2　文書等は、責任を持って正確、迅速、丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。

3　文書等は、法令等に特別の定めがある場合を除き、当該文書等に係る事務の関係職員以外の者に示し、内容を告げ、写しを与え、若しくは決裁の進行状況を知らせ、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書等を保管し、又は保存する課の長(以下「課長」という。)の許可を受けた場合は、この限りでない。

2　総務部長は、本庁及び出先機関における文書等の取扱いが前条の規定に従って処理されるように常に留意し、部の長(以下「部長」という。)又は課長に対し、文書等の管理状況に関し報告を求め、必要と認めるときは、調査し、その結果を市長に報告しなければならない。

3　部長は、当該部における文書事務を総括し、周到の注意をもってこの規程の趣旨の徹底に努めるとともに、総務部長がこの規程の目的を達成するために行う措置に積極的に協力しなければならない。

2　課長は、当該課における文書事務を統括し、その適正かつ円滑な運営が行われるよう職員を指揮し、及び監督しなければならない。

2　文書取扱責任者は、課長補佐の職にある者(課長補佐が2人以上ある場合は、庶務を担当する者)又はこれに相当する職にある者(これらの者が置かれていない課にあっては、庶務を担当する上席の職員)をもって充てる。

3　文書取扱責任者が不在のとき又は欠けたときは、課長が所属職員のうちから指名する者がその職務を代行する。

2　課長は、前項本文の規定によりファイル責任者を指名したときは、直ちにその職氏名を総務課長に通知しなければならない。これを変更したときも同様とする。

3　課長は、必要があると認めるときは、ファイル責任者の補助者を置くことができる。

2　前条第1項ただし書の規定によりファイル責任者を置かない場合におけるファイル責任者の職務は、文書取扱責任者が行う。

2　主務課長は、別に定めのある場合を除き、文書等の件名、第12条第1項の文書の記号及び番号、第50条第3項の保存年限その他の文書等の管理上必要な事項を文書管理システムに記録するものとする。

2　前項に掲げる帳票の使用区分は、次のとおりとする。

2　同一事案に係る文書は、完結するまで同一番号を用いるものとする。この場合において、当該事案が年度を超えてなお継続する場合は、当該番号を付した年度を表す数字を記号の前に付けなければならない。

3　前項前段の場合において、必要なときは、枝番号を用いることができる。

4　異なる番号の収受文書を1件の文書により処理するときは、当該番号のうち適宜のものを文書の番号とすることができる。

5　事務分掌の異動に伴い、収受された文書に基づいて発する文書を新主務課で処理するときの記号は、第1項の規定による記号の次に旧主務課の記号を括弧書きで加えたものとする。

2　総務課長は、模写電送、電報又は速達郵便による文書その他緊急の処理を要すると認められる文書を受領したときは、直ちにその旨を主務課長に通知するものとする。

3　総務課長は、郵便料金の不足又は未払の郵便物の送達を受けたときは、発信者が官公庁であるとき又は公務に関し特に必要であると認めたときに限り、その不足又は未払の料金を支払って受領することができる。この場合においては、郵便物不足料金支払簿(様式第4号)に必要な事項を記載しておかなければならない。

4　総務課長は、市長、副市長又は市宛の文書(親展文書を除く。)を開封する。

5　総務課長は、受領した文書(市長又は副市長宛の親展文書を除く。)を主務課長(部長又は部宛の文書にあっては、連絡課の長)に配付しなければならない。この場合において、重要又は異例な文書で緊急の処置を要すると認めるものは、配付前に市長又は副市長の閲覧を受けなければならない。

6　総務課長は、受領した文書を次の表に定めるところにより処理するものとする。

7　2以上の課に関連する文書は、総務課長が最も関係が深いと認める課に配付する。

8　受領した文書に係る事務の主務課が不明のときは、その文書に係る事務を担当すべき課は、総務部長が決定する。

2　主務課長は、主務課に到達した文書を次の表に定めるところにより処理するものとする。

3　主務課長は、他の課に関係のある文書の配付を受けたときは、その旨を当該関係の課の文書取扱責任者に連絡し、必要がある場合は、その写しを送付しなければならない。

2　文書取扱責任者は、午前及び午後の各1回以上、前項の区分箱から文書の配付を受けなければならない。

2　総務課長は、前項の規定により文書の回付を受けたときは、第13条の規定の例により処理するものとする。

3　第15条第2項の表第1号の規定により親展文書等の交付を受けた名宛人は、当該文書を開封した場合において公務に関するものがあったときは、直ちに当該文書を文書取扱責任者に返付しなければならない。

