○日野市文書管理規則

平成16年7月14日

規則第39号

目次

第1章 総則(第1条―第13条)

第2章 文書等の収受及び配布(第14条―第21条)

第3章 文書等の処理(第22条―第43条)

第4章 文書等の整理及び保存(第44条―第57条)

第5章 文書等の利用(第58条―第60条)

第6章 文書等の廃棄等(第61条―第65条)

第7章 秘密文書の処理(第66条)

第8章 補則(第67条)

付則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規則は、日野市(以下「市」という。)における文書等の取扱い及び処理について、基本的事項を定めることにより、文書等の管理の適正化を図り、もって事務の能率的運営に資することを目的とする。

(通則)

第2条 市の文書等の取扱い及び処理に関しては、別に定めがある場合を除くほか、この規則の定めるところによる。

(用語の定義)

第3条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 文書 文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。

(3) 電子文書 電磁的記録のうち、第14号の総合文書管理システムによる情報処理の用に供するため当該システムに記録されたものをいう。

(4) 課 日野市組織規則(平成16年規則第2号。以下「組織規則」という。)第2条第8条及び第11条に規定する課、室、館及びセンター、日野市議会事務局設置条例(昭和34年条例第30号)第1条に規定する事務局並びにこれらに準ずるものをいう。

(5) 課長 前号に規定する課の長をいう。

(6) 係 組織規則第2条第8条及び第11条に規定する係及びこれに準ずるものをいう。

(7) 係長 前号に規定する係の長をいう。

(8) 中途決裁者の意思の決定 主管の系列に属する者がその職位との関連において、事案の決定のための案を記載した電子文書又は文書(以下「起案文書」という。)について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する自らの意思を表示することをいう。

(9) 審査 起案文書について形式的側面、法規的側面その他の見地から調査及び検討をし、その内容及び形式に対する自らの意思を表示することをいう。

(10) 合議 主管の系列に属する者以外の者がその職位との関連において、起案文書について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する自らの意思を表示することをいう。

(11) 収受文書 第15条及び第16条の規定により収受の処理をした電子文書又は第17条から第19条までの規定により収受の処理をした文書をいう。

(12) 供覧文書 組織内において閲覧に供するため第35条第1項の規定により回付する電子文書又は文書で意思決定を伴わないものをいう。

(13) 非決裁保存文書 起案文書及び前2号に掲げる文書に該当しない文書等をいう。

(14) 総合文書管理システム 電子計算機を利用して文書等の収受、起案、決定、保存、廃棄等の事務の処理及び文書等に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムで総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が管理するものをいう。

(15) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(16) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより交換される電磁的記録をいう。

(事案の決定の方式)

第4条 事案の決定は、第23条第1項の電子起案方式による起案文書に当該事案の決定権者が総合文書管理システムにより電磁的に表示し、記録する方式(以下「電子決定方式」という。)により行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、総合文書管理システムの運用上の都合により電子決定方式によることができないとき又は総務課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、第23条第2項の書面起案方式による起案文書に当該事案の決定権者が押印する方式(以下「書面決定方式」という。)により事案の決定を行うことができる。

(文書管理の原則)

第5条 文書等は、すべて課長が中心となり、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。

(文書取扱者及びファイル責任者)

第6条 課に文書取扱者及びファイル責任者(以下「文書取扱者等」という。)を置く。

2 文書取扱者は、係ごとに1人を置き、係長をもって充てる。ただし、係を置かない課にあっては、課長がその所管する課の職員のうちから1人を指定する。

3 ファイル責任者は、課の職員のうち課長及び文書取扱者を除く者のうちから1人を指定するものとする。ただし、課の職員の総数が3人未満の場合はこの限りでない。

4 課長は、文書取扱者等を指定したときは、速やかに総務課長に通知しなければならない。

5 課長は、必要があると認めるときは、ファイル責任者の補助者を置くことができる。

(文書取扱者及びファイル責任者の職務)

第7条 文書取扱者は、上司の命を受け、その所属する課における次の各号に規定する事務を行う。

(1) 文書等の処理の促進及び進行管理に関すること。

(2) 文書等の審査に関すること。

(3) 文書等の整理、保存、利用、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(4) 総合行政ネットワーク文書の送信及び受信並びに電子署名に関すること。

(5) 文書等に関する事務の改善指導及び適正化に関すること。

(6) 総合文書管理システムの利用に係る調整等に関すること。

(7) ファイル責任者及びファイル責任者の補助者の指導に関すること。

(8) 前各号に掲げるもののほか、文書等に関する事務に関し必要なこと。

2 総務課長は、2以上の課における前項第4号に規定する事務について、当該2以上の課のうちいずれか1の課の文書取扱者を指定して、これを行わせることができる。

3 ファイル責任者は、その所属する課の文書取扱者の職務を補佐するとともに、次の各号に規定する事務を行う。

(1) 配布された文書を引き取ること。

(2) 第9条第2項に規定する文書管理事項に係る総合文書管理システムへの記録その他の文書等に関する記録の管理に関すること。

(3) 前2号に掲げるもののほか、文書等に関する事務に関し必要なこと。

(総務課長の職務)

第8条 総務課長は、総合文書管理システムを管理するとともに、文書等に関する事務を統括管理する。

2 総務課長は、各課の文書等の処理状況その他文書等に関する事務の取扱い状況について随時調査し、又は課長から報告を受け、必要な指示を行うものとする。

(総合文書管理システムによる文書等の管理)

