2　総括文書管理者は、学長が指名する副学長をもって充てる。

3　総括文書管理者は、次に掲げる業務を行うものとする。

2　副総括文書管理者は、総務部総務課長をもって充てる。

3　副総括文書管理者は、前条第3項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。

2　文書管理者は、その管理する法人文書について、次に掲げる事務を行うものとする。

2　文書管理担当者は、文書管理者を補佐するものとする。

2　監査責任者は、学長が指名する者をもって充てる。

3　監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。

2　前条の規定に基づき、本学内部の打合せや本学外部の者との折衝等を含め、別表第1に掲げる事項に関する業務に係る施策立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等の記録については、文書を作成するものとする。

2　文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。

3　文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

2　文書管理者は、保存期間表を定め、又は改定した場合は、総括文書管理者に報告するものとする。

3　第12条第1号に規定する保存期間の設定については、保存期間表に従い、行うものとする。

4　保存期間の設定及び保存期間表においては、法第2条第6項に規定する歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。

5　保存期間の設定及び保存期間表においては、歴史公文書等に該当しないものであっても、本学が適正かつ効率的に運営されるよう、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については、原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。

6　保存期間の設定においては、前2項の規定に該当するものを除き、次の各号に掲げる類型に該当する文書の保存期間を1年未満とすることができる。

7　保存期間の設定においては、通常は1年未満の保存期間を設定する類型の法人文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については、1年以上の保存期間を設定するものとする。

8　第12条第1号に規定する保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日又は文書作成取得日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

9　第12条第3号に規定する保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。

10　第12条第3号に規定する保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日又はファイル作成日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

11　第3項、第8項及び第9項の規定にかかわらず、文書管理者は、法人文書の適切な管理に資すると認める場合には、法人文書ファイルの保存期間の起算日以後に作成し、又は取得した法人文書であって当該法人文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて、保存期間を文書作成取得日から当該法人文書ファイルの保存期間の満了する日までとし、当該法人文書ファイルにまとめることができる。

12　第8項及び第10項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては、適用しない。

2　法人文書ファイル保存要領には、次の各号に掲げる事項を記載しなければならない。

2　法人文書ファイル管理簿は、インターネットで公表するとともに、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供しなければならない。

3　法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。

2　前項の記載に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「情報公開法」という。)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。

3　文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、独立行政法人国立公文書館(以下「国立公文書館」という。)に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿に記載しなければならない。

2　前項の措置は、法人文書ファイル管理簿への記載により定めるものとし、定める際は総括文書管理者の確認を得るものとする。

3　総括文書管理者は、前項の確認を行う際には、必要に応じ、国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができるものとし、助言の内容に沿って、文書管理者は第1項の措置の変更等の必要な対応を行うものとする。

2　文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、総括文書管理者の承認を得て、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。

3　文書管理者は、前2項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。

2　文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、法第11条第5項に基づき国立公文書館に意見を提出しなければならない。その場合には、利用制限を行うべき情報が含まれている旨及び利用制限を行うべき理由について、記載するものとする。なお、法第16条第1項の利用請求に際し、国立公文書館からの確認があった場合は、必要な対応を行うものとする。

2　監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。

3　総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。

2　総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。

1　この規則は、平成23年4月1日から施行する。

2　国立大学法人一橋大学文書処理規則(平成17年規則第18号)は、廃止する。

この規則は、平成25年4月1日から施行する。

この規則は、平成25年4月12日から施行し、改正後の国立大学法人一橋大学法人文書管理規則の規定は、平成24年4月1日から適用する。

この規則は、平成27年4月1日から施行する。

この規則は、平成27年11月1日から施行する。

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

この規則は、平成31年4月1日から施行する。

この規則は、令和2年9月1日から施行する。

この規則は、令和4年4月1日から施行する。

この規則は、令和5年1月1日から施行し、改正後の国立大学法人一橋大学法人文書管理規則第2条第4号における「ソーシャル・データサイエンス教育研究推進センター」については、令和2年10月7日から適用する。

この規則は、令和5年4月1日から施行する。

この規則は、令和5年6月22日から施行し、令和5年4月1日から適用する。

この規則は、令和6年4月1日から施行する。