○富士山南東消防組合文書取扱規程
平成28年3月31日
富士山南東消防組合訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条―第5条)
第2章 文書の収受及び配布(第6条―第12条)
第3章 文書の起案及び回議(第13条―第22条)
第4章 文書の施行(第23条―第30条)
第5章 文書の保管、保存及び廃棄(第31条―第41条)
第6章 補則(第42条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、文書事務に関し必要な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図るとともに、事務の能率化及び合理化に資することを目的とする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書は、正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理状況を明らかにして、事務が効率的に行われるように努めなければならない。
(文書担当課長の職務)
第3条 文書担当課長は、文書事務を総括する。
(文書取扱主任及び文書取扱員)
第4条 課等(富士山南東消防組合消防本部の組織に関する規則(平成28年富士山南東消防組合規則第6号)第2条に規定する課及び富士山南東消防組合消防本部及び消防署の設置等に関する条例(平成28年富士山南東消防組合条例第8号)第4条に規定する消防署をいう。以下同じ。)に文書取扱主任及び文書取扱員を置く。
2 文書取扱主任及び文書取扱員は、課等の長が所属職員のうちから指名する。
3 課等の長は、文書取扱主任及び文書取扱員を指名したときは、速やかに文書担当課長に通知しなければならない。
(文書取扱主任等の職務)
第5条 文書取扱主任は、課等において、次に掲げる文書事務を処理し、その適正な管理及び運営に努めなければならない。
(1) 文書の収受及び発送に関すること。
(2) 文書の審査に関すること。
(3) 文書の保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(4) その他文書の取扱いに関すること。
2 文書取扱員は、文書取扱主任の指示を受けて、前項各号に掲げる文書事務を処理する。
第2章 文書の収受及び配布
(文書の受領)
第6条 本庁に到着した文書は、文書担当課において受領するものとする。ただし、本庁以外に到着した文書及び主管課(当該文書に係る事務を所管する課等をいう。以下同じ。)において直接受領することが適当と認められる文書は、主管課において受領することができる。
(文書の開封)
第7条 文書担当課において受領した文書は、親展若しくは秘密の表示のあるものその他開封することが適当でないもの又は開封する必要がないと認めるものを除き、これを開封するものとする。
文書の種別 | 受付及び配布の手続 |
(1) 金券、有価証券又は書留扱いによる文書 | 封筒(開封するものにあっては、文書の余白)に富士山南東消防組合受付印(様式第1号)を押し、文書受付簿に必要事項を記入して、当該文書を主管課に配布する。 |
(2) 請願、不服申立て又は訴訟に係る文書 (3) 許可、免除、認可、承認、確認、申請、届出等行政処分に係る文書 (4) 国又は県からの通達文書又は法令の制定改廃等に関する通知文書 (5) 法令に基づく検査、監査等に関する文書 (6) 他の地方公共団体からの協議文書、答申文書その他特に重要と認められる文書 | 文書の余白に富士山南東消防組合受付印を押し、文書受付簿に必要事項を記入して、当該文書を主管課に配布する。 |
(7) 富士山南東消防組合補助金等交付規則(平成28年富士山南東消防組合規則第27号)、富士山南東消防組合建設工事執行規則(平成28年富士山南東消防組合規則第29号)その他法令又は契約に基づき提出が義務づけられている文書 (8) 国県支出金の交付決定に関する通知文書その他重要と認められる通知文書 | 文書の余白に富士山南東消防組合受付印を押し、当該文書を主管課に配布する。ただし、特に重要な文書にあっては、文書受付簿に必要事項を記入する。 |
(9) その他重要と認められる文書 | 文書の余白に富士山南東消防組合受付印を押し、当該文書を主管課に配布する。この場合において、文書受付簿への記入は、省略する。 |
