○日田市電子計算組織の管理及び運営に関する規程
昭和60年3月30日
訓令第1号
注 平成24年3月から改正経過を注記した。
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 個人情報の保護に関する事項(第3条―第9条)
第3章 電子計算組織の運営に関する事項(第10条―第15条)
第4章 電子計算組織の管理に関する事項(第16条―第22条)
第5章 端末装置の管理に関する事項(第23条・第24条)
第6章 補則(第25条・第26条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、本市における電子計算組織の管理及び運営について、基本的な事項を定めるとともに、個人情報の保護を図ることに関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において、次に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 電子計算組織 与えられた一連の処理手順に従い、事務を自動的に処理する電子的機器で構成される組織で、市が管理するものをいう。
(2) 個人情報 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項に規定する個人情報をいう。
(3) 電算処理 電子計算組織による情報の入出力、記録、判断、演算等の処理をいう。
(4) データ 電算処理に係る入出力帳票、磁気記録及びドキュメントをいう。
(5) 端末装置 電子計算組織の主要部分と直接又は通信回線によって結ばれ、情報の入出力の機能を有する機器をいう。
(6) ドキュメント システム設計書、操作手引書、プログラム仕様書、コード表等電算処理に必要な仕様書類をいう。
(令5訓令5・一部改正)
第2章 個人情報の保護に関する事項
(市長等の責務)
第3条 市長は、電子計算組織を運用するに当たっては、市民の基本的人権を尊重し、個人の権利利益を保護しなければならない。
2 電子計算組織により個人情報を処理する事務に従事している者又は従事していた者は、その事務に関して知り得た秘密を漏えいしてはならない。
(令5訓令5・一部改正)
(個人情報の記録の制限)
第4条 個人情報の記録事項は、市の行政目的における必要かつ最小限のものに限定しなければならない。
(令5訓令5・一部改正)
(個人情報の管理)
第5条 市長は、電子計算組織に係る個人情報を、常に正確かつ客観的なものとして維持し、管理しなければならない。
2 市長は、電子計算組織に係る個人情報について、漏えい、改ざん、滅失、き損、情報の盗用その他の事故を防止するため、必要な措置を講じなければならない。
(個人情報の利用目的以外の目的のための利用及び提供の制限)
第6条 電子計算組織に記録されている個人情報は、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために個人情報を自ら利用し、又は提供してはならない。
(令5訓令5・一部改正)
(業務の委託等)
第7条 電子計算組織による電算処理を業務委託する場合は、委託業者を調査、厳選し、委託契約書に次の事項を明記し、個人情報の保護に万全を期さなければならない。
(1) 個人情報及びデータの機密保持に関する条項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する条項
(3) 利用目的以外の使用並びに第三者への個人情報及びデータの提供の禁止に関する条項
(4) 個人情報及びデータの複写及び複製の禁止に関する条項
(5) 個人情報の安全管理に関する条項
(6) 事故発生時の報告義務に関する条項
(7) 個人情報の消去及び返却に関する条項
(8) 前各号に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する条項
(9) 個人情報の取扱における監査及び検査に関する条項
(令5訓令5・一部改正)
(データの提供)
第8条 電子計算組織により作成された資料を提供する場合は、その内容、使用目的、提供方法、管理方法等について記載した書面を提供先から提出させるものとする。
(令5訓令5・一部改正)
(要員の派遣を受ける場合の措置)
第9条 要員の派遣を受ける場合は、必要に応じ派遣企業の責任者及び本人の双方から、秘密保持等データの適正な取扱いに関する誓約書等を提出させるものとする。
第3章 電子計算組織の運営に関する事項
(適用業務の要件)
第10条 電子計算組織による適用業務は、次の各号のいずれかに該当するものでなければならない。
(1) 市民福祉の向上を図ることができるもの
(2) 労働の軽減を図ることができるもの
(3) 経費の節減を図ることができるもの
(4) 行政の高度化を図ることができるもの
(1) 継続的に電算処理しようとするもの 電算処理開始を希望する月の6月前。ただし、予算措置を伴うものについては、前年の9月30日までとする。
(2) 随時に電算処理しようとするもの 現に電算処理している情報を使用して臨時的に資料等を作成するものについては、資料を必要とする時期の2月前。ただし、プログラム等の簡易な修正で処理が可能と情報統計課長が認めたものは、1月前までとする。
2 情報統計課長は、前項に規定する依頼書の提出があったときは、システム開発等に関する所見を添えて委員会に付議しなければならない。
(1) 緊急に処理を要する場合
(2) 軽易な業務である場合
(平24訓令44・一部改正)
(平24訓令44・一部改正)
(システムの変更)
