2　前項の文書番号は、毎年4月に起こし、3月に止める。ただし、前項第1号に掲げる文書の文書番号は、毎年1月に起こし、12月に止める。

3　文書番号は、事案の完結に至るまで同一年度内は同一の番号を用いなければならない。ただし、当該事案が前年度から継続するものであるときは、文書記号の前に当該年度を表す数字を付して、当該年度と同一の番号を用いることができる。

2　職員は、情報の公開並びに個人情報の保護及び適正な利用に留意して、文書の収受、発送、整理、保管、保存、引継ぎ及び廃棄の文書事務を行わなければならない。

2　文書取扱責任者は、副課長(副課長がない課にあっては、課長が指名する者)をもって充てる。ただし、課内室又は出先機関を置く課にあっては、課長が指名する者を当該課内室又は出先機関の分掌事務における文書取扱責任者とすることができる。

2　人事・法制課長は、書留等の特殊郵便物を受領したときは、特殊郵便・金券等整理簿(様式第2号)に必要な事項を記入しなければならない。

3　人事・法制課長は、郵便料金の未納又は不足の文書及び物品については、官公署から発送されたものその他必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。

2　課長は、書留等の特殊郵便物を受領したときは、その受領を明確にする措置をとらなければならない。

3　課長は、郵便料金の未納又は不足の文書及び物品については、官公署から発送されたものその他必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って受領することができる。

2　2以上の課に関係のあるものは、その関係の最も深い課に配付する。

3　人事・法制課長は、開封等をしなければ配付先が判明しないものについては、開封等をして担当課長に配付する。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げるものについては、収受日付印の押印、文書管理システムへの記録並びに文書記号及び文書番号の記載を省略することができる。

3　第1項の規定にかかわらず、電子文書が職員に直接到達したときは、当該職員が文書取扱責任者の了解を得て、当該電子文書を収受することができる。

4　課長は、受領した文書又は物品の内容が担当する事務に属しないと認めるときは、その理由を示して直ちに人事・法制課長に返付(電磁的記録であるときは、連絡)をしなければならない。

2　起案を行うときは、文書管理システムで文書ファイルを指定し起案年月日、課、起案者の職氏名、決裁権者、回議先及び合議先の者、保存期間その他の事項の登録をしなければならない。

2　前項の方法により起案したときは、当該完結文書をファイル等に整理し、当該ファイル等を年度末までに文書管理システムに登録するものとする。

2　条例、規則及び訓令の制定改廃を行おうとする課長(人事・法制課長を除く。)は、提案の理由、その文案その他必要な事項を記載した要求書を人事・法制課長を経由して総務部長に提出しなければならない。

3　人事・法制課長は、前項の規定により要求書の提出を受けたとき及び人事・法制課長が自ら制定改廃を行おうとするときは、越前市法令審査委員会規程(平成17年越前市訓令第11号)の定めるところによりその審査を受けるものとする。

4　前3項の規定の適用に関し必要なことは、総務部長が定める。

2　文書の起案に当たっては、次の各号によらなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、必要があるときは、市名、部名又は課名を用いることができる。

2　会議の方法で決裁があったときは、当該事実を記載した文書を作成し、第17条の規定の例により供覧し、又は第15条の規定の例により起案するものとする。

2　前項の規定は、起案文書が支出負担行為(予算執行伺、支出負担行為の整理及び支出負担行為の確認をいう。)及び支出命令に関する文書その他人事・法制課長が回議不要とした文書であるときは、適用しない。

2　前項の規定による合議は、同一部内の他の課に関係のある場合にあっては担当課長の回議を経た後関係課長に、他の部に関係のある場合にあっては所管部長の回議を経た後関係部長に行うものとする。ただし、軽易な文書においては、この限りではない。

2　人事・法制課長は、前項に規定する規程の審査を行おうとするときは、軽易な事案を除き、越前市法令審査委員会規程第8条第3項の規定によりその審査をさせることができる。

2　不同意又は不許可の決定を受けたときは、担当課長は、関係課長又は所管部長と協議するものとする。この場合において、意見が一致しないときは、担当課長又は所管部長は、直ちに上司の指示を受けなければならない。

2　前項の公印を使用するときは、越前市公印規則(平成17年越前市規則第25号)に定めるところにより、保管者の承認を受けなければならない。ただし、部長印又は課長印においては、当該部長又は課長の決裁を受けたときは、公印の承認を受けたものとみなす。

3　越前市公印規則第9条第2項の規定により、電子公印を使用しようとする事務について、市長の決裁を受けたときは、公印の承認を受けたものとみなす。

4　特に必要と認めるときは、発送文書と原議書とを契印で割印するものとする。

2　課長は、前項の規定による文書の発送が大量であるときは、事前に人事・法制課長の承認を得なければならない。

3　人事・法制課長(支所にあっては、地域振興課長)は、1日1回取りまとめて郵送等をするものとする。

4　人事・法制課長(支所にあっては、地域振興課長)は、文書及び物品の郵送については料金後納の方法によるものとし、発送の都度、料金後納郵便物差出票(様式第5号)により整理しなければならない。

5　料金後納の方法により難い場合は、人事・法制課長(支所にあっては、地域振興課長)は、郵便切手又ははがきを使用し、若しくは料金別納計器により処理することができる。この場合において、郵便切手受払簿(様式第6号)又は郵便料金表示額記録簿(様式第7号)により整理しなければならない。