2　受取人の不在その他の事由により返送された文書の配付を受けたときは、文書取扱責任者は、当該文書の文書管理簿等にその旨を朱書して事務担当者に引き渡さなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、主務課長は、特別の事情があると認めるときは、フロッピーディスク、光ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。

3　電磁的記録の着信の確認は、午前及び午後の各1回以上行うものとする。

2　第20条第1項の規定は、当該課の所掌に属しない電磁的記録を受信した場合について準用する。この場合において、同項中「回付」とあるのは、「庁内LANにより転送」と読み替えるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、総務課長が次のいずれかに該当すると認めるときは、起案用紙(様式第7号)及び継続紙(様式第8号)に事案の内容その他所要事項を記載し、その起案者欄に署名し、又は記名及び押印すること(以下「書面起案方式」という。)により起案を行うことができる。ただし、2枚目以後に使用する用紙については、継続紙以外の用紙を用いることができる。

2　起案文書には、必要に応じて、起案の理由、準拠法令、予算の内容等を記録し、又は記載し、かつ、事案の経過を明らかにする資料を添えなければならない。

3　電子起案方式による起案文書には、事案の性質により、「至急」、「例規集収録」、「公印省略」等の注意事項を文書管理システムに記録するものとする。

4　書面起案方式による起案文書には、事案の性質により、「至急」、「例規集収録」、「公印省略」等の注意事項を回付施行上の注意欄に朱書するものとする。

2　主務課長は、例文処理をしようとするときは、その文案についてあらかじめ総務課長の審査を受けた後、例文登録依頼書(様式第9号)2通に例文処理に係る浄書した文案2通を添えて総務課長に提出しなければならない。

3　総務課長は、前項の規定による提出があったときは、これを例文登録簿(様式第10号)に登録し、その旨を主務課長に通知するものとする。

4　例文として登録されている文書については、当該文書が氷見市事務決裁規程(昭和63年氷見市訓令第2号)の規定により総務課長の審査の対象とされているものであっても、起案の都度その審査に付することを要しないものとする。

2　軽易な事項に係る一般文書は、課長名を用いることができる。

3　法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、市名、部名又は課名を用いることができる。

2　収受文書により起案する場合の起案文書の記号及び番号は、当該収受文書の記号及び番号を用いる。

2　第1項の回付は、文書管理システムにより決定関与をした旨を電磁的に表示し、記録することを求める方式(以下「電子関与方式」という。)により行うものとする。ただし、電子関与方式により難い場合は、決定関与をする者の署名若しくは押印を求める方式(以下「書面関与方式」という。)により行うことができる。

2　書面関与方式による起案文書の回付は、流れ方式によるものとする。ただし、部を異にする他課への回付については、総務課内の区分箱を用いることができる。

3　前2項の規定にかかわらず、特に緊急の処理を要するとき若しくは特別の事情があるとき又は秘密の取扱いを要する起案文書(書面起案方式によるものに限る。以下この項において同じ。)その他重要な起案文書については、その内容について十分説明することができる職員が持ち回りをするものとする。

2　起案文書の回付を受けた場合において、当該文書の記載事項について加筆又は訂正をしたときは、その加筆又は訂正をした者が当該加筆又は訂正の箇所に認印しなければならない。ただし、その訂正が記載事項に変更を生じない場合は、認印を省略することができる。

3　起案文書の回付を受けた者は、起案文書の内容について意見があるときは、当該意見を記載した付せん又は適宜の用紙を当該起案文書に張り付け、又は添付することにより決裁権者の参考に資するための措置を講ずることができる。

2　回付中の起案文書の内容に重要な変更を加えたときは、主務課長は、その旨を既に回議又は合議を終了した者に通知し、当該変更後の文書を再度回付しなければならない。

2　収受した文書であって起案による処理を必要とするもののうち、起案の前に供覧する必要のあるもの又はその内容により早急に処理することができないものは、あらかじめ供覧しなければならない。