2 前項に定めるものを除くほか、次に掲げる文書については、そのまま主管課に配布する。
(1) 照会、回答、依頼、通知、送付及び報告に係る往復文書で、軽易なもの
(2) 賞状、表彰式、感謝状、書簡文、あいさつ文その他これらに類する儀礼文書
(3) 財務又は会計に関する規程により提出される請求書、領収書、納品書、見積書、契約書その他これらに類する文書
(4) 辞令書、委嘱状、任命書その他これらに類する内部文書
(5) 証明書、証書その他これらに類する文書
(6) 新聞、雑誌、図書、カタログ、ポスターその他これらに類する文書
(7) 個人宛ての文書
(主管課での文書の受付)
第9条 前条の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、主管課において受付することができる。
(1) 証明願、申請書等で、主管課の窓口で直ちに処理する必要のある文書
(2) 陳情書、要望書等で受付する課等が定められている文書
(3) 富士山南東消防組合補助金等交付規則、富士山南東消防組合建設工事執行規則その他法令により様式の定められた文書で、特定の期間に同種の文書を相当数受付するもの
(4) 文書受付簿に代わるべき帳簿によりその処理経過が明らかになる文書
(5) 受付年月日又は受付番号を記入できるように様式が定められた文書
(6) その他の文書であって文書担当課長が指定するもの
2 主管課においては、文書担当課長の承認を得て、当該主管課専用の受付印及び文書受付簿を備えることができる。
(2課以上に関係する文書)
第10条 2以上の課等に関係がある文書は、文書担当課長が最も関係が深いと認める課等に配布するものとする。
2 主管課が定められていない文書は、文書担当課長がその配布先を決定するものとする。
(誤って配布された文書の取扱い)
第11条 主管課長は、配布を受けた文書のうち、その所管に属しない文書がある場合は、次に定めるところにより処理しなければならない。
(1) 主管課が明らかな文書は、直ちに当該主管課に転送すること。
(2) 主管課が明らかでない文書は、直ちに文書担当課に返付すること。
(3) 第1号の規定にかかわらず、文書担当課において受付番号を付した文書は、直ちに文書担当課に返付すること。
(通信回線を利用した収受の特例)
第12条 文書の収受は、通信回線を利用して行うことができる。
2 前項の規定により通信回線を利用するときは、通信回線に接続した送受信装置への着信の確認を定時に行うものとする。
第3章 文書の起案及び回議
(供覧)
第13条 配布を受けた文書で次のいずれかに該当するものは、上司に供覧しなければならない。この場合においては、特に重要な事案に係るものを除き、当該文書の余白欄を利用して供覧することができる。
(1) この処理についてあらかじめ上司の指示を受ける必要があると認められるもの
(2) その処理に長期の日時を要すると認められるもの
(3) 前2号に掲げるもののほか、上司に供覧する必要があると認められるもの
2 定例的に取り扱う事案については、前項の起案用紙を用いず、別の様式を定めることができる。この場合において、主管課長は、あらかじめ文書担当課長の承認を受けなければならない。
3 前2項の規定にかかわらず、軽易又は定例的な事案については、当該事案に係る文書の余白を用いて起案することができる。
(起案文書の作成)
第15条 起案文書(事案の処理についての案を記載した文書をいう。以下同じ。)は、次に定めるところにより作成しなければならない。
(1) 形式、文体、用語、用字その他文書作成の基準は、富士山南東消防組合公用文規程(平成28年富士山南東消防組合訓令第2号)に定めるところによること。
(2) 定例又は軽易な事案を除き、起案理由、関係法令、事案の経過、前例その他決裁権限を有する者(以下「決裁権者」という。)の意思決定に必要な事項を簡潔に記載すること。
(3) 関係資料は、分類整理して必要な部分を添付すること。
(4) 事案の取扱上注意を要する文書については、「秘」、「至急」等の文字を記入すること。
(回議及び合議の順序)
第16条 起案文書は、起案者から順次直属の上司を経て、決裁権者の決裁を受けるものとする。
