図面をマイクロ・フィルム化し、図面の適正な管理と保存スペースの節減を図ることを目的とする。

2　対象

図面のうち、長期保存を要するものをマイクロ・フィルム化の対象とし、実施要領策定後発生する図面について行う。ただし、利用度の高いもの、特に撮影を要するもの等については、この要領の実施以前に発生した図面についても撮影する。

3　管理

マイクロ・フィルムに関する職務は、文書取扱主任が行う。

4　図面管理責任者

工事の主管室等に図面管理責任者を置き、室長が指名する。図面管理責任者は、文書取扱主任と協力して図面に関する指導及び管理を行う。

5　マイクロ・フィルム化の方法

(1)　マイクロ・フィルムの大きさは、35ミリメートルとする。

(2)　撮影する図面は、A2の大きさ以上のものは、1コマに入れる。A3以下の図面は、差し支えない限りA2の大きさになるよう数枚をあわせて撮影する。

なお、A0を越える場合は、分割をして撮影することがある。

(3)　マイクロ・フィルムの撮影は、原図の作成時に行う。ただし、必要に応じて工事等の完成時をもって撮影することができる。

(4)　撮影、現像、焼付けは、当分の間請負業者に委託する。

6　マイクロ・フィルムの管理

(1)　マイクロ・フィルムは、原則として行政室において管理する。

(2)　撮影する図面には、図面分類表に基づいて図面分類番号を記入する。

(3)　フィルムは、ストリップ式保管としフィルムケースに入れてフォルダーに収納する。

(4)　フィルム化した図面の原図は、特に必要のあるものを除き、原則として廃棄する。ただし、その工事等の完結以前に撮影したものについては、その完結後まで保管することができる。

(5)　フィルム化した図面は、その必要度に応じ第2原図又は活用フィルムを作成する。これらの第2原図及び活用フィルムは、その工事等の主管室において保管する。

(6)　工事関係図面等設計を外部に依頼したものについては、その依頼業者から関係図面等のマイクロ・フィルムを市の指定する要領で提出させる。

(7)　図面を資料として添付する場合は、特別の場合を除き、A4判又はA3判以下とするよう努める。

7　フィルムの撮影・複写・投影等依頼要領

(1)　撮影

ア　図面の撮影依頼は、原則としてその工事等の主管室で行う。

イ　図面の撮影を要する室は、図面に図面分類番号及びフィルム番号を付記し、所定のマイクロ・フィルム撮影依頼票とともに行政室に提出する。

ウ　図面分類番号は、原則として図面の右上又は右下図面表示の上に次の要領で記載する。

エ　フィルムの整理は5コマを1組とし、5コマに満たない分は白フィルムを入れ原則として欠番とする。

次回これに続いて撮影する場合は、欠番になっている番号の次から番号を付ける。

オ　行政室では依頼をとりまとめ、マイクロ・フィルム撮影指示書により撮影を依頼する。

カ　撮影の終わったフィルムは、依頼室立会いのうえ検収する。

キ　第4分類新設の必要がある場合は、撮影依頼票にその旨を付記する。

(2)　複写・投影

ア　マイクロ・フィルムの複写・投影を希望する室は、それぞれ依頼票を行政室へ提出する。

ただし、複写の場合は工事等の主管室長の承認を要する。

イ　行政室において、マイクロ・フィルムの複写を他へ依頼する場合は、撮影に準じ、指示書による。

(3)　業者から提出の図面フィルム

ア　設計依頼業者から図面のマイクロ・フィルムを提出させる場合は、この実施要領の各要項及び撮影仕様書その他の指示による。

イ　その場合、業者等から提出されたフィルムは、マイクロ・フィルム保管依頼票とともに行政室へ提出する。

(4)　第2原図・活用フィルムの作成

第2原図・活用フィルムの作成は複写依頼に準ずる。

8　図面分類表

(1)　図面の分類は4分類とし、第1分類を次のとおり定める。

A　総務　B　民生　C　商工　D　観光

E　農林　F　土木　G　住宅　H　衛生

I　教育　J　消防　K　水道　L　交通

M　市民病院　N　市民

第2、第3分類は10以内、第4分類は100以内を基準として分類し、それぞれ番号を付けるほか、第4分類のフィルムを識別するため図面カードを用い、フィルム番号をつける。

ただし、第4分類として分類されるべきものでも、その第4分類に収容される図面が少ない場合は、全般的な収容力を増加するため、同種の2以上の工事、建物等を合わせて第4分類を設けることができる。

(例　第4分類名称「金華・明徳・京町保育所」)

この場合図面カードの工事等名称欄で区分する。

(2)　1コマのフィルムに2枚以上の図面を撮影する場合はフィルム番号に枝番を、1枚の図面を分割して撮影する場合はフィルム番号に分割番号をつける。

(分割番号の例　51／3、52／3、53／3)

(3)　図面分類表は、別に定める。

(4)　図面分類表の追加訂正は、工事等の主管室長が主務室長及び行政室長と合議して決定する。

第4分類新設の場合は、あらかじめ協議のうえ、撮影依頼票への付記により行政室への合議に代えることができる。

(5)　上記主管室は、関係図面分類表を1部行政室へ提出する。

9　撮影したマイクロ・フィルムの廃棄

撮影したマイクロ・フィルムは、資料として保存すべきものを除き、原則としてその必要度のなくなったとき廃棄する。廃棄の手続は文書に準ずる。

10　様式

様式については、別に定める。

11　実施期日

この実施要領は、昭和42年11月15日から実施する。

附則(平成15年3月31日決裁)