2　別に定めのある場合を除き、文書等の管理は、文書管理システムにより行うものとする。

2　文書主任は、課の庶務を担当する係長(担当係長を含む。)及び所長をもって充てる。ただし、総務部総務課(以下「総務課」という。)にあっては文書係長とする。

3　文書取扱者は、課の庶務を担当する係(担当係長を含む。)及び所に属する職員から主管課長が指定するものとし、文書主任が不在のとき、又は文書主任に命じられたときに、その職務を代行する。

2　文書管理システムを配備していない所の文書記号は、前項第2号及び第3号の定めによる文字を当該各号列記の順序で組み合わせたものとする。この場合において、文書の完結が次年度にわたったときは、当該文書を収受し、又は発議した日の属する会計年度の数字を文書記号の前に併記する。

2　文書管理システムを配備していない所の文書番号は、所ごとに4月1日以降第1号から始まり、一連番号をもって翌年3月31日に終わる。

2　前項第2号による開封の結果、内容が複数の課に関連する文書であるときは、最も関係の深い課の文書主任に配布する。

2　次の各号に掲げる文書については、前項に規定する取扱いに加え、当該各号に定める取扱いをする。

3　第1項の規定にかかわらず、親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書は、開封せずに名宛人に配布する。この場合において、名宛人が開封後、前2項の規定により取扱いをする必要があると認めるときは、直ちに文書主任に返付する。

4　第13条第2項の文書の配布を受けた文書主任は、関係する他の課の文書主任に、当該文書の写しを送付するものとする。

5　主管係長は、第1項の規定による収受文書の配布を受けたときは、これを主管課長に送付しなければならない。

2　前項の規定により取り扱う電磁的記録は、次に掲げるものとする。

3　収受の日時が権利の得失に関わる電磁的記録については、文書管理システムの収受情報欄に、到達日時を明記する。

4　秘密の内容を有する電磁的記録の配信を受けた名宛人は、その電磁的記録について、第1項及び前項の規定により取扱いをする必要があると認めるときは、直ちに文書主任に送信する。

5　通信回線を利用した電磁的記録の着信の確認は、定時に行うものとする。

2　前項の所においては、文書主任は、必要に応じて収受文書を主管係長に配布するものとする。

3　第14条第2項及び第3項の規定は、第1項の所における文書の取扱いについて準用する。この場合において、第14条第2項中「文書管理システムの収受情報欄」とあるのは、「文書収受簿」と読み替えるものとする。

4　文書主任又は第2項の規定による収受文書の配布を受けた主管係長は、これを主管課長に送付しなければならない。

2　夜間専門警備の文書の取扱いについては、別に定める。

2　指定された用紙に基づく申請等については、前項の規定を適用しない。

2　前項の規定にかかわらず、主管課長は、処理する文書等の内容が定例的又は軽易なもので特にその必要を認めないものである場合は、主管係長への指示を省略することができる。

3　主管係長又は当該文書等に係る事案を担当する者(以下「事務担当者」という。)は、主管課長の指示に従い、文書等を速やかに処理しなければならない。

2　前項第1号から第3号までの事案による起案は、起案様式(別記第12号様式)を用い、大田区公文規程(平成10年訓令甲第4号)により、平易かつ簡明に行うものとする。

3　第1項第4号の事案による起案は、文書の余白又は付箋を利用して行うことができる。

4　第1項本文の規定により起案した電子文書(以下「電子起案文書」という。)及び第1項ただし書の事案を起案した文書には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添付しなければならない。

5　第1項ただし書の事案を起案した文書の訂正は、訂正箇所を明示し、加除訂正の上、訂正者の認印を押さなければならない。

6　災害等により文書管理システム及び起案様式を用いた起案が行えない場合は、所要事項を記載した文書により行うことができる。

2　前項の所においては、軽易な事案に係る起案は、文書の余白又は付箋を利用して行うことができる。

3　第1項の所において起案した文書には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添付しなければならない。

4　第1項の所において起案した文書の訂正は、訂正箇所を明示し、加除訂正の上、訂正者の認印を押さなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、対内文書(電子文書を含む。)の発信者名は、事案の軽重により、副区長名、部長名、課長名又は所長名を用いる。この場合において、職の名称のみを用いることができる。

2　第17条第1項ただし書の事案を起案した文書及び第17条の2の文書管理システムを配備していない所において起案した文書(以下「起案文書」という。)の回付は、流れ方式によるものとする。

3　前項の規定にかかわらず、特に緊急又は秘密を要する起案文書その他重要な起案文書は、内容を説明できる職員が持ち回りすることができる。

2　主管係長は、その所管に属する文書等の処理経過に注意を払い、迅速かつ円滑な処理に努めなければならない。

2　前項の規定により作成した施行文書は、直ちに決定文書と照合しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、区の機関以外に宛てて施行する場合には、電子決定文書に基づいた内容を文書管理システムから出力し、紙に記載した文書によることができる。

3　前項の規定は、特別な事由がある場合における対内文書(電子決定文書に限る。)の施行について準用する。

4　前2項の規定による施行文書は、前条第1項の施行文書とみなして取り扱うものとする。

2　前項の規定にかかわらず、対内文書(特に押印の定めのあるものを除く。)及び区の機関以外に宛てた施行文書(以下「対外文書」という。)のうち軽易なものには、押印を省略することができる。

3　前項の規定により押印を省略した軽易な対外文書及びその起案文書には、「公印省略」の記載をしなければならない。

2　前項の場合にあっては、当該文書に関する文書管理システムの施行情報欄に、公印押印に関する情報を記録しなければならない。

2　電子文書のうち軽易な内容のものについては、電子署名を省略することができる。

2　施行文書の発送は、文書管理システムによる送信、郵便、文書交換便等による送付等適当な方法により直ちに発送しなければならない。この場合において、郵便切手、郵便はがき、郵便書簡、特定封筒等を使用して発送するときは、文書郵送簿に記載しなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、第28条の2第2項及び第3項に規定する施行文書を発送するときは、文書管理システムの施行情報欄に記録しなければならない。

