2　前項の規定にかかわらず、総合文書管理システムの運用上の都合により電子決定方式によることができないとき又は総務課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、当該事案に係る文書に当該事案の決定権者が押印又は署名する方式(以下「書面決定方式」という。)により事案の決定を行うことができる。

3　対内的に行う簡易又は定型的な事務処理について、当該事案の決定権者の決定を経ていることが文書等により表明された場合は、第1項の決定が行われたものとみなす。

2　文書取扱者は、係ごとに1人を置き、係長をもって充てる。ただし、係を置かない課にあっては、課長がその所管する課の職員のうちから1人以上を指定する。

3　ファイル責任者は、課の職員のうち課長及び文書取扱者を除く者のうちから1人を指定するものとする。ただし、課の職員の総数が3人未満の場合はこの限りでない。

4　課長は、文書取扱者等を指定したときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。

5　課長は、必要があると認めるときは、ファイル責任者の補助者を置くことができる。

2　総務課長は、2以上の課における前項第4号に規定する事務について、当該2以上の課のうちいずれか1の課の文書取扱者を指定して、これを行わせることができる。

3　ファイル責任者は、その所属する課の文書取扱者の職務を補佐するとともに、次の各号に規定する事務を行う。

2　総務課長は、各課の文書等の処理状況その他文書等に関する事務の取扱い状況について随時調査し、又は課長から報告を受け、必要な指示を行うものとする。

2　課長は、文書等の件名、第12条の文書記号及び文書番号、第44条第2項のファイル番号、第55条第1項の保存期間その他の文書等の管理上必要な事項(以下「文書管理事項」という。)を総合文書管理システムに記録するものとする。

2　課長は、前項の規定により文書管理簿を作成した場合においては、一定期間、これを課に備え置いておかなければならない。

3　課長は、文書管理簿を使用する場合において、記載すべき事項をパーソナルコンピュータ(以下「パソコン」という。)に入力し、記録する方式により当該文書管理簿を作成することができる。

2　前項の分類番号及び分類項目は、大分類、中分類及び小分類から成る階層構造によるものとする。

2　前項の場合において特に必要があると認めるときは、同項に規定する文字に当該課における事案を表わす文字を合わせた記号を、文書記号として定めることができる。

3　対内文書における文書記号については、第1項に定める記号から日野市の頭文字を省略することができる。

4　課長は、第1項各号に掲げる文書等については、毎年4月1日以降第1号から一連番号による文書の番号(以下「文書番号」という。)を付し始め、翌年3月31日に止めるものとする。

5　前項の規定は、文書管理簿に文書管理事項を記録する文書等について準用する。

6　条例、規則及び訓令に係る文書等については、政策法務課長は、毎年暦年ごとに一連番号を付し、それぞれ番号簿を作成して統括管理するものとする。

7　告示、公告、通達及び依命通達に係る文書等については、総務課長は、毎年暦年ごとに一連番号を付し、それぞれ番号簿を作成して統括管理するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、課長は、特別の事情があると認めるときは、フロッピーディスク、光ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。

3　通信回線による電磁的記録の着信の確認は、定時に行うものとする。

2　到達した電子文書の事務担当者は、総合文書管理システムに文書管理事項を記録し、保存することにより、収受の処理を行うものとする。

2　ファクシミリへの着信の確認は、定時に行うものとする。

2　当直員は、その勤務中受領した文書を当直日誌に記載し、当直時限後に総務課長又は次番者に引き継がなければならない。

3　前項の場合において、受領した文書が緊急を要するものと認められるときは、速やかに名あて人又は当該文書に関する事項を主管する課の課長に連絡し、必要に応じ当該文書をこれらの者に引き渡す等の措置をとらなければならない。

2　施行期日の予定された事案については、余裕をもって起案し、必要な審査、合議、協議その他事案の決定に対する関与が行われる機会を失わないように努めなければならない。

3　課の文書取扱者は、文書等の処理経過を常時把握し、回答又は報告期日を経過することのないように事務担当者を指導しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、総合文書管理システムの運用上の都合により電子起案方式によることができないとき又は総務課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、回議書(第2号様式)に事案の内容その他所要事項を記載し、押印すること(以下「書面起案方式」という。)により起案を行うことができる。

2　起案文書における事案の説明については、伺いの主旨、伺いの理由、時期・場所・実施方法等、予算根拠、法令根拠その他必要な事項を平易かつ明確に記録し、又は記載するものとする。