第9条 文書等の管理は、総合文書管理システムにより行うものとする。ただし、総務課長がこれにより難いと認めるときはこの限りでない。

2 課長は、文書等の件名、第12条の文書記号及び文書番号、第44条第2項のファイル番号、第55条第1項の保存期間その他の文書等の管理上必要な事項(以下「文書管理事項」という。)を総合文書管理システムに記録するものとする。

(文書管理簿)

第10条 前条第1項の規定にかかわらず、同種の文書等を定例的に処理する場合においては、課長は、総合文書管理システムによる管理に代えて当該文書等を管理するための文書管理簿を作成し、使用することにより当該文書等の管理を行うことができる。

2 課長は、前項の規定により文書管理簿を作成した場合においては、一定期間、これを課に備え置いておかなければならない。

3 課長は、文書管理簿を使用する場合において、記載すべき事項をパーソナルコンピュータ(以下「パソコン」という。)に入力し、記録する方式により当該文書管理簿を作成することができる。

(文書分類表)

第11条 文書等は、別に定める日野市文書分類表(以下「分類表」という。)に定める分類番号及び分類項目により分類整理するものとする。ただし、総務課長が認めた場合は、分類表によらないで、別に定める方法により分類整理することができる。

2 前項の分類番号及び分類項目は、大分類、中分類及び小分類から成る階層構造によるものとする。

(文書記号及び文書番号)

第12条 課長は、総務課長と協議の上、次に掲げる文書等に付する記号として、当該課ごとに、日野市の頭文字並びにその所属する部(これに相当するものを含む。)及び当該課の頭文字又はこれらの部課を表わす文字を合わせた記号(以下「文書記号」という。)を定めるものとする。

(1) 起案文書

(2) 収受文書

(3) 供覧文書

(4) 第36条第1項の規定により総合文書管理システムに文書管理事項を記録する文書等

2 前項の場合において特に必要があると認めるときは、同項に規定する文字に当該課における事案を表わす文字を合わせた記号を、文書記号として定めることができる。

3 対内文書における文書記号については、第1項に定める記号から日野市の頭文字を省略することができる。

4 課長は、第1項各号に掲げる文書等については、毎年4月1日以降第1号から一連番号による文書の番号(以下「文書番号」という。)を付し始め、翌年3月31日に止めるものとする。

5 前項の規定は、文書管理簿に文書管理事項を記録する文書等について準用する。

6 条例、規則及び訓令に係る文書等については、政策法務課長は、毎年暦年ごとに一連番号を付し、それぞれ番号簿を作成して統括管理するものとする。

7 告示、公告、通達及び依命通達に係る文書等については、総務課長は、毎年暦年ごとに一連番号を付し、それぞれ番号簿を作成して統括管理するものとする。

(文書等の処理の年度)

第13条 文書等の処理に関する年度は、別に定めるもののほか、4月1日から翌年の3月31日までとする。

第2章 文書等の収受及び配布

(電磁的記録の受信等)

第14条 電磁的記録の受信は、通信回線を利用して行うものとする。ただし、当該電磁的記録が日野市に対する申請、届出等に係るもので、かつ、当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要するものである場合には、当該電磁的記録の受信(総合行政ネットワーク文書を除く。)について、事前に総務課長の承認を得なければならない。

2 前項の規定にかかわらず、課長は、特別の事情があると認めるときは、フロッピーディスク、光ディスク等の媒体により電磁的記録を受領することができる。

3 通信回線による電磁的記録の着信の確認は、定時に行うものとする。

(電子文書の収受の処理)

第15条 課長は、前条に定める方法によりその課に到達し、又は受領した電磁的記録のうち収受の処理が必要と認めるものを総合文書管理システムに記録し、又は紙に出力するものとする。

第16条 課長は、必要に応じ前条の規定により総合文書管理システムに記録した電子文書(以下この条において「到達した電子文書」という。)を、当該到達した電子文書の事務担当者又は当該到達した電子文書を所掌する係に配布するものとする。

2 到達した電子文書の事務担当者は、総合文書管理システムに文書管理事項を記録し、保存することにより、収受の処理を行うものとする。

(到達文書の取扱い)

第17条 市役所に到達した文書は、課に直接到達した文書を除き、すべて総務部総務課(以下「総務課」という。)において受領し、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 封筒の表示等により主管する課が明らかな文書は、開封しないで当該課長に交換箱により配布するものとする。

(2) 封筒の表示等では主管する課が明らかでない文書は、開封し、主管する課を確認して当該課長に交換箱により配布するものとする。

(3) 金券、書留等は、封筒に一連の収受番号を付し、書留等収受簿に必要事項を記載して、当該事務を主管する課から受領印を受けるものとする。

(4) 電報については、第1号及び第2号の規定に準じて処理するものとする。

(5) 開封した文書のうち、訴訟、不服申立て等その収受の日付が権利の得喪又は効力の得失に関係するものは、その封筒に受領年月日を付記するものとする。

(6) 2以上の課に関係する文書は、総務課長の判断により、その関係が最も密接な課に配布するものとする。

(課における文書の取扱い)

第18条 課長は、前条の規定により配布を受けた文書及び課に直接到達した文書をすべて開封し、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 文書の余白に収受印(第1号様式)を押し、総合文書管理システム又は文書管理簿に当該文書に係る文書管理事項を記録するとともに、当該文書にも必要事項を記入する。

(2) 前号の処理は、課の事務担当者又はファイル責任者が行うものとし、ファイル責任者が処理した場合は直ちに事務担当者に当該文書を回付するものとする。

(3) 事務担当者は、第1号の処理が完了した文書を直ちに課の文書取扱者の審査を経て決裁等に付さなければならない。

(4) 軽易な文書は、前3号の手続を省略し、事務担当者に当該文書を回付することができる。ただし、収受印は押すものとする。

(ファクシミリの利用による収受)

