○滝沢市長部局文書取扱規程

平成14年3月27日

訓令第11号

注 平成26年4月から改正経過を注記した。

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 文書の収受及び配布(第7条―第11条)

第3章 文書の起案、決裁及び合議(第12条―第26条)

第4章 文書の施行(第27条―第30条の2)

第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄(第31条―第39条)

第6章 電子メールの利用に関する特例(第40条―第43条)

第7章 雑則(第44条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、滝沢市長部局における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 市長部局の職員が職務上作成し、又は取得した文書(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。)であって、当該市長部局の職員が組織的に用いるものとして保有しているものをいう。

(3) 課 行政組織規則第5条に規定する課、室、所及び館並びに行政組織規則第6条第1項の会計課をいう。

(4) 行政機関 行政組織規則第2条第2号に規定する行政機関等をいう。

(5) 公の施設等 行政組織規則第2条第3号に規定する施設をいう。

(6) 部長 行政組織規則第20条第1項第1号に規定する部長及び同項第2号に規定する特命事項を担当する部長並びに会計管理者をいう。

(7) 課長等 行政組織規則第20条第1項第4号に規定する課長、室長、所長又は館長及び同項第5号に規定する特命事項を担当する課長をいう。

(8) 文書管理システム 電子計算機処理により文書のライフサイクルを管理するシステムをいう。

(9) 庁内LANシステム 電子計算機処理により業務上必要な情報を管理するシステムをいう。

(10) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(11) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。

(平29訓令17・一部改正)

(事務処理の原則)

第3条 事務は、文書によって処理することを原則とする。

2 事務を適正かつ円滑に処理するため、文書は、正確かつ迅速に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損し、又は紛失しないように注意しなければならない。

(文書事務の統括)

第4条 企画総務部長は、本庁、行政機関及び公の施設等における文書事務を統括する。

2 企画総務部長は、文書事務を適正かつ円滑に行うため、部長及び課長等に対し、必要な指導を行うことができる。この場合において、必要があると認めるときは、文書事務の実態を調査し、若しくはその報告を求め、又は文書事務の処理に関し改善の指示をすることができる。

3 部長は、所管する課、行政機関又は公の施設等における文書事務を統括する。

4 課長等は、所管する課、行政機関又は公の施設等における文書事務の進行状況を常に把握できるようにしておかなければならない。

(文書分類・保存年限表)

第5条 課長等は、文書の整理を促進し、文書の適正な保管及び保存をするため、文書分類・保存年限表(様式第1号)を毎会計年度ごとに作成しなければならない。この場合において、課長等は、当該年度の前年度において、別に総務課長が定める日までに、文書分類・保存年限表を作成しなければならない。

2 課長等は、文書の保管場所を特定し、文書の保管場所のロケーションを管理しなければならない。

(平27訓令8・一部改正)

(文書取扱主任)

第6条 課、行政機関又は公の施設等に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、総括主査又は滝沢市長部局代決専決規程(平成26年滝沢市訓令第3号。以下「専決規程」という。)第4条第3項に規定する課長等があらかじめ指定する者とする。

3 文書取扱主任は、課、行政機関又は公の施設等における次に掲げる事務を行う。

(1) 文書の受領、収受、発送及び配布に関すること。

(2) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。

(3) ファイリングシステムに関すること。

(4) 文書の審査、並びに総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関すること。

(5) 滝沢市職員法制執務研修規程(平成11年滝沢村訓令第11号)第5条に規定する例規主任又は例規副主任がいない課、行政機関又は公の施設等における同条に規定する指導又は助言に関すること。

(6) その他文書事務の指導及び改善に関すること。

第2章 文書の収受及び配布

(本庁に到達した文書の取扱い)

第7条 本庁に到達した郵便物、信書便等(以下「郵便物等」という。)、総務課長が受領する。また、執務時間外に本庁に到達した郵便物等で滝沢市職員服務規程(平成14年滝沢村訓令第14号)第21条の規定により総務課長が引継ぎを受けたものも同様とする。

2 総務課長は、為替等、有価証券、書留郵便物、親展文書及び電報を受領したときは、特殊文書収配簿(様式第2号)に必要な事項を記入しなければならない。ただし、慶弔電報その他軽易な電報については、この処理を省略することができる。

