2　請求個人情報管理主管課が行う事務は、次のとおりとする。

3　法第85条第1項又は第96条第1項の規定により他の実施機関に事案を移送した実施機関が行う事務は、次のとおりとする。

4　総務課が行う事務は、次のとおりとする。

2　情報公開・個人情報保護窓口の職員は、個人情報の開示、訂正又は利用停止に係る相談があったときは、相談者から十分に事情聴取を行い、登録簿を参考にして、相談に係る個人情報の管理主管課を速やかに特定する。

3　情報公開・個人情報保護窓口の職員は、相談に係る個人情報の管理主管課が特定できたときは、当該主管課に対し、相談に係る事務事業を担当する職員の立会いを求める。

4　情報公開・個人情報保護窓口から立会いを求められた職員は、直ちに情報公開・個人情報保護窓口へ出向き、情報公開・個人情報保護窓口の職員とともに応接の上、相談の内容が法に基づく個人情報の開示、訂正又は利用停止に係るものか、又は他の法令等で開示、訂正又は利用停止に係る手続が定められているものかを判断する。

5　情報公開・個人情報保護窓口の職員及び立会いを求められた職員は、相談者が法に基づく個人情報の開示、訂正又は利用停止を求めていることが確認でき、かつ、当該個人情報が法の適用とならないことが明らかであることが確認できたときは、受付の時点でその旨を説明し、当該相談者の理解を得るように努めるものとする。この場合において、他の法令等で開示、訂正又は利用停止に係る手続が定められているときは、当該手続により開示、訂正又は利用停止に係る請求を行うよう助言する。

6　情報公開・個人情報保護窓口の職員は、相談者が法に基づく個人情報の開示、訂正又は利用停止を求めていることが確認できたときは、当該相談者に対し、請求書を提出するように求める。

2　原則として、請求書は、開示、訂正又は利用停止の請求個人情報1件ごとに1枚作成するものとする。ただし、同じ請求者が関連する複数の個人情報の開示、訂正又は利用停止を請求しようとする場合で、当該個人情報を所管する課が同一であるときは、1枚の請求書に記載しても差し支えないものとする。

2　電話又は口頭による請求は、法第77条第1項の規定に基づき認められない。この場合において、情報公開・個人情報保護窓口の職員は、請求書によらなければならない旨を説明するものとする。

3　ファクシミリの送付による開示請求等は、請求者が自己情報の本人又は代理人であることの確認が困難であるので認められない。この場合において、情報公開・個人情報保護窓口の職員は、請求者が直接情報公開・個人情報保護窓口において請求書を提出するよう理解を求めるものとする。

4　電子メールによる開示請求等は、当分の間認めないものとする。

5　情報公開・個人情報保護窓口は、請求書の提出を受けたときは、次に定めるところにより速やかに処理を行う。

6　請求書の受理は、原則として、請求者が請求書を情報公開・個人情報保護窓口へ提出し、情報公開・個人情報保護窓口で受け付けた日とする。この場合において、請求書の受理は、条例第6条第1項に規定する開示決定等、第7条第1項に規定する訂正決定等又は第8条第1項に規定する訂正決定等の期限の効力の発生日となることから、請求個人情報管理主管課への請求書原本の送付は、できる限り速やかに行うものとする。

7　情報公開・個人情報保護窓口の職員は、請求書を受け付けたときは、請求者に対して、次に掲げる事項の説明を行うものとする。

2　請求個人情報管理主管課は、請求書を受理したときは、直ちに請求に係る個人情報を特定し、開示請求にあっては当該個人情報が法第78条第1項に規定する不開示情報に該当するかどうかについて、訂正請求にあっては当該個人情報の内容が事実であるかどうかについて、利用停止請求にあっては法第98条第1項各号に規定する事由に該当するかどうかについて審査し、次の手続を経た上で、開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等を行うものとする。

3　請求個人情報管理主管課は、請求書を受理した日から起算して15日以内に開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等を行い、決定の内容に基づく様式により請求者に通知するものとする。

4　請求個人情報管理主管課は、開示請求に係る個人情報の全部を開示しない旨の決定をするときは不開示通知書に不開示とする理由を、訂正請求に係る保有個人情報を訂正しない旨の決定をするときは不訂正通知書に訂正しないとする理由を、利用停止請求に係る保有個人情報を利用停止しない旨の決定をするときは不利用停止通知書に利用停止しないとする理由を具体的かつ明確に記入しなければならない。

5　請求個人情報管理主管課は、第3項の開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等について、決定期限を延長しようとするときは、期限延長通知書により行うものとする。この場合において、当該通知書には、決定期限を延長する理由を具体的かつ明確に記入しなければならない。

2　開示請求者が来庁し、個人情報の開示を行う場合は、情報公開・個人情報保護窓口の職員は、請求者から提示された開示通知書が正当なものであることを確認し、請求個人情報管理主管課へ当該請求者が来庁した旨連絡するとともに、開示を実施する場所へ当該請求者を案内するものとする。