2 事案の処理について、他の課等に関係がある場合には、主管課長への回議が終了した後、当該関係課等に合議するものとする。この場合においては、当該事案について最も関係の深い課等から合議しなければならない。
(持ち回り)
第17条 起案文書のうち、特に急を要するもの、秘密を要するもの又は特に異例に属するものは、課等の長又は起案者が持ち回らなければならない。
(起案文書の修正)
第18条 回議又は合議を受けた者は、起案文書の用語、用字等軽易な過誤に限り、当該箇所に押印の上、修正することができる。
(協議)
第19条 課等の長は、合議を受けた事案の処理について異議がある場合には、当該事案の主管課長に協議しなければならない。
2 前項に規定する協議が整わなかった場合には、その意見を記載して上司の指示を受けなければならない。
(決裁)
第20条 起案文書の決裁は、決裁権者の押印をもって行うものとする。
(文書担当課への回付)
第21条 次に掲げる文書は、決裁後、文書担当課へ回付しなければならない。
(1) 条例案その他の議案の原議書
(2) 専決処分の原議書
(3) 規則その他の規程(例規集に搭載するものに限る。)の原議書
(決裁文書の修正)
第22条 決裁になった文書であっても、形式、文体、用語、用字等の過誤を認めたときは、主管課長又は文書担当課長は、起案の趣旨に反しない限り、当該箇所に押印の上、修正することができる。
第4章 文書の施行
(浄書及び印刷)
第23条 施行する文書(以下「施行文書」という。)の浄書及び印刷は、文書担当課において行うものとする。ただし、文書担当課長が必要と認める場合には、主管課において行うことができる。
(記号及び番号)
第24条 施行文書には、次のとおり記号及び番号を付けるものとする。
区分 | 記号 | 番号 |
条例 | 富士山南東消防組合条例 | 文書担当課に備える文書記号簿による、暦年ごとの一連番号 |
規則 | 富士山南東消防組合規則 | |
公示 | 富士山南東消防組合告示又は富士山南東消防組合公告 | |
訓令 | 富士山南東消防組合訓令 | |
専決処分書 | 富士山南東消防組合専 | |
指令 | ア イ以外の文書 富士山南東消防組合指令 | 文書担当課に備える文書記号簿による、暦年ごとの一連番号 |
イ 特定の期間に相当数施行する文書又は文書担当課長が必要と認める文書 組合名及び課等名のそれぞれの頭文字から成る5文字(これにより難いときは、文書担当課長が定める5文字)の次に「指令」の文字を加えたもの | 主管課長が備える施行経過を明らかにできる帳簿による、暦年ごとの一連番号 | |
その他の文書 | 組合名及び課等名のそれぞれの頭文字から成る5文字(これにより難いときは、文書担当課長が定める5文字) | 文書発送簿又は主管課長が備える施行経過を明らかにできる帳簿による、会計年度ごとの一連番号 |
2 前項の場合において、特定の期間に相当数施行する文書又は同一事案についてその処理が完結するまでに施行する一連の文書にあっては、施行経過を一覧することができる帳簿により、当初の番号の枝番号を用いて整理することができる。
3 第1項の規定にかかわらず、次に掲げる文書にあっては、記号及び番号を省略するものとする。
(1) 復命書、事務引継書、委嘱状、任命書、辞令書その他これらに類する内部文書
(2) 賞状、表彰状、感謝状、書簡文、あいさつ文その他これらに類する儀礼文書
(3) 契約文書
(4) 記号及び番号を付けることを要しないように様式が定められている文書
(5) その他軽易な文書
(発信者名等の表示)
第25条 施行文書には、管理者(法令の規定により管理者の権限を委任され、又は代理する者を含む。以下同じ。)の職名及び氏名を表示するものとする。この場合において、法令の規定により管理者がその権限を行使する文書以外の文書にあっては、氏名を省略することができる。
(1) 往復文書で軽易なもの 決裁権者の職名(儀礼上必要と認められるものにあっては、決裁権者の職名及び氏名)
(2) 条例、規則等により様式の定められている文書 当該様式に定める表示
3 施行文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて、担当の課等名、係名、電話番号等を当該文書の末尾に表示するものとする。ただし、公示文書、令達文書その他表示することが適当でない文書については、この限りでない。
(公印の押印)