第19条 ファクシミリに着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。この場合において、記録がなされた紙(記録がなされた紙が保存に適しないものである場合は、保存に適する紙に複写したもの)は、到達した文書とみなし、前2条の規定により、収受の処理を行うものとする。

2 ファクシミリへの着信の確認は、定時に行うものとする。

(文書配布の方法)

第20条 課のファイル責任者は、少なくとも1日2回、定時に、交換箱において配布された文書を引き取るものとする。

(執務時間外の到達文書の取扱い)

第21条 執務時間外に到達した文書は、当直員がこれを受領する。

2 当直員は、その勤務中受領した文書を当直日誌に記載し、当直時限後に総務課長又は次番者に引き継がなければならない。

3 前項の場合において、受領した文書が緊急を要するものと認められるときは、速やかに名あて人又は当該文書に関する事項を主管する課の課長に連絡し、必要に応じ当該文書をこれらの者に引き渡す等の措置をとらなければならない。

第3章 文書等の処理

(処理方針)

第22条 文書等の処理は、課長が中心となり、課の事務担当者において速やかに処理しなければならない。この場合において、課長以外の者の決定を要する重要な事案に係る文書等の処理については、当該事案の決定権者の指示を受けるものとする。

2 施行期日の予定された事案については、余裕をもって起案し、必要な審査、合議、協議その他事案の決定に対する関与が行われる機会を失わないように努めなければならない。

3 課の文書取扱者は、文書等の処理経過を常時把握し、回答又は報告期日を経過することのないように事務担当者を指導しなければならない。

(起案の方法)

第23条 起案は、次項及び次条第6項に規定する場合並びに別に定めのある場合を除き、起案をする者(以下「起案者」という。)が、総合文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録すること(以下「電子起案方式」という。)により行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、総合文書管理システムの運用上の都合により電子起案方式によることができないとき又は総務課長が事務処理の効率化等の観点から合理的であると認めるときは、回議書(第2号様式)に事案の内容その他所要事項を記載し、押印すること(以下「書面起案方式」という。)により起案を行うことができる。

(起案文書の作成)

第24条 起案文書には、事案の内容を、用語、用字等の使用に関し市長が別に定めるところに従い、平易かつ明確に記録し、又は記載するものとする。

2 起案文書における事案の説明については、伺いの主旨、伺いの理由、時期・場所・実施方法等、予算根拠、法令根拠その他必要な事項を平易かつ明確に記録し、又は記載するものとする。

3 起案は、通常1件ごとに行うものとする。

4 起案文書には、必要に応じて、発信する文書等の控え並びに起案の理由及び事案の経過等を明らかにする資料を添えるものとする。

5 総合文書管理システムによる起案文書には、「共有区分」等の事項を記録するものとする。

6 前条第1項及び第2項の規定にかかわらず、定例的に取り扱う事案に係る起案については、一定の帳票を用いて行うことができる。

(起案文書の登録等)

第25条 起案文書を作成した場合、その事務担当者は、総合文書管理システム又は文書管理簿に当該起案文書に係る文書管理事項を記録するものとする。

2 収受文書に基づいて起案をする場合には、当該収受文書の文書記号及び文書番号を起案文書に付する文書記号及び文書番号として用いることができる。

(決定関与の方式)

第26条 事案の決定に当たり、中途決裁者の意思の決定、審査又は合議(以下「決定関与」という。)を必要とする場合は、当該事案の決定関与をする者(以下「決定関与者」という。)に当該事案に係る起案文書を回付して、総合文書管理システムにより決定関与した旨を電磁的に表示し、記録することを求める方式(以下「電子関与方式」という。)又は決定関与者の押印を求める方式(以下「書面関与方式」という。)により行うものとする。

2 起案文書は、必要な決定関与その他の事案決定に対する関与の機会が失われないよう、必要な時間的余裕をもって回付するものとする。

3 第1項の規定にかかわらず、電子関与方式又は書面関与方式によることが適当でないときは、当該事案の決定関与者を招集して開催する会議の場において当該事案に係る決定案を示して発言を求める方式(以下「会議方式」という。)により決定関与を行うことができる。

4 会議方式により決定関与を行った上で事案の決定を行うときは、決定関与者の発言の全部又は一部を記載した文書又は電磁的記録を作成し、当該事案に係る起案文書に添付するものとする。

(合議の順序等)

第27条 事案の決定に当たり合議を必要とする場合は、あらかじめ関係部課と十分協議の上起案し、最終決定権者又は専決権者の決定の直前に必要な合議を受けなければならない。ただし、市長決裁及び副市長専決の場合は、主管部長の意思の決定を受けてから必要な合議を行うものとする。

2 合議は、事案の決定に当たって必要最小限のものにとどめ、迅速な意思決定を妨げることのないようにしなければならない。

(主管課における審査)

第28条 起案者は、第25条第1項に規定する記録を完了した起案文書について、直ちに課の文書取扱者の審査を経て決裁に付さなければならない。

2 前項の起案文書のうち、決裁区分が部長専決以上(会計課にあっては会計管理者決裁)のものについては、主管の系列に属する課長等の審査を経て決裁に付さなければならない。

3 前2項の審査の結果、起案文書の修正が必要であるときは、課長等及び文書取扱者は、起案者に対し必要な指示をするものとする。

4 第1項及び第2項の審査を行う場合において、その審査を行う者が不在であるときは、あらかじめその課の課長が指定する者が当該起案文書の審査を行うものとする。

(総務部長及び政策法務課における審査)