3　起案は、通常1件ごとに行うものとする。

4　起案文書には、必要に応じて、発信する文書等の控え並びに起案の理由及び事案の経過等を明らかにする資料を添えるものとする。

5　総合文書管理システムによる起案文書には、「共有区分」等の事項を記録するものとする。

6　前条第1項及び第2項の規定にかかわらず、定例的に取り扱う事案に係る起案については、一定の帳票を用いて行うことができる。

2　収受文書に基づいて起案をする場合には、当該収受文書の文書記号及び文書番号を起案文書に付する文書記号及び文書番号として用いることができる。

2　起案文書は、必要な決定関与その他の事案決定に対する関与の機会が失われないよう、必要な時間的余裕をもって回付するものとする。

3　第1項の規定にかかわらず、電子関与方式又は書面関与方式によることが適当でないときは、当該事案の決定関与者を招集して開催する会議の場において当該事案に係る決定案を示して発言を求める方式(以下「会議方式」という。)により決定関与を行うことができる。

4　会議方式により決定関与を行った上で事案の決定を行うときは、決定関与者の発言の全部又は一部を記載した文書又は電磁的記録を作成し、当該事案に係る起案文書に添付するものとする。

2　合議は、事案の決定に当たって必要最小限のものにとどめ、迅速な意思決定を妨げることのないようにしなければならない。

2　前項の起案文書のうち、決裁区分が部長専決以上(会計課にあっては会計管理者決裁)のものについては、主管の系列に属する課長等の審査を経て決裁に付さなければならない。

3　前2項の審査の結果、起案文書の修正が必要であるときは、課長等及び文書取扱者は、起案者に対し必要な指示をするものとする。

4　第1項及び第2項の審査を行う場合において、その審査を行う者が不在であるときは、あらかじめその課の課長が指定する者が当該起案文書の審査を行うものとする。

2　前項の審査について総務部長が必要と認めるときは、あらかじめ総務部長が指定する者に審査を行わせることができる。

3　第1項の審査を行う場合において、その審査を行う者が不在であるときは、あらかじめ総務部長が指定する者が審査を行うものとする。

2　前項の規定にかかわらず、電子回付方式による合議については、合議を行う者に一斉に回付する方法で行うことができる。

3　書面起案方式による起案文書の回付は、流れ方式による。

4　前項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを必要とし、又は秘密の取扱いを必要とする起案文書(書面起案方式によるものに限る。以下この項において同じ。)その他重要な起案文書は、その内容を説明することができる職員が持ち回りをすることができる。

5　第1項の規定にかかわらず、起案者は、電子回付方式により起案文書の回付を行っている場合において、課長が電子決定方式による決定又は電子関与方式による決定関与を書面決定方式による決定又は書面関与方式による決定関与に変更することが必要であると認めるときは、当該時点以降の起案文書について電子起案方式によるものから書面起案方式によるものに変更することができる。この場合において、電子起案方式による起案文書に係る事案の内容を総合文書管理システムを利用して紙に記録した文書は、当該事案に係る書面起案方式による起案文書とみなす。

2　起案者は、回付中の起案文書を廃したときは、その旨を総合文書管理システム又は文書管理簿に記録しておくものとする。

2　供覧文書の事務担当者は、当該供覧文書を回付する場合には、総合文書管理システム又は文書管理簿に文書管理事項を記録するものとする。

3　第26条第2項及び第30条の規定は、第1項の場合について準用する。

2　課長は、必要に応じ前項の文書等を総合文書管理システムに記録し、保存するものとする。

3　課長は、非決裁保存文書(電子文書を除く。)について、別に管理に関する定めのあるものを除き、その余白等に第12条第4項の文書番号及び第44条第2項のファイル番号を記録するものとする。

2　書面決定方式により決定された事案を施行する場合(通信回線により送信する場合を含む。)においては、当該施行文書を浄書(送信原稿の作成を含む。)し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合(送信原稿と起案文書との確認を含む。)するものとする。

3　前2項の規定による浄書及び照合は、起案者又はその事案の事務担当者自らが行うものとする。

2　前項の場合において、施行に用いる文書には、施行の確認のため決裁済文書等(電子決定方式により決定した事案にあっては割印台帳(第4号様式)等)と割印するものとする。

3　前2項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当する文書については「(公印省略)」の記載をして、公印及び割印の押印を省略することができる。

4　総合行政ネットワーク文書(送信するものに限る。)については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。

5　電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

2　前項の規定にかかわらず、施行文書の中に秘密の事項が含まれるもの等の発送については、通信回線による送信(総合行政ネットワーク文書の送信を除く。)の方法により行ってはならない。

3　第1項の規定により施行文書を発送した起案者又はその事案の事務担当者は、その旨を総合文書管理システムに記録し、当該施行文書に係る施行の日付を起案文書に記載するものとする。

2　郵便による発送は、所定の封筒を使用し、郵便番号及び名あて人の住所氏名を明確に記入し、特殊な取扱いを受けるものは、封筒表面に書留、速達、親展等の別を明らかにしなければならない。