3 担当課(当該文書に係る事務を分掌する課(行政機関及び公の施設等を含む。)をいう。以下同じ。)において直接市長又は副市長あての親展文書を受領したときは、総務課に直ちに回付しなければならない。

4 郵便料金の未納又は不足の郵便物は、担当課長が公務に関し特に必要と認めるときに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領するものとする。

(平27訓令8・一部改正)

(行政機関及び公の施設等に到達した文書の取扱い)

第8条 行政機関又は公の施設等に到達した郵便物等は、当該行政機関又は公の施設等の課長等が受領するものとし、前条第2項から第4項までの規定に準じて処理しなければならない。

(担当課への配布)

第9条 総務課において受領した文書(親展文書を除く。)は、開封しなければ配布先の判明しない文書にあっては開封し、その他の文書にあっては封をしたまま担当課に配布する。ただし、複数課の所管にわたる文書については、主たる課に配布する。

2 特殊文書収配簿に登録した為替等、有価証券、書留郵便物及び電報は、担当課から受領印を徴し、配布する。

3 特殊文書収配簿に登録した親展文書は、担当課から受領印を徴し、封をしたまま配布する。

(平26訓令23・平27訓令8・一部改正)

(担当課における文書の取扱い)

第10条 前条第1項の規定により配布された文書及び担当課において直接受領した文書(親展文書を除く。)は、文書取扱主任が担当を指示し、文書管理システムに必要事項を記録させなければならない。ただし、請求書、届書、資料及び軽易な文書並びに市の機関相互の文書(許可、認可等の行政処分に関する文書を除く。)については、当該文書の余白に収受印(様式第3号)を押すことにより、文書管理システムへの登録を省略することができる。

2 ファクシミリその他端末機器を利用して収受した文書については、紙に出力し、前項の規定により処理するものとする。ただし、当該文書が市に対する届出、申請等として、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要するものである場合を除く。

3 第1項前段の規定にかかわらず、年間又は特定の期間に同一の件名で相当数に及ぶ申請書等については、これを毎年度最初の収受文書決裁伺書で特例扱いとして文書管理システムに登録し、決裁を受け、以後、同項ただし書きの規定により処理することができる。この場合、必要事項を記載した文書件補助簿を設けて整理しなければならない。

4 不服申立て及び申告書等で到達の日時がその行為の効力又は権利の得喪若しくは変更に影響を及ぼすものについては、総務課長又は担当課の課長等が、当該文書に添付する収受文書決裁伺書(様式第4号)の備考欄及び当該文書の余白に到達日時を記載若しくは収受印を押し、取扱者が認印し、かつ、封筒のあるものはそれを添えて処理するものとする。

5 前条第3項の規定により配布された親展文書及び担当課において直接受領した親展文書(第7条第3項に規定するものを除く。)は、担当課の文書取扱主任が封筒の表に収受印を押した上、封をしたまま名あて人に配布し、その閲覧を経た後、担当課において前項までの規定に準じた手続をとるものとする。

(平26訓令23・平27訓令8・一部改正)

(総合行政ネットワーク文書の取扱い)

第10条の2 総合行政ネットワーク文書は、担当課で直接受信したものを除き、総務課において処理する。

2 総務課は、総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次に定めるところにより処理する。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、必要に応じて当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

(3) 前号の規定により受領通知を行った文書については、担当課の文書取扱主任に配信すること。

(平27訓令8・一部改正)

第10条の3 担当課で直接受信した総合行政ネットワーク文書については、当該課の文書取扱主任が処理する。

2 担当課の文書取扱主任は、前項の規定により受信した文書を前条第2項第1号及び第2号に規定するところにより処理する。

3 担当課の文書取扱主任は、第1項の規定により受信した文書(前条第2項第3号の規定により総務課から配信された文書を含む。)を保存するとともに、必要に応じて速やかに紙に出力し、第10条及び次条の規定の例により処理するものとする。

(平27訓令8・一部改正)

(回覧)

第11条 前条の規定による収受の手続を終了した文書は、出力した収受文書決裁伺書を添付し課長等に回覧するものとする。

2 課長等は、自ら処理するものを除き、担当者に処理に関する指示を行い配布する。ただし、重要な文書又は異例な文書については、速やかに上司に回覧するものとする。

3 担当者は、回覧が終了したときは、文書管理システムにその決裁年月日(他の課、行政機関又は公の施設等へ回議したものにあっては、当該回議が終了した年月日)を登録しなければならない。

