○日野市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要綱

平成18年11月1日

制定

(目的)

第1条 この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2の規定に基づく住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関し必要な事項を定めることにより、住民の個人情報の保護等を図るとともに、適正な事務処理を行うことを目的とする。

(定義)

第2条 この要綱において、住民基本台帳の一部の写しの閲覧とは、法第11条第1項に掲げる事項を磁気ディスクに記録したもの(以下「閲覧簿」という。)を、電子計算機を用いて閲覧することをいう。

2 閲覧簿は、年度ごとに4回、一定の時期に改製するものとする。ただし、臨時の改製又は修正を妨げない。

3 前項の改製等を行うときには、住民基本台帳事務処理要領(昭和42年10月4日自治振第150号等)に規定するドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者保護の観点から、日野市ドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者に対する住民基本台帳事務に係る支援に関する要綱(平成17年3月22日制定)第2条に規定する支援措置の対象者を閲覧簿から削除しなければならない。

(閲覧の予約)

第3条 閲覧の請求に際しては、あらかじめ予約をしなければならない。

2 前項の予約受付は、閲覧予定日の前月の初日(その日が日野市の休日を定める条例(平成元年条例第10号)第1条に定める日(以下「日野市の休日」という。)に当たる場合はその翌日)からとする。ただし、国又は地方公共団体の機関の請求による場合(以下「公用閲覧」という。)は、この限りでない。

3 閲覧の予約は、1人又は1団体1カ月につき2回に限り行うことができ、当該予約に係る閲覧が終了していなければ新たな予約をすることはできない。

(閲覧場所)

第4条 閲覧簿は、日野市役所市民部市民窓口課保管とし、閲覧場所は同課指定の場所とする。

(閲覧者数の制限)

第5条 閲覧の定員は1名とし、1団体1人に限り行うことができる。ただし、市長が特別の理由があると認めたときは、この限りでない。

(閲覧の範囲)

第6条 住民基本台帳の一部の写しの閲覧範囲は、住所、氏名、生年月日及び性別とする。

(閲覧期間及び禁止期間)

第7条 閲覧期間は、火曜日から金曜日までとし、次の期間は閲覧を禁止とする。ただし、緊急を要する場合については、禁止期間内でも閲覧させることができる。

(1) 日野市の休日及びその翌日

(2) 年度の末日の7日前から起算して2週間

2 前項の規定にかかわらず、特に執務に支障のある場合は閲覧を禁止することができる。

(閲覧時間)

第8条 閲覧時間は、午前9時から午前11時30分まで及び午後1時から午後4時までとする。ただし、緊急を要する公用閲覧の場合については、閲覧時間外でも閲覧させることができる。

(国又は地方公共団体の機関の請求による閲覧)

第9条 国又は地方公共団体の機関が閲覧を請求する場合には、閲覧日の10日前までに次の各号に掲げる事項を明らかにする住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求書(第1号様式)を市長に提出しなければならない。ただし、緊急を要する場合はこの限りでない。

(1) 国又は地方公共団体の機関の名称

(2) 請求事由(法令で定める事務の遂行のために必要である事由及びその根拠となる法令の名称)

(3) 閲覧する者の職名及び氏名

(4) 請求に係る住民の範囲

(5) 事務の責任者の職名及び氏名

(6) 法第11条第2項第2号に規定する犯罪捜査のための請求である場合にあっては、請求事由を明らかにすることが事務の性質上困難であるという理由及びその根拠となる法令の名称

(7) 記名押印(住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求書をもって省略することができる。)した誓約書(第2号様式。以下「誓約書」という。)

(個人又は法人の申出による閲覧)

第10条 個人又は法人が閲覧を申し出る場合には、閲覧日の10日前までに住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出書(第3号様式。以下「閲覧申出書」という。)に法第11条の2第2項に掲げる事項を明らかにし、自署、押印し必要書類を添えて市長に提出しなければならない。

2 前号に規定する必要書類については、次に掲げる書類等のうち市長が必要と認めるものとする。

(1) 法人登記、その他法人又は団体の事務所概要の確認できる書類

(2) 大学の委員会又は学部長による証明書

(3) 法人又は団体の個人情報取得に対する基本的な方針に係る書類

(4) 閲覧目的の確認できるサンプル資料等

(5) 閲覧により収集した情報の管理、廃棄の方法、廃棄の時期などが確認できる書類

(6) 記名・押印した誓約書

(7) 統計調査、世論調査、学術研究その他の調査研究にあっては、成果物の公表時期及び方法を確認できる書類

(8) 公共的団体(地方自治法(昭和22年法律第67号)第157条に規定するものをいう。)が行う地域住民の福祉の向上に寄与する活動は、調査結果が公表されることによって、その成果が社会に還元されると認められる書類

(9) 前各号に掲げるもののほか、市長が特に必要と認めるもの

(市長が定める閲覧)

