○氷見市立学校文書管理規程

昭和63年3月29日

教委訓令第3号

本庁

市立学校

(目的)

第1条 この規程は、氷見市立の学校(以下「学校」という。)における文書事務の管理について基本的な事項を定めることにより文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(文書取扱責任者の設置)

第2条 学校に文書取扱責任者を置き、校長が指定する者をもつて充てる。

2 文書取扱責任者は、上司の命を受け、次の事務を処理する。

(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。

(2) 文書の処理の促進、指導及び改善に関すること。

(3) 文書の審査に関すること。

(4) 文書等の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。

(5) その他文書事務に関し必要なこと。

(文書管理帳票)

第3条 文書等の管理に関しては、文書管理簿(様式第1号)を使用する。

2 相当件数の同種の文書等を定例的に処理する場合には、別に定めのあるものを除くほか、校長は、別の帳票(以下「特例帳票」という。)を定めて使用することができる。

(文書の記号及び番号)

第4条 受発文書には、別表に定める記号を付し、番号を記載しなければならない。ただし、文書管理簿に登録しない文書には、番号の記載は、必要としない。

2 前条第2項の規定により特例帳票を使用する場合の文書の記号は、校長が前項に規定する記号に当該事案を表示する1字を加えたものをもつて定めるものとする。

3 文書の番号は、毎年4月1日に第1号から一連番号により付け始め、翌年3月31日に止める。

(文書の収受及び配付)

第5条 文書取扱責任者は、学校に到達した文書を受領し、収受をしなければならない。

2 文書取扱責任者は、親展文書その他校長が開封を不適当と認める文書を除き、収受した文書を開封する。

3 文書取扱責任者は、受領した文書を次表に定めるところにより処理するものとする。

番号

文書の種類

処理方法

(1)

親展文書

ア 封筒に収受印(様式第2号)を押し、校長の指示を受けた後、文書管理簿に所要事項を記載し、受領印を徴して当該文書を名あて人に配付する。

(2)

書留め扱い(現金書留を含む。)、内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書並びに特別送達文書

(ア) 文書の余白(開封しないものにあつては、封筒)に収受印を押し、文書管理簿に所要事項を記載し、受領印を徴して当該文書を担当者に配付する。

(イ) 現金書留で開封したものは、封筒に金券の種類及び員数を記載し、(ア)に準じて処理する。

(3)

開封した文書のうち、収受の日時が権利の得喪にかかわると認められるもの

(ア) 文書の余白に収受印を押し、文書管理簿に所要事項を記載し、受領印を徴して当該文書を担当者に配付する。

(イ) 到達日時を文書の余白に明記し、収受事務担当者が押印する。

(4)

開封した文書のうち、金券が添付されているもの

エ イの(イ)に同じ。

(5)

起案を要する文書又は保存年限が1年を超える文書

オ 文書の余白に収受印を押し、文書管理簿に発信者名等の所要事項を記載し、受領印を徴して担当者に引き渡す。

(6)

特例帳票により処理する文書

カ 文書の余白に収受印を押し、特例帳票に所要事項を記載し、担当者に引き渡す。

(7)

前各号に定める文書以外の文書

キ そのまま担当者に引き渡す。

備考 文書の種別の欄中第2号第3号及び第5号の事項については、必要に応じ校長の指示を受けるものとする。

(文書の発信者名)

第6条 校外へ発送する文書は、校長名を用いる。

2 前項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、学校名を用いることができる。

(ファイル基準表)

第7条 文書等の分類は、ファイル基準表総括表(様式第3号)及びファイル基準表(様式第4号)により行う。

2 ファイル基準表総括表及びファイル基準表は、当分の間、校長が定める。

3 校長は、毎年度末にファイル基準表総括表及びファイル基準表を作成し、その写し2部を翌年度の4月30日までに教育委員会事務局学校教育課長に提出しなければならない。

(文書等の保存年限の基準)

第8条 文書等の保存年限の基準は、教育委員会教育長(以下「教育長」という。)が別に定める。

(準用)