(平26訓令23・一部改正)

第3章 文書の起案、決裁及び合議

(起案の方法)

第12条 起案は、文書管理システムに所要事項を登録して決裁伺書(様式第5号)を紙に出力し、起案者欄に押印することにより行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書については、当該各号に定める手続により処理することができる。

(1) 定例的に処理する事案に係る起案及び課、行政機関又は公の機関等において完結する軽易な報告文書等は、特例扱いとして、毎年度最初の決裁伺書で文書管理システムに登録、決裁を受け、以後、課長等が別に定める文書件補助簿を用いて行うことができる。

(2) 収受文書に基づき回答又は報告を行う文書で軽易なものは、当該収受文書決裁伺書の備考欄余白を用いて起案することができる。

(3) 庁内LANシステムを利用した庁内において完結する軽易な事務に相当するものは、この訓令に定めるもののほか、別に定める基準に沿って取り扱うことができる。

3 文書の到達後に直ちに意思決定を要する文書は、決裁伺書に収受することを表記し、起案文書に添付することにより収受に替えることができる。

(平26訓令23・一部改正)

(文書の書式)

第13条 文書は、次に掲げるものを除くほか、左横書とする。

(1) 法令の規定等により縦書きと定められているもの

(2) 賞状、表彰状、感謝状、祝辞、弔辞その他のこれらに類するもの

2 文書の書式は、前項に規定するもののほか、企画総務部長が別に定める。

(文書記述の原則)

第14条 文書は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、公用文における漢字使用等(平成22年内閣訓令第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)により平易簡明に記述しなければならない。

(記号及び番号)

第15条 文書には、次に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。

(1) 条例、規則、告示及び訓令の記号は、その区分により「滝沢市条例」、「滝沢市規則」、「滝沢市告示」及び「滝沢市訓令」とし、それらの番号は、暦年ごとに1番から付する。

(2) 前号に定めるもののほか、文書の記号は、総務課長が定める課、行政機関又は公の施設等の略字とし、文書の番号は、文書管理システムにおいて登録された番号とする。ただし、照会文書等当該文書に基づき回答等を必要とする文書で軽易なもの及び収受に基づかないで発する文書で軽易なものは、その記号及び番号を省略することができる。

(3) 第1号に掲げる文書を除き、文書の番号は、毎年4月1日をもって更新する。

(平27訓令8・一部改正)

(文書の施行名義者の基準)

第16条 施行名義者を文書に記入するときは、市長名を用いる。ただし、文書の性質及び内容により、副市長名、会計管理者名、部長名若しくは課長等名又は市、部若しくは課等の名称を用いることができる。

2 前項に規定する場合において、内部組織を対象とする文書は、職名のみを用い、その氏名を省略することができる。

(平26訓令23・一部改正)

(担当者等の表示)

第17条 施行する文書には、照会その他の便宜に資するため、当該文書の欄外に事務担当者の事務所の位置、所属、氏名、電話番号等を記載するものとする。

(平26訓令23・一部改正)

(参考書類等の添付)

第18条 起案者は、参考となる事項を記載した書類その他関係書類を起案文書に添えなければならない。ただし、定例的なもの又は軽易なものについては、この限りでない。

(平26訓令23・一部改正)

(回議の順序)

第19条 起案文書は、専決規程の規定により権限を有する者の決裁を受けなければならない。

2 課長等又は文書取扱主任は、起案文書で特に重要なもの又は特に急いで処理する必要があるものは、持参して、回議しなければならない。

(他の課、行政機関又は公の施設等への合議)

第20条 起案文書が他の課、行政機関、公の施設等又は部に直接関係を有するときは、起案文書に係る事務を所掌する課、行政機関、公の施設等又は部における回議が終了した後、当該関係のある他の課、行政機関、公の施設等又は部に合議しなければならない。ただし、事前に協議する場合には、結果を備考欄等に記載して、その全部又は一部を省略することができる。

2 前項の規定により、合議を受けた課、行政機関又は公の施設等は、合議事項について意見を異にするときは、担当課と協議し、又は意見を付して、上司の指示を受けなければならない。