2　電子施行文書の発信は、文書管理システム、総合行政ネットワーク、通信端末等によるものとする。

3　通信回線を利用して発信できる電子施行文書は、次に掲げるものとする。

4　総合行政ネットワーク及び通信端末により発信できる電子施行文書は、公印の押印を省略し、秘密の取扱いを要しない文書とする。

5　第2項の発信を行うときは、文書管理システムの施行情報欄に記録しなければならない。

2　文書の保管及び保存に当たっては、次の点に留意しなければならない。

3　電子文書は、文書管理システムにより分類整理するとともに保管し、又は保存するものとする。

4　図画、写真及びフィルムは、関連する文書又は電子文書と一体として保管し、又は保存するものとする。

2　前項の手続が完結していない文書は、事務担当者が一括して管理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

3　第1項の規定は事案決定、施行又は供覧等の手続が完結した電子文書について、第2項の規定はこれらの手続が完結していない電子文書について、それぞれ準用する。

2　文書目録は、当該文書を廃棄した日の属する年度の末日まで保存しなければならない。

2　文書主任は、前項の文書分類保存基準に基づき文書及び電子文書についての文書分類基準を定め、文書分類基準表(別記第14号様式)を作成しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令等により保存期間が定められている文書若しくは電子文書又は主管課長が時効が完成するまで証拠として保存する必要があると認める文書若しくは電子文書については、それぞれ法令等の定める期間又は時効期間を保存年限とする。

3　前2項の規定にかかわらず、事務執行上常時基準とし、又は継続的に加筆、訂正若しくは削除を行う文書又は電子文書は、常用文書とし、常用する期間が終了するまで、事務担当者が一括して管理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、会計年度の末に作成し完結した決定文書又は電子決定文書で、翌年度の会計事務に係るものの保存年限は、当該文書又は電子文書の完結日の属する会計年度の翌々年度の4月1日から起算する。

3　常用文書の保存年限は、その常用する期間が終了した日の属する年度の翌年度4月1日又は年の翌年1月1日から起算する。

4　長期保存に区分される文書又は電子文書の保存年限は、その内容の有効期間が終了した日の属する年度の翌年度4月1日又は年の翌年1月1日から起算する。

5　前各項の規定による保存の始期が到来した文書及び電子文書を、それぞれ保存文書及び電子保存文書という。

2　前項の規定にかかわらず、主管課長が引継ぎを適当でないと認める保存文書は、総務課長への引継ぎを留保することができる。

2　本庁舎で執務する課の主管課長は、主管課で保存する保存文書のうち前々年度(又は前々年)の完結文書(常用文書を除く。)を原則として次条第1項の規定により管理する書庫において保存するものとする。

2　本庁舎の書庫以外の書庫の管理は、当該書庫を使用する課又は所の文書主任が行う。ただし、1の書庫を2以上の課又は所で使用する場合は、その書庫のある庁舎又は施設の管理を担当する課又は所の文書主任が行う。

2　主管課に属する職員以外の職員が主管課で保存する保存文書を借り受け、又は閲覧しようとするときは、当該主管課長に申し出て、その承認を得なければならない。

2　前項の規定による保存文書の廃棄の実施に当たっては、原則として総務課が一括して行うものとする。

3　第1項の規定による廃棄は、溶解、焼却その他適切な方法により行わなければならない。この場合において、当該保存文書に、大田区情報公開条例(昭和60年条例第51号)第9条第2項各号に規定する不開示情報が記録されているときは、当該不開示情報が外部に漏れることのないように配慮するものとする。

2　前項の電磁的記録を文書管理システムに移行させた場合には、この規程の定めるところにより管理するものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

(東京都大田区文書取扱規程等の廃止)

2　次に掲げる訓令は、廃止する。

(経過措置)

3　前項の規定による廃止前の東京都大田区文書編集保存規程(以下「旧訓令」という。)第5条の規定に基づき作成された文書分類表については、旧訓令は、この訓令施行後も、なおその効力を有する。

4　付則第2項の規定による廃止前の東京都大田区文書取扱規程に基づき作成された別記第1号様式及び別記第2号様式で現に残存するものは、所要の修正を加え、引き続き使用することができる。

5　平成10年4月1日における第17条の規定の適用については、「大田区公文規程(平成10年訓令甲第4号)」とあるのは「公文例及びその用字例(昭和37年訓令甲第11号)」とする。

6　起案様式並びに公文例及びその用字例(昭和37年訓令甲第11号)の規定に基づき作成された起案様式で現に残存するものは、所要の修正を加え、引き続き使用することができる。

改正前の大田区文書管理規程の規定に基づき作成された用紙で現に残存するものは、所要の修正を加え、引き続きこれを使用することができる。

改正前の大田区文書管理規程の規定に基づき作成された用紙で現に残存するものは、所要の修正を加え、引き続きこれを使用することができる。

改正前の大田区文書管理規程の規定に基づき作成された用紙で現に残存するものは、所要の修正を加え、引き続きこれを使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　改正前の大田区文書管理規程の規定に基づき作成された用紙で現に残存するものは、所要の修正を加え、引き続きこれを使用することができる。

この訓令は、令和元年9月7日から施行する。

この訓令は、令和4年4月11日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に改正前の大田区文書管理規程別記第12号様式により起案されている起案様式は、改正後の大田区文書管理規程別記第12号様式により起案された起案様式とみなす。