第29条 次に掲げる場合においては、主管課において原案を作成し、起案し、主管部長の意思の決定を受けてから、それぞれ当該各号に定める者の審査を経て決裁に付さなければならない。

(1) 市議会に議案を提案しようとするとき 総務部長、法務争訟担当参事及び政策法務課長

(2) 専決処分をしようとするとき 総務部長、法務争訟担当参事及び政策法務課長

(3) 規則を制定又は改廃しようとするとき 法務争訟担当参事及び政策法務課長

(4) 訓令及び要綱を制定又は改廃しようとするとき 政策法務課長

2 前項の審査について総務部長が必要と認めるときは、あらかじめ総務部長が指定する者に審査を行わせることができる。

3 第1項の審査を行う場合において、その審査を行う者が不在であるときは、あらかじめ総務部長が指定する者が審査を行うものとする。

(回付)

第30条 電子起案方式による起案文書の回付は、電子回付方式(総合文書管理システムを利用した流れ方式による回付をいう。以下同じ。)による。

2 前項の規定にかかわらず、電子回付方式による合議については、合議を行う者に一斉に回付する方法で行うことができる。

3 書面起案方式による起案文書の回付は、流れ方式による。

4 前項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを必要とし、又は秘密の取扱いを必要とする起案文書(書面起案方式によるものに限る。以下この項において同じ。)その他重要な起案文書は、その内容を説明することができる職員が持ち回りをすることができる。

5 第1項の規定にかかわらず、起案者は、電子回付方式により起案文書の回付を行っている場合において、課長が電子決定方式による決定又は電子関与方式による決定関与を書面決定方式による決定又は書面関与方式による決定関与に変更することが必要であると認めるときは、当該時点以降の起案文書について電子起案方式によるものから書面起案方式によるものに変更することができる。この場合において、電子起案方式による起案文書に係る事案の内容を総合文書管理システムを利用して紙に記録した文書は、当該事案に係る書面起案方式による起案文書とみなす。

(起案文書の回付に係る事案の検討)

第31条 決定関与者は、起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該事案を検討し、決定案について異議があるときは、その旨を速やかに起案者に連絡するものとする。

(決裁区分等)

第32条 決裁区分、専決その他決裁に関する事項は、日野市事務決裁規程(昭和45年訓令第2号)その他決裁に関する規程の定めるところによる。

(決定後の処理)

第33条 起案文書(文書管理簿によるものを除く。)の事務担当者は、当該事案が決定したときは、総合文書管理システムに決裁の完了に係る事項を記録するものとする。

(廃案の通知等)

第34条 回付中の起案文書を廃し、又はその内容に重要な変更(以下「内容変更」という。)があったときは、起案者は、その旨を既に決定関与を終了した決定関与者に連絡するものとする。この場合において、内容変更があったときは、当該起案文書を再度回付するものとする。

2 起案者は、回付中の起案文書を廃したときは、その旨を総合文書管理システム又は文書管理簿に記録しておくものとする。

(供覧)

第35条 供覧文書は、電子回付方式又は当該供覧文書(電子文書を除く。)に供覧票(第3号様式)を貼付し、閲覧者が押印する方式により回付するものとする。

2 供覧文書の事務担当者は、当該供覧文書を回付する場合には、総合文書管理システム又は文書管理簿に文書管理事項を記録するものとする。

3 第26条第2項及び第30条の規定は、第1項の場合について準用する。

(非決裁保存文書等の登録等)

第36条 課長は、非決裁保存文書を作成し、又は取得した場合においては、別に管理に関する定めのあるものを除き、総合文書管理システム又は文書管理簿に当該文書等に係る文書管理事項を記録するものとする。

2 課長は、必要に応じ前項の文書等を総合文書管理システムに記録し、保存するものとする。

3 課長は、非決裁保存文書(電子文書を除く。)について、別に管理に関する定めのあるものを除き、その余白等に第12条第4項の文書番号及び第44条第2項のファイル番号を記録するものとする。

(浄書及び照合)

第37条 電子決定方式により決定された事案を施行する場合においては、当該施行に用いようとする文書等(以下この条において「施行文書」という。)を浄書(通信回線により送信する原稿(以下「送信原稿」という。)の作成を含む。)し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合(送信原稿と起案文書との確認を含む。)するものとする。

2 書面決定方式により決定された事案を施行する場合(通信回線により送信する場合を含む。)においては、当該施行文書を浄書(送信原稿の作成を含む。)し、当該施行文書と当該事案に係る起案文書とを照合(送信原稿と起案文書との確認を含む。)するものとする。

3 前2項の規定による浄書及び照合は、起案者又はその事案の事務担当者自らが行うものとする。

(発信者名)

第38条 決定された事案を施行する場合において、発信する文書等の発信者は、市長名を用いる。ただし、次の各号に規定する場合においては、それぞれに規定する発信者名を用いることができる。

(1) 対外的な文書等(以下「対外文書」という。)にあっては、事案の性質により、副市長名、部長名若しくは課長名又は市役所名

(2) 対内的な文書等(以下「対内文書」という。)にあっては、特に規定するものを除き、部長名又は課長名

(事務担当者の表示)

第39条 前条の規定により発信する文書等には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書等の末尾にその事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

(公印及び電子署名)

第40条 第4項に規定する文書を除き、第37条の規定による照合を終了した施行に用いる文書には、日野市公印規程(昭和38年規程第1号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。