(総務課長等への合議)

第21条 次の各号に掲げる事案は、企画総務部長及び総務課長に合議しなければならない。

(1) 議決等を要するものその他重要、異例又は新例に属する文書

(2) 異例に属する公法上の契約(協定を含む。)及び私権の得喪変更に関する文書

(3) 条例、規則、訓令、告示その他重要な例規に関する文書

(4) 争訟に関する文書

(5) 臨時職員及び非常勤職員の人事に関する文書

2 次の各号に掲げる事案は、企画総務部長及び企画政策課長に合議しなければならない。

(1) 市長又は副市長が出席を要する文書

(2) 祝辞その他重要な文書

(3) 賞状、表彰状、感謝状その他重要な文書

(平27訓令8・全改、平28訓令9・一部改正)

(財務文書の合議)

第22条 財務に関する文書は、滝沢市財務規則(平成11年滝沢村規則第15号)の定めるところにより、企画総務部長及び財務課長に合議しなければならない。

(起案文書の訂正)

第23条 起案文書の金額その他重要な箇所を訂正したときは、訂正した職員は、その箇所に押印しなければならない。

(平26訓令23・一部改正)

(起案文書の再回議等)

第24条 文書取扱主任は、決裁に至るまでの手続過程において、起案事項を廃止したとき又は起案の内容に重要な変更があったときは、関係職員に再び回議し、又は当該起案文書の結果を通知しなければならない。

(平26訓令23・一部改正)

(施行の中止等)

第25条 事務担当者は、決裁の後、新たな事態が発生したことにより施行を取りやめ、又は保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、当該施行を取りやめ、又は保留した原議を添えて決裁を受けなければならない。

(決裁年月日)

第26条 事務担当者は、起案文書が決裁されたときは、文書管理システムにその決裁年月日(他の課、行政機関又は公の施設等へ回議したものにあっては、当該回議が終了した年月日)を登録し、かつ、原議の決められた欄に決裁年月日を記入しなければならない。

(平26訓令23・一部改正)

第4章 文書の施行

(浄書及び校合)

第27条 決裁済みの文書のうち浄書を要するものは、担当課において、速やかに浄書しなければならない。

2 浄書した文書は、他の職員が校合すること。

3 秘密文書は、起案者自ら浄書校合し、課長等へ回付すること。

(公印等の使用)

第28条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書又は市の機関に発する文書については、特に必要があるものを除き公印省略の表記により公印を省略できるものとする。

2 契約、登記関係の文書で書類の枚数が2枚以上にわたるものは、その両面にかけて割印を押さなければならない。ただし、袋とじをした文書については、のりづけの箇所に割印を押さなければならない。

3 公印を使用する場合、事務担当者は、施行する文書及び当該文書の原議を事前に課長等に提出し、公印の使用についての審査を受けるものとする。

4 課長等は、前項の審査の依頼を受けた場合、第1項の規定により公印の使用についての審査を速やかに行い、公印の使用が適当と認める場合は、決裁伺書の所定の欄に証印しなければならない。

5 公印管理者は、公印の使用の承認をしたときは、原議の公印使用承認の欄に証印する。

6 行政処分又は証明に関する書類その他の重要な文書は、原議に契印しなければならない。

(電子署名)

第28条の2 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。

2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決裁書を添えて課長等に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3 課長等は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決裁書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

(平26訓令23・一部改正)

(文書の発送)

第29条 文書は、文書管理システムにおいて、発送の手段及び施行日(発送した日をいう。以下この条において同じ。)を登録し、原議の施行日の欄に年月日を記入して、決裁後、速やかに発送しなければならない。

2 文書の発送は、郵便によるものにあっては総務課、使送又は信書便その他の方法によるものにあっては各課等において行うものとする。

3 総務課において郵便により文書を発送するときは、各課等において封入又は包装をし、差出票にまとめ、総務課長が別に定める時刻までに発送手続を執らなければならない。ただし、急を要する場合は、各課で郵便切手等により発送することができる。

(平27訓令8・一部改正)

(文書の送信)

第30条 文書のうち第28条第1項ただし書きに定めるものについては、前条による発送に代えて、ファクシミリその他端末機器により送信することができる。

2 電報は、電報発信票に記載のうえ、発信手続をとるものとする。

(総合行政ネットワークの文書の発信)

