○深川市電子計算組織管理運営規程

平成8年6月13日

訓令第14号

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、本市の電子計算組織の管理運営に係る必要事項を定め、適正な運営と信頼性を確保するとともに、データ並びに個人情報(以下「データ等」という。)の保護及び適正な管理を目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 電子計算組織 一定の処理手順に従い、事務を自動的に処理するための電子的情報処理機器などで構成する組織をいう。

(2) 中央処理装置 集積された情報の記録、大量な情報の一括計算、更新処理などの情報処理を行うことのできる装置で総務部総務課が管理するものをいう。

(3) 端末系装置 中央処理装置と直接又は通信回線により接続され、データ等の入出力及び一部情報処理を行うことのできる装置をいう。また、プリンタ、光学式文字読取装置及びハンディーターミナルなどを含む。

(4) 電算処理 電子計算組織を利用して情報を入力、蓄積、修正、更新、演算、検索、出力その他の処理を行うことをいう。

(5) データ 電算処理に係る入出力帳票又は磁気記憶媒体などに記録されている数値や文字などの情報をいう。

(6) 個人情報 個人に関する情報で特定の個人が識別できるものをいう。

(7) プログラム 電算処理内容を指示するための手順を記述したものをいう。

(8) システム 一連の業務を電算処理するために、複数のプログラムで組織的に構成された一つの仕組みをいう。

(9) ファイル 磁気記憶媒体などに体系的に記録されているデータの集合体をいう。

(10) ドキュメント システムの仕様を文章化したもので、設計書、プログラム説明書、操作手引書などの電算処理に関する取扱要領などをいう。

(記録事項の制限)

第3条 電子計算組織に記録する事項は、必要かつ最小限のものとし、次に掲げるものは記録してはならない。

(1) 思想、信条及び宗教に関する事項

(2) 人種及び特別な社会的差別の原因となる事項

(3) 犯罪に関する事項

(4) その他市民の個人的秘密を不当に侵害する恐れがあると認められる事項

(データ等の開示)

第4条 市長は、電子計算組織にデータ等が記録されている本人から、本人に係るデータ等の記録事項の内容について開示の申し出があったときは、次の事項を確認したうえで開示しなければならない。

(1) 氏名、生年月日及び住所

(2) 開示請求する記録事項

(3) その他必要と認められる事項

2 前項による開示請求があった場合において、次の各号のいずれかに該当するときは、その全部又は一部について開示しないことができる。

(1) 法令又は条例等の規定により開示をすることができないこととされている事項

(2) 個人の評価、診断、判定、選考等に関する内容であって、本人に開示することが適当でないと認められる事項

(3) 市の事務事業の公正又は円滑な執行を妨げる恐れがあると認められる事項

(データ等の訂正及び削除)

第5条 市長は、電子計算組織に記録されているデータ等について、誤記又は誤載があると本人から申し出があったときは、直ちに調査し正確な情報に基づき訂正又は削除しなければならない。

(職員の責務)

第6条 電算処理に係る事務に従事する職員は、データ等の取扱及び管理について細心の注意を払い、その重要性を認識し、知り得たデータ等を漏洩してはならない。

第2章 管理組織

(電子計算組織総括管理者)

第7条 電子計算組織を総括的に管理するため、電子計算組織総括管理者(以下「総括管理者」という。)を置き、総務部長をもって充てる。

2 総括管理者は、次に掲げる事務を行う。

(1) 電子計算組織の運営及び安全対策についての総合管理

(2) 電子計算組織で処理されるデータ等の保護及び管理並びに漏洩防止についての総合管理

(3) 電算処理の新規開発、変更に係る総合調整

(中央処理装置管理責任者)

第8条 総括管理者の事務の一部を処理させるため、中央処理装置管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置き、総務課長をもって充てる。

2 管理責任者は、次に掲げる事務を行う。

(1) 電算室の管理

(2) 中央処理装置の管理及び監視

(3) 中央処理装置に係るドキュメントなどの整備と適正な管理

(4) データ等の保護及び漏洩防止対策の実施

(5) 障害発生時における原因調査及び他課との連絡調整

(6) 他業務間のデータ利用に関する調整及び管理

(7) その他中央処理装置の管理及び運営に関する事項

(8) 電算処理を円滑かつ正確に行うために中央処理装置取扱者の指定を行う。

(端末系業務管理責任者)