2　人事・法制課長は、原則として毎月15日に前項の文書を区長に使送するものとする。ただし、8月においては、原則として5日に前項の文書を区長に使送するものとする。

2　課長等は、前項各号の規定に該当する契約書、協定書等を締結したときは人事・法制課長に当該契約書、協定書等を引き渡し、その効力が失われたときは人事・法制課長から当該契約書、協定書等の返却を受けるものとする。

2　文書の保存期間の起算日は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。

2　前項の備忘録等は、この章の規定にかかわらず、担当者が適宜の方法で保管、廃棄等をすることができる。

2　文書ファイルは、ファイル基準表に基づいて作成されなければならない。

2　ファイル基準表には、文書の整理の基準となる保存期間並びに大分類、中分類、小分類及びファイル名を登載するものとする。

3　保存期間は、別表第1に定める文書保存期間基準に基づき、ファイルごとに課長が定めるものとする。

4　大分類及び中分類は、別表第2の定めるとおりとする。

5　小分類は、人事・法制課長が定めるものとする。

6　ファイル名は、課長が定めるものとする。

2　人事・法制課長は、必要に応じ、年度途中でも各課に共通するファイル基準表の追加、削除及び変更を行うことができる。

2　課長は、必要に応じ、年度途中でも各課のファイル基準表の追加、削除及び変更を文書取扱責任者に行わせることができる。

3　小分類の追加、削除又は変更が必要なときは、課長は、人事・法制課長にその旨を依頼しなければならない。

4　人事・法制課長は、その必要を認めたときは、小分類の追加、削除又は変更を行うものとする。

2　文書ファイルは、課長が文書取扱責任者に作成させるものとする。

3　文書ファイルには、ファイル基準表に掲げる事項のほか、サブタイトルを加えて作成することができる。

2　前項の規定にかかわらず、指定ファイルに収納することが不適当な完結文書(文書管理システムに登録されている電磁的記録を除く。)については、人事・法制課長が指定したものその他適切な用具を使用し、整理することができる。この場合において、当該用具には、指定背紙ラベル(様式第9号)を貼付しなければならない。

3　前2項の場合においては、次の各号の基準によらなければならない。

4　文書取扱責任者は、前条の規定により数年度分の文書をまとめて整理したときは、その整理した指定ファイル又は用具に「継続」等の表示をしなければならない。

2　文書取扱責任者は、文書ファイルに整理すべき文書がないときは、文書管理システムから文書ファイルを削除しなければならない。

3　文書取扱責任者は、文書を整理すべき文書ファイルがないときは、文書管理システムに文書ファイルの登録を行わなければならない。

2　前項の場合においては、その文書が整理されている指定ファイル又は用具に「保管庫」等の表示をし、行政文書ファイル管理簿にあらかじめ必要な事項を記録しなければならない。

3　第1項の規定によるほか、課長は、保存期間が3年以下の文書を課の保管庫で保管することができる。ただし、文書管理システムに登録されている電磁的記録は、文書管理システム上で保存するものとする。

2　人事・法制課長が指定する職員以外のものは、人事・法制課長の承認を受けなければ書庫に立ち入ることができない。

2　前項の帯出の期間は、10日を超えることができない。ただし、人事・法制課長は、必要と認めるときは、その期間を延長することができる。

2　課長は、廃棄の通知のあった文書について廃棄をすることに疑義がある場合は、その文書の保存期間を延長させなければならない。

3　書庫及び課の保管庫に保管されている文書は、課長が人事・法制課長の指示に従い廃棄するものとする。

4　文書管理システムに登録されている電磁的記録は、人事・法制課長が消去するものとする。

5　人事・法制課長は、前2項の規定により廃棄等を行う際には、文書管理システムに廃棄年月日を登録しなければならない。

この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の様式第13号及び様式第14号に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、平成18年7月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、平成20年4月1日から適用する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(文書の作成に係る用字及び用語、各種文書の作成上の注意、文例及び書式例等についての廃止)

2　文書の作成に係る用字及び用語、各種文書の作成上の注意、文例及び書式例等について(平成17年越前市訓令第10号)は、廃止する。

(文書の作成に係る書式、用字等に関する訓令の一部改正)

3　文書の作成に係る書式、用字等に関する訓令(平成17年越前市訓令第9号)の一部を次のように改正する。

(越前市法令審査委員会規程の一部改正)

4　越前市法令審査委員会規程(平成17年越前市訓令第11号)の一部を次のように改める。

(施行期日)

1　この訓令は、平成23年10月1日から施行する。

(越前市法令審査委員会規程の一部改正)

2　越前市法令審査委員会規程(平成17年越前市訓令第11号)の一部を次のように改正する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(文書の作成に係る書式、用字等に関する訓令の一部改正)

2　文書の作成に係る書式、用字等に関する訓令(平成17年越前市訓令第9号)の一部を次のように改正する。

(越前市法令審査委員会規程の一部改正)

3　越前市法令審査委員会規程(平成17年越前市訓令第11号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令を施行する際現にあるこの訓令による改正前の様式により調製された用紙は、この訓令による改正後の様式により調製された用紙とみなす。

(施行期日)

1　この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和4年4月1日から施行する。