第30条の2 総合行政ネットワークにより文書を送信するときは、文書取扱主任が送信するものとする。

2 前項の規定により送信された文書は、この章の規定により施行された文書とみなす。

(平26訓令23・一部改正)

第5章 文書の整理、保管、保存及び廃棄

(文書の整理及び保管の方法)

第31条 文書の整理及び保管は、文書分類・保存年限表に従い、文書を区分して行うものとする。

2 文書の区分に際しては、保存年限ごとに色分けされた個別フォルダー及びファイリングボックスを用いるものとする。ただし、個別フォルダー及びファイリングボックスを用いて整理及び保管することが不適当なものは、あらかじめ別に定める方法により区分し、整理及び保管するものとする。

3 文書の保管場所は、第5条第2項の規定により特定した文書の保管場所ロケーションにより保管するものとする。

4 処理済み文書は、会計年度ごとに整理し、保管しなければならない。ただし、事業の性質、内容等により会計年度をまたがる場合は、事業の属する年度に整理し、保存しなければならない。

5 前項の規定にかかわらず暦年ごとに整理し、保管することが適当なものについては、暦年ごとに整理し、保管することができる。

6 前2項に規定する会計年度又は暦年の帰属の基準日は、次に掲げるものとする。

(1) 収受文書 第10条に規定する収受の手続が終了した日

(2) 起案文書 当該文書を施行し、文書管理システムにその旨を登録した日

7 処理済み文書は、現年度及び前年度に係るものを整理し、保管しなければならない。ただし、次条の規定により担当課長等が保管する場合は、この限りでない。

8 未処理の文書又は職務に関する資料は、別に定めるところにより、保管するものとする。

(常時使用する文書の保管)

第32条 文書取扱主任は、次に掲げる文書については、第36条の規定による引継ぎをしないで常時使用する文書として必要な期間保管するものとする。

(1) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書

(2) 出勤簿、休暇処理票

(3) 文書分類・保存年限表

(4) 備品台帳

(5) 事案が継続未完結の文書であって、課長等が必要と認める文書

(6) 前各号に掲げる文書に類するもの

2 常用使用する文書のうち旧版として知識保存のため保管する場合は、「旧版参考保存」と朱書き表示し、誤使用を防止しなければならない。

(保管文書の利用)

第33条 担当課において保管している文書を当該担当課に所属する職員が利用するときは、ロケーションにより特定されたキャビネットからファイリングボックスごと取り出して利用するものとする。

2 課以外の職員から文書により課の保管する文書の利用の申込みがあったときは、課長等は、当該文書を利用させることができる。

(保存期間)

第34条 文書の保存期間は、法令に特別の定めのあるもののほか、長期(20年ごとに保存の適否の見直しをする文書)、10年、5年、3年又は1年とし、別表に定める保存年限の基準に従い、文書分類・保存年限表において課長等が定めるものとする。

2 文書は、前項の保存期間に従い、次に掲げる色の個別フォルダーに収納するものとする。

(1) 長期 水色

(2) 10年 灰色

(3) 5年 黄色

(4) 3年 赤色

(5) 1年 緑色

3 保存期間について法令に特別の定めのある文書は、当該保存期間以上で第1項に掲げる各保存期間のうち最も近い保存期間を特定し、前項に掲げる色の個別フォルダーに収納するものとする。

(保存期間の起算)

第35条 文書の保存期間の起算は、処理済み年月日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理し、保管する文書にあっては、保存期間の起算は、処理済み年月日の属する年の翌年の4月1日とする。

2 前項の規定にかかわらず、契約に関する文書の保存期間の起算は、当該契約に関する債権債務が消滅した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。

(処理済み文書の引継ぎ)

第36条 処理済み文書の引継ぎは、処理済み年月日の属する年度の翌々年度の4月に行うものとする。ただし、暦年ごとに整理し、保管する処理済み文書の引継ぎは、処理済み年月日の属する年の翌々年度の4月に行うものとする。

2 課長等は、処理済み文書の引継ぎをしようとするときは、文書管理システムを用いて、保管する処理済み文書を廃棄年限ごとに総務課長が定める文書保存箱(以下「保存箱」という。)に個別フォルダーごと収納し、保存箱に保存箱内容一覧(様式第6号)を貼付しなければならない。