3　郵便は、原則として料金計器別納又は料金後納によるものとする。これにより難いときは、郵便切手又ははがきを使用して行う。この場合においては、切手、はがきの受け払いを明確にしておかなければならない。

4　施行文書を料金計器別納による郵便により発送するときは、日本郵便株式会社より計器別納取扱の承認を受けた旨を証する印影を表示しなければならない。

5　施行文書を料金後納による郵便により発送するときは、発送する文書に料金後納郵便物差出票を添えて日本郵便株式会社に差し出さなければならない。

6　総務課長は、月の初めに各課の前月分の郵便による料金を郵便料金明細書兼内訳書により各課に通知しなければならない。

7　前項の通知を受けた課の課長は、毎月指定される期日までに郵便料金を日本郵便株式会社に支払わなければならない。

2　前項のファイル基準表には、文書等の1フォルダーごとに1項目を定め、各項目ごとにファイル番号を付すものとする。

3　総務課長は、すべての課に共通する事項につき前項の項目を定める際の指針を定めるものとする。

4　課長は、第1項の規定によりファイル基準表を定めたとき又はこれを更新したときは、直ちにこれを総合文書管理システムに登録するものとする。

2　電子起案方式による事案決定等の過程において、文書が介在した処理を行った場合には、次に定めるところによる。

2　前項本文の場合において、当該年度に属する文書等はファイリングキャビネットの上段及び中段に、前年度に属する文書等は下段にそれぞれ収納するものとする。

3　第1項の規定に基づき文書等を保存するに当たっては、常に紛失、火災、盗難、情報漏えい等の予防の措置を講ずるとともに、重要な文書等は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておくものとする。

2　前項の規定にかかわらず、秘密の文書等又は事務処理上特に必要な文書等は、前項の引継ぎの日以降においても、総務課長の承認を得て、引き続き当該文書等の秘密を要する期間又は事務処理上必要とする期間、当該文書等を所管する課長の責任において保存することができる。

3　第1項の規定にかかわらず、図面、フィルム、電磁的記録等であって、その形態、性質等が第1項の規定による引継ぎに適さないものは、別に定める方法により編さんし、保存するものとする。

2　文書保存庫は、総務課長が管理し、総務課長が各課から引き継いだ文書等のみを収蔵するものとする。

2　前項により作成した電子化された文書等を原本と同等の証拠能力を有するものとみなし、作成後の原本は、原則として廃棄するものとする。

3　第1項により作成した電子化された文書等の品質及び証拠能力を厳正なものとするために必要な事項は、別に定める。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。

2　文書等の保存期間の基準は、前条第1項の保存期間の種別ごとに、別表のとおりとする。

2　前項の保存期間が満了する日は、文書等を職務上作成し、又は取得した日の属する年度の翌年度の初めから起算して当該文書等の保存期間が表示する年数の終了する日とする。

2　課の職員は、前項の規定により持ち出した文書等を、退庁時までに、ファイル責任者の指定する場所に返却するものとする。

3　課の事務室内において保存されている文書等を当該課以外の職員が利用しようとするときは、当該課の課長の承認を得なければならない。

4　ファイル責任者は、前項の規定により文書等を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該文書等の利用状況が明らかになるようにしておくものとする。

2　前項の場合において、第50条第1項の規定による引継ぎをする前に文書等を所管していた課以外の課の職員が当該文書等を利用しようとするときは、前項の手続に加えて当該文書等を所管していた課の課長の承認を得なければならない。

3　貸出期間は、3日以内とし、やむを得ない理由で長期借覧を必要とするときは、その理由を総務課長に申し出て、その許可を得るものとする。

2　課長は、第53条の規定により当該課に引き継がれた電子文書、第50条第1項の規定により当該課に引き継がれた文書等、同条第2項の規定により当該課に保存されている文書等及び同条第3項に規定する文書等のうち当該課の課長が保存しているものが保存期間を経過したときは、総務課長の承認を経て、当該文書等を廃棄するものとする。

3　総務課長又は課長は、保存期間が経過する日の前に文書等を廃棄しなければならない特別の必要が生じた場合(第64条に規定する場合を除く。)においては、廃棄する理由を明記した上市長の承認を得なければ当該文書等を廃棄してはならない。

4　前3項の規定により、文書等を廃棄しようとするときは、当該文書等の件名又は目録、廃棄する日、廃棄の方法等を記載した起案文書によって当該廃棄する旨を決定するものとする。

5　前項の場合において、総務課長又は課長は、総合文書管理システム又は文書管理簿に廃棄する旨を記録し、廃棄する文書等の件名一覧又は目録を作成するものとする。

6　第1項から第3項までの規定により文書等を廃棄した場合における当該文書等に係る総合文書管理システム又は文書管理簿に記録した文書管理事項は、第4項の起案文書を廃棄する際に、総合文書管理システム又は文書管理簿から削除するものとする。