3　供覧文書は、電子回付方式(これにより難い場合は、書面関与方式による。)により回付するものとする。ただし、軽易なものについては、その文書の余白に供覧印(様式第11号)を押し、当該印影内に所要事項を記載して回付することができる。

4　第26条の規定は、供覧文書について準用する。

2　完結していない文書には、必要に応じ、未完結の理由、処理の方針、処理経過等を記載した付せんを付けておかなければならない。

2　文書取扱責任者は、文書管理システム又は文書管理簿等に登録された文書が登録日から相当の日時が経過してもなお引き継がれないときは、当該文書に係る事務担当者に対し、その事務処理を促し、又は必要な助言を行うものとする。

2　書面決定方式により決定された事案を施行する場合においては、当該施行文書を浄書し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合するものとする。

3　浄書は、誤字、脱字がなく、形態が整い、受け取った者に対し、分かりやすく好感を与えるようにしなければならない。

4　浄書及び照合は、文書取扱責任者が総括する。

2　前項の規定にかかわらず、契約書、感謝状等の一般文書、電子計算組織に係る文書及び公印の印影刷込文書については、契印の押印を省略する。

3　契約書、登記嘱託書等とじ替えを禁ずる文書には、割印を押さなければならない。

4　証票、賞状等で交付を受ける者が未確定のものについて、事前に公印を押さなければ事務処理上著しい支障が生ずると認められる場合は、公印管守者の承認を得て、公印を押すことができる。

5　主務課長は、前項の規定により公印を事前に押した文書の使用状況を明らかにしておかなければならない。

2　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、総務部長が定める。

2　郵便による文書の発送は、郵便料金計器により年月日及び郵便料金を刻印して発送するものとし、特別の事情によりこの方法によることが適当でないと認められるときは、料金後納又は郵便切手貼付のいずれか適当と認められる方法によって発送するものとする。

3　郵送等により発送する文書は、主務課において封入、包装その他発送に必要な処理をしなければならない。ただし、総務課で宛先の同じものを合封して発送する場合は、総務課長の指示に従って発送に必要な処理をしなければならない。

4　総務課長は、文書を郵送等により発送する場合において、発送先を一にするものがあるときは、定例の発送日を定め、一括して発送することができる。

5　事務担当者は、書留扱いにより文書を郵送した場合には、当該郵便物の受領の証を原議に添付しておかなければならない。

2　前条の規定にかかわらず、発送する文書は、主務課において、本人に直接手渡し、宛先に持参し、若しくは会議等において配付し、又は通信回線を利用して送信することができる。この場合においては、原議にその旨を記載し、必要があると認めるときは、原議等に本人等が受領した旨を示す署名又は押印を受けるものとする。

3　総合行政ネットワーク文書その他の電磁的記録は、主務課において通信回線を利用して送信するものとする。この場合においては、原議にその旨を記載するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、主務課で発送したときは、発送を担当した者は、原議の所定欄に認印しなければならない。

3　事務担当者は、前2項の手続が終了したときは、原議の施行年月日欄に施行年月日を記載しなければならない。

2　文書等は、必要に応じて利用することができるように、1件ごとに次条の規定により定められた分類により整理しておかなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、完結した文書(以下「完結文書」という。)又は作成し、若しくは取得した図画若しくは電磁的記録(以下「完結文書等」という。)で相互に極めて密接な関係がある2以上の文書等は、一群の文書等として整理することができる。この場合において、分類を異にするものについては、主たる文書等の分類により整理するものとする。

4　前項の規定により文書等を整理する場合で、文書取扱責任者が特に必要があると認めるときは、一群の文書等を編集し、及び製本して保存することができる。

5　文書等の保管には、キャビネットを使用する。ただし、キャビネットに収納することが不適当な次のような文書等については、書棚等キャビネット以外の適切な用具を使用することができる。

6　主務課長は、職員の数、文書等の発生量、事務室の状況等により必要があると認めるときは、他の課の課長と協議して、その課と共同のキャビネットに文書等を保管することができる。