第11条 法第11条の2第1項第3号に規定する市長が定めるものとは、住所、氏名が特定できない場合で、次の各号に掲げる特別の事情があると認められるものをいう。

(1) 訴訟を提起する際に相手方の住居関係を確認する場合

(2) マンションの管理組合が管理業務を行うために当該マンションの居住者を確認する必要があって、他に手段がない場合

(3) 間違った郵便物等が配達されるといった事情がある場合に、自らの住所に勝手に住所をおいている者がいないかどうかを確認したいといった申出があった場合

(4) その他市長が必要と認めるもの

(閲覧者の本人確認)

第12条 市長は、閲覧者に対し、日野市戸籍及び住民基本台帳に係る届出、請求等の本人確認に関する事務取扱要綱(平成20年6月5日制定)別表第2の1―2の項に規定する書類のうちいずれか1点又は同表2の項(1)及び(2)に掲げる書類のうちいずれか2点により本人確認を行うものとする。

(申請書等の保存期限)

第13条 申請書及び閲覧に関する書類の保存期限は、当該申請書等を受理した日の属する年度の翌年度から1年とする。

(請求の拒否及び予約の取消し)

第14条 市長は、次の各号のいずれかに該当する場合には、閲覧の請求を拒むことができる。

(1) 請求が不当な目的によることが明らかなとき又は閲覧により知り得た情報を不当な目的に使用されるおそれがあるとき。

(2) 正当な理由なく第9条及び第10条の関係資料の提示に応じなかったとき。

(3) 第12条に規定する身分証明書等の提示に応じなかったとき。

(4) 執務に支障があるとき。

(5) 天災等により閲覧簿が亡失又はき損したとき。

(6) 複数の閲覧者が請求し、閲覧簿の使用が競合したとき。

(7) 予約時間までに来庁又は連絡がなかったとき。

(8) その他、市長が請求を拒むに足りる相当な理由があると認めるとき。

2 前項第7号に該当する場合は、予約を取り消したものとみなし、当月分の予約を無効とする。

3 市長は、予約内容を審査の上不適格の場合には、予約の受付を取り消すことができる。

(閲覧者の遵守事項)

第15条 閲覧者は、次の各号に掲げる事項を守らなければならない。

(1) 指定された場所で閲覧を行うこと。

(2) 閲覧簿に改ざんを加えないこと。

(3) パーソナルコンピュータ、複写機、カメラ、録音機、携帯電話その他の機器等の使用をしないこと。

(4) 閲覧中は私物を市指定の保管場所に保管し、外部との交信を行わないこと。

(5) 鉛筆又はシャープペンシル以外の筆記用具を使用しないこと。

(6) 適正な執務環境を保全するため、言動等に留意すること。

(7) 閲覧者は入退室申請票に必要事項を記入したうえ、入退室許可証を首から掛けること。

(8) 閲覧中喫煙及び飲食をしないこと。

(9) その他、職員の指示には速やかに従うこと。

(閲覧の中止)

第16条 市長は、閲覧者が、前条各号の事項に従わない場合は、閲覧を中止させることができる。

2 閲覧者が、閲覧の目的を超えて情報を取得又は不正な手段により情報を取得したときは、閲覧を中止させ、記録した情報の消去及び回収を行い、かつ、相当期間閲覧を禁止することができる。

(手数料)

第17条 閲覧に係る手数料については、日野市手数料条例(平成12年条例第21号。以下「条例」という。)による。

2 自治会等がその活動目的に即して閲覧を行う場合は、条例第6条第5号の規定により1人30分以内300円とし、30分を超える場合はその超える30分以内ごとに300円を加えた額とする。

3 国又は地方公共団体の職員が公務上請求する場合については、条例第6条第2号を適用し、手数料を免除する。

(転記した転記用紙の保管)

第18条 市長は、閲覧者が転記した転記用紙を複写し保管するものとする。ただし、法第11条第2項第2号に規定する犯罪捜査等のための請求による閲覧の場合は、この限りでない。

(公表)

第19条 法第11条第1項の規定による請求に係る住民基本台帳の一部の写しの閲覧(犯罪捜査等のための請求に係るものを除く。)及び法第11条の2第1項の規定による請求に係る住民基本台帳の一部の写しの閲覧(同項第3項に掲げる活動に係るものを除く。)の状況について、法第11条の2第12項に基づき公表する。

2 次に掲げる事項を、ホームページ等で公表する。

(1) 国又は地方公共団体の機関の名称又は申出者の氏名(申出者が法人の場合にあっては、その名称及び代表者又は管理人の氏名)

(2) 請求事由の概要又は利用目的の概要

(3) 閲覧年月日

(4) 閲覧に係る住民の範囲

付 則

この要綱は、平成18年11月1日から施行する。

付 則(平成19年9月29日)

この要綱は、平成19年10月1日から施行する。

付 則(平成29年4月1日)

1 この要綱は、平成29年4月1日から施行する。

2 この要綱の施行の際、この要綱による改正前の日野市住民基本台帳の閲覧に関する事務取扱要綱の様式による用紙で、現に残存するものは、当分の間、所要の修正を加え、なお使用することができる。

第1号様式(第9条関係)

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第2号様式(第9条・第10条関係)

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第3号様式(第10条関係)

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日野市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要綱

平成18年11月1日 制定

(平成29年4月1日施行)