2 前項の場合において、施行に用いる文書には、施行の確認のため決裁済文書等(電子決定方式により決定した事案にあっては割印台帳(第4号様式)等)と割印するものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、対内文書又は軽易な文書については「(公印省略)」の記載をして、公印及び割印の押印を省略することができる。

4 総合行政ネットワーク文書(送信するものに限る。)については、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、電子署名を省略することができる。

5 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

(発送)

第41条 施行に用いる文書等(以下「施行文書」という。)の発送は、通信回線による送信、都庁交換便による送付、郵便による送付、信書便による送付、集配等により行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、施行文書の中に秘密の事項が含まれるもの等の発送については、通信回線による送信(総合行政ネットワーク文書の送信を除く。)の方法により行ってはならない。

3 第1項の規定により施行文書を発送した起案者又はその事案の事務担当者は、その旨を総合文書管理システムに記録し、当該施行文書に係る施行の日付を起案文書に記載するものとする。

(郵便による発送)

第42条 施行文書を郵便により発送するときは、次項の処理をした当該施行文書に、必要事項を記入した郵便発送依頼票を添えて総務課長が指定する時刻までに総務課に提出するものとする。

2 郵便による発送は、所定の封筒を使用し、郵便番号及び名あて人の住所氏名を明確に記入し、特殊な取扱いを受けるものは、封筒表面に書留、速達、親展等の別を明らかにしなければならない。

3 郵便は、原則として料金後納によるものとする。これにより難いときは、郵便切手又ははがきを使用して行う。この場合においては、切手、はがきの受け払いを明確にしておかなければならない。

4 郵便によるときは、発送する文書に料金後納郵便物差出票を添えて日本郵便株式会社に差し出さなければならない。

5 総務課長は、月の初めに各課の前月分の郵便による料金を後納料金明細書兼内訳書により各課に通知しなければならない。

6 前項の通知を受けた課の課長は、毎月指定される期日までに郵便料金を日本郵便株式会社に支払わなければならない。

(緊急事案の処理)

第43条 緊急やむを得ず至急に処理しなければならない事務で、当該事務に係る文書等の取扱いを通常の処理をもって行うことにより、当該事務の執行に著しい支障があると認められるときは、決定権者の指示により、これらの処理をすることができる。ただし、事後に所定の取扱いをしなければならない。この場合において、起案文書又は供覧文書に事後に文書等の取扱いをした理由及び経過を記載しておかなければならない。

第4章 文書等の整理及び保存

(分類の基準及びファイル基準表)

第44条 課長は、文書等の整理に当たって、別に定める方法により分類整理するものを除き、第11条に規定する分類表に定める分類番号及び分類項目に従い、事務の性質、内容、第55条第1項の規定により定める保存期間等に応じた系統的な分類の基準(以下「ファイル基準表」という。)を定め、毎年度当初にこれを更新するものとする。

2 前項のファイル基準表には、文書等の1フォルダーごとに1項目を定め、各項目ごとにファイル番号を付すものとする。

3 総務課長は、すべての課に共通する事項につき前項の項目を定める際の指針を定めるものとする。

4 課長は、第1項の規定によりファイル基準表を定めたとき又はこれを更新したときは、直ちにこれを総合文書管理システムに登録するものとする。

(電子文書の整理及び保存)

第45条 電子文書は、総合文書管理システムにより整理し、及び保存するものとする。

2 電子起案方式による事案決定等の過程において、文書が介在した処理を行った場合には、次に定めるところによる。

(1) 電子文書について、総合文書管理システムによる収受の処理(以下「電子収受」という。)、電子決定方式による事案の決定(以下「電子決定」という。)等の電子的な処理を行った場合には、当該電子文書を原本として取リ扱い、文書による収受の処理(以下「文書収受」という。)、書面決定方式による事案の決定(以下「書面決定」という。)等、文書で処理した場合には、当該文書を原本として取り扱う。

(2) 電子収受又は電子決定を行った電子文書を総合文書管理システムを利用して紙に記録した場合は、電子文書を原本とし、紙はその写しとして取り扱う。

(3) 文書収受をした文書について、スキャナ等を利用して総合文書管理システムに記録した場合は、当該文書を原本とし、電子化した電子文書はその写しとして取り扱う。

(4) 前3号に定めるもののほか、電子起案方式による事案決定等の過程において、文書が介在した処理を行った場合の取扱いについては、総務課長が別に定める。

(文書等の整理)

第46条 文書等(電子文書を除く。以下この条において同じ。)は、それぞれの課において、必要に応じて利用することができるように、第44条第1項の規定に基づき定められたファイル基準表に従って整理し、フォルダーに入れてファイリングキャビネットに収納しておくものとする。ただし、帳簿、台帳、図面等ファイリングキャビネットに収納することが不適当な文書等については、書棚、書庫等に収納しておくことができる。

2 前項本文の場合において、当該年度に属する文書等はファイリングキャビネットの上段及び中段に、前年度に属する文書等は下段にそれぞれ収納するものとする。

3 第1項の規定に基づき文書等を保存するに当たっては、常に紛失、火災、盗難、情報漏えい等の予防の措置を講ずるとともに、重要な文書等は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておくものとする。

(文書等の完結処理)

第47条 事務担当者は、使用を終了した文書等(電子文書を除く。以下この条から第52条までにおいて同じ。)について、当該文書等に係る文書管理事項を総合文書管理システム又は文書管理簿に記録し、前条第1項に規定するファイリングキャビネット等に収納して保存するものとする。

(文書等の移換え等)

