○日田市戸籍情報システムに係るデータの保護管理に関する規程
平成7年7月5日
訓令第4号
注 平成20年3月から改正経過を注記した。
(目的)
第1条 この規程は、本市における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム 日田市電子計算組織の管理及び運営に関する規程(昭和60年訓令第1号。以下「電子計算組織規程」という。)第21条の電子計算機室内に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、改製原戸籍、戸籍附票及び人口動態調査票等を磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、戸籍附票事務及び人口動態事務等の戸籍関連事務(以下「戸籍事務等」という。)を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する記録及び文書をいう。
(5) 係総括 日田市行政組織規則(平成20年規則第8号)第5条に規定する係総括をいう。
(平27訓令9・平27訓令21・一部改正)
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
2 保護管理者は、市民課長をもって充てる。
(平27訓令21・一部改正)
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて火災、盗難その他の災害等に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍法(昭和22年法律第224号)第1条第1項に規定する戸籍事務管掌者に報告しなければならない。
(端末装置取扱責任者)
第6条 保護管理者は、端末装置の適正な管理を行うため、端末装置取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
(1) 本庁 市民環境部市民課戸籍係の係総括
(2) 振興局 振興局総務振興係の係総括
(平20訓令20・平24訓令47・平27訓令9・一部改正)
(戸籍データの保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力された戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理し、又は他の業務に利用してはならない。
4 入出力された戸籍データは、不要となったときは、速やかに裁断等の復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に掲げるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次に掲げるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を廃棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部に持ち出し、又は複写し、若しくは廃棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の事務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
(1) 本庁 市民環境部市民課戸籍係員及び窓口サービス係員
(2) 振興局 振興局総務振興係員
3 第1項に規定するパスワードは、1年間を限度として更新し、保護管理者は、そのパスワードの設定、更新、発行、保管等を厳重に管理しなければならない。
4 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
5 取扱職員は、パスワードを第1項に定められた事務処理範囲を超えて使用してはならない。
6 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(平20訓令20・平24訓令47・平27訓令9・一部改正)
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍データの取扱状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末装置の操作)
第13条 端末装置は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末装置の操作は、戸籍事務等に必要な場合以外に行ってはならない。
3 見出データ及び戸籍データを戸籍事務等に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の管理)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(教育訓練計画)
第15条 取扱職員は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、年1回以上の教育訓練計画を策定し、保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。
2 新任の取扱職員については、着任後速やかに実施しなければならない。
(会議)
第16条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて開催する。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、市民課において処理する。
(委任)
第17条 この規程に定めるもののほか、戸籍情報システムに係るデータの保護管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成7年7月10日から施行する。
附則(平成9年3月31日訓令第2号)
この訓令は、平成9年4月1日から施行する。
附則(平成16年2月27日訓令第1号)
この訓令は、平成16年2月28日から施行する。
附則(平成17年3月22日訓令第2号)
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成18年1月20日訓令第1号)
この訓令は、平成18年2月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日訓令第20号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成24年3月30日訓令第47号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成27年4月1日訓令第9号)
この訓令は、示達の日から施行する。
附則(平成27年12月25日訓令第21号)
この訓令は、示達の日から施行し、平成27年11月1日から適用する。
別表(第14条関係)
(平27訓令21・一部改正)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
区分 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍サーバ | 保護管理者 | 1 保管施設の鍵の管理 2 パスワードによる起動 3 システム使用状況リスト | サーバは、電子計算機室内に設置し、保護管理者がサーバラックの鍵を管理する。サーバの操作は、保護管理者の任命した取扱職員が行う。 電子計算機室への入退室の際には、電子計算組織規程第16条のデータ保護管理者の許可を得なければならない。 |
戸籍用クライアント | 保護管理者 | 1 パスワードによる起動 2 システム使用状況リスト | クライアントの起動は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力して行う。 システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠ができる保管施設で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | 1 バックアップ記録リスト 2 施錠のできる書庫 | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠ができる保管施設で管理する。 |
戸籍事務電算システムのプログラム | 保護管理者 | 1 複写及び変更不能なプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフトに講じる。 |