第9条 氷見市教育委員会文書管理規程(昭和63年氷見市教育委員会訓令第1号)第2条(第2号を除く。)第3条第7条第8号第8条(第2項を除く。)第9条第10条第1項(第1号を除く。)第14条第19条の2第19条の3(第2項を除く。)第20条第23条第24条第26条から第36条まで、第37条第2項及び第3項第38条(第6項を除く。)第40条から第42条まで、第44条(第3項を除く。)第46条第47条第51条第52条第53条第2項及び第4項前段第55条本文及び第56条の規定は、学校における文書事務の管理に準用する。この場合において、準用する規定中「課」及び「主務課」とあるのは「学校」と、「課長」とあるのは「校長」と、読み替えるほか、次の表の左欄に掲げる規定中の字句で同表中欄に掲げるものは、同表右欄に掲げる字句に読み替えるものとする。

規定

読み替えられる字句

読み替える字句

第8条第1項

学校教育課長の承認を得て

校長は

第14条

主務課長

校長

第19条の2

主務課長

校長

第19条の3

主務課長

校長

第15条第2項

第5条第3項

第26条

主務課長

校長

第28条

主務課長

校長

第35条

学校教育課長

校長

主務課長

校長

第36条第1項

学校教育課

学校

第40条

主務課長

校長

第47条

主務課長

校長

第52条

主務課長

校長

第53条

主務課長

校長

前項の規定により通知を受けた文書等及び保存年限が経過した1年保存の

保存年限が経過した

学校教育課長の承認を得て、保存年限の経過前にこれを廃棄することができる。

廃棄することができる。

第55条

主務課長

校長

記載し、その年月日、件数、原因その他必要な事項を学校教育課長に通知しなければならない。

記載しなければならない。

(委任)

第10条 この規程の施行に関し必要な事項は、教育長が定める。

(施行期日)

1 この訓令は、昭和63年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 第2条第2項第3号及び第4号の規定にかかわらず、教務等に関する文書等で校長が指定するものは、当分の間、従前の例によることができる。

3 この訓令施行の際、現に使用している諸用紙及び収受印については、当分の間、所要の調整をして使用することができる。

(平成2年3月教委訓令第1号)

この訓令は、平成2年4月1日から施行する。

(平成3年3月教委訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

(平成4年3月教委訓令第3号)

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

(平成7年3月教委訓令第5号)

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

(平成8年3月教委訓令第1号)

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

(平成9年3月教委訓令第2号)

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

(平成12年3月教委訓令第3号)

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

(平成18年3月教委訓令第2号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(平成22年12月教委訓令第1号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(平成27年3月教委訓令第5号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(平成29年3月教委訓令第1号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

(令和4年9月教委訓令第5号)

この訓令は、令和4年10月1日から施行する。

別表(第4条関係)

文書記号表

(1) 小学校

学校名

記号

朝日丘小学校

朝日丘

比美乃江小学校

比美乃江

宮田小学校

宮田

窪小学校

湖南小学校

湖南

十二町小学校

十二町

上庄小学校

上庄

海峰小学校

海峰

灘浦小学校

灘浦

(2) 中学校

学校名

記号

南部中学校

南部

北部中学校

北部

十三中学校

十三

西條中学校

西條

(3) 義務教育学校

学校名

記号

西の杜学園

西の杜

画像

画像

画像

画像

氷見市立学校文書管理規程

昭和63年3月29日 教育委員会訓令第3号

(令和4年10月1日施行)

体系情報
第13編 育/第2章 学校教育
沿革情報
昭和63年3月29日 教育委員会訓令第3号
平成2年3月31日 教育委員会訓令第1号
平成3年3月30日 教育委員会訓令第3号
平成4年3月31日 教育委員会訓令第3号
平成7年3月29日 教育委員会訓令第5号
平成8年3月27日 教育委員会訓令第1号
平成9年3月26日 教育委員会訓令第2号
平成12年3月31日 教育委員会訓令第3号
平成18年3月31日 教育委員会訓令第2号
平成22年12月24日 教育委員会訓令第1号
平成27年3月31日 教育委員会訓令第5号
平成29年3月17日 教育委員会訓令第1号
令和4年9月29日 教育委員会訓令第5号