第48条 前条の規定によりファイリングキャビネット等に収納した文書等については、文書等を職務上作成し、又は取得した年度の翌年度においては場所の移換えをする等、適切な措置を講ずるものとする。

(文書等の編さん)

第49条 課の文書取扱者及びファイル責任者は、ファイリングキャビネット等において保存している文書等を、当該保存を開始した日の属する年度の翌年度の末日後速やかに次の各号の規定により保存期間別に編さんしなければならない。ただし、保存期間が1年の文書等を除くものとする。

(1) 文書等の編さんは、第46条第1項の規定に基づき整理されたフォルダー等の単位ごとに行うものとする。

(2) 文書等に附属する図面、写真等で編さんに不便なものは、別に編さんし、又は文書保存箱を使用する。

(3) 1フォルダーの厚さは3センチメートルを標準とし、これを超える場合は、分冊とする。

(4) 編さんした文書等のフォルダー等又は文書保存箱には、保存期間別、年度記号、分類等必要事項を記載する。

(5) 文書等の索引目次をつける。

(文書等の引継ぎ)

第50条 課長は、前条の規定により編さんを終えたフォルダー等及び文書保存箱について、毎年度総務課長が指定する日までに引継ぎ先を指定した上、総務課長の承認を経て引継ぎをしなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、秘密の文書等又は事務処理上特に必要な文書等は、前項の引継ぎの日以降においても、総務課長の承認を得て、引き続き当該文書等の秘密を要する期間又は事務処理上必要とする期間、当該文書等を所管する課長の責任において保存することができる。

3 第1項の規定にかかわらず、図面、フィルム、電磁的記録等であって、その形態、性質等が第1項の規定による引継ぎに適さないものは、別に定める方法により編さんし、保存するものとする。

(文書保存庫等)

第51条 前条第1項の規定に基づき引き継いだフオルダー等及び文書保存箱は、文書保存庫等に収蔵して保存するものとする。

2 文書保存庫は、総務課長が管理し、総務課長が各課から引き継いだ文書等のみを収蔵するものとする。

(文書等のマイクロフィルム化)

第52条 長期にわたり保存を必要とする文書等及び文書保存庫等に収蔵されていない図面、台帳、証拠書類等で必要のあるものは、マイクロフィルム化することができる。

2 前項により作成されたマイクロフィルムを原本と同等の証拠能力を有するものとみなし、撮影後の原本は、廃棄する。

3 マイクロフィルムの品質及び証拠能力を厳正なものとするために必要な事項は、別に定める。

(電子文書の引継ぎ処理)

第53条 課長は、第49条に規定する編さん及び第50条第1項に規定する引継ぎの時期に併せて、課において所管する電子文書で当該保存を開始した日の属する年度の翌年度の末日を経過したものについて、総合文書管理システムにおいて引継ぎの処理を行うものとする。

(文書管理簿の保存)

第54条 文書管理簿は、課において保存し、整理しておくものとする。

(保存期間の種別)

第55条 文書等の保存期間の種別は、次の5種とする。

永年(長期) 10年 5年 3年 1年

2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書等については法令等に定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書等については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。

(保存期間の基準)

第56条 文書等の保存期間は、法令等の定め、当該文書等の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めるものとする。

2 文書等の保存期間の基準は、前条第1項の保存期間の種別ごとに、別表のとおりとする。

(保存期間の設定)

第57条 課長は、前条の基準に従い、その所管する課の文書等の保存期間をフォルダー単位に定め、その課のファイル基準表に記載するものとする。

2 前項の保存期間が満了する日は、文書等を職務上作成し、又は取得した日の属する年度の翌年度の初めから起算して当該文書等の保存期間が表示する年数の終了する日とする。

第5章 文書等の利用

(電子文書の利用等)

第58条 課長は、職員の利用に供するため、総合文書管理システムに記録したすべての文書等の公表用標題その他総務課長が定める事項及び第24条第5項に規定する共有区分を全庁で共有できることとした文書等について、当該システムを利用して職員に提供するものとする。

(事務室内の保存文書等の利用)

第59条 課の職員は、事務室内において保存されている文書等(電子文書を除く。以下この条及び次条において同じ。)を利用するためファイリングキャビネット等から持ち出そうとするときは、ファイル責任者にその旨を申し出るものとする。

2 課の職員は、前項の規定により持ち出した文書等を、退庁時までに、ファイル責任者の指定する場所に返却するものとする。

3 課の事務室内において保存されている文書等を当該課以外の職員が利用しようとするときは、当該課の課長の承認を得なければならない。

4 ファイル責任者は、前項の規定により文書等を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該文書等の利用状況が明らかになるようにしておくものとする。

(保存文書等の貸出し等)

第60条 第51条第2項の規定により文書保存庫に収納され、保存されている文書等を利用しようとする職員は、保存文書借覧票(第5号様式)に必要事項を記入して総務課長に提出した上、当該文書等の貸出しを受け、又は閲覧をしなければならない。

2 前項の場合において、第50条第1項の規定による引継ぎをする前に文書等を所管していた課以外の課の職員が当該文書等を利用しようとするときは、前項の手続に加えて当該文書等を所管していた課の課長の承認を得なければならない。

3 貸出期間は、3日以内とし、やむを得ない理由で長期借覧を必要とするときは、その理由を総務課長に申し出て、その許可を得るものとする。

第6章 文書等の廃棄等

(文書等の廃棄)

第61条 総務課長は、第53条の規定により総務課長に引き継がれた電子文書、第50条第1項の規定により総務課長に引き継がれた文書等及び同条第3項に規定する文書等のうち総務課長が保存しているものが保存期間を経過したときは、当該文書等を廃棄するものとする。

