(趣旨)

第1条　本町役場の本庁及び出先機関における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この訓令の定めるところによる。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の処理)

第3条　事案の処理は、文書によることを原則とする。

(文書の取扱い)

第4条　文書は、常に丁寧、正確かつ迅速に取り扱い、事務能率の向上に役立つように処理し、及び管理しなければならない。

(総務課長の職務)

第5条　総務課長は、文書事務を総括し文書の受領及び発送の事務を掌理する。

(課長の職務)

第6条　課長は、課における文書事務の適正な取扱いに留意しなければならない。

(文書取扱責任者)

第7条　文書の取扱いその他文書事務を円滑、適正に処理するため本庁の課及び出先機関に文書取扱責任者を置く。

(文書取扱者)

第8条　課長は、文書取扱責任者の事務を補助させるため、必要に応じて文書取扱者を置くことができる。

(文書の種類等)

第9条　文書の種類は、おおむね次の各号に掲げるとおりとする。

(文書記号及び文書番号)

第10条　収受し、又は発送する文書(次条第1項に規定する文書を除く。)には、課ごとに文書記号(別表第1)及び文書番号を付さなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(法規文書等の文書記号及び文書番号)

第11条　第9条第1号から第3号までの文書(同条第3号ウの文書を除く。)には、その種類ごとに文書記号及び文書番号を付さなければならない。

(法規文書等の周知)

第12条　第9条第1号から第3号までの文書(同条第3号ウの文書を除く。)には、若狭町公告式条例(平成17年若狭町条例第3号)の規定により掲示場に掲示しなければならない。

(文書等の受領)

第13条　本庁に到達した文書及び物品(以下「文書等」という。)は、総務課長が受領する。ただし、当該文書等の内容に係る事務を担当する課(以下「主管課」という。)に直接到達した文書等については、主管課が受領することができる。

(宿日直者の文書等の受領)

第14条　宿日直勤務の職員(以下「宿日直者」という。)は、休日及び正規の勤務時間外に到達した文書等を受領し、翌朝総務課長に引き継がなければならない。ただし、翌日が休日のときは、順次宿日直者に引き継ぐものとする。

(文書等の配布)

第15条　総務課長は、前2条の規定により受領した文書等を次の各号の定めるところにより直ちに処理しなければならない。

(文書等の収受)

第16条　文書取扱責任者は、次に定めるところにより文書等を収受しなければならない。

(重要又は異例な文書)

第17条　文書取扱責任者は、前条の規定に基づきその手続をとった文書等のうち重要又は異例な文書については、町長又は副町長の閲覧を受けなければならない。

(主管課に属さない文書の取扱い)

第18条　主管課長は、配布を受けた文書のうち、その主管に属さないと認められるものがあるときは、その旨を付記して総務課に返さなければならない。

(電話等による聴取)

第19条　電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、記録して処理しなければならない。

(起案の方法)

第20条　文書の起案は、起案用紙(様式第3号)を用いて行わなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、当該各号に定めるところにより行うことができる。

(起案の要領)

第21条　文書の起案は、次の各号に留意して行わなければならない。

(起案用紙による起案)

第22条　起案用紙による起案に当たっては、次の各号に留意して行わなければならない。

(文書の発信者名)

第23条　文書の発信者名は、原則として町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、決裁権限を有するものの職名、課等名を用いることができる。

(事務を担当する課名の表示)

第24条　発送する文書には、照会等の便宜に資するため、必要に応じて事務を担当する課及び係名(出先機関にあっては出先機関名)、電話番号等を当該文書の末尾に表示するものとする。

(回議)

第25条　起案文書は、必要な関係職員に回議し当該事案に係る事務を主管する直属の上司の決裁を受けなければならない。

(合議)

第26条　起案文書の内容が、他の課が担当する事務に関係がある場合は、主管課長の回議を得たあと当該関係課に合議しなければならない。

(同意又は不同意の決定)

第27条　前条第1項又は同条第4項の規定により起案文書の合議を受けた関係課長は、速やかに同意又は不同意を決定し、不同意のときは主管課長と協議するものとする。この場合において、意見が一致しないときは、主管課長は直ちに上司の指示を受けなければならない。

