○臼杵市通話録音装置の設置及び運用に関する要綱
令和7年10月1日
告示第70号
(趣旨)
第1条 この要綱は、臼杵市が所有及び管理する施設に設置する通話録音装置の運用に関し必要な事項を定めることにより、公正かつ適正な業務の執行を確保するとともに、不当要求及び威力業務妨害等を抑制し、もって行政サービスの向上を図ることを目的とする。
(1) 通話録音装置 代表電話番号に関連する内線交換機に接続するもので、外線電話の通話内容を通話開始と同時に自動的に録音する装置をいう。
(2) 通話記録 通話録音装置により録音された音声、通信時間、通話時間及び通話当事者の電話番号をいう。
(管理責任者等の設置)
第3条 市長は、通話録音装置の適正な設置及び運営を図るため、次の各号に掲げる者を置く。
(1) 管理責任者 総務課DX推進室が管理する設備の管理責任を負うものをいう。
(2) 管理補助者 総務課DX推進室が管理する設備を操作するものをいう。
2 管理責任者に事故があるとき又は管理責任者が欠けたときは、管理補助者がその職務を行う。
3 管理補助者に事故があるとき又は管理補助者が欠けたときは、あらかじめ管理責任者が指名する者がその職務を代行する。
(管理責任者の責務)
第4条 管理責任者は、総務課長とする。
2 管理責任者は、管理補助者にこの要綱を遵守させなければならない。
(管理補助者の責務)
第5条 管理補助者は、管理責任者が指定する職員とする。
2 管理補助者は、管理責任者のもと、情報管理における必要な研修を受けた上で作業を行うものとし、この要綱に基づき、通話録音装置及びデータを適正に取り扱わなければならない。
(個人情報保護)
第6条 管理責任者及び管理補助者は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)を遵守し、通話録音装置の設置及び管理に関し、適切な措置を講じなければならない。
2 管理責任者及び管理補助者は、通話記録の漏えい、滅失又は毀損の防止、その他安全確認のために必要な措置を講じなければならない。
3 管理責任者及び管理補助者は、職務上知り得た情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的のために利用してはならない。なお、その職を退いた後も同様とする。
(通話記録の適正管理)
第7条 通話記録(当該通話記録を保存した外部電磁的記録媒体を含む。)は、次の各号に掲げる場合を除き、通話録音装置の設置の目的の範囲を超えて利用し、又は第三者へ提供してはならない。
(1) 法第76条の規定による開示の請求があった場合
(2) 法第69条第2項の規定に基づく場合
(3) 管理責任者が通話記録装置の設置の目的を達成するために特に必要があると認める場合
2 通話記録の保存期間は、録音された日からおおむね3か月程度とし、保存期間経過後は、上書き又は削除等により、速やかに消去するものとする。ただし、第1項各号に該当する場合又は通話記録装置の設置の目的を達成するため特に必要と管理責任者が認めた場合等は、この限りでない。
3 通話記録は、記録した時の状態で保存し、加工してはならない。
4 通話記録を複製してはならない。ただし、第1項各号に該当する場合は、外部電磁的記録媒体に保存することができる。
5 前項ただし書の規定により通話記録を保存した外部電磁的記録媒体は、管理責任者が目録を作成し、施錠可能な収納庫等に保管しなければならない。
6 管理責任者は、第4項ただし書の規定により通話記録を保存した外部電磁的記録媒体の必要がなくなったときは、保存した通話記録の消去又は外部電磁的記録媒体の破砕等を行い、保存した当該通話記録を復元不可能な状態とする措置を講じなければならない。
(苦情の処理)
第8条 管理責任者及び管理補助者は、通話録音装置の設置及び運用に関する苦情があったときは、迅速かつ適切に対応するものとする。
(その他)
第9条 この要綱に定めるもののほか、通話録音装置の取扱いに関して必要な事項は、管理責任者が別に定める。
附則
この告示は、公示の日から施行する。