第9条 端末系装置、入出力帳票などの適正な管理及びデータ等の保護のため、端末系業務管理責任者(以下「業務管理者」という。)を置き、当該端末系装置を所管する課の長をもって充てる。

2 業務管理者は、次に掲げる事務を行う。

(1) 端末系装置及び労働衛生環境の管理

(2) 端末系装置及び業務に係るドキュメントなどの整理及び適正な管理

(3) データ等の保護及び漏洩防止対策の実施

(4) 端末系装置取扱者の指定、解除及び指揮監督

(5) その他端末系装置の管理に関する事項

(端末系装置取扱者の指定及び解除報告)

第10条 端末系装置は、端末系装置取扱者として業務管理者が指定した職員以外は取り扱ってはならない。ただし、職務上必要であり、業務管理者の承認を得た場合は、この限りではない。

2 業務管理者は、端末系装置取扱者を指定又は解除したときは、そのつど端末系装置取扱者指定(解除)報告書(様式第1号)により、管理責任者に届出しなければならない。

3 管理責任者は、前項の規定による届出があったときは、必要な技術的措置を施し、端末系装置取扱者指定(解除)通知書(様式第2号)により、当該業務管理者に通知しなければならない。

4 端末系装置取扱者は、業務管理者の指示に基づき端末系装置を適正、かつ正確に操作するとともに、付与された暗証番号を他の者に提供又は漏らしてはならない。

第3章 管理運営

(電算処理の申請)

第11条 新規システム開発、既存システムの大幅な変更を必要とする部の長は、次に掲げる資料を添えて電算処理申請書(以下「処理申請書」という。)(様式第3号)を総括管理者に提出しなければならない。ただし、パーソナルコンピュータを単体として利用する新たなシステム(中央処理装置に連動しないものに限る)を作成しようとする場合は、この限りではない。

(1) 現行事務の内容及び作業量に関する資料

(2) 現行事務の事務手続分析図

(3) 現行事務に係る法令などについての資料

(4) 入力データ及び出力帳票に関する資料

(5) 電算化による効果予測についての資料

(6) その他必要な資料

2 前項の処理申請書の提出は、原則として処理実施予定日の6ケ月前までに提出しなければならない。

(電算処理の軽易な変更申請)

第12条 既存の電算処理の軽易な変更を必要とする課の業務管理者は、システム変更申請書(以下「変更申請書」という。)(様式第4号)に変更資料を添えて管理責任者に提出しなければならない。

2 前項の変更申請書の提出は、原則として処理実施予定日の2ケ月前までに提出しなければならない。

(電算処理の可否決定)

第13条 総括管理者は、第11条の規定による申請書を受理したときは、その内容を検討のうえ電算処理の可否を決定し、その結果を電算処理可否決定通知書(様式第5号)により当該業務を所管する部の長に通知するものとする。

2 管理責任者は、第12条の規定による申請書を受理したときは、その内容を検討のうえシステム変更の可否を決定し、その結果をシステム変更可否決定通知書(様式第6号)により当該業務を所管する課の業務管理者に通知するものとする。

(データの管理責務)

第14条 管理責任者は、データの適正な管理に努めなければならない。

2 管理責任者は、特に重要なデータについては随時磁気テープなどの記憶媒体に退避し、耐火保管庫に保管すること。

3 管理責任者は、データの障害の有無などについて、定期的又は随時に点検し、障害がある場合には速やかに総括管理者にその旨を報告するとともに、修復のための措置を講じること。

(電子計算組織の運用)

第15条 業務管理者は、各端末系装置の使用状況を記録保管し、毎月管理責任者へ使用状況報告書(様式第7号)により報告すること。

2 管理責任者は、全暗証番号を必要に応じて変更することとする。

(入出力帳票などの管理)

