は、事物の名称を列挙する場合又は外来語の区切りに用いる。

(例)　愛知・岐阜・三重　パーソナル・コンピュータ

(5)　「～」(なみがた)は、「…から…まで」を示す場合及び数量、順序などを継続的に示す場合に用いる。(ただし、原則として、文書中には用いない。)

(例)　午前9時～午後5時　名古屋～東京　5～10％

(6)　「「　」」(かぎ)は、言葉を定義する場合又は他の語句若しくは文章を引用する場合などに、その言葉又は引用する語句などを明示するために用いる。

(例)　この要綱において「職員」とは、…をいう。

○○要綱は、「職員」の定数を「…」と規定している。

(7)　「(　)」(かっこ)は、語句若しくは文章の後に注記を加える場合又は見出しその他簡単な独立した語句を掲記する場合に用いる。

(例)　田原市(以下「甲」という。)と…との間に…

(8)　「→」(矢じるし)は、左のものが右のように変わることを示す場合に用いる。(ただし、文章中には用いない。)

(例)　車輌→車両　捺印→押印

(9)　「―」(ダッシュ)は、語句を説明する場合及び丁目、番地などを省略する場合に用いる。

(例)　青信号―進め　名古屋市中区三の丸3―1―2

6　見出し符号

(1)　項目を細別する場合は、次の例による。ただし、項目の少ない場合及び往復文書においては、「第1」を省いて「1」から細別する。

(2)　見出し符号には、句読点を打たず、1字分空白として、次の字を書き出す。

第2　用紙の用い方

1　用紙は、原則として日本産業規格によるA4判及びA3判を用い、A4判用紙は縦長に、A3判用紙は横長に用いる。

2　縦書き文書を内容とする起案の用紙の使い方は、次による。

(1)　伺い文その他縦書き文書の内容となる部分以外は、左横書き用紙をそのまま縦長に用い、左横書きとする。

(2)　縦書き文書の内容となる部分は、左横書き用紙を横長に用い、縦書きとする。

第3　文書のとじ方

1　文書のとじ方は、原則として左とじとする。その際、文書の下及び右を必ずそろえなければならない。

2　左横書き文書と左に余白がある1枚の縦書き文書をとじる場合は、そのまま縦書き文書の左をとじる。

3　左横書き文書と左に余白がない縦書き文書又は2枚以上の縦書き文書とをとじる場合は、縦書き文書を裏とじ(背中合わせ)とする。

4　縦書き文書のみをとじる場合は、右とじとする。

5　A4判用紙類を横長に、A3判用紙類を縦長に用いる場合は、原則として上とじとする。

6　A4判用紙類に、日本産業規格によるB5判又はB4判用紙類を含んでとじる場合は、A4判用紙類の大きさを基準にし、できる限り広げやすい状態に折りたたんでとじる。

7　2枚の文書をとじる場合は、上部1か所とし、2枚を超える数の文書をとじる場合は、2か所を適当な間隔をあけてとじる。

第4　文書の書式

左横書きの実施に伴う文書の書式は、田原市公文例規程(平成3年田原町訓令第3号)による。

第5　起案用紙及び諸用紙

左横書きの実施に伴う起案用紙及び諸用紙の様式は、田原市文書取扱規程(平成29年田原市訓令第1号)による。