第13条 現に電算処理を行っている業務を分掌する課長(以下「所管課長」という。)が、処理システムの内容を修正、変更又は廃止をしようとするときは、電算処理変更依頼書(様式第3号)を情報統計課長に提出しなければならない。ただし、軽易なものについては省略することができる。
(平24訓令44・一部改正)
(データの利用)
第14条 既存のデータを利用して事務処理を行おうとする課の課長は、当該利用しようとするデータに係る事務を所管する課の課長の同意を得て、課長に必要な事項を照会し、承認後、データを所管する課の課長が情報統計課長へ電算事務処理依頼書(様式第4号)を提出しなければならない。
(平24訓令44・一部改正)
(助言)
第15条 情報統計課長は、電子計算組織による処理に適する業務があると認めるときは、当該業務を分掌する課長に対し、当該業務の電算化適用について助言又は勧告をすることができる。
(平24訓令44・一部改正)
第4章 電子計算組織の管理に関する事項
(データ保護管理者)
第16条 電算処理に係るデータを的確に管理し、その保護に万全を期すため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、情報統計課長とする。ただし、入出力帳票のうち、電算処理のため保護管理者が受け入れて保管しているもの以外のものに係る管理は、当該業務を所管する課長が行う。
(平24訓令44・一部改正)
(データ保護担当者)
第17条 保護管理者は、その事務の一部を処理させるため、データ保護担当者(以下「保護担当者」という。)を指定する。
(磁気記録の管理)
第18条 保護管理者は、保護担当者に指示し、磁気記録の管理について適正な措置を講じなければならない。
2 保護担当者は、事故を防止するため、重要度に応じ磁気記録を耐火金庫等に保管し、又は予備の磁気記録を作成し別個の施設へ保管しなければならない。
3 磁気記録を外部に持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(ドキュメントの管理)
第19条 保護管理者は、電子計算組織の運営に係るドキュメントのうち外部に知られることを適当としないものを指定するとともに、所定の場所に保管しなければならない。
2 ドキュメントを複写し、又は外部から閲覧若しくは提供を求められたときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(電子計算組織の操作)
第20条 電子計算組織の操作は、情報統計課の職員(以下「電算担当職員」という。)が行うものとする。この場合において、外部に知られることを適当としないデータの処理に当たっては、原則として複数の電算担当職員が行うものとする。
2 電算担当職員以外の職員が電子計算組織(端末装置を除く。)を操作する場合は、保護管理者の承認のもとに電算担当職員を同席させねばならない。
(平24訓令44・一部改正)
(電子計算機室等の立入制限)
第21条 情報統計課係員以外の者は、電子計算機室、パンチ室及び磁気記録の保管室には保護管理者の許可がなければ立ち入ることができない。
(平24訓令44・一部改正)
(電子計算機室等の保安措置)
第22条 保護管理者は、電子計算機室及び磁気記録の保管場所には、火災その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
2 事故が発生した場合は、速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、復旧のための措置を講じなければならない。
第5章 端末装置の管理に関する事項
(端末装置の管理)
第23条 端末装置を設置した課に、端末装置管理者を置く。
2 端末装置管理者は、当該設置した課の課長とする。
3 端末装置管理者は、所管の端末装置を適正に管理しなければならない。
(端末装置の操作)
第24条 端末装置の操作は、保護管理者が承認した職員(以下「端末取扱者」という。)が行うものとする。
2 保護管理者は、端末取扱者の承認に際し、その者の取扱範囲を定めたパスワードを端末取扱者ごとに与えるものとする。
3 端末装置管理者は、所管の端末装置に端末取扱者のなかから1名の端末取扱主任を置く。
4 保護管理者は、端末装置利用に際して各業務ごとにパスワードが符合した場合のみこれが利用できるシステムを講じなければならない。また、この利用状況は、常に把握できるようなシステムとしなければならない。
5 端末取扱者は、端末装置の操作によって知り得た情報の機密は厳重に守らなければならない。
第6章 補則
(研修)
第25条 保護管理者は、関係職員に対し、必要に応じて電子計算組織等に関する研修を行うものとする。
(補則)
第26条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
1 この訓令は、昭和60年4月1日から施行する。
2 電子計算組織による事務処理規程(昭和54年訓令第1号)は、廃止する。
附則(平成6年3月23日訓令第2号)
この訓令は、平成6年4月1日から施行する。
附則(平成12年9月20日訓令第8号)
この訓令は、平成12年10月1日から施行する。
附則(平成17年3月22日訓令第6号)
この訓令は、平成17年3月22日から施行する。
附則(平成24年3月30日訓令第44号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第5号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
様式(省略)