○永平寺町役場処務規程

平成18年2月13日

訓令第4号

(趣旨)

第1条 永平寺町役場における処務については、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(総務課長の職責)

第1条の2 庁全体の文書事務の指導及び調整並びに総括管理する文書主管課は総務課が担当し、文書管理に関する事務の総責任者である文書管理責任者は総務課長が担当するものとする。

(課長の職責)

第1条の3 各課の文書事務に関する一切の事務の責任者である文書取扱責任者は、各課の課長が担当するものとする。

(文書主任)

第1条の4 文書事務を適正かつ迅速に処理するため、各課に文書主任を置き、各課の文書取扱責任者が指定したものが担当するものとする。

2 文書主任は、次に掲げる事務を指揮する。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書処理の促進に関すること。

(3) 文書事務の指導に関すること。

(4) 文書の整理及び保管に関すること。

(5) 文書の引継ぎ及び廃棄に関すること。

(6) その他文書事務に関し必要なこと。

(総務課における文書の受領及び配布)

第2条 総務課に到着した文書の受領及び配布は、次に定めるところによるものとする。

(1) 到着した文書は、配布先の明確な文書は開封せず、不明確な文書は開封し、主務課を確認の上で、当該主務課に配布し、当該主務課において受領した文書には受付印を押す。

(2) 親展文書、書留、配達証明、内容証明、特別送達等の取扱いをされたもの及び電報(以下「特殊文書」という。)は、親展文書等受付簿に所要事項を記載の上、直接名あて人に配布し受領印を徴する。町長、副町長又は町役場あて以外の文書は、名あて人にそのまま配布する。

2 2課以上に関連する文書は、最も関連が深いと認める課に配布し、必要に応じて供覧又はその写しを関連する各課に配布するものとする。

3 文書及び物品は、受領した日に主務課に配布する。

(文書の収受)

第3条 各課においては、配布を受けた文書に収受日付印(様式第1号)を押印し、文書収発簿(様式第2号)に所要事項を記入する。ただし、軽易な文書については、収受日付印と文書収受簿の記載を省略することができる。

2 親展文書は、親展文書受付簿(様式第3号)に記載する。

3 書留、権利得喪関係、現金等添付文書は、特殊文書受付簿(様式第4号)に記載する。

4 金券、現金、有価証券物品は、金券受付簿(様式第5号)に記載する。

5 審査請求等収受の日が権利の得喪又は変更にかかわる文書については、収受の時刻を欄外に記入し、封皮を添付しておかなければならない。

6 収入印紙又は郵便切手を添付又はちょう付した文書又は添付又はちょう付する旨の記載があって、添付又はちょう付されていない文書は、文書受付簿の摘要欄にその旨を記載する。

(収受文書の返還等)

第4条 主務課長は、配布を受けた文書のうち、その所管でないものがある場合は、速やかに総務課に返却しなければならない。

(文書の処理期限)

第5条 文書は、速やかに処理することを原則とし、処理日数を要するものは、期限を予定し、上司の承認を得なければならない。

(起案)

第6条 事案の処理は、文書によることを原則とする。

2 文書の起案は、起案用紙(様式第6号)を用い、課長自ら起案し、又は事務担当者に処理事項を示して、起案させなければならない。

第7条 軽易な起案については、前条第1項の規定にかかわらず、次の各号により処理することができる。

(1) 返送文書、却下文書又は軽易な事項の回答でその文書を保存する必要のないものは、付せん(様式第7号)をもって処理すること。

(2) 軽易な事項を督促するには、督促用紙(様式第8号)により処理すること。

(3) 前2号のほか、成規定例の事項は、一定の簿冊をもって回議書に代えることができる。また、供覧及び簡易な処理については、供覧処理用紙(様式第18号)及び簡易処理用紙(様式第19号)を使用することができる。

第8条 起案は、簡単かつ字画は明りょうに記載し、重要又は異例のものについては、処分の理由を明記し、準拠法令予算関係その他参考となるべき事項をその末尾に付記し、又は関係書類を添付しなければならない。

(起案文書の取扱い)

