(趣旨)

第1条　舟形町役場の処務については、法令その他別に定めるもののほか、この規則の定めるところによる。

(この規則により難い事件の処理)

第2条　事務処理について、この規則により難い事件が発生したときは、町長の指示を受けなければならない。

(用語の定義)

第3条　この規定において、各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。

(令達文書の種類)

第4条　令達文書の種類は、次のとおりとする。

(令達事務)

第5条　令達文書は、指令を除くほか総務課に備付けの令達番号簿に記載しなければならない。

(公告)

第6条　条例、規則及び告示は、舟形町公告式条例(昭和29年条例第1号)により公告しなければならない。

(文書取扱の原則)

第7条　文書は、事務能率の向上に役立つように正確かつ迅速丁寧に取扱い、常にその経過を明らかにしておかなければならない。

(総務課長の職責)

第8条　総務課長は、各課における文書の取扱いに関し必要な調査を行い、その指導及び改善に努めなければならない。

(課長の職責)

第9条　課長は、常に当該課における文書の適正かつ円滑な取扱いに留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱主任)

第10条　各課に文書取扱主任を置き、課長補佐の職にある者若しくは課長が指定する者をもってこれに充てる。

(文書取扱主任会議)

第11条　総務課長は、必要があるときは文書取扱主任会議を招集し、文書事務の連絡調整を図ることができる。

(文書の収受)

第12条　役場に到達した文書は、総務課において収受し、次の各号により取扱うものとする。

(文書の転送及び返付)

第13条　前条の規定により配布を受けた文書の中に、所管に属さない文書がある場合の文書の転送及び返付は、次に定めるところによるものとする。

(文書の処理)

第14条　主務課長は、収受した文書を閲覧し、必要があるものについては、処理の方針を示して速やかに処理しなければならない。この場合において、特に重要な文書については、あらかじめ上司に供覧し、その指示を受けるものとする。

(供覧)

第15条　起案を必要とせず、単に供覧によって完結する文書は、関係者に供覧するものとする。

(起案)

第16条　起案は、起案用紙(様式第4号)を用いて行うものとする。ただし、次の各号に掲げる起案については、文書の余白に伺印(様式第5号)を押印し決裁を受けることができるものとする。

(起案の要領)

第17条　起案は、次に掲げる要領によるものとする。

(文書の発信者名)

第18条　文書の発信者名は、町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により、町名、町役場名、課名又は職名を用いることができる。

(回議)

第19条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

(文書取扱主任の文書審査)

第20条　起案文書のうち、配布又は発送を要するものは、文書取扱主任の形式審査を受けなければならない。ただし、定例的かつ形式的な文書については、この限りではない。

(合議)

第21条　起案文書の内容が他の課の事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係がある課長に合議しなければならない。この場合において、同一課内の事務に関係がある場合は当該課長、他の課の事務に関係がある場合にあっては主務課長を経て行うものとする。

(回議及び合議に当たっての注意すべき事項)

第22条　起案文書の回議又は合議を受けた者は、当該起案文書の内容を十分検討したうえで、その所定の箇所に認印し、又は署名するとともに、その回議又は合議が速やかに完了するよう努めなければならない。

(決裁日の記入)

第23条　起案者は、起案文書に決裁がなされたときは、直ちに起案用紙の所定の欄に決裁日を記入しなければならない。

(文書番号)

第24条　文書番号は、主務課ごとに会計年度による一連番号とする。ただし、軽易なものについては、号外をもって処理することができる。

(決裁文書の浄書及び照合)

第25条　文書の浄書は、主務課が行うものとする。ただし、主務課において浄書が困難なものについては、印刷の外注をすることができる。

(公印の押印)

第26条　起案者は、発送する文書を当該決裁文書に添えて公印の管理者に回付し、所定の箇所に公印の押印を受けなければならない。

(文書の発送)

第27条　文書の発送は、原則として総務課において行うものとする。

(諸証明交付及び閲覧の処理)

第28条　諸証明の交付及び閲覧については、諸証明交付・閲覧申請書(様式第6号)に記載し処理するものとする。

(役場日誌)

第29条　総務課長は、執務時間中に発生した重要事項を役場日誌(様式第7号)に記載した後、町長に報告するものとする。

(施行日の記入)

第30条　起案者は、文書の発送した日又は事案を処理した日を施行日として起案用紙に所定の欄に記入しなければならない。

(文書の管理)

第31条　文書は、フアイリング・システムにより管理するものとする。

(フアイル基準表)

第32条　文書取扱主任は、永久保存文書について毎年度ごとにフアイル基準表(様式第8号)を作成し、その写しを総務課長に提出するものとする。

(文書分類記号表)

第33条　文書は、すべて文書分類記号表により分類、整理、保管及び保存しなければならない。

(保存年限)