2　主務課長は、毎年度末にファイル基準表総括表及びファイル基準表を作成し、その写し2部を翌年度の4月30日までに総務課長に提出し、その審査を受けなければならない。これを変更したときは、直ちにその手続を執らなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、同種の事務を取り扱う出先機関が多数あるときは、当該出先機関を所管する本庁の課の課長は、それらの出先機関における共通のファイル基準表総括表及びファイル基準表を定めることができる。

2　常用文書として指定されるべき文書等は、おおむね次に掲げるようなものとする。

3　第1項の規定による指定があったときは、ファイル責任者は、その指定があった文書等(以下「常用文書」という。)にその文書等が常用文書である旨の表示をするとともに、文書管理簿等及びファイル基準表に所要事項を記載しなければならない。

2　ファイル責任者は、前項の規定により引継ぎを受けた文書等について必要に応じ、文書管理簿等に所要事項を記載し、当該文書等を必要に応じて利用することができるように分類し整理して、フォルダーに入れてキャビネットに収納しておくものとする。

3　前項の規定により文書等を保管するときは、4段キャビネットにあっては当該会計年度の完結文書等は上2段に、前年度分は下2段に収納するものとし、その他の用具にあってはこれに準ずるものとする。

2　第43条第5項ただし書の規定によりキャビネット以外の用具を使用する場合の文書等の移換えについては、前項に定める方法に準じて行うものとする。

3　常用文書については、前2項に規定する移換えを行わないことができる。

4　会計年度の末に作成した起案文書で翌年度の会計事務に係るものは、当該文書を作成した年度末に限り、第1項又は第2項に規定する移換えを行わないものとする。

2　特例管理帳票は、主務課において保存し、前項の規定に準じて整理しておくものとする。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等又は時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については、その保存年限は、それぞれ当該法令等に定める期間又は時効期間による。

3　主務課長は、文書等の保存年限が前2項の規定により難いと認めるときは、総務課長の承認を得て、文書等の保存年限の種別を新設することができる。

2　共通事務に係る文書等の保存年限は、別表第2のとおりとする。

3　課長は、前2項の基準を参考にして、ファイル基準表により所掌事務に係る文書等の保存年限を定めなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、会計年度の末に作成し、完結した起案文書で翌年度の会計事務に係るものの保存年限は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌々年度の初めから起算する。

3　第1項の規定にかかわらず、常用文書の保存年限は、その常用期間が終了する日の属する年度の翌年度の初めから起算する。

2　第43条第4項の規定により一群の文書等を編集し、及び製本して保存する場合は、巻首に索引目次を付け、完結した日等の順に上から下に編集し、文書表紙を用いて製本するものとする。この場合において、一群の文書等中に保存年限が異なる文書等があるときは、当該文書等群の中で最も長期にわたって保存する文書等の保存年限により保存するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、常用文書の引継時期は、その文書等の常用期間が終了した日の属する年度の翌々年度の初めとする。

3　引継ぎをする文書等の形態は、文書表紙、ファイルボックス、保存箱その他長期の保存に耐え得る整理用具を用いて整理したものでなければならない。

4　総務課長は、保存文書等の引継ぎを受けたときは、その編集、製本又は収納の適否を審査し、訂正又は整備の必要を認めたものについては、補修させることができる。

5　総務課長は、引継ぎを受けた文書等を書庫に保管しなければならない。

2　総務課長は、前項の規定により出版物の提出を受けたときは、その1部を書庫に保管するとともに、その残部を速やかに国立国会図書館長に納入しなければならない。

2　総務課の職員以外の者は、総務課長の許可を受けなければ、書庫に立ち入ってはならない。

3　書庫においては、清潔を保ち、湿気を防ぎ、一切の火気を用いてはならない。

2　持ち出した文書等は、退庁時には、必ず元の位置に返しておかなければならない。

2　前項の申出があったときは、ファイル責任者は、主務課長の承認を得て、当該文書等を利用させるものとする。

3　ファイル責任者は、前項の規定により文書等を利用させるときは、貸出しカードに所要事項を記載して当該文書等の所在を明らかにしておかなければならない。

2　保存文書等を利用する職員は、当該文書等を転貸し、抜き取り、追補し、取り替え、訂正し、若しくは抹消し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、庁外への持出しについては、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