第9条 特別の取扱いを要する回議書には、その種別を重要、秘、親展、至急、速達、電報、書留、端書、電話、即発、例規等上部欄外に表示しなければならない。

第10条 回議書中機密を要するもの、至急決裁を得る必要のあるもの又は重要なものは、課長又は事務担当者自ら携帯して決裁を受けなければならない。

(決裁及び合議)

第11条 他の課に関係のある起案書で必要のあるものは、主管課長の決裁を経た後、関係課に合議しなければならない。

2 電報をもって発信しようとするときは、総務課長に合議しなければならない。

第12条 前条第1項の規定により関係課長が、不同意のときは、主管課長と協議するものとする。この場合において、意見が一致しないときは、主管課長は、直ちに上司の指揮を受けなければならない。

(起案文書の再回)

第13条 合議を受けた起案文書について、再び回覧を要するときは、その欄外に「施行前再回」又は「施行後再回」と表示しなければならない。

2 前項の規定により回覧を受けた文書は、速やかに表示の下に印を押し返送しなければならない。

(電話による処理)

第14条 電話をもって処理した事件のうち重要なものは電話回議簿(様式第9号)により、上司又は事務担当者に伝達しなければならない。

(噤口伝票)

第15条 電話又は口答により受けた通知、照会等は、噤口伝票(様式第10号)により、上司又は事務担当者に伝達しなければならない。

(浄書)

第16条 決裁を終えた文書で浄書を要するものは、主管課において、これを行わなければならない。

(文書の発送)

第17条 発送文書は、文書収発簿に登録の上、あて先を明記した封筒に入れて、封かんせず、原議とともに総務課に送付しなければならない。ただし、通知又は回答文書等の簡易なもので、決裁権者の決裁を得ているものについては、この限りでない。

(確認)

第18条 総務課長は、発送文書の送付を受けたときは、その原議が正規の決裁を受けているかを確かめ適当と認めるものは、事務担当者に処理させなければならない。

(発送した文書の原議)

第19条 総務課において発送した文書の原議は、速やかに主管課長に返付するものとする。

(文書の送達)

第20条 総務課長は、郵便又は電信として発信するものは、郵便後納により処理するほか、不足料金の納付その他特殊の発信用として、郵便切手受払簿(様式第11号)を備え常に支払を明らかにしておかなければならない。

2 郵便で、発送の必要のないものは、送達簿(様式第12号)に記入し、これを送達させ受領印を必要とするものについては、これに受領印を徴さなければならない。

(完結文書の取扱い)

第21条 完結文書は、1事件ごとに所要欄を整理し、別に定めるところにより、保存しなければならない。

(保存年限)

第22条 文書保存年限は、特に定めるものを除き、次の5種とする。

(1) 第1種 永年保存

(2) 第2種 10年保存

(3) 第3種 5年保存

(4) 第4種 3年保存

(5) 第5種 1年保存

2 前項各号に定める文書の保存区分は、別記第1に定める。

(常用文書)

第23条 主管課長は、年度が更新されても使用頻度が高い文書を常用文書として指定することができる。

2 常用文書に指定することができる文書は、次に掲げるものとする。

(1) 通年文書

(2) 台帳、名簿等の使用頻度の高いファイル

(文書の整理)

第24条 文書の整理、保存方法として、バインダーファイリングを基本とし、町統一のドッチファイル(チューブファイル)を使用する。

2 ファイル等には、表紙(様式第13号)及び背表紙(様式第14号)に次に掲げる事項を記入したタイトルをちょう付する。

(1) 作成年度

(2) 保存年限

(3) ファイル名(背表紙のみ)

(4) 文書分類番号

(5) 課名

(6) 廃棄年度

3 保存年限を明確にするために、所定の箇所に次の色別表示をする。

(1) 永年保存文書 赤色

(2) 10年保存文書 青色

(3) 5年保存文書 黄色

(4) 3年保存文書 緑色

(5) 1年保存文書 白色

(文書目録の添付)

第25条 ファイルには、とじ込まれている文書の正確な把握に資するため、ファイルの最初の頁に文書目録(様式第15号)を添付する。

2 文書目録には、ファイルに新たな文書が付け足されるごとに文書名を追加記入する。

3 台帳・名簿等は、主務課において台帳・名簿等目録(様式第15号の2)を作成する。

(文書の保管)

