○安来市事務処理規程

平成16年10月1日

訓令第4号

目次

第1章 総則(第1条―第7条)

第2章 帳票(第8条)

第3章 公文の形成(第9条―第12条)

第4章 文書の取扱い(第13条―第30条)

第5章 文書の整理及び保管(第31条―第43条)

第6章 雑則(第44条―第46条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、事務処理についての基本的事項を定めるものとする。

(事務処理の原則)

第2条 事務処理は、すべて正確かつ迅速に行い、常に事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

(指導改善)

第3条 総務課長は、この訓令に基づいて正確かつ迅速に事務処理が行われるよう、常にその指導改善に努めなければならない。

(促進)

第4条 各課長は、その主管する事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し、常にその促進に努めなければならない。

(文書取扱主任の設置)

第5条 各課長の文書事務を補佐するため、課に文書取扱主任を置く。

(文書取扱主任の職務)

第6条 文書取扱主任は、上司の指揮を受けて、次に掲げる事務に従事する。

(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。

(2) 文書処理の促進に関すること。

(3) 文書事務の指導改善に関すること。

(4) 文書の整理及び保管に関すること。

(5) 簿冊の登録、引継ぎ、廃棄等に関すること。

(6) その他文書の処理に関し必要なこと。

(定義)

第7条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 課 安来市行政組織に関する規則(平成16年安来市規則第6号)の規定により設けられた課(室所)をいう。

(3) 部長 第1号に規定する部の長(相当職を含む。)をいう。

(4) 課長 第2号に規定する課の長(相当職を含む。)をいう。

第2章 帳票

(帳票等の種類)

第8条 文書の取扱いに必要な帳票等の種類は、次のとおりとする。

(1) 総務課備付帳簿等

 公文番号簿(様式第1号)

 親展文書処理簿(様式第2号)

 金券処理簿(様式第3号)

 料金後納郵便物差出票(様式第4号)

 簿冊リスト(様式第5号)

 廃棄対象簿冊リスト(様式第6号)

(2) 各庁舎における庁舎管理担当課備付帳簿等

 親展文書処理簿(様式第2号)

 金券処理簿(様式第3号)

 料金後納郵便物差出票(様式第4号)

(3) 各課備付帳簿等

 文書処理簿(様式第7号)

(4) 用紙及び印

 連絡用紙(様式第8号)

 起案用紙(様式第9号)

 往復用紙(様式第10号)

 受付印(様式第11号)

第3章 公文の形成

(文書の種類)

第9条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 一般文書 往復文書、内部文書その他の文書で、法規文書、令達文書及び公示文書以外のもの

(2) 法規文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 令達文書

 訓令

(ア) 訓令 所属機関又は職員に対する指揮命令するもの

(イ) 内訓 訓令で機密に属するもの

 指令 許可の申請、願い等に対して許諾の意思を表示するもの

(4) 公示文書

 告示 法令の定める事項又は処分若しくは決定した事項等を広く市民一般に公示するもの

 公告 一定の事項を特定の個人又は一般に公示するもので告示以外のもの

(記号及び番号)

第10条 公文には、記号及び番号を付けることが適当でないものを除き、次により記号及び番号を付けなければならない。ただし、第2号に該当するもののうち、軽易なものについては、この限りでない。

(1) 条例、規則、告示及び訓令にあっては総務課において公文番号簿により番号を付けるものとし、記号及び番号の付け方は次のとおりとする。

 条例 条例第○号

 規則 規則第○号

 告示 告示第○号

 訓令 訓令第○号

 内訓 内訓第○号

(2) 指令及び一般文書にあっては、各課において文書処理簿により番号を付けるものとし、記号及び番号の付け方は、「○○第○号」として、記号の文字は「安」の次に各室課の前1字を用い、前1字が2課以上にある場合は2字を用いる。この場合、指令にあっては「指令」、機密文書にあっては「秘」の文字をその記号の前に加えて用いるものとする。

2 前項の番号は、同項第1号に掲げるものにあっては種類別に毎年1月から起こし、同項第2号に掲げるものにあっては毎年4月から起こすものとし、事件の完結するまで同一の番号によるものとする。

(公文の署名)

第11条 文書の発信者名は、原則として市長名を用いなければならない。ただし、法令等の規定により特別の定めがあるもの、軽易なもの及び市内に対して発するものにあっては、市名、副市長名、部長名又は課長名を用いることができる。

2 広報紙等の定期刊行物又はパンフレット等により周知するものにあっては、発信者名を省略することができる。

(公印)

第12条 発送文書には公印を押し、重要なものについては契字印で起案書と割印しなければならない。ただし、印刷したもの又は軽易なものについては、押印を省略することができる。