3　保存文書等を利用する職員は、当該文書等を損傷し、若しくは紛失したとき、又は当該文書等に異状を認めたときは、直ちに総務課長に届け出て、その指示を受けなければならない。

4　総務課長は、必要があると認めるときは、利用期間中の保存文書等の返還を求め、又は利用を一時停止することができる。

2　主務課長は、前項の規定により通知を受けた文書等及び保存年限が経過した1年保存の文書等を廃棄しなければならない。

3　主務課長は、第1項の規定により通知を受けた文書等を引き続き保存する必要があるときは、総務課長の承認を得て、保存期間を延長することができる。

4　主務課長は、長期保存の文書等以外の文書等で保存する必要がなくなったと認めるものについては、総務課長の承認を得て、保存年限の経過前にこれを廃棄することができる。この場合において、1年保存の文書等については、総務課長の承認を必要としない。

5　主務課長は、第2項又は前項の規定により文書等を廃棄しようとするときは、廃棄しようとする文書等について、廃棄の日時、方法等を明らかにして廃棄の決定をしなければならない。ただし、1年保存の文書等を廃棄する場合は、この限りでない。

2　総務課長は、第53条の規定により引継ぎを受けた永年保存の文書等でその作成後30年を経過したものについては、その文書等の歴史的資料としての保存価値等を評価し直し、総務課において引き続き保存する必要があるか否かを決定することができる。

3　総務課長は、前項の規定により保存する必要がないと決定した文書等については、主務課長と協議の上、これを廃棄するものとする。

2　主務課の職員は、当該課の文書等の秘密の取扱いの要否に疑義があるときは、直ちに当該要否について主務課長の指示を受けるものとする。

2　前項の場合において、時限秘の秘密文書には、秘密の取扱いを必要とする期限を明記するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、時限秘の秘密文書にあっては、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする期限の到来をもって、第64条第1項の指定が解除されたものとみなす。

3　主務課長は、秘密文書について、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第82条第1項の規定に基づき当該秘密文書に記録された保有個人情報を開示する旨の決定があったときは、当該決定に関する限りにおいて第64条第1項の指定を解除するものとする。

2　前条第1項又は第3項の規定により指定を解除した文書等(同条第2項の規定により指定が解除されたものとみなされる文書等を含む。)については、第65条第1項に規定する表示を抹消するものとする。

2　秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、主務課長の許可を得るものとする。

3　前項の規定により主務課長の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

2　前条の規定により配付され、又は複写された文書等については、当該文書等を保管する課長が保管し、その秘密の保持に努めるものとする。

3　秘密文書は、他の文書等と区別し、施錠をすることができる金庫、ロッカー等に厳重に保管するものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、昭和63年4月1日から施行する。ただし、第5条第1項第2号及び第3号の規定は、同年10月1日から施行する。

(氷見市文書編さん保存規程及び氷見市役所処務規程の廃止)

2　次に掲げる訓令は、廃止する。

(経過措置)

3　この訓令施行の際、旧規程により作成されていた文書管理カードは、この訓令により作成された文書管理カードとみなす。この場合において、この訓令第48条第2項及び第60条第4項の規定は、適用しない。

4　この訓令施行の際、旧規程第54条の規定により既に設定されていた保存年限は、この訓令第50条の規定により定められた保存年限とみなす。

5　この訓令の施行前に完結した文書をこの訓令第53条又は第61条第2項の規定により総務課長に引き継ぐ場合においては、当該文書の引継目録を添えなければならない。

6　この訓令施行の際、旧規程様式第6号による起案用紙(乙)で、現に残存するものは、なお使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の氷見市公印規程、氷見市職員服務規程及び氷見市文書管理規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の氷見市文書管理規程に定める様式による用紙及び供覧印の印影は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年8月4日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の氷見市文書管理規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の氷見市文書管理規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の氷見市文書管理規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の氷見市文書管理規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成29年5月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の氷見市文書管理規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の氷見市文書管理規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の氷見市文書管理規程に定める様式による用紙は、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年11月15日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年6月9日から施行する。

この訓令は、令和5年8月18日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。