2 課長は、第53条の規定により当該課に引き継がれた電子文書、第50条第1項の規定により当該課に引き継がれた文書等、同条第2項の規定により当該課に保存されている文書等及び同条第3項に規定する文書等のうち当該課の課長が保存しているものが保存期間を経過したときは、総務課長の承認を経て、当該文書等を廃棄するものとする。

3 総務課長又は課長は、保存期間が経過する日の前に文書等を廃棄しなければならない特別の必要が生じた場合(第64条に規定する場合を除く。)においては、廃棄する理由を明記した上市長の承認を得なければ当該文書等を廃棄してはならない。

4 前3項の規定により、文書等を廃棄しようとするときは、当該文書等の件名又は目録、廃棄する日、廃棄の方法等を記載した起案文書によって当該廃棄する旨を決定するものとする。

5 前項の場合において、総務課長又は課長は、総合文書管理システム又は文書管理簿に廃棄する旨を記録し、廃棄する文書等の件名一覧又は目録を作成するものとする。

6 第1項から第3項までの規定により文書等を廃棄した場合における当該文書等に係る総合文書管理システム又は文書管理簿に記録した文書管理事項は、第4項の起案文書を廃棄する際に、総合文書管理システム又は文書管理簿から削除するものとする。

7 第1項及び第2項の規定にかかわらず、これらの項に規定する文書等について、当該文書等の保存期間が経過してもなお継続して保存する必要があると認めるときは、その保存する必要がある期間、継続して保存することができる。

(文書等の滅失等)

第62条 課長は、文書等を滅失し、又はき損したときは、その年月日、件数、原因その他必要な事項を総務課長に通知するものとする。ただし、保存期間が1年の文書等については、この限りでない。

(廃棄の方法)

第63条 文書等の廃棄に当たっては、次項に規定する場合を除き、可能な限り再生使用又は再利用が可能になるような方法によるものとする。

2 総務課長又は課長は、第66条に規定する秘密文書ほか秘密の取扱いを要する文書等、他に使用されるおそれのある文書等又は日野市情報公開条例第7条各号に規定する非公開情報が記録されている文書等を廃棄する場合には、物理的破壊若しくはデータ復元不能化処理又は溶融、焼却、断裁等により、これらの情報が外部に漏れたり、悪用されることのないよう、細心の注意を払わなければならない。

(廃棄の特例)

第64条 総務課長又は課長は、第53条の規定により引き継がれた電子文書及び第50条の規定により引き継がれた文書等のうち、永年保存(長期保存)に該当する文書等及び保存期間が経過していない文書等について、保存の必要がないと認められる相当の理由があるときは、第61条第1項及び第2項の規定にかかわらず、当該事案に関係する課の課長と協議の上これを廃棄することができる。この場合において、課長が廃棄する場合においては、総務課長の承認を経なければならない。

2 前項の場合において、永年保存(長期保存)に該当する文書等については、当該文書等を職務上作成し、又は取得した日の属する年度の翌年度の初めから起算して10年を経過したものについて、継続して保存する必要があるかどうかを総合的に判断し、継続して保存する場合には、以後定期的に同様の見直しを行うものとする。

(行政資料等)

第65条 第61条第1項及び第2項並びに前条第1項の規定により文書等を廃棄しようとする場合において、行政資料又は歴史的資料として保存する価値があると認められるものについては、当該文書等を廃棄せずに図書館、博物館その他の関係機関に移管することができる。

第7章 秘密文書の処理

(秘密文書の指定等)

第66条 課長は、その所管する課の文書等について秘密の取扱いをする必要があると認める場合は、当該文書等を秘密の取扱いを必要とする文書等(以下「秘密文書」という。)として、指定するものとする。

2 秘密文書を取り扱うときは、当該秘密文書の記録内容が外部に漏れることのないように、細心の注意を払うものとする。

3 秘密文書は、持出し、貸出し、又は閲覧させることはできない。ただし、特に必要と認めるときは、当該秘密文書を所管する課の課長の承認を得たのち、必要事項を複写し、又は転記することができる。

4 前項の規定により秘密文書を複写し、又は転記した場合は、当該複写し、又は転記したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

5 課長は、秘密文書が電子文書である場合には、総合文書管理システムにおけるその秘密の保持に努めるものとする。

6 課長は、秘密文書(電子文書を除く。)の保管について、キャビネット等に施錠する等の方法により厳重に管理するものとする。

第8章 補則

(委任)

第67条 この規則に規定するもののほか、必要な事項は、別に市長が定める。

付 則

(施行期日)

1 この規則は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 施行日前に職務上作成し、又は収受し、日野市文書管理規程を廃止する訓令(平成16年訓令第20号)による廃止前の日野市文書管理規程(昭和53年訓令第3号。以下「旧規程」という。)第24条の文書カードに所要事項を記載した文書の管理については、この規則の規定にかかわらず、なお旧規程に定める方法による。

3 施行日前に総合文書管理システムを利用して職務上作成し、又は収受した文書等については、旧規程にかかわらず、この規則に規定する方法により管理することができる。

4 前2項の規定にかかわらず、総合文書管理システムの利用環境が未整備であるため総合文書管理システムを利用することができない課における文書等の取扱いについては、なお旧規程の例によることができる。

5 第36条に規定する非決裁保存文書について、施行日現在管理に関する定めを検討中のものにあっては、当該定めをするまでの間、同条各項に定める処理は省略することができる。