2 令書、告知書その他多量に印刷し発行するものには、印影の印刷をもって押印に代えることができる。

3 公印を押印するときは、決裁済みの起案書を添えて、公印管守者の承認を得なければならない。この場合、公印管守者は、押印を承認したときは、起案書の該当欄に認印しなければならない。ただし、公印管守者が不在の場合はあらかじめ公印管守者が指定するものが押印することができる。

第4章 文書の取扱い

(到達した文書の取扱い)

第13条 市役所に到達した文書は、直接主管部課その他において収受するものを除くほか、安来庁舎にあっては総務課、広瀬庁舎及び伯太庁舎にあっては各庁舎における庁舎管理担当課において受領し、次により処理しなければならない。

(1) 普通文書は、開封せずに主管部課に配付する。ただし、開封しなければ配付先を確認できないものは、開封した後、配付する。

(2) 親展又は秘の表示のある文書は、開封せず、親展文書処理簿によりあて名人に配付する。

(3) 現金、金券、有価証券又は物品添付の文書は、本書にその旨表示し、取扱者が押印の上、普通文書に準じて処理し、現金、金券又は有価証券は、金券処理簿により会計管理者又は主管部課に配付する。

(4) 送金通知書は、封筒又は文書の余白に受付印を押印し、普通文書に準じて処理する。

(5) 訴願、訴訟、審査請求その他受理の日時が権利の取得、変更又は喪失に関係ある文書は、封筒に収受時刻を記入し、取扱者が押印し、普通文書に準じて処理する。

(6) 入札の表示のある文書は、親展文書に準じて処理する。

(7) 電報は、文書に準じて処理する。

2 数部課に関係ある文書は、関係の最も深いと認められる部課に配付しなければならない。

(文書の受付)

第14条 各課は、前条の規定により文書の配付を受けたときは、次により処理しなければならない。

(1) 配布を受けた文書は、直ちに開封し、文書の余白に受付印を押し、文書処理簿に記載するとともに、その文書に文書番号を記入しなければならない。ただし、軽易な文書については、文書処理簿への記載を省略することができる。

(2) 親展文書は、開封せずに、あて名人の査閲を受けた後、あて名人の指示により普通文書に準じて処理する。

(3) 訴願、訴訟、審査請求その他受理の日時が権利の喪失に関係ある文書は、受付印の下に収受時刻を記入する。

(4) 主管課において開封した文書で、金品が添付されているものは、文書の欄外に金品添付の旨を記入するとともに、文書処理簿に所定の事項を記入する。

2 前項の規定にかかわらず、同種の文書を大量又は定例的に取り扱うときは、総務課の承認を得て、文書処理簿に代えて一定の帳簿により処理することができる。

3 配付された文書が主管に属しないものであるときは、その旨意見を付して、速やかに総務課に返付しなければならない。

(主管課で直接収受した文書の処理)

第15条 総務課を経由しないで各部課に直接送付された文書は、主管課において、前条の例により処理しなければならない。

2 ファックス及び電子メールにより送付された文書は、次により処理する。

(1) 当該文書が市の業務に属するものであるときは、電子メールにあっては速やかに印字し、前条の例に準じて処理する。ただし、軽易なものは、この限りでない。

(2) 前号の文書のうち発信者が特定できないものにあっては、その内容に応じ、適切に処理するものとする。

(3) 当該文書が市の業務に属さないことが明らかであるときは、誤送であることが明らかなものにあっては速やかに発信者に返信し、それ以外のものにあっては速やかに破棄又は消去するものとする。

(電話又は口頭による申告の受理)

第16条 電話又は口頭により届出、通知、申請、照会等があったときは、その要旨を連絡用紙に記入して処理しなければならない。

(文書の処理)

第17条 各部課に配付された文書は、次により速やかに処理しなければならない。

(1) 課長は、文書処理簿に登載された文書を査閲し、自ら処理するものを除き、当該事務の担当者に交付する。

(2) 担当者は、課長から交付された文書を精査し、重要な事項については、あらかじめ上司の指示を受けて処理する。

(3) 数部課に関係ある文書で重要なものは、配付を受けた部課においてその写しを作製し、関係部課に配付する。

2 担当者は、配付された文書に係る処理が終了したときは、文書処理簿にその処理月日を記載するものとする。

3 課長は、文書処理簿に登載された文書の処理状況を常に確認し、事務処理に遺漏のないよう監督しなければならない。

(起案)

第18条 起案は、起案用紙によって行わなければならない。ただし、次に掲げる場合は、この限りでない。

(1) 定例又は軽易な事項は、付せん若しくは本書の余白に処理案を赤字で記載する等の方法により起案する。

(2) 成規又は定例の事項は、一定の帳簿又は用紙を用いる。

(3) 軽易な照会又は回答事項は、往復用紙又は付せんを用いる。

(4) 供覧文書は、当該文書の余白に供覧と赤字で記載して行う。

2 文書の用語、用字、文体等については、安来市公用文規程(平成16年安来市訓令第12号)による。

(参考資料)

