○垂水市学校事務処理規程
昭和59年3月19日
教育委員会訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条)
第2章 服務(第2条―第4条)
第3章 人事記録等の取扱い(第5条・第6条)
第4章 身上に関する手続き(第7条―第12条)
第5章 文書取扱(第13条―第29条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 垂水市立学校の職員の服務、身分上の手続き及び文書の取扱いに関する事項は、法令その他に定めるもののほかこの規程の定めるところによる。
第2章 服務
(出勤簿)
第2条 職員は定時までに出勤したことを証するため、出勤簿に押印しなければならない。
2 出勤簿は、校長が指定する場所におかなければならない。
3 出勤簿は、校長が指定する職員が毎日点検し、出張・別勤・休暇・研修・欠勤・早退・遅刻・その他必要とする事項を記入して整理しなければならない。
(出張)
第3条 職員は出張を命ぜられたときは、あらかじめ校長の指示を受けて出発するものとする。
2 職員は、出張中用務の都合又は疾病その他やむを得ない事故のため、予定の変更を必要とするときは、速やかにその事由を付して校長の指示をうけなければならない。
3 職員は出張の用務を終えて帰校したときは、7日以内に復命書(別記第1号様式)をもつて校長に復命しなければならない。
(別勤及び研修)
第4条 校長は職員を校外勤務させる必要があるときは、別勤命令簿(別記第2号様式)により、その勤務を命ずるものとする。
4 校長は、第2項の規定により研修を承認した場合は、当該職員ごとに研修計画書及び研修報告書等により、研修の状況を把握しなければならない。
5 前各項に規定する校外勤務及び研修は、勤務日の正規の勤務時間中におけるものとする。
第3章 人事記録等の取扱い
2 校長は、資格・任免・給与・その他身分上の異動を証するに足る書類に基づき、前項の履歴書記載事項が正確であることを確認し、これを保存しなければならない。
(履歴書の整備)
第6条 校長は、任免・給与・その他職員の身分上の異動があつたときは、辞令又は異動通知書に基づいて当該職員の履歴書に異動事項を記入し、履歴書を整備しなければならない。
第4章 身上に関する手続き
(退職)
第7条 職員が退職しようとするときは、その理由及び期日を記した退職願(県費負担の職員は県教育委員会あて)を、校長を経て教育長に提出しなければならない。
2 校長は、退職願の提出があつたときは、本人の事情を調査し、退職副申書(別記第6号様式)をもつて退職予定日の7日前まで教育長に副申しなければならない。ただし、教育職員を除く市費負担の職員については、退職副申書の提出を要しない。
(休職)
第8条 職員(県費負担の職員及び市費負担の教育職員に限る。)が、結核性疾患その他心身の故障のため、長期の休養を要する傷病を診断されたときは、病気休暇をとる場合を除き、校長は速やかに休職副申書(別記第7号様式)に必要な書類を添えて発令予定日の7日前までに教育長に副申しなければならない。
2 特例法第14条の適用又は準用を受ける者が、結核性疾患のため休職の許可を受けようとする場合は、次の書類を提出しなければならない。
(1) 休職の理由及び期間を記した休職願(別記第8号様式)(県費負担の職員は県教育委員会あて)
(2) 身体検査判定書写
3 結核性疾患によるものを除き、心身の故障のため休職の許可を受けようとする者にあつては、次の書類を提出しなければならない。
(1) 休職の理由及び期間を記入した休職願(別記第8号様式)(県費負担の職員は県教育委員会あて)
(2) 医師の診断書(医師3人(内1人は県教委の指定した医師とする)の作成にかかるものとする。)
4 職員(教育職員を除く県費負担の職員をいう。)が、結核性疾患のため療養休暇をとる場合は、療養休暇願(別記第9号様式)に身体検査判定書写を添えて校長を経て教育長に提出しなければならない。
(療養経過報告)
第9条 前条の規定により休職又は療養休暇中の職員は、その期間中結核性疾患にあつては3月ごと(3月、6月、9月、12月)に療養経過診断書(別記第10の1号様式)を結核性疾患以外の疾患にあつては、1月ごとに療養経過診断書(別記第10の2号様式)を校長を経て教育長に提出しなければならない。
(1) 感染症により出勤できなくなつた場合
(2) 私事故障により出勤しないことが引き続き2週間を超え、又は傷病により出勤しないことが引き続き1月を超えるに至つた場合
(3) 条件付採用期間の範囲内において実際に勤務した日数が90日に達しないと予想される場合
(4) 法令、条例、規則又は規程に違反する事実がある場合
(5) 氏名を変更した場合
(6) 死亡により退職した場合
(7) 私事のため一週間以上県外に旅行した場合
(8) その他勤務上又は一身上重要と認められる事実がある場合
(昇給昇格)
第12条 昇給昇格の内申手続については、別に指示するところによる。
第5章 文書取扱
(文書及び簿冊取扱の原則)
第13条 文書及び簿冊はすべて正確かつ迅速に取扱い、つねに整備して一般事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
2 文書及び簿冊のうちで重要なものは、非常災害時に際して支障がないよう、あらかじめ準備しておかなければならない。
(処理担当者)
第14条 校長は、文書及び簿冊の処理担当者(以下「文書処理担当者」という。)を定め、次の各号に掲げる事項を処理させなければならない。
(1) 文書の受付及び配布に関すること。
(2) 文書の発送に関すること。
(3) 簿冊の整理及び保存に関すること。
(4) その他文書処理に関し必要なこと。
(備付帳簿)
第15条 文書及び簿冊処理のため必要な帳簿は、次のとおりとする。
(1) 文書収発件名簿
(2) 文書送達簿