6 旧規程の定めるところにより作成された様式類で現に残存するものは、当分の間、なお使用することができる。

付 則(平成17年3月31日)

この規則は、平成17年4月1日から施行する。

付 則(平成17年規則第18号)

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の日野市予算事務規則、日野市文書管理規則及び日野市契約事務規則の規定は、平成17年4月1日から適用する。

付 則(平成19年規則第20号)

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

付 則(平成19年規則第62号)

この規則は、平成19年10月1日から施行する。

付 則(平成20年規則第44号)

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の日野市予算事務規則、日野市文書管理規則及び日野市契約事務規則の規定は、平成20年10月1日から適用する。

付 則(平成21年規則第37号)

この規則は、平成21年6月4日から施行する。

付 則(平成23年規則第13号)

この規則は、平成23年4月1日から施行する。

付 則(平成24年規則第47号)

この規則は、平成24年10月1日から施行する。

付 則(平成24年規則第52号)

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の日野市文書管理規則の規定は、平成24年10月1日から適用する。

付 則(平成25年規則第44号)

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の日野市公印規程、日野市指名業者選定委員会規則、日野市文書管理規則、日野市職員の安全衛生管理規則、日野市職員顕彰規則、日野市職員の育児休業等に関する条例施行規則、日野市職員表彰規則、日野市住民基本台帳ネットワークシステム運営セキュリティ規則及び日野市会計事務規則の規定は、平成25年6月4日から適用する。

付 則(平成26年規則第9号)

この規則は、公布の日から施行し、この規則による改正後の第3条第4号及び第6号の規定は、平成25年10月1日から適用する。

付 則(平成28年規則第5号)

1 この規則は、平成28年4月1日から施行する。

2 この規則の施行の際、この要綱による改正前の第2号様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。

付 則(平成30年規則第31号)

1 この規則は、日野市副市長定数条例の一部を改正する条例(平成30年条例第25号)の施行の日から施行する。

2 この規則の施行の際、第1条の規定による改正前の日野市公印規程、第3条の規定による改正前の日野市文書管理規則、第6条の規定による改正前の日野市職員の育児休業等に関する条例施行規則及び第11条の規定による改正前の日野市会計事務規則に規定する様式による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

付 則(平成31年規則第23号)

この規則は、平成31年4月1日から施行する。

付 則(令和2年規則第19号)

この規則は、令和2年4月1日から施行する。

別表(第56条関係)

分類

永年保存(長期保存)

10年保存

5年保存

3年保存

1年保存

起案文書

収受文書

(1) 市行政の基本的な方針及び計画に関するもの

(2) 特に重要な事務事業の方針及び計画に関するもの

(3) 市の例規の制定改廃及び公布並びに市の要綱の制定改廃に関するもの

(4) 市議会の招集及び議案、会議録、議決書等に関するもの

(5) 人事に関するもので特に重要なもの

(6) 前各号のほか、特に重要な事項に関するもので、10年を超えて保存する必要があるもの

(1) 市の事務事業の方針及び計画に関するもので、10年を超えて保存する必要のないもの

(2) 請負、委託等の契約で、特に重要なもの

(3) 補助金に関するもので、特に重要なもの

(4) 前3号のほか、特に重要な事項に関するもので、10年を超えて保存する必要のないもの

(1) 情報公開の公開・非公開の決定及び自己情報の開示等・非開示等の決定に関するもの

(2) 請負、委託等の契約(特に重要なものを除く。)

(3) 補助金に関するもの(特に重要なものを除く。)

(4) 決算の認定を終った収支に関するもの

(5) 備品の出納保管に関するもの

(6) 前各号のほか、重要な事項に関するもの

(1) 補助金に関するもので、5年保存の必要のないもの

(2) 各種日誌、報告書等で、特に重要なもの

(3) 通知、照会、回答等に関するもので、特に重要なもの

(4) 前3号のほか、一般的事項に関するもの

(1) 各種日誌、報告書等(特に重要なものを除く。)

(2) 通知、照会、回答等に関するもの(特に重要なものを除く。)

(3) 前2号のほか、一般的事項に関するもので、1年を超えて保存する必要のないもの

供覧文書

 

 

 

供覧文書で1年を超えて保存する必要があるもの

供覧文書で1年を超えて保存する必要がないもの

非決裁保存文書

特に重要な資料、記録等で、10年を超えて保存する必要があるもの

特に重要な資料、記録等で、5年を超え10年以下の期間保存する必要があるもの

重要な資料、記録等で、3年を超え5年以下の期間保存する必要があるもの

資料、記録等で1年を超え3年以下の期間保存する必要があるもの

資料、記録等で1年を超えて保存する必要がないもの

第1号様式(第18条関係)

画像

第2号様式(第23条関係)

画像

第3号様式(第35条関係)

画像

第4号様式(第40条関係)

画像

第5号様式(第60条関係)

画像

日野市文書管理規則

平成16年7月14日 規則第39号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第4編 行政通則/第4章 文書・公印
沿革情報
平成16年7月14日 規則第39号
平成17年3月31日 規則第6号
平成17年5月16日 規則第18号
平成19年3月14日 規則第20号
平成19年9月29日 規則第62号
平成20年11月7日 規則第44号
平成21年6月1日 規則第37号
平成23年3月30日 規則第13号
平成24年9月26日 規則第47号
平成24年12月19日 規則第52号
平成25年7月29日 規則第44号
平成26年3月14日 規則第9号
平成28年3月31日 規則第5号
平成30年6月8日 規則第31号
平成31年3月30日 規則第23号
令和2年3月31日 規則第19号