第26条 文書の保管は、文書主任の下、各主管課において行うものとする。

2 文書は、原則として年度終了後1年間、課内で保管するものとする。

3 常用文書は、前項の保管期間を延長することができる。

(文書の引継ぎ)

第27条 文書の引継ぎは、保管期間が経過した文書を各主務課から保存書庫に収納する一連の作業を指し、次に定めるところにより行うものとする。

(1) 担当職員は、保管期間が経過した引継ぎの必要のある保存対象ファイルを洗い出し、廃棄対象文書を除去し、文書目録等の番号及び文書名、保存年限に一線を引き、廃棄日を記録し、引継対象文書については文書番号に○を付し、その文書目録を2部複写し文書主任に提出する。

(2) 文書主任は、文書目録等と保存ファイルの内容の確認を行い、確認印を押すとともに、主務課長の確認を受け、文書目録等の1部を総務課へ提出し、1部を各課の控えとし保管する。

(3) 総務課は、提出のあった保存対象ファイルの文書目録等を確認し、引継日を各主務課の文書主任と協議し、決定通知する。

(4) 各主務課は、総務課立ち会いの下保存書庫の指定スペースに保存対象文書を移すものとする。

(5) 総務課は、保存対象文書を確認し、当該ファイルの文書目録に引継確認年月日を記入する。

2 この文書目録等は、文書保存目録及び文書廃棄目録として活用する。

(文書の保存)

第28条 文書の保存の担当は、当該文書の事務担当者とし、それぞれの文書の保存年限に従って保存期間が満了するまで保存するものとする。文書取扱責任者及び文書主任は、文書が適正に保存されるよう指導及び監督を行うものとする。

(保存文書の利用)

第29条 保存文書を利用する場合は、総務課が定めるルールに従って行うものとする。

2 保存文書を保存書庫から持ち出す場合は、文書貸出カード(様式第16号)に所要事項を記入の上、総務課長の承認を受けなければならない。

(廃棄)

第30条 保存年限満了文書の廃棄は、毎年6月末日までに行う。

2 保存文書の廃棄は、次に掲げる方法により行うものとする。

(1) 各課にあっては、担当職員は保存期間が満了した廃棄対象ファイルを洗い出し、文書目録に廃棄記録を行い、その文書目録を2部複写し文書主任に提出する。

(2) 文書主任は、文書目録と廃棄対象ファイルの内容の確認を行い、確認印を押すとともに、主務課長の確認を受け、文書目録の1部を総務課に提出し、1部を各課の控えとし保管する。

(3) 総務課は、提出のあった廃棄対象ファイルの文書目録を確認し、廃棄実施日を各主務課の文書主任と協議し決定通知する。

(4) 各主務課は、総務課立ち会いの下廃棄作業を実施する。主務課長は、廃棄文書を確認し、廃棄対象ファイルの文書目録に廃棄年月日を記入する。

(文書分類)

第30条の2 文書分類の追加及び変更は、各担当者の提案により、文書主任会議において決定するものとする。このとき、文書分類登録・変更表(様式第17号)を用いて行わなければならない。

(書庫)

第31条 書庫内は、常に清潔を保ち、湿気の浸入を防ぎ、何人も書庫内で喫煙し、又は火気を使用してはならない。

(令達の種類)

第32条 令達の種類は、次に掲げるとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 法第15条の規定により制定するもの

(3) 告示 町内一般に公示するもの

(4) 訓令 庁中各課等の全部又は一部若しくはその長に対して指揮命令するもの

(5) 訓 訓令で軽易なもの

(6) 指令 団体又は個人からの申請その他要求に対して行う処分の通知命令

(7) 達 特定の個人又は団体に対して特定の事項を示達するもの

(令達番号簿)

第33条 前条の令達番号は、総務課において令達番号簿を備え指令を除くほか、令達種目を区分し、毎年1月から起こし1箇年を通じて番号を記入しなければならない。

第34条 公文の施行者名は、次によらなければならない。

(1) 令達及び中央官庁に対する文書には、町長名を用いること。

(2) 地方団体その他の官公庁又は町内に対する文書には、町長名又は町名を用いること。ただし、軽易な事項については、副町長名又は課長名を用いることができる。

(公文の書式)