第19条 起案書には、決裁者又は合議先が一読して内容の判断ができるように、起案の理由、要旨、経過、関係法令等の参考となる事項を付記し、通知書、図表、図面等の関係書類を添付しなければならない。ただし、定例又は軽易な事項については、これを省略することができる。

(特別の取扱い)

第20条 起案書で、特別の取扱いを要するものには、秘、親展、書留、配達証明、内容証明、至急、電報、電話、放送等、取扱いの要領を赤字で表示し、更に、秘密に属するものにあっては、封筒に入れて「秘」の表示をし、他から見られないように取り扱わなければならない。

(起案文書)

第21条 起案文書は、軽易なものを除き文書処理簿に所要事項を記載し、当該起案文書に記号及び番号を付けなければならない。

(決裁の順序)

第22条 起案事項の決裁若しくは合議又は文書の供覧は、次に示す順序により行わなければならない。

(1) 決裁を受け、又は供覧する場合には、関係課員に回議の上、担当者から順次上位の職にある者を経て市長の決裁又は閲覧を受ける。

(2) 合議する場合は、同一部課内にあっては担当者の、他の部課にわたるときは担当部課長の決裁を経てから担当者に合議する。

(合議)

第23条 他の部課担当に関係のある起案事項は、関係部課担当に合議しなければならない。

2 合議を受けた部課担当は前条第1号に規定する順序により速やかに処理し、起案書は主管部課担当又は次の関係部課担当に回付しなければならない。

3 合議を受けた部課担当において、合議事項に異議があるときは、口頭で主管部課担当と協議し、なおその意見が一致しないときは、意見を記した付せんを付し、上司の指揮を受けなければならない。

(総務課合議)

第24条 起案事項のうち、次に掲げるものは、総務課に合議しなければならない。

(1) 条例、規則及び訓令の制定改廃に関するもの

(2) 告示及び公告に関するもの

(3) 議案に関するもの

(4) 訴願、訴訟及び審査請求に関するもの

(5) 法令の解釈及び適用に関するもの

(6) 例規に関する重要なもの

(財政課合議)

第25条 起案事項のうち、次に掲げるものは、財政課に合議しなければならない。ただし、安来市下水道事業の設置等に関する条例(令和元年安来市条例第22号)第1条の規定により設置した下水道事業に係るものを除く。

(1) 予算に関するもの

(地域振興課合議)

第26条 起案事項のうち、次に掲げるものは、地域振興課に合議しなければならない。

(1) 自治会長あて文書に関するもの

(管財課協議)

第27条 起案事項のうち、次に掲げるものは、管財課に協議しなければならない。

(1) 財産の取得、異動又は処分に関するもの

(2) 公の施設の設置、異動又は廃止に関するもの

(3) 契約に関するもの

(浄書及び照合)

第28条 決裁済の文書で、浄書を必要とするものは、すべて主管部課で浄書及び照合を行わなければならない。

2 前項の文書のうち、第9条に掲げる条例、規則、告示及び訓令にあっては、総務課に連絡し、公文番号簿等により整理を受けた後、浄書しなければならない。

(文書の発送)

第29条 文書等の発送は、総務課及び各庁舎における庁舎管理担当課において発送する。ただし、各課において直接持参する必要のある文書及び直送することが適当と認められる場合は、各課で発送することができる。

2 郵送する文書は、料金後納郵便物差出票に必要な事項を記載して郵便局に送付する。ただし、料金後納により難いときはこの限りでない。

(文書等の回付の時間)

第30条 前条の規定により総務課及び各庁舎における庁舎管理担当課に回付すべき文書等は、午後4時までに回付しなければならない。

第5章 文書の整理及び保管

(文書の整理)

第31条 文書は、常に整理し、重要なものは非常災害時に際して、いつでも持ち出しのできるよう平素から準備し、紛失、火災、盗難等の予防に注意しなければならない。

(未処理文書の整理及び保管)

第32条 未処理文書は、担当者において整理保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(処理済文書の整理)

第33条 処理済文書は、主管部課において次の要領により、製本しなければならない。

(1) 簿冊は、会計年度ごとに区分して作成するものとする。

(2) 文書は、毎件施行年月日順に綴るものとする。

(3) 年間発生数の少ない文書については、区分紙を差し入れ、ひとつの簿冊に複数年度の文書を綴ることができる。

(保存期間)

