○羽島市通話録音装置等の設置及び運用に関する要綱
令和3年10月27日
告示第304号
(趣旨)
第1条 この要綱は、業務の執行にあたり行政サービスの質を確保し、又は職員に対する不当な圧力の排除を目的として設置する通話録音装置及び通話記録の取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 通話録音装置 本庁舎電話交換機に接続する外線電話の通話内容を自動的に録音する装置をいう。
(2) 通話記録 通話録音装置により記録した音声、通信日時、通話時間及び通話当事者の電話番号をいう。
(管理責任者等の設置)
第3条 通話録音装置等の適正な設置及び運用を図るため、通話録音装置等管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置くものとし、管財課長をもって充てる。
2 管理責任者は、管理上必要と認める者(以下「操作担当者」という。)以外の者に、通話録音装置の操作をさせてはならない。
(設置等の公表)
第4条 管理責任者は、市のホームページ等に掲載することにより、通話録音装置等を設置した旨及びその利用目的について公表しなければならない。
(個人情報保護)
第5条 管理責任者及び操作担当者は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)を遵守し、通話録音装置等の設置及び運用に関し、適切な措置を講じなければならない。
2 管理責任者及び操作担当者は、通話記録の漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全確認のために必要な措置を講じなければならない。
3 管理責任者及び操作担当者は、職務上知り得た情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的のために利用してはならない。その職を退いた後も同様とする。
(通話記録の適正管理)
第6条 管理責任者は、通話が記録された通話録音装置については、設置場所の施錠を行う等厳重に管理するものとする。
2 通話記録の保存期間は、少なくとも3月とし、保存期間を経過したものの消去については、記録装置の上書き機能により行うものとする。
3 通話記録は、複製してはならない。ただし、犯罪捜査の目的で捜査機関から要請があった場合その他通話録音装置等の設置の目的を達成するため特に必要と管理責任者が認めた場合は、この限りでない。
(苦情の処理)
第7条 管理責任者は、通話録音装置等の設置及び運用に関する苦情があったときは、迅速かつ適切に対応するものとする。
(その他)
第8条 この要綱に定めるもののほか、通話録音装置等の取扱いに関し必要な事項は、管理責任者が別に定める。
附則
この告示は、令和3年11月1日から施行する。
附則(令和5年2月8日告示第19号)抄
(施行期日)
1 この告示は、令和5年4月1日から施行する。