(目的)

第1条　この規程は、大田区立の小学校、中学校及び特別支援学校(以下「学校」という。)の文書管理について必要な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な執行を図り、もって能率的かつ効率的な事務処理に資することを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの基本)

第3条　文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が円滑かつ適正に行われるように処理しなければならない。

(文書事務の指導統括)

第4条　文書事務の指導統括は、教育総務部教育総務課長(以下「教育総務課長」という。)が行う。

(文書主任の設置)

第5条　学校に文書主任を置き、副校長をもって充てる。

(文書主任の職務)

第6条　文書主任は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理する。ただし、校長は、教員1名及び事務職員1名を文書取扱者に指名し、当該事務の補助をさせることができる。

(帳票)

第7条　文書の取扱いに使用する帳票は、次のとおりとする。

(文書記号)

第8条　文書記号は、学校ごとに別表に定める文字に、収受文書にあっては「収」を、発議文書にあっては「発」を加えたものとする。

(文書番号)

第8条の2　文書番号は、学校ごとに4月1日以降第1号から始まり、一連番号をもって翌年3月31日に終わる。この場合において、完結が次年度以降にわたった場合は、その番号の起用年度を併記する。ただし、電子文書の文書番号については、自動的に文書番号を付するものとする。

(文書事務の例外的取扱い)

第9条　校長は、法令等の定めのある場合を除き、文書の取扱いについて、この規程に定めるところと異なる取扱いをしようとするときは、教育総務課長の承認を得て、この規程以外の取扱いをすることができる。

(文書の取扱い及び処理)

第10条　文書取扱者は、文書を速やかに開封し、文書の余白に収受印を押し、番号を記載して、文書収受件名簿に記載の上、文書主任に提出する。この場合において、軽易な文書は、文書収受件名簿への記載を省略することができる。

(学校に到達した電磁的記録の取扱い)

第10条の2　文書主任は、学校に到達した電磁的記録を速やかに校務支援システムに記録する。ただし、校務支援システムに記録することが適当でないと認めるものについては、この限りでない。

(起案)

第10条の3　事務担当者は、起案を行おうとする場合、校務支援システムに所要事項を記録する。ただし、校長が事務処理の効率化等の観点から校務支援システムによらないことが特に合理的であると認めるときは、次条の例により起案することができる。

第11条　起案は、起案様式(別記第5号様式)を用いて行う。

(起案文書の登録)

第12条　担当者は、発議に基づいて起案したとき及び収受文書により起案したときは、文書発議件名簿に所要事項を記載しなければならない。

(文書の発信者名)

第13条　対外文書の発信者名は、法令等の定めのある場合を除き、校長名を用いる。ただし、文書の性質又は内容によりこれによらないことができる。

(担当者の表示)

第14条　発送する文書には、照会等に資するため、当該文書の末尾に担当者の氏名及び電話番号を記載するものとする。

(事案の検討)

第15条　事案の決定関与者は、起案文書の回付を受けたときは、速やかに当該事案を検討し、必要と認める場合には意見を示さなければならない。

(起案文書の廃案・変更)

第16条　決定権者は、起案文書を廃案にしたときはその旨を関与者に通知し、その内容に重大な変更を加えたときは当該関与者をして再関与させなければならない。

(供覧)

第17条　決定を要しない文書で供覧を要するものは、文書の余白又は付せんを利用し、校長等閲覧を必要とする者の閲覧に供するものとする。

(文書の便宜処理)

第18条　緊急を要する文書は、校長の指示を受けて、通常の手続によらないで便宜処理することができる。この場合において、処理後直ちに所定の手続をしなければならない。

(処理の促進)

第19条　文書主任は、文書収受件名簿又は文書発議件名簿によって文書の処理状況を把握し、未処理のものについては、担当者に連絡し、処理の促進を図らなければならない。

(施行文書の作成)

第20条　担当者は、決定された起案文書(以下「決定文書」という。)に基づいて、施行文書を速やかに作成する。

(公印)

第21条　照合を終了した文書は、大田区教育委員会公印規則(平成10年教育委員会規則第11号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。

(発送)

第22条　文書の発送に郵便を使用するときは、文書郵送簿兼郵券受払簿に記載しなければならない。

(文書の保管及び保存の基本)

第23条　文書は、常に整然と分類整理し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

(文書目録の作成及び保存)

第23条の2　文書主任は、当該年度の完結文書の文書目録(別記第6号様式)を作成しなければならない。

(未完結文書の整理)

第24条　未完結文書は、担当者が管理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(文書の分類及び保存年限の設定)

第25条　文書の分類及び保存年限設定については、大田区立学校事案決定規程(平成12年教育委員会訓令甲第19号)第4条第2項の実施細目による。

(文書の保存年限)

第26条　文書の保存年限の区分は、次のとおりとする。ただし、軽易な文書で保存する必要のない文書については、随時廃棄することができる。

(保存年限の計算)

第27条　文書の保存年限は、当該文書の完結した日(帳票にあっては、その帳票等への記載が終了した日)の属する年度の翌年度4月1日から起算する。ただし、法令等の規定又は事務事業の性質により、暦年で編集する必要があると認める文書については、その完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

(文書の廃棄)

第28条　文書主任は、保存文書の保存年限が経過したときは、速やかに廃棄しなければならない。