第16条 業務管理者は、入出力帳票などの受渡しは記録簿などに必要事項を記載しなければならない。

2 業務管理者は、入力原票、出力帳票などを適切に保管し、不要となったときは焼却又は裁断などの方法により処分しなければならない。

(ドキュメントの管理)

第17条 ドキュメントは、所定の場所に保管するとともに、これを業務所管職員以外に閲覧させ、若しくは複写し、又は保管場所以外の場所に持ち出すときは、管理責任者もしくは業務管理者の承認を得なければならない。

(電算室への立入制限)

第18条 管理責任者は、電算室への入室を制限し、中央処理装置取扱者以外の者を立ち入らせてはならない。ただし、機器の保守点検、修理及び職務上の理由により管理責任者が必要と認めるときは、この限りではない。

なお、この場合、電算室入退室記録簿(様式第8号)に必要事項を記入しなければならない。

(保安措置)

第19条 管理責任者は、電算室における火災、その他の災害及び盗難の防止に備えて、必要な保安措置を講じなければならない。

(事故発生時の措置)

第20条 管理責任者は、事故対策を中央処理装置取扱者に熟知させ、電算処理及びデータの保護に影響を及ぼす恐れのあるときは、直ちに正常な状態に回復するために必要な措置を講じ、関係する業務管理者に通知しなければならない。

2 管理責任者は、事故が発生したときは、その原因、処理経過及び被害状況を調査し、総括管理者に報告しなければならない。

(効果の測定)

第21条 業務管理者は、電算処理による効果を測定し、毎年度末に参考資料などを添えて管理責任者に報告しなければならない。

2 総括管理者は、管理責任者より報告を受けたものに総合評価を加え、市長へ報告しなければならない。

第4章 データ等の利用・提供及び業務委託

(利用・提供の制限)

第22条 データ等を取り扱う事務の目的を超えた市の機関内における利用及び市の機関以外の者への提供をしてはならない。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、この限りではない。

(1) 本人の同意があるとき。

(2) 法令等に定めがあるとき。

(3) その他、公益又は市民福祉などの増進のため、特に必要があると認められるとき。

2 前項のただし書きにより、他課の業務に関するデータ等を利用しようとする課の業務管理者はデータ利用申請書(様式第9号)により、当該データ等を所管する課の長の承認を得なければならない。

なお、写しを管理責任者に提出しなければならない。

3 データ等を外部に提供する場合は、当該データ等を所管する業務管理者の承認を得るとともに、あらかじめ管理責任者に協議しなければならない。

4 前項によりデータ等を外部に提供する場合は、提供するデータ等の内容、使用目的、提供方法、管理方法及び秘密保持義務などについて、覚書を取り交わさなければならない。

(業務の外部委託処理)

第23条 電算処理に係る業務の全部又は一部を外部に委託しようとするときは、当該業務の業務管理者は、必要に応じて管理責任者と協議しなければならない。

(外部委託処理に必要な契約事項)

第24条 電算処理に係る業務の全部又は一部を外部に委託する場合は、次に掲げる事項を委託契約書に明記しなければならない。ただし、事務の性質又は目的により該当しない場合は、この限りではない。

(1) データの秘密保持に関する事項

(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項

(3) データの目的外使用及び第三者へのデータ提供の禁止に関する事項

(4) データの複写及び複製の禁止に関する事項

(5) 事故発生時における報告義務に関する事項

(6) データの受払い及び搬送に関する事項

(7) データの保管及び廃棄に関する事項

(8) その他データ保安管理上、必要と認められる事項

(9) 契約に違反した場合における契約解除及び損害賠償に関する事項

第5章 補則

第25条 この規程に定めるもののほか、電子計算組織の管理、運営に必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成8年8月1日から施行する。

(深川市電子計算機処理に係るデータ保護管理規程の廃止)

2 深川市電子計算機処理に係るデータ保護管理規程(平成元年深川市訓令第14号)は、廃止する。

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

画像

深川市電子計算組織管理運営規程

平成8年6月13日 訓令第14号

(平成8年6月13日施行)

体系情報
第3類 職制・処務/第2章 事務処理
沿革情報
平成8年6月13日 訓令第14号