第34条　文書を次の表の左欄のとおり区分し、その保管又は保存する期間(以下「保存年限」という。)は、同表の右欄のとおりとする。ただし、法令に別に定めのある場合は、この限りではない。

(保存年限の起算)

第35条　前条の第1項に規定する保存年限の起算日は、完結文書となった日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。

(未完結文書の整理)

第36条　未完結文書は、該当するフオルダー又は最も関連の深いフオルダーに入れておかなければならない。

(完結文書の整理)

第37条　完結文書は、フオルダーにより整理し、キヤビネツトに収納する。個別フオルダー内の文書は、原則として綴り込みをしないものとする。ただし、フオルダーになじまないもの及びキヤビネツトに収納することが不適当な文書については、書棚等収納に適した用具を使用することができる。

(完結文書の区分)

第38条　完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理しなければならない。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものは、暦年ごとに区分するものとする。

(完結文書の保管)

第39条　前条の規定により区分された完結文書のうち次に掲げるものは、主務課において保管するものとする。

(完結文書の移替え)

第40条　主務課長は、保管期間経過後保存を要する完結文書については、毎年6月末日までに、次に定めるところにより保存場所に移し替えるものとする。

(文書の保存場所)

第41条　保存文書は、文書庫又は総務課長が別に定める場所に保存するものとする。

(文書庫の管理)

第42条　総務課長は、文書庫を管理し、その整理に努め、災害、盗難等の予防に注意しなければならない。

(永久保存文書庫の利用等)

第43条　永久保存文書庫を利用しようとする職員は、文書庫利用簿(様式第11号)に所要事項を記入し、総務課長の指示に従わなければならない。

(保存文書の廃棄)

第44条　主務課長は、保存年限を経過した文書について、総務課長と協議し、当該文書の廃棄を決定するものとする。

(歴史資料の移管)

第45条　前条第1項の規定により廃棄を決定した文書のうち、歴史資料として重要であると認められるものは、総務課長が舟形町教育委員会及び主務課長と協議のうえ、舟形町教育委員会に移管するものとする。

(廃棄の方法)

第46条　文書の廃棄は、他に利用されることのないように、焼却、裁断等適切な方法により行わなければならない。

(履歴書、印鑑の届出)

第47条　新たに採用された者は、発令後速やかに町長に履歴書(様式第13号)を提出し、併せて使用する印鑑を職員印鑑簿(様式第14号)に登録しなければならない。履歴事項及び印鑑を変更したときも、また同様とする。

(出勤早退等)

第48条　職員は、出勤したときは、出勤簿(様式第15号)に自ら押印しなければならない。

(休務)

第49条　職員は、病気その他の事故により出勤できないときは、その理由をあらかじめ町長に届出なければならない。

(時間外及び振替勤務)

第50条　職員が所定の勤務時間を超え又は休日等において執務をするときは、時間外勤務命令簿(様式第16号)及び振替勤務命令簿(様式第17号)に所要事項を記入し、総務課長の決裁を受けなければならない。

(出張)

第51条　出張は、出張命令票(様式第18号)により、宿泊を伴う県外出張は町長、宿泊を伴う県内出張は副町長、日帰り出張は主務課長の決裁を受けなければならない。

(時間外登退庁)

第52条　勤務時間外及び休日に登庁した者は、その登退庁を当直者に通知しなければならない。

(事務引き継ぎ)

第53条　職員が退職し、又は担任事務に変更があったときは、速やかに担任事務及び保管に係る文書物件を後任者又は町長が指定した者に書面をもって引き継がなければならない。

(宿日直勤務等)

第54条　町長は、必要があると認めた場合は、職員に対し宿日直勤務を命ずることができる。

(勤務時間)

第55条　宿日直の勤務時間は、宿直は午後5時15分から翌日の午前8時30分、日直は午前8時30分から午後5時15分までとする。

(宿日直人員)

第56条　職員による宿日直の人員は、宿直を2名、日直を1名とする。ただし、必要があるときは、臨時に増員することができる。

(勤務割)

第57条　総務課長は、宿日直の必要がある場合は、宿日直を定めあらかじめ本人に通知しなければならない。これを変更したときも、また同様とする。

(勤務の変更)

第58条　職員は、緊急やむを得ない事由により宿日直勤務ができないときは、総務課長の承認を得て他の職員を勤務させることができる。

(宿日直の引き受け、引き継ぎ)

第59条　宿日直員は、総務課から次の簿冊、物件を引受け、勤務が終わったときは、総務課に引き継がなければならない。

(宿日直の事務処理)

第60条　宿日直員は、鍵を保管し庁内の取締に任ずるほか、事務処理については次の各号によらなければならない。

(宿日直日誌)

第61条　宿日直員は、次の事項を宿日直日誌(様式第19号)に記載し、総務課長に提出しなければならない。

(委任)

第62条　この規則に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、町長が別に定める。