(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めるものを除くほか、臼杵市立小学校及び中学校(以下「学校」という。)における校務の能率的運営及び文書処理の統一を図るため、学校の公印の取扱い、文書の処理その他事務処理に関し必要な事項を定めるものとする。

(適用)

第2条　文書は、他の法令、条例及び規則に別段の定めあるものを除くほかは、この訓令により、処理、編さん及び保存をしなければならない。

(公印の種類等)

第3条　学校の公印(以下「公印」という。)は、臼杵市教育委員会公印規則(平成17年臼杵市教育委員会規則第9号。以下「規則」という。)第2条に定めるとおりとする。

(公印の保管)

第4条　校長は、公印を常に堅固な容器に納めて保管し、使用の責に任ずるものとする。

(公印の使用)

第5条　公印を使用するときは、押印しようとする文書を校長に提示して、その確認を受けるものとする。

(印影の印刷)

第6条　同一内容の文書を多数印刷する場合において、公印の印影を印刷することが適当であるときは、公印の印影を当該文書に印刷して公印の押印に代えることができる。

(公印の廃棄及び事故)

第7条　校長は、公印を廃棄しようとするとき、又は公印に事故が生じたときは、速やかに臼杵市教育委員会にその旨を届け出るものとする。

(事務の決裁)

第8条　学校における事務の決裁は、校長がこれを行う。

(事務の代決)

第9条　校長が不在のときは、教頭がその事務を代決する。

(代決の制限等)

第10条　重要又は異例に属すると認める事務については、前条の規定による代決をすることができない。ただし、あらかじめ処理方針を指示されたもので特に急施を要するものについては、この限りでない。

(文書取扱いの原則)

第11条　文書は、常に正確、迅速、丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損又は紛失のないように注意しなければならない。

(文書取扱主任)

第12条　学校における文書事務を円滑に処理するため、文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任の職務)

第13条　文書取扱主任は、校長の命を受けて、学校における次に掲げる事務を処理する。

(必要な帳簿)

第14条　学校に文書の取扱いに関し次の帳簿を備えるものとする。

(記号及び番号)

第15条　文書の記号は、別表第1に規定する学校の略号を用い、親展文書については、略号の次に「親」の字を加えるものとする。

(文書の収受及び配布)

第16条　学校に到着した文書は、文書取扱主任において収受し、速やかに次により処理するものとする。

第17条　校長は、前条第1号の規定により閲覧したときは、自ら処理するもののほかは処理意見を示し、教頭を経て担当職員に配布するものとする。

(勤務時間外等における文書の収受)

第18条　勤務時間外、勤務を要しない日又は休日に到着した文書の収受については、別に校長が定める。

(文書の処理)

第19条　担当職員は、文書の配布を受けたときは、速やかに処理しなければならない。

(文書の起案)

第20条　文書の起案は、決裁伺書(様式第7号)又は決裁印により行う。ただし、定期的な報告又は軽易な文書は、この限りでない。

(起案者の署名及び押印)

第21条　起案者は決裁伺書に所定事項を記入した上、起案者の欄に署名し、押印しなければならない。ただし、決裁印を使用する場合は、起案者欄に押印を行う。

(決裁)

第22条　決裁伺書又は決裁印を押印した起案文書は、関係者に回議の上、文書取扱主任、教頭を経て校長の決裁を受けなければならない。

(発送文書の取扱い)

第23条　決裁を終わった文書で発送を要するものは、原則として起案者が浄書及び校正を行い、決裁伺書又は決裁印を押印した起案文書とともに文書取扱主任に回付しなければならない。

(公印の押印)

第24条　発送文書は、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書は、これを省略することができる。

(発送)

第25条　文書取扱主任は、発送文書の回付を受けたときは、件名簿に必要な事項を記入の上、郵送、電子送付又は使送に区別し、速やかに発送するものとする。

(完結文書の整理)

第26条　完結した文書は、校長が指定する者が、次により編集し、製本しなければならない。

(文書の保存年限)

第27条　完結した文書の保存年限は、文書分類表(別表第2)によるものとする。

(保存上の注意)

第28条　保存文書は、いつでも閲覧に供し得るように整理しておくとともに、重要なものは、非常災害時に際して、いつでも持出しできるようにあらかじめ準備し、また紛失、火災、盗難等の予防についても十分に注意しなければならない。

(未処理文書の保管)

第29条　未処理の文書は、担当職員において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておくものとする。

(文書の持出)

第30条　保存文書は、校外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情により校長または所長の承認を受けたときは、この限りでない。

(文書の廃棄処分)

第31条　文書取扱主任は、保存文書が保存年限を経過したときは、校長の決裁を受けて廃棄処分するものとする。ただし、必要があると認められるものについては、更に期限を定めて保存することができる。

(読み替え規定)

第32条　この訓令中、学校支援センターに関し、第5条から第7条、第10条、第13条、第17条、第18条、第22条及び第31条中、「校長」とあるのは「学校支援センター所長」と読み替える。この場合において「教頭」とあるのは「班総括」と読み替える。

(委任)

第33条　この訓令に定めるもののほか、学校における文書の取扱いに関し必要な事項は、校長が別に定める。