3　情報公開・個人情報保護窓口からの連絡を受けた請求個人情報管理主管課の職員は、開示通知書により指定した個人情報の開示の場所に開示請求に係る個人情報を搬入するとともに、当該個人情報の開示に当たっては、関係課所等の職員とともに立ち会い、当該個人情報の内容を説明するものとする。

4　第2項に規定する場合の個人情報の開示の実施の方法は、次に掲げる区分に従い、それぞれ当該各号に定めるところにより行うものとする。ただし、当該各号に定める方法により難いときは、市長が適当と認める方法により行うものとする。

5　前項に規定する開示の実施の方法のうち、同項第2号ウ及びエ後段に掲げるものについては、個人情報の全部を開示する場合に限り、行うことができるものとする。

6　個人情報の写しを開示請求者に送付する場合には、開示請求書に記載されている住所又は居所宛てに送付する。

2　請求個人情報管理主管課は、請求者から個人情報の写しの送付について申出があったときは、開示通知書により写しの作成に要する費用及び写しの送付に要する費用の額を通知し、当該費用の納入を求めるため、日田市会計規則に定める納付書を送付するものとする。

3　請求個人情報管理主管課は、請求者から前項の費用の納入があったことを確認したときは、個人情報の写しを当該請求者に送付するものとする。この場合においては、あて先の確認を十分行うとともに、親展文書とするものとする。

2　情報公開・個人情報保護窓口は、審査請求書の提出があったときは、当該審査請求に係る請求個人情報管理主管課に連絡をし、職員の立会いを求めるものとする。この場合において、立会いを求められた当該主管課の職員は、審査請求者から審査請求の理由を十分に事情聴取し、審査請求書を精査するものとする。

3　情報公開・個人情報保護窓口は、請求個人情報管理主管課が審査請求書を適法と認めるときは、受付簿に記入するものとする。この場合において、当該主管課は、日田市文書取扱規程第16条に規定する文書の収受を行い、処理表に記入するものとする。

4　請求個人情報管理主管課は、審査請求書を不適法と認めるときは、これを却下するものとする。

5　請求個人情報管理主管課は、第3項の規定により審査請求書を受理したときは、審査請求理由を参考とし、決定を再考するものとする。

6　請求個人情報管理主管課は、前項の規定により再考した結果、なお不開示、不訂正又は利用不停止としたときは、諮問書に請求書、不開示通知書(不訂正にあっては不訂正通知書、利用不停止にあっては利用不停止通知書)、処理表等関係書類を添えて、総務課に対し、審査会に付議するよう依頼するものとする。この場合において、当該主管課は、審査請求人に対し、審査請求諮問通知書により当該審査会に諮問した旨通知するものとする。

7　総務課は、前項の規定により付議の依頼があったときは、速やかに審査会に付議し、当該審査会の答申があったときは、これを直ちに請求個人情報管理主管課に送付するものとする。

8　請求個人情報管理主管課は、総務課から審査会の答申の送付を受けたときは、当該答申を尊重し、再決定を行うものとする。

9　請求個人情報管理主管課は、第三者関係開示通知書を送付した第三者から審査請求があったときは、関係書類を添えて、総務課に対し、審査会に付議するよう依頼するものとする。

10　請求個人情報管理主管課は、審査請求に係る決定書を作成したときは、速やかに審査請求人に配達証明付きの郵便等により送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

2　情報公開・個人情報保護窓口は、苦情の申出があったときは、個人情報苦情処理表(様式第3号。以下「苦情処理表」という。)を作成し、個人情報管理主管課に送付するものとする。

3　苦情処理表の送付を受けた個人情報管理主管課は、個々の苦情を適切かつ迅速に処理するものとする。この場合においては、その処理内容等を当該苦情処理表に記録し、整理しておくものとする。

4　個人情報管理主管課は、苦情処理が完了したときは、苦情処理表の写しを情報公開・個人情報保護窓口に送付するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、法律又はこれに基づく命令の規定により、行政文書の分類、作成、保存、廃棄その他の行政文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては、当該法律及びこれに基づく命令に定めるところによる。

(施行時期)

1　この要綱は、平成16年10月1日から施行する。

(日田市公文書公開事務取扱要綱の一部改正)

2　日田市公文書公開事務取扱要綱(平成12年告示第98号)の一部を次のように改正する。

この告示は、平成17年4月1日から施行する。

この告示は、平成18年4月1日から施行する。

この告示は、平成20年4月1日から施行する。

この告示は、公示の日から施行する。

この告示は、平成24年4月1日から施行する。

この告示は、公示の日から施行する。

この告示は、公示の日から施行する。

この告示は、公示の日から施行する。

この告示は、令和6年4月1日から施行する。