第34条 文書の保存期間の種別(以下「保存種別」という。)は、次のとおりとする。

(1) 第1種 永年保存

(2) 第2種 10年保存

(3) 第3種 5年保存

(4) 第4種 1年保存

2 文書の保存種別の基準は、別に定める。

3 文書の保存期間は、法令等に定めのあるものを除くほか、前項の基準に従い、主管課において決定する。

(保存年限の特例)

第35条 前条の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存年限は、それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。

(保存期間の起算)

第36条 文書の保存期間は、文書の処理の完結した翌年度から起算する。

(文書分類)

第37条 文書分類は、別に定める。

(簿冊の登録)

第38条 新たな簿冊が発生した場合には、次に定めるところにより、簿冊リストに登録しなければならない。

(1) 各課は、毎年総務課長が指定する簿冊リスト更新時に、総務課から配付される簿冊リストに当該簿冊について必要事項を入力し、総務課に提出する。

(2) 総務課は、各課から提出された簿冊リストのデータを集約し、簿冊リストを整備する。

2 簿冊リストの修正も簿冊リスト更新時に行うものとする。

(簿冊の保管)

第39条 簿冊は、完結した年度又は年の終了後1年間主管部課にて保管する。

(保管簿冊の引継ぎ)

第40条 各課は、保管期間の経過した簿冊のうち保存年限が満了していない簿冊を対象に、総務課への引継ぎを行わなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、主管課長は、次に掲げる文書を常用文書として指定し、引き続き主管課において保管することができる。

(1) 通年文書

(2) 台帳、名簿等の使用頻度の高い簿冊

3 簿冊の保存は、それぞれの簿冊の保存年限に従って保存期間が満了するまでの間、総務課長の指定する書庫において行う。

(書庫の管理)

第41条 書庫は、総務課長が統括管理する。

2 総務課長及び各庁舎における庁舎管理担当課長は、書庫内を整理整頓するとともに、湿気、虫害等による保存文書の損傷等の予防に努めなければならない。

(文書の廃棄)

第42条 文書の廃棄は、毎年総務課への簿冊の引継ぎが行われるまでに、次に定める方法により行う。

(1) 総務課長は、保存文書がその保存年限を満了したときは、簿冊リストに基づき廃棄対象簿冊リストを作成し、各課に提示する。

(2) 各課は、総務課長から提示された廃棄対象簿冊について、保存年限の見直し等内容を精査し、確認する。

(3) 各課は、前号において、保存年限の延長が必要とされる簿冊がある場合には、当該簿冊について保存年限及び廃棄予定年度を修正する。

(4) 総務課長及び各課は、各課の保存延長の簿冊について簿冊リストに登録する。

(5) 総務課長及び各課は、確認済の廃棄対象簿冊を焼却、裁断等適切な方法で処分し、廃棄した簿冊について簿冊リストに廃棄年月日を記入する。

(6) 第1種に属する文書であって、20年を経過して保存の必要がないと認めるときは、廃棄することができる。

(廃棄上の注意)

第43条 廃棄簿冊で他に悪用されるおそれがあるもの又は秘密保持を必要とするものは、秘密の漏えいを防止しなければならない。

第6章 雑則

(勤務時間外における文書等の取扱い)

第44条 勤務時間外に到達した文書及び物品は、当直員において収受し、その概要を当直日誌に記載し、勤務終了後に総務課又は次番の当直員に引き継がなければならない。ただし、電報及び緊急に処理を要すると認められるものは、総務課又は受取人に連絡しなければならない。

(機宜の処置)

第45条 緊急に施行を要するもので、この訓令により難い場合には、機宜の処置を採り、事後速やかにこの訓令による手続を執らなければならない。

(準用)

第46条 各公所の事務処理については、この訓令の規定を準用する。

附 則

この訓令は、平成16年10月1日から施行する。

附 則(平成17年4月1日訓令第6号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年3月31日訓令第8号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第12号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年6月28日訓令第32号)

この訓令は、平成19年6月28日から施行する。

附 則(平成19年9月21日訓令第37号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成23年3月14日訓令第4号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成23年6月14日訓令第15号)

この訓令は、平成23年6月14日から施行する。

附 則(平成27年3月31日訓令第9号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年2月4日訓令第1号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月14日訓令第3号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(令和2年1月29日訓令第2号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像画像

画像

画像

安来市事務処理規程

平成16年10月1日 訓令第4号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第4節 文書・公印
沿革情報
平成16年10月1日 訓令第4号
平成17年4月1日 訓令第6号
平成18年3月31日 訓令第8号
平成19年3月30日 訓令第12号
平成19年6月28日 訓令第32号
平成19年9月21日 訓令第37号
平成23年3月14日 訓令第4号
平成23年6月14日 訓令第15号
平成27年3月31日 訓令第9号
平成28年2月4日 訓令第1号
平成29年3月14日 訓令第3号
令和2年1月29日 訓令第2号