(起案文書の改廃の通知)

第28条　主管課長は、合議を経た起案文書の内容に修正があったとき又は起案文書が廃案になったときは、その旨を関係課長に通知しなければならない。

(文書の審査)

第29条　起案文書のうち町長名をもって外部へ発する文書は、文書取扱責任者の形式審査を受けなければならない。

(決裁年月日)

第30条　起案者は、起案文書の決裁を受けたときは、決裁文書にその年月日を記載しなければならない。

(緊急事案の処理)

第31条　緊急の処理を要する事案について、起案による処理を行う時間的余裕がないときは、上司の承認を得て電話又は口頭により処理することができる。この場合においては、事後速やかに起案による処理を行わなければならない。

(供覧)

第32条　収受した文書のうち起案による処理を要しないものは、その当該文書に「供覧」と朱書し、関係者の閲覧に供さなければならない。

(発送する文書等の文書件名簿への記載)

第33条　決裁を終えた起案文書は、庁外へ発送する文書等については、文書取扱責任者へ回付し、電子情報に必要事項を入力しなければならない。ただし、軽易な文書については、これらの入力を省略することができる。

(浄書)

第34条　発送する文書は、浄書しなければならない。

(公印の押印)

第35条　発送する文書には公印を押印し、決裁文書と契印で割印しなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印及び契印を省略することができる。

(文書等の発送)

第36条　主管課長は、発送する文書等を、次に定めるところにより文書取扱責任者に処理させなければならない。

(休日等の文書等の発送)

第37条　文書取扱責任者は、休日又は正規の勤務時間外に文書等を発送しようとするときは、あらかじめ総務課長から料金後納差出票の交付を受けて文書等を発送しなければならない。

(郵便切手の受払い)

第38条　文書取扱責任者は、郵便切手の受払いについては郵便切手受払簿により管理し、その支払を明らかにしなければならない。

(ファクシミリ等による伝送)

第39条　文書取扱責任者は、第35条第1項ただし書の規定により公印及び契印を省略したもののうち緊急を要するもの(秘密を保持する必要があるものを除く。)は、ファクシミリ又は電子メールにより当該文書を伝送することができる。

(施行年月日)

第40条　起案者は、文書の施行を終えたときは、決裁文書の施行年月日を記載しなければならない。

(ファイル管理簿)

第41条　文書取扱責任者は、毎年3月末日までに翌年度のファイル管理簿を作成しなければならない。

(保存年限)

第42条　文書の保存年限の区分は、法令等に特別の定めのあるもののほか、1年、5年、10年及び永年とする。

(保存年限の起算日)

第43条　文書の保存年限の起算日は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理する文書は、当該文書が完結した日の属する年の翌年の4月1日とする。

(完結文書の整理)

第44条　完結文書は、完結後速やかにファイル管理簿に定める基準ごとにファイル等に綴じ込み整理しなければならない。

(文書の年度区分)

第45条　文書は、事案の処理が完結する日の属する会計年度(以下「年度」という。)ごとに(年度ごとに区分することが適当でないものは、暦年ごとに)整理しなければならない。

(文書の保存)

第46条　文書は、保存年限中書庫又は倉庫に保存しなければならない。ただし、主管課長が職務上必要と認めた場合は、主管課の事務室内の一定の場所で保存することができる。

(書庫の管理)

第47条　総務課長は、書庫を総括管理し、各課の所管に属する文書については、主管課長が管理するものとする。

(文書の廃棄)

第48条　文書取扱責任者は、文書が保存年限を経過したときは、主管課長の確認を受けた後当該文書を廃棄するものとする。

(保存年限の変更)

第49条　主管課長は、保存年限が経過した文書であっても、引き続き保存する必要があると認めるときは、ファイル管理簿に記載して保存年限を変更することができる。

(文書取扱いの注意)

第50条　文書は、公務による場合を除くほか、庁外に持ち出してはならない。

(その他)

第51条　この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。