(3) 簿冊台帳
3 校長は、第1項に定める帳簿の外、必要な補助帳簿を設けることができる。
(文書の受付)
第16条 学校に到達した文書は、文書処理担当者において受け付けて、次の各号により処理しなければならない。
(1) 文書はすべて文書収発件名簿(別記第13号様式)に記入すること。ただし、次に掲げる文書については、その記入を省略することができる。
ア 通知書、案内書、その他これに類する軽易な文書
イ 請求書、領収書、見積書及び送り状
ウ 新聞、官公報、その他これに類する印刷物
(2) 親展文書は、封皮に受付印(別記第14号様式)を押して配布すること。
(3) 前号に掲げる文書の外は、開封の上、受付印を押して配布すること。
(4) 封皮を必要とする文書は、これを添付すること。
(5) 現金及び金券を内容に含む文書は、文書収発件名簿の経過処理簿に金券の種類及び金額を記入し、受領印を徴すること。
(文書収発件名簿の記入)
第17条 文書収発件名簿の記入に当つては、文書到達の順序に従つて整理しなければならない。
(供覧文書)
第18条 閲覧に供する文書は、供覧文書処理印(別記第15号様式)を押して処理しなければならない。
(文書の起案)
第19条 事案の処理は、原則として文書によるものとし、文書を起案するときは、起案用紙(別記第16号様式)によらなければならない。ただし、定例であつて簿冊をもつて処理できるもの若しくは軽易な事件で文書の余白に処理案を朱書して処理できるもの若しくは符せん用紙で処理できるもの又は口頭(電話)受理用紙で処理できるものは、この限りではない。
(文書の作成)
第20条 供覧文書及び起案文書は、次の各号により作成しなければならない。
(1) 公文用字用語例により簡明かつ平易に記載すること。
(2) 原則として左横書とする。
(3) 関係案件は、支障のない限り一起案とする。
(4) 急施を要する文書及び重要文書には、朱印又は朱書をもつて欄外上部にその旨表示し、機密文書は封筒に入れてその旨表示すること。
(5) 紛失のおそれがある文書には、台紙をつけること。
(電報、電話又は口頭による照会等の処理)
第21条 電報、電話又は口頭による照会、回答報告等で重要な事項については、その要領を摘記し、前3条の規定に準じて処理するものとする。
(文書の発送)
第22条 発送文書は、それぞれの係において必要部数を浄書し、文書処理担当者に送付するものとする。
2 文書担当者は、前項の送付を受けたときはただちに文書収発件名簿に記入のうえ、発送しなければならない。ただし、この場合においては、第16条第1号ただし書の例によることができる。
3 市内官公署学校及び各種団体等にあてて発送する文書は、文書送達簿(別記第17号様式)に記入のうえ、受領印を徴するものとする。ただし、軽易と認められるものではこの限りではない。
(発送文書の要件)
第23条 発送文書には、次の各号による表示をしなければならない。
(1) 文書収発件名簿による順次番号を附すること。
(2) 発送日付を記入すること。
(3) 学校名又は校長名を記入すること。
2 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。
(処理済の表示)
第24条 処理を終つた起案文書(別記第16号様式)には処理年月日を記入し、文書処理担当者印を押すものとする。
(編集方法)
第25条 完結した文書は、それぞれの係において、次の各号により編集しなければならない。
(1) 文書はすべて年度により編集する。
(2) 同一事件で数年度にわたるものは、その終了の年度に総合し、2以上の事件に関連するものは、最も重要なものに編冊し、それぞれ関連のある編集簿冊の目次及び適当なところにその旨を摘記しておくものとする。
(3) 文書に付属する図面その他で、その文書の簿冊につづり込むことの困難なものは別に製本表装し、その旨目次及び関連文書に記載しておくものとする。
(4) 編集簿冊には、各冊ごと索引に供するための目次をつけるものとする。
(5) 簿冊の厚さは、8センチメートルを限度とする。1冊に製本できないものは、適当に分書し紙数の少ないものは、2年以上の分を合わせて編集することができる。
(6) 表紙には、浄書の名称・年度・保存期限それぞれの保名等を記入しておくものとする。
(7) 第3種、第4種に属するものは、製本・表装目次を省略することができる。
(種別及び保存年限)
第26条 簿冊の保存年限及び種別は、別表のとおりとする。ただし、必要と認めるときは、保存年限を延長することができる。
(保存年限の計算)
第27条 保存年限の計算は、その属する年度の翌年度から起算する。
(簿冊の引継ぎ)
第28条 当該年度の簿冊は、当該年度末までにそれぞれの係から文書処理担当者に引き継がなければならない。ただし、やむを得ない簿冊は、年度経過後3ヵ月以内に引き継がねばならない。
2 前項の期限経過後、それぞれの係において引き続き簿冊を保管しようとするときは、簿冊の種別及びそれぞれの係名を明記して、文書処理担当者に連絡しなければならない。
附則
この訓令は、昭和59年4月1日から施行する。
附則(平成13年3月28日教委訓令第1号)
この訓令は、平成13年4月1日から施行する。
附則(平成15年6月1日教委訓令第1号)
この訓令は、平成15年6月1日から施行する。
附則(平成20年8月8日教委訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行し、平成20年4月1日から適用する。
附則(平成21年1月9日教委訓令第1号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(平成21年5月15日教委訓令第2号)
この訓令は、公示の日から施行し、平成21年4月1日から適用する。
附則(令和5年3月10日教委訓令第1号)
この訓令は、令和5年3月10日から施行する。
別表 略
