2　事務の処理は、全て正確かつ迅速に行い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に運営されるようにしなければならない。

3　文書は、易しく分かりやすく作成しなければならない。

4　全ての文書は、上司の許可を受けなければ、これを関係者以外の者に示し、内容を告げ、若しくはその写しを与え、又は庁外へ持ち出してはならない。

2　係長は、課長の指揮を受け、その係における文書事務の処理を促進し、文書が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

2　総務課長は、各課等の文書事務の取扱状況に関して、随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるように指導しなければならない。

2　新しい事務の発生その他の事由により文書分類表の分類を追加する必要が生じたときは、その都度総務課長が追加の決定をする。

3　事務の消滅その他の事由により文書分類表の分類を消除する必要が生じたときは、毎年度の末日において総務課長が消除の決定をする。

2　田原市職員服務規程(昭和35年田原町訓令第4号)第6条第1項本文に規定する勤務時間外に到達した文書は、同訓令の定めるところにより処理しなければならない。

3　料金が未納又は不足である郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第3項に規定する信書便物は、総務課長が公務に関するものと認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。

2　係長は、第10条の規定により文書の配布を受け、又は文書が課等に直接到達したときは、課等に属する文書であることを確認し、収受日付印を押印した後、当該文書の事務を担当する職員に配布するものとする。ただし、文書のうち電磁的記録については、この限りでない。

3　職員は、前項の規定により文書を収受したときは、文書管理システムに必要な事項を登録し、又は当該文書に必要な事項を記入した文書処理カード(様式第5号)を添付して回付しなければならない。ただし、その内容が軽易な文書については、この限りでない。

2　前項ただし書の規定による文書の起案は、起案用紙(様式第6号)又は文書処理カードによるものとする。ただし、これらにより難い場合は、適当な方法により起案することができる。

2　起案書には、田原市決裁規程(昭和39年田原町訓令第9号)の定める決裁区分により次のとおり表示しなければならない。

3　起案に当たっては、起案理由、準拠法規その他参考事項を付記し、かつ、参考資料を添付しなければならない。ただし、定例又は簡易なものについては、この限りでない。

4　起案用紙による起案の場合は、所定の欄に文書を起案する者(以下「起案者」という。)が押印し、金額その他重要な箇所を訂正したときは、その箇所に押印するものとする。

2　対内文書には、職名のみを用い、氏名を省略することができる。

3　文書の宛先に付する敬称は、別に定めるものを除き、「様」を用いる。

2　合議を受けた部課等は、速やかに査閲し、もし査閲に日時を要する場合は、その理由を主管部課等に通知しなければならない。

3　合議を受けた事案について異議があるときは、その起案者等と協議し、意見が一致しないときは、その意見を添えて決裁を受けなければならない。

4　合議を経た起案文書で、その要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になったときは、その旨を合議先に通知しなければならない。

2　前項の規定により再回を求められたときは、決裁後直ちに当該部課等に原議を回示しなければならない。

2　施行文書(公印を押印するものに限る。)には、施行の確認をするため、原議と割印しなければならない。ただし、一時に大量な発送を必要とする同一文書及び軽易な文書については、割印を省略することができる。

3　契約書その他重要な文書には、契印しなければならない。

2　前項に規定する保管の期限は、文書完結の日の属する年度の末日までとする。

3　前項の保管の期限を経過した文書(保存期間が1年未満のものを除く。)は、当該期限の翌年度の末日まで、主管課等において保存しなければならない。

2　文書の保存期間は、当該文書の処理が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、収入及び支出の証拠書類については当該収入及び支出の属する会計年度の翌年度の6月1日から、保存期間が随時の文書については作成又は取得の日から起算する。

2　文書は、第33条第2項に規定する期限後、前項の規定による年度区分及び文書分類ごとに、その登録番号順次により主管課等において、前条第1項に規定する保存種別(以下「保存種別」という。)により編さんしなければならない。ただし、保存種別が第5種及び第6種に属する文書は、この限りでない。

3　文書の編さんは、次により処理しなければならない。

4　保存文書の背表紙は、簿冊の種別を明確にするため、保存種別により次の色別によって表示する。

2　総務課は、前項の規定による文書と文書保存目録を照合し、保存種別及び保存すべき場所を決定し、文書分類表の区分により保存しなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず、本庁舎以外の施設であって当該施設において保存することが適当と認められるもの、秘密を含むもの及び事務の参考とする頻度が高い等主管課等において保存することが適当と認められるものについては、総務課に引き継がないことができる。この場合においては、当該文書を保存すべき場所等を記入した文書保存目録を総務課に提出しなければならない。

2　総務課長は、保存期間を経過しても、なお保存の必要があると認める文書は、更に期間を定めて保存することができる。この場合においては、文書にその理由を朱書しなければならない。

2　編さんされた文書(保存種別が第4種に属する文書を除く。)で保存期間を経過したものは、総務課において、関係課に合議した上、廃棄しなければならない。

3　保存種別が第1種に属する文書であって、20年を経過して保存の必要がないと認めるときは、前項の手続に準じて廃棄することができる。

4　保存種別が第2種又は第3種に属する文書であって、保存期間を経過しない文書で法令等に規定のあるものについては、第1項の手続に準じて廃棄することができる。

5　前3項の規定により廃棄したときは、文書保存目録に廃棄した旨を記載し、当該文書保存目録を総務課において保管しなければならない。

2　文書管理システムにより保管及び保存する文書は、消滅、改ざん、漏えい等が生じないよう適切に管理しなければならない。

3　文書管理システムによる文書の廃棄に当たっては、当該文書の保存期間を経過したもの(保存種別が第1種に属する文書にあっては、20年を経過したもの)は、なお保存の必要があると認める文書を除き、速やかに廃棄の手続を行わなければならない。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に作成されている様式は、当分の間、所要の訂正を施した上で使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、現に改正前の田原市文書取扱規程の規定に基づき作成されている様式の用紙は、当分の間、所要の事項を適宜補正して使用することができる。

この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和3年1月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、現にこの訓令による改正前の各訓令の規定に基づき作成されている様式の用紙は、この訓令による改正後の各訓令の規定にかかわらず、当分の間、適宜補正して使用することができる。

この訓令は、公布の日から施行する。