3 課長等が第1項に規定する月が経過した後においても事務処理上特に必要があると認める処理済み文書は、同項の規定にかかわらず、その必要とする期間に限り、引継ぎをしないことができる。

(平27訓令8・一部改正)

(保存)

第37条 総務課長は、保存文書について整理し、書庫等に保存するものとする。

(平27訓令8・一部改正)

(保存文書の利用)

第38条 総務課長は、職員から文書管理システムにより保存文書の借用申請があったときは、当該文書を貸出し、又は閲覧させることができる。

(平27訓令8・一部改正)

(文書の廃棄)

第39条 保存期間が1年以下の文書については、部長の責任において廃棄するものとする。

2 保存文書の廃棄については、あらかじめ企画総務部長が廃棄する期日等を通知して行うものとする。

3 前項の通知を受けた部長は、廃棄対象となった保存文書の保存の延長を申し出ることができる。この場合、文書管理システムにより前項の通知のあった日から1週間以内に、企画総務部長に保存継続依頼の通知をしなければならない。

4 廃棄する文書のうち、他に内容を知られることにより支障を生ずると認められるものは、裁断、溶解、焼却、消去その他適切な方法により廃棄しなければならない。

第6章 電子メールの利用に関する特例

(電子メールの利用)

第40条 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、庁内LANシステム、市が契約したプロバイダーの提供する回線を利用したインターネットに係るもの、総合行政ネットワーク及び企画総務部長が別に指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(対象文書)

第41条 前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、次の各号に定める文書とする。

(1) 第28条第1項ただし書の規定により公印の押印を省略できる文書

(2) 庁内LANシステムを利用した庁内において完結する文書

(3) 総合行政ネットワークが接続された機関に対する文書

(4) 電子メールを利用することについて同意を得た機関、団体又は個人に対する文書

2 前項の規定にかかわらず、電子メールを利用した照会又は要望に対する回答については、相手方が文書での回答を希望する等特別の事情がある場合を除き、端末機器を利用して文書を施行することについて相手方の了解があったものとみなす。

(施行)

第42条 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

(収受)

第43条 事務担当者は、電子メールの利用に係る端末機器で受信したもののうち文書取扱主任が公文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。

2 文書取扱主任は、前項の規定により出力した文書を第2章の規定の例により処理するものとする。

第7章 雑則

(補則)

第44条 この訓令の施行に関し必要な事項は、企画総務部長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

(滝沢村長部局文書取扱規程の廃止)

2 滝沢村長部局文書取扱規程(平成4年滝沢村訓令第5号。以下「従前の訓令」という。)は廃止する。

(経過措置)

3 従前の訓令により、作成した諸用紙は、この訓令に関わらず、なお当分の間使用することができる。

附 則(平成15年3月31日訓令第10号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 現に改正前の訓令の規定によりされた処分、手続その他の行為は、この訓令による改正後の訓令の規定によりされた処分、手続その他の行為とみなす。

附 則(平成16年3月26日訓令第11号)

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成16年8月20日訓令第31号)

(施行期日)

1 この訓令は、令達の日から施行し、平成16年8月1日から適用する。

(経過措置)

2 現に改正前の滝沢村長部局文書取扱規程の規定によりなされた処分、手続きその他の行為は、この訓令による改正後の滝沢村長部局文書取扱規程の規定によりなされた処分、手続きその他の行為とみなす。

附 則(平成17年3月25日訓令第12号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成17年3月30日訓令第18号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日前に、現に改正前のそれぞれの訓令の規定によりなされた処分、手続きその他の行為は、なお従前の例による。

附 則(平成18年3月27日訓令第15号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成18年11月17日訓令第43号)

この訓令は、平成18年11月17日から施行する。

附 則(平成19年3月28日訓令第8号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月29日訓令第8号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年5月10日訓令第11号)

この訓令は、令達の日から施行し、平成23年4月1日から適用する。

附 則(平成24年1月13日訓令第2号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年5月29日訓令第24号)

この訓令は、平成24年5月29日から施行する。

附 則(平成24年6月22日訓令第26号)

この訓令は、平成24年7月9日から施行する。

附 則(平成25年2月8日訓令第3号)