7　第1項及び第2項の規定にかかわらず、これらの項に規定する文書等について、当該文書等の保存期間が経過してもなお継続して保存する必要があると認めるときは、その保存する必要がある期間、継続して保存することができる。

2　総務課長又は課長は、第66条に規定する秘密文書ほか秘密の取扱いを要する文書等、他に使用されるおそれのある文書等又は日野市情報公開条例第7条各号に規定する非公開情報が記録されている文書等を廃棄する場合には、物理的破壊若しくはデータ復元不能化処理又は溶融、焼却、断裁等により、これらの情報が外部に漏れたり、悪用されることのないよう、細心の注意を払わなければならない。

2　前項の場合において、永年保存(長期保存)に該当する文書等については、当該文書等を職務上作成し、又は取得した日の属する年度の翌年度の初めから起算して10年を経過したものについて、継続して保存する必要があるかどうかを総合的に判断し、継続して保存する場合には、以後定期的に同様の見直しを行うものとする。

2　秘密文書を取り扱うときは、当該秘密文書の記録内容が外部に漏れることのないように、細心の注意を払うものとする。

3　秘密文書は、持出し、貸出し、又は閲覧させることはできない。ただし、特に必要と認めるときは、当該秘密文書を所管する課の課長の承認を得たのち、必要事項を複写し、又は転記することができる。

4　前項の規定により秘密文書を複写し、又は転記した場合は、当該複写し、又は転記したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

5　課長は、秘密文書が電子文書である場合には、総合文書管理システムにおけるその秘密の保持に努めるものとする。

6　課長は、秘密文書(電子文書を除く。)の保管について、キャビネット等に施錠する等の方法により厳重に管理するものとする。

(施行期日)

1　この規則は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　施行日前に職務上作成し、又は収受し、日野市文書管理規程を廃止する訓令(平成16年訓令第20号)による廃止前の日野市文書管理規程(昭和53年訓令第3号。以下「旧規程」という。)第24条の文書カードに所要事項を記載した文書の管理については、この規則の規定にかかわらず、なお旧規程に定める方法による。

3　施行日前に総合文書管理システムを利用して職務上作成し、又は収受した文書等については、旧規程にかかわらず、この規則に規定する方法により管理することができる。

4　前2項の規定にかかわらず、総合文書管理システムの利用環境が未整備であるため総合文書管理システムを利用することができない課における文書等の取扱いについては、なお旧規程の例によることができる。

5　第36条に規定する非決裁保存文書について、施行日現在管理に関する定めを検討中のものにあっては、当該定めをするまでの間、同条各項に定める処理は省略することができる。

6　旧規程の定めるところにより作成された様式類で現に残存するものは、当分の間、なお使用することができる。

この規則は、平成17年4月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の日野市予算事務規則、日野市文書管理規則及び日野市契約事務規則の規定は、平成17年4月1日から適用する。

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

この規則は、平成19年10月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の日野市予算事務規則、日野市文書管理規則及び日野市契約事務規則の規定は、平成20年10月1日から適用する。

この規則は、平成21年6月4日から施行する。

この規則は、平成23年4月1日から施行する。

この規則は、平成24年10月1日から施行する。

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の日野市文書管理規則の規定は、平成24年10月1日から適用する。

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の日野市公印規程、日野市指名業者選定委員会規則、日野市文書管理規則、日野市職員の安全衛生管理規則、日野市職員顕彰規則、日野市職員の育児休業等に関する条例施行規則、日野市職員表彰規則、日野市住民基本台帳ネットワークシステム運営セキュリティ規則及び日野市会計事務規則の規定は、平成25年6月4日から適用する。

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の第3条第4号及び第6号の規定は、平成25年10月1日から適用する。

1　この規則は、平成28年4月1日から施行する。

2　この規則の施行の際、この要綱による改正前の第2号様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。

1　この規則は、日野市副市長定数条例の一部を改正する条例(平成30年条例第25号)の施行の日から施行する。

2　この規則の施行の際、第1条の規定による改正前の日野市公印規程、第3条の規定による改正前の日野市文書管理規則、第6条の規定による改正前の日野市職員の育児休業等に関する条例施行規則及び第11条の規定による改正前の日野市会計事務規則に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

この規則は、平成31年4月1日から施行する。

この規則は、令和2年4月1日から施行する。

この規則は、令和3年4月1日から施行する。

1　この規則は、令和4年4月1日から施行する。

2　この規則の施行の際、第2条の規定による改正前の日野市文書管理規則に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

1　この規則は、令和5年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。

2　この規則による改正後の日野市文書管理規則第42条の規定は、施行日以後に郵便により発送する施行文書について適用し、施行日前に郵便により発送する施行文書については、なお従前の例による。