第26条 施行文書には、富士山南東消防組合公印規則(平成28年富士山南東消防組合規則第1号)に定めるところにより、公印を押印するものとする。ただし、次に掲げる文書については、公印の押印を省略することができる。
(1) あいさつ文及び書簡文
(2) 軽易な往復文書
(3) 議案文書、専決処分書その他公印を押印しないこととされている文書
(電子署名)
第27条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク(国及び地方公共団体並びに地方公共団体相互を専用の通信回線で接続した情報通信のネットワークをいう。)の電子文書交換システムその他のシステムにより施行する文書については、公印の押印に代えて、電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。以下同じ。)を付与するものとする。ただし、軽易と認められる文書については、電子署名を省略することができる。
2 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。
(契印)
第28条 契約書、登記関係文書、証明書その他権利義務に関する施行文書で、用紙が2枚以上にわたるものには、そのとじ目に公印により契印をするものとする。
2 前項の場合において、管理者が認めるときは、せん孔機をもって、一括して特定の符号を付けることにより、契印に代えることができる。
(割印)
第29条 施行文書のうち、次に掲げる文書には、その施行を確認し、真正であることの証拠とするため、契字印で決裁文書と割印するものとする。
(1) 証書
(2) 公示文書
(3) その他行政処分に係る文書
2 前項の場合において、同一内容の文書を一時に多数施行するときは、決裁文書に代えて、宛先を記載した帳簿を用いることができる。
(発送)
第30条 文書を郵便により発送しようとする場合は、発送に必要な処理をした後、文書発送簿を添付して、別に定める時刻までに文書担当課に回付しなければならない。
2 次に掲げる文書にあっては、主管課において発送の手続を行うものとする。
(1) 郵送によらないで発送する文書
(2) 緊急に発送する文書
(3) 大量に発送する文書
(4) 時間外に発送する文書
第5章 文書の保管、保存及び廃棄
(完結文書の整理の原則)
第31条 事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)は、常に所定の場所に保管又は保存し、いつでも取り出せるように整理しておかなければならない。
2 完結文書は、その写し等同一内容のものが重複して保管又は保存されることのないようにしなければならない。
(完結文書の分類項目及び保存年限)
第32条 完結文書は、分類項目及び保存年限ごとに区分しなければならない。
2 前項に規定する分類項目は、別に定める。
3 完結文書の保存年限の基準は、法令その他別に定めがあるもののほか、別表のとおりとする。
(主管課における保管)
第33条 完結文書は、原則として、完結した日の属する会計年度の翌年度の末日(暦年により分類するものにあっては、完結した日の属する年の翌年の末日)まで主管課において保管するものとする。
2 完結文書で事務処理上の規範となるもの又は常時閲覧するものは、前項に規定する期間を経過した後においても、引き続き主管課において保管することができる。
(文書庫等における保存)
第34条 前条第1項に規定する期間を経過した完結文書は、保存年限が満了する日まで文書庫その他文書担当課長が指定する場所に保存するものとする。
(保存年限の計算)
第35条 文書の保存年限は、完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年ごとに保存する文書にあっては、完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。
(マイクロフィルム等による保存)
第36条 マイクロフィルム、光ディスク等により文書を保存する場合の取扱いについては、別に定める。
(保存文書の閲覧)
第37条 保存文書(第34条の規定により保存してある文書をいう。以下同じ。)を閲覧し、又はその貸出しを受けようとする職員は、文書担当課に備える文書利用簿に必要事項を記入するとともに、文書担当課長が定める手続に従わなければならない。