第35条 公文の書式は、別記第2のとおりとする。

(実施事項の委任)

第36条 この訓令に定めるもののほか、実施に関し必要な事項は、別に定める。

附 則

この訓令は、平成18年2月13日から施行する。

附 則(平成19年3月1日訓令第1号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月26日訓令第2号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月30日訓令第2号)

この規程は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成28年4月1日訓令第5号)

この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

別記第1(第22条関係)

完結文書の種別及び保存年限

第1種(永久保存)

(1) 永平寺町議会の会議録及び議決書

(2) 条例、規則その他の重要な規程の制定、改廃に関するもの

(3) 訓令、通達、告示、内規、例規等に関するもの

(4) 許可、認可、特許、登録、指令又は契約等に関するもので特に重要なもの

(5) 不服申立てに対する決定若しくは決裁又は訴訟に関するもので特に重要なもの

(6) 行政上の指導、勧告、監督に関するもので特に重要なもの

(7) 各種統計、調査研究等に関するもので特に重要なもの

(8) 職員の任免に関するもの

(9) 歳入歳出決算書

(10) 町有財産の取得に関するもの

(11) 町有財産の管理又は処分に関するもので特に重要なもの

(12) 原簿、台帳、カード等の帳票で特に重要なもの

(13) 議会に関するもので特に重要なもの

(14) 表彰に関するもので特に重要なもの

(15) 各種委員会及び審議会に関するもので特に重要なもの

(16) 特に重要な事業の計画、実施に関するもの

(17) 歴史上の参考となるべきもの

(18) 町公報

(19) 前各号の掲げる文書に類するもの

(20) その他永年保存を必要と認める文書

第2種(10年保存)

(1) 許可、認可、特許、登録、指令又は契約等に関するもので重要なもの

(2) 不服申立てに対する決定若しくは決裁又は訴訟に関するもので重要なもの

(3) 行政上の指導、勧告及び監督に関するもので重要なもの

(4) 各種統計、調査研究等に関するもので重要なもの

(5) 職員の服務、給与に関するもので重要なもの

(6) 予算、決算又は出納に関するもので重要なもの

(7) 町有財産の管理、処分に関するもので重要なもの

(8) 原簿、台帳、カード等の帳票で重要なもの

(9) 表彰に関するもので重要なもの

(10) 重要な事業の計画、実施に関するもの

(11) 事務引継ぎ書

(12) 前各号の掲げる文書に類するもの

(13) その他10年保存を必要と認める文書

第3種(5年保存)

(1) 許可、認可、特許、登録、指令又は契約等に関するもの

(2) 不服申立てに対する決定若しくは決裁又は訴訟に関するもの

(3) 行政上の指導、勧告及び監督に関するもの

(4) 各種統計、調査研究等に関するもの

(5) 職員の服務、給与に関するもの

(6) 予算、決算又は出納に関するもの

(7) 町有財産の管理、処分に関するもので軽易なもの

(8) 議会に関するもので重要なもの

(9) 原簿、台帳、カード等の帳票

(10) 表彰に関するもの

(11) 事業の計画、実施に関するもの

(12) 補助金に関する書類

(13) 前各号の掲げる文書に類するもの

(14) その他5年保存を必要と認める文書

第4種(3年保存)

(1) 議会に関するもの

(2) 事業の計画、実施に関するもので軽易なもの

(3) 報告、届出、復命に関するもの

(4) 照会、回答、通知その他往復文書に関するもの

(5) 前各号の掲げる文書に類するもの

(6) その他3年保存を必要と認める文書

第5種(1年保存)

(1) 照会、回答、通知等で軽易なもの

(2) 前号に掲げる文書に類するもの

(3) 総務課以外の課等における共通文書

(4) その他1年を超えて保存する必要がないと認める文書

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永平寺町役場処務規程

平成18年2月13日 訓令第4号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成18年2月13日 訓令第4号
平成19年3月1日 訓令第1号
平成21年3月26日 訓令第2号
平成22年3月30日 訓令第2号
平成28年4月1日 訓令第5号