この訓令は、平成25年2月12日から施行する。

附 則(平成25年12月13日訓令第29号抄)

(施行期日)

1 この訓令は、平成26年1月1日から施行する。

附 則(平成25年12月13日訓令第30号)

この訓令は、平成26年1月1日から施行する。

附 則(平成26年1月1日訓令第4号)

この訓令は、平成26年1月1日から施行する。

附 則(平成26年4月1日訓令第23号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月30日訓令第8号抄)

(施行期日)

1 この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月22日訓令第9号抄)

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であって、この訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請等に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

附 則(平成29年3月31日訓令第17号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

別表(第34条関係)

(平28訓令9・一部改正)

文書保存年限別基準表

長期

1 市議会に関する重要なもの

2 条例、規則、告示、訓令及び指令の原議並びに関係書類

3 歴史の資料となるもの

4 国又は県の訓令、指令、例規、重要なる通牒及び往復文書で永久保存の必要があるもの

5 官報、県報及び市公報(電磁的記録により閲覧することができるものを除く。)

6 職階、進退、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの

7 退隠料及び遺族扶助料に関するもの

8 褒賞及び儀式に関する文書

9 不服申立て、訴願、訴訟及び和解に関する重要なもの

10 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの

11 事務引継に関する重要なもの

12 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの

13 財産営造物及び市債に関するもの

14 市税徴収に関するもの

15 寄附受納に関する重要なもの

16 認可、許可又は契約に関するもの

17 隣接市町村との分合に関するもの

18 事業及び事業計画に関する重要なもの

19 工事に関する特に重要なもの

20 原簿、台帳等で特に重要なもの

21 簿冊原簿、簿冊引継書

22 法令に基く各種台帳

23 その他永久保存の必要を認められるもの

10年保存

1 市議会に関するもの

2 備品の出納に関する重要なもの

3 予算、決算及び出納に関する重要なもの

4 補助金に関する重要なもの

5 職階、進退、身分等人事に関するもの

6 調査、統計、報告、証明等で重要なもの

7 原簿、台帳等で重要なもの

8 租税その他各種公課に関するもの

9 その他10年保存の必要を認められるもの

5年

1 消耗品及び材料に関する重要なもの

2 調査、統計、報告、証明等に関するもの

3 財産営造物に関する重要でないもの

4 給与に関する重要なもの

5 重要文書の発受に関するもの

6 工事又は物品に関する重要でないもの

7 その他5年保存の必要を認められるもの

3年

1 消耗品及び材料に関するもの

2 調査、統計、報告、証明、復命等に関するもの

3 予算、決算及び出納に関する重要でないもの

4 給与に関するもの

5 照会、回答その他往復文書に関するもの

6 その他3年保存の必要を認められるもの

1年

長期から3年以外のものでおおむね次に掲げるもの

1 文書の収受、発送、処置に関するもの

2 出勤、遅参、早退、休暇、出張等の届に関するもの

3 欠勤、忌服、身分、住所等の届に関するもの

4 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの

5 消耗品受払に関する特に軽易なもの

6 軽易な照会、回答その他の文書

7 処理を終った一時限りの願届及びこれに関するもの

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滝沢市長部局文書取扱規程

平成14年3月27日 訓令第11号

(平成29年4月1日施行)

体系情報
第3編 行政通則/第2章 文書・統計
沿革情報
平成14年3月27日 訓令第11号
平成15年3月31日 訓令第10号
平成16年3月26日 訓令第11号
平成16年8月20日 訓令第31号
平成17年3月25日 訓令第12号
平成17年3月30日 訓令第18号
平成18年3月27日 訓令第15号
平成18年11月17日 訓令第43号
平成19年3月28日 訓令第8号
平成22年3月29日 訓令第8号
平成23年5月10日 訓令第11号
平成24年1月13日 訓令第2号
平成24年5月29日 訓令第24号
平成24年6月22日 訓令第26号
平成25年2月8日 訓令第3号
平成25年12月13日 訓令第29号
平成25年12月13日 訓令第30号
平成26年1月1日 訓令第4号
平成26年4月1日 訓令第23号
平成27年3月30日 訓令第8号
平成28年3月22日 訓令第9号
平成29年3月31日 訓令第17号