2 保存文書を閲覧し、又はその貸出しを受けた者は、抜取り、取替え、訂正その他当該文書の内容に変更を加えるような行為をしてはならない。
3 保存文書を職員以外の者に閲覧させ、又はその写しを交付しようとする場合は、当該文書の主管課長の許可を得た上で、当該主管課の職員が立ち会わなければならない。
4 保存文書は、職員以外の者に貸し出し、又は庁外へ持ち出してはならない。ただし、文書担当課長の許可を得た場合には、この限りでない。
(保存文書の廃棄)
第38条 主管課長は、保存文書の保存年限が経過したときは、当該文書を廃棄しなければならない。
2 保存年限が経過しない文書であっても、文書担当課長が保存の必要がないと認めるものは、主管課長と協議の上、廃棄することができる。
(保存年限の延長)
第39条 保存年限が経過した文書であっても、行政資料又は歴史的資料としての価値が認められるものその他引き続き保存する必要のあるものは、文書担当課長の承認を得て、保存年限を延長することができる。
(廃棄の方法)
第40条 廃棄する文書のうち、秘密を保持し、又は不正使用を防ぐ必要のあるものは、焼却場に直接運搬するなどの適切な処置を講じなければならない。
(保存及び廃棄の時期等)
第41条 文書の保存及び廃棄は、毎年、文書担当課長が指定する時期に行うものとする。
2 主管課長は、文書の保存及び廃棄を行ったときは、保存・廃棄文書台帳により、速やかに、文書担当課長に報告しなければならない。
第6章 補則
第42条 この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
別表(第32条関係)
文書保存年限基準表
保存年限 | 文書の種別 |
永年 | 1 条例、規則その他の規程の制定改廃に関する原議書及びこれらの解釈運用に関する文書 2 予算書及び決算書(財政担当課所管のものに限る。) 3 議案原議書及び組合議会の会議結果報告書 4 公有財産の取得及び処分に関する重要な文書 5 公用又は公共用施設の設置に関する重要な文書(設計図書を含む。) 6 行政機構の設置変更その他組合行政の沿革に関する重要な文書 7 組合の行政施策の基本的計画の策定に関する重要な文書 8 職員の任免、賞罰、履歴その他人事管理の基本となる重要な文書 9 叙位叙勲、褒章、表彰等に関する重要な文書 10 重要な式典、儀式等に関する文書で将来の例証となるもの 11 不服申立て及び訴訟に関する重要な文書 12 調査研究報告書、指定統計書その他行政資料となる重要な文書 13 許可、認可、承認、裁定その他の行政処分又は契約に係る文書で権利義務関係が永年となるもの 14 貸付、年金、組合債等に係る文書でその給付又は償還が永年となるもの 15 その他永年保存の必要があると認められる文書 |
10年 | 1 金銭出納の証拠書類で重要な文書(会計担当課所管のものに限る。) 2 公有財産の管理に関する比較的重要な文書 3 請願又は陳情に対する処理方針に関する重要な文書 4 副申、諮問、答申、協議等に関する重要な文書 5 国又は県からの通知等で事務の指針となる重要な文書 6 中期的な事務事業の計画決定、実施方針等に関する文書 7 附属機関の委員及び専門委員の任免に関する文書 8 その他10年間保存の必要があると認められる文書 |
5年 | 1 金銭出納に関する証拠書類で比較的重要な文書(会計担当課所管のものに限る。) 2 組合の徴収金の賦課決定及び徴収に関する文書 3 組合の補助金の交付に関する文書 4 寄附又は贈与の受納に関する文書 5 国県支出金に係る申請、通知、報告等に関する文書 6 重要な工事の設計、施工管理及び検査に関する文書 7 契約及びその履行に関する比較的重要な文書 8 国又は他の地方公共団体との往復文書で比較的重要な文書 9 職員の福利厚生及び服務に関する文書 10 その他5年間保存の必要があると認められる文書 |
3年 | 1 職員の勤務及び休暇の実績を証する文書 2 報酬、給料及び手当の支払の根拠となる文書 3 工事の設計、施工管理及び検査に関する文書で一般的なもの 4 契約及びその履行に関する文書で一般的なもの 5 物品の購入及び処分に関する文書 6 事務事業の実施又は予算の執行に関する原議書で一般的なもの 7 その